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GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

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Justiça Federal. GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL. Objetivos Gerais. Cumprir meta 5; Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho). Objetivos Específicos. Apresentar o conceito e histórico da meta 5;

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GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL


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Presentation Transcript
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Justiça Federal

GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

slide2

Objetivos Gerais

  • Cumprir meta 5;
  • Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).
slide3

Objetivos Específicos

  • Apresentar o conceito e histórico da meta 5;
  • Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas;
  • Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).
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Objetivos Específicos

  • Apresentar os papéis
  • Apresentar a ferramenta bizagi
  • Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível
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CONCEITO E HISTÓRICO

  • Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau.
  • Metodologia sugerida pelo CNJ
  • Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença
  • Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados.
  • Ferramenta: Bizagi
  • Cumprimento da Meta:
      • Fluxo do processo otimizado implantados em pelo menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010
defini o de processos de trabalho
Definição de processos de trabalho

“Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”.

“Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.

exemplo de processos de trabalho
Exemplo de processos de trabalho

Entradas

Insumos:

Todo material para a instrução do processo judicial:

Petições,

Informações,

requerimentos, etc.

Saídas

Produtos:

Sentença, Certidões, etc.

slide8

Gerenciamento de Rotinas

  • É o conjunto de atividades que procura, entre outros:
  • Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades;
  • Identificar o tempo de execução de cada atividade;
slide9

Gerenciamento de Rotinas

  • Identificar possibilidades de delegação;
  • Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos;
  • Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;
slide10

Gerenciamento de Rotinas

  • Definir procedimentos mais ágeis;
  • Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho.
  • Evitar retrabalhos;
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Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas.

Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.

Planejamento Estratégico

ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

miss o da justi a federal
Missão da Justiça Federal

Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da 5ª Região

vis o de futuro da justi a federal
Visão de Futuro da Justiça Federal

Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de segurança jurídica, transparência,efetividade e rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

objetivos estrat gicos
Objetivos Estratégicos

Eficiência Operacional

Agilizar os trâmites judiciais e administrativos

Otimizar a gestão dos custos operacionais

novo modelo de gest o da justi a federal
Novo Modelo de Gestão da Justiça Federal

Amanha

Estratégia

Para onde

Desejamos ir ?

Quando devemos

Chegar la ?

3

2

Hoje

1

Processos

Projetos

Como modificar

O que estamos

Fazendo para

Chegar onde

Desejamos ir ?

O que estamos

Fazendo ?

onde est o conhecimento sobre os processos da justi a federal1
ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?

PESSOAS

Relatório de Auditoria

Sistemas Informatizados

Notícias/Clippings e Sites Externos

Planejamento estratégico

Pesquisa de satisfação

Prospecção de novas tecnologias e métodos

Relatório Estatísticos sobre Processos Judiciais

contribuir
Contribuir

COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICAS

DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

disseminar
Disseminar

BOA

PRÁTICA

BOA

PRÁTICA

BOA

PRÁTICA

BOA

PRÁTICA

BOA

PRÁTICA

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICAS

DOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

aplicando a gest o de processos
Aplicando a Gestão de Processos

1

2

3

4

5

2) Modelar

processos e

CONTRIBUIR com

boas práticas

3) UNIFORMIZARo repositório de boas práticas

4) DISSEMINAR

e IMPLANTAR

boas práticas

1) DESDOBRAR

ESTRATÉGIA para

Processos

5) MONITORAR O DESEMPENHO

dos Processos

Mapa

Estratégico

Mapa

Estratégico

PROCESSOS

ESTRATÉGIA

PROCESSOS

ESTRATÉGIA

slide26

Papéis no gerenciamento de rotinas

  • Especialistas;
  • Analistas de Processo;
  • Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;
boas pr ticas
Boas Práticas

BP 1 –Em caso de declínio ou modificação de competência e havendo agravo, antes da atividade “Baixar processo”, verificar no site do TRF se há efeito suspensivo no agravo.

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BP 2 – A remessa de processo para a Contadoria deverá ser sempre por despacho do Juiz, com orientações.

Boas Práticas

slide32

BP 3 – Compartilhar com os servidores que elaboram minutas de despacho inicial os entendimentos do Juiz, referentes ao artigo 285-A CPC.

Boas Práticas

slide33

BP 4 – Digitar e gravar as minutas de decisões e de sentenças em pastas temporárias, compartilhadas entre o juiz federal e todos os assessores, e não imprimir em papel imediatamente.

Boas Práticas

slide34

BP 5 – Utilizar checklist abaixo para Analisar Petição Inicial (por servidor designado):

a) Checklist formal:

- Pedido de justiça gratuita;

- Pedido de liminar/tutela;

- Prioridade de tramitação;

- Recolhimento de custas;

-Verificação dos dados da autuação [partes e advogados (CPF e CNPJ), classe, objeto, assunto etc...];

Boas Práticas

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- Adequação do valor da causa;

- Representação processual (destacar MPF e DPU);

- Contrafé;

- Análise dos artigos 282 e 283 CPC;

- Verificar litisconsórcio passivo necessário;

- Análise de atos processuais (em caso de processo redistribuído).

Boas Práticas

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b) Checklist material

- Competência;

- Pressupostos processuais;

- Condições da ação;

- Art. 285-A;

- Prescrição e decadência.

Boas Práticas

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BP 6 – Designar servidor ou equivalente para dar feedback sobre o retorno dos processos do Tribunal e resultados das reformas das sentenças, para melhorias.

Boas Práticas

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BP 7 – Compartilhar os modelos de documentos entre as varas, em local único.

Boas Práticas

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BP 8 – Padronizar, em cada vara, os modelos de despacho e expedientes. Posteriormente, avaliar a criação de banco único de modelos no sistema.

Boas Práticas

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BP 9 – Instituir método de gerenciamento de prazos:

- Extração de relatório;

- Método de controle de alertas;

- Prazo máximo de monitoramento mensal, podendo ser menor;

- Após o primeiro ano, reduzir o prazo de monitoramento para quinzenal ou menor.

Boas Práticas

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BP 10 – Sinalizar na capa do processo, quando cabível, usando etiquetas e/ou lembretes no Tebas de:

- Prioridade;

- Defensor Público;

- Suspeição/impedimento;

- Segredo de Justiça;

- Partes com procuradores distintos;

- Meta 2.

Boas Práticas

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BP 12 – Cadastrar como petição no sistema Tebas na secretaria: ofícios, cartas precatórias, agravos devolvidos, petições recebidas por fax/e-mail, laudos periciais.

Boas Práticas

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BP 13 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente).

Boas Práticas

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BP 14 – No ato de juntada de substabelecimento sem reserva ou de nova procuração, atualizar a representação no sistema.

Boas Práticas

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BP 15 – Fazer remessa interna (via malote) dos expedientes para a Central de Mandados (onde houver) das Subseções e vice-versa.

Boas Práticas

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BP 16 – Criação e atualização de banco de dados centralizado de peritos, a cargo do Núcleo Judiciário, que viabilize consultas.

Boas Práticas

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BP 17 – Atualizar o banco de dados de peritos, por meio de consulta prévia e convites pelo website, acerca de seu interesse e disponibilidade, formalizando mediante formulário assinado.

Boas Práticas

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BP 18 – Sempre que o laudo pericial for favorável ao autor, intimar o INSS para se manifestar sobre o laudo, apresentando eventual possibilidade de acordo com memória de cálculo.

Boas Práticas

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BP 19 – Utilizar como checklist para Perícia:

No ato do deferimento da prova pericial, contemplar, conforme modelo da vara, os seguintes itens:

- Nomear perito;

- Intimar as partes para apresentação de quesitos e indicação dos assistentes técnicos;

- Intimar o perito por telefone/e-mail/pessoal, certificando nos autos;

Boas Práticas

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- Intimar o perito para formular sua proposta;

- Valor da perícia:

- Fixado pelo juízo (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita);

- Proposto pelo perito (intimar sobre a proposta de honorários bem como para efetuar depósito; havendo discordância, encaminhar para apreciação do juiz);

Boas Práticas

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- Intimar o perito para designar a data do exame e, após, as partes sobre a data designada;

- Início da perícia somente após a efetivação do depósito;

- Decidir sobre a liberação da integralidade dos honorários periciais.

Boas Práticas

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BP 20 – Intimar o advogado, no balcão da secretaria, acerca de processos com prazos vencidos, extraídos do relatório “Processos Remetidos” do sistema Tebas.

Boas Práticas

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BP 21 – Aplicar perda do direito de vista aos autos fora da secretaria, para o advogado que, intimado pessoalmente, não devolver o processo no prazo concedido, conforme artigo 196 CPC.

Boas Práticas

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BP 22 – Ao intimar advogado para devolução dos autos, fazer constar em um único mandado a intimação e a busca e apreensão, devendo esta ser cumprida em ato contínuo.

Boas Práticas

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BP 23 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para citações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, PRU, CEF e outros).

Boas Práticas

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BP 24 – Utilizar, como regra, a remessa dos autos aos órgãos públicos para intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, PRU, Defensoria Pública, MPF e outros).

Boas Práticas

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BP 25 – Utilizar como checklist para Intimação:

Envio:

- por Diário Oficial: advogados das partes sem prerrogativas;

- por remessa: órgãos conveniados;

- por mandado: perito, partes, advogados, autarquias conveniadas e não conveniadas;

Boas Práticas

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- Em cartório: ciência nos autos;

- Em audiência: ciência no termo de audiência;

- por AR: testemunhas, partes, peritos, advogados;

- por carta precatória: partes, advogados, peritos.

Suprimento de intimação: por juntada de petição.

Certificar decurso de prazo.

Boas Práticas

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BP 26 – Utilizar como checklist para Citação:

Envio:

- por remessa: órgãos conveniados;

- por mandado: partes, órgãos conveniados e não conveniados;

- Em cartório: comparecimento espontâneo;

- por AR (mão própria): partes;

- por edital: parte em lugar incerto e não sabido;

- por carta precatória: partes.

Certificar decurso de prazo.

Boas Práticas

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BP 27 – Na expedição da carta precatória, fixar prazo para cumprimento e registrar esse prazo no Tebas, para posterior extração de relatório de prazos vencidos para a devida cobrança.

Boas Práticas

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BP 28 – Realizar a cobrança de carta precatória por e-mail/fax/telefone, certificando nos autos. Elaborar catálogo de contatos das comarcas para facilitar comunicação.

Boas Práticas

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BP 29 – Utilizar a carta precatória recebida como mandado para agilizar o seu cumprimento.

Boas Práticas

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BP 30 – Institucionalizar encontros bimestrais entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação).

Boas Práticas

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BP 31 – Institucionalizar encontros trimestrais entre magistrados por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico (pauta compartilhada entre juízes com posterior consolidação).

Boas Práticas

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Contatos – Escritórios de Processos

  • Geraldo Alves
  • Tribunal Regional Federal da 5ª Região
  • (81) 3425-9287
  • gasilva@trf5.jus.br
  • Madson Parente
  • Seção Judiciária do Ceará
  • (85) 3521.2615
  • planejamento@jfce.jus.br