Кращі практики впровадження у державному секторі України.

1. Кращі практики впровадження у державному секторі України.

2. Megapolis.Документообіг Megapolis™. Документообіг – комплексне рішення для створення систем управління електронними документами, які призначені для: • Об’єднання процесів створення, збору, обробки та розповсюдження документів • Підвищення виконавської дисципліни • Зменшення кількості рутинних операцій

3. Підстава для впровадження системидокументообігу • Потанова КМУ №1153 от 17.10.1997 г. («Примірна інструкція з діловодства ») • Потанова КМУ от 14.04.1997 г. №348-97 («Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування») • Потанова КМУ №1577 от 27.11.2001 г. (Про внесення змін в «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади») • Закон України № 852-IV от 22.05.2002 г. («Про електронний цифровий підпис») • Закон України №851-IV от 22.05.2003 г. («Про електронні документи та електронний документообіг») • Постанова КМУ № 733 от 17.07.2009 г. «Про електронний обмін службовими документами в органах виконавчої влади»

4. Функціональний склад Управління документами Реєстрація документів Підготовка документів Виконання та контроль Електронний архів Звернення громадян Web - модуль Бізнес-аналітика

5. Життєвий цикл документів в системі • “Підготовка” – користувачу надається можливість користуватися функціональністю звичайних офісних програм (наприклад, MS Word) та при цьому забезпечується виконання вимог щодо безпеки, контролю змін та руху версій документів; • “Реєстрація” – використання технологій потокового високопродуктивного сканування документів. Автоматичне формування номера документу, формування та друк штрих-коду; • “Рух” – автоматична пересилка електронних версій документів як всередині організації, так і між установами, де впроваджена система документообігу. • “Виконання та контроль” – створення резолюцій та наказів в електронній формі. Отримання керівником звітної інформації відносно хода виконання наказів. • “Архів” – створення номенклатури справ окремих підрозділів та зведеної номенклатури справ. Підготовка справ до передачі в архів (створення реєстрів, описів і т.і.)

6. Підготовка проектів документів • Дозволяє створювати типові маршрути узгодження документів; • Дозволяє створювати послідовне та паралельне узгодження документів; • Надає користувачеві можливість використовувати функціональність звичайних офісних програм (наприклад, MS Word); • Забезпечує виконання вимог щодо безпеки, контролю за змінами і рухом версій документів; • Має максимально спрощений інтерфейс (вимога введення невеликої кількості додаткової інформації); • Підтримка елетронно-цифрового підпису сертифікованих ЦСК; • Забезпечується тісний зв’язок з підсистемою реєстрації.

7. Реєстраціядокументів • Застосування технологій потокового високопродуктивного сканування документів. • Приєднання графічного і розпізнаного текстового образу документу до його електронної картки. • Автоматичне формування та друк штрих-коду. • Зручний механізм посилання на зв’язані документи. • Автоматичне заповнення більшості полів картки документа.

8. 1 2 3 1 3 2 Технічні рішення СКАНУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ ABBYY Fine Reader Engine Сканування паперового документу Занесення розпізнаного тексту до полів ЕРКК ручне / автоматичне визначення блоків для розпізнавання

9. Технічні рішення РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ШТРИХ-КОДУ Ввід атрибутів документів нанесення штрих-коду ПРИСКОРЕННЯ ОБРОБКИ ПАПЕРОВИХ ДОКУМЕНТІВ • автоматичний пошук ЕРКК • фіксація факта отримання Отримання паперової копії документу Считування штрих-коду сканером

10. Рух документів • Створення типових маршрутів пересилання документів для прискорення адресації вихідних документів. • Автоматичне створення реєстрів відправки документів, переліку документів, конвертів (підписання конвертів). • Автоматизація пересилання електронних версій документів як всередині установи, так і між організаціями. • Можливість визначення місцезнаходження будь-якої копії документу.

11. Виконання та контроль • Передача електронних образів документів безпосереднім виконавцям. • Створення резолюцій та наказів в електронній формі. • Відмітка про отримання документа виконавцем. • Відмітка про виконання як окремих етапів, так і наказів в цілому. • Отримання керівником звітної інформації відносно ходу виконання наказів. • Можливість формування статистичних звітів про хід виконання наказів за будь-який період. • Закриття документів з віднесення їх у відповідні справи.

12. Архівна справа • Створення номенклатури справ окремих підрозділів та зведеної номенклатури справ. • Блокування змін в закритих документах при наявності можливості посилатись на них з поточних документів. • Підготовка справ до передачі в архів (створення реєстрів, описів та т. і.)

13. Адміністрування та безпека • Ведення користувачів • Ідентифікація та автентифікація користувачів (інтеграція з Active Directory) • Розмежування прав доступу (від конкретних документів до атрибутів будь-якого з типів документів) • Контроль цілісності компонент системи • Логування дій користувачів з документами • Інтеграція з модулями криптографічного захисту інформації, ЕЦП

14. Web-модуль • Web-модуль дозволяє отримати доступ до функцій системи Megapolis.Документообіг через web-інтерфейс, з будь-якої точки земного шару, в тому числі за допомогою мобільних засобів. • Web-модуль дозволяє виконувати наступні функції: • Отримувати документи, які надійшли на виконання • Переглядати інформацію про документ у вигляді реєстраційної картки • Переглядати вміст документа (файли в форматі MS Office, відскановані образи та т. і.) • Переглядати резолюції на документи • Проставляти відмітки про виконання резолюцій • Здійснювати пошук документів • Призначений для автоматизації робочих місць: • Виконавця • Керівника • Діловода

15. Аналітика ділових процесів • В системі Megapolis. Документообіг реалізована інтеграція з платформою аналізу ділових процесів Microsoft Reporting Services, яка дозволяє створювати зручне відображення аналітичної інформації для прийняття рішень.

16. Аналітикаділовихпроцесів

17. Аналітикаділовихпроцесів

18. Міністерство праціта соціальної політики України Етапи розвитку системи документообігу Міжурядовий електронних документообіг Автоматизація обміну електронними документами Електронний документообіг в організації Функціональність системи документообігу Автоматизація функцій виконавців та керівників Автоматизація функцій департаменту звернень громадян та контролю, діловодів підрозділів. Автоматизація паперового документообігу Автоматизація процесу реєстрації документів Доля електронного документообігу

19. Міністерство праціта соціальної політики України • Загальна кількість користувачів - 150 • За допомогою підсистеми «Reporting Services» здійснюється формування аналітичної та статистичної звітності • Використовується Web-модуль • Здійснена інтеграція системи «Megapolis.Документообіг» та системи «Соціальний контактний центр» • Здійснена інтеграція системи «Megapolis.Документообіг» з внутрішнім сайтом Міністерства праці та соціальної політики України.

20. Міністерство транспорту та зв’язку України • Загальна кількість користувачів в Міністерстві та 4-х департаментах - 200 • Здійснюється реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів з їх скануванням та використанням технологій штрих-кодування • Засобами підсистеми «ReportingServices» здійснюється формування аналітичної та статистичної звітності • Налагоджено обмін документами в системі між департаментами. Також існує обмін між Міністерством та Українською залізницею

21. ЗАТ «Укртелеком» • Загальна кількість користувачів в ВАТ «Укртелеком» близько 15 000 • Використовується реєстрація, контроль, рух, звітність • Здійснюється підписання ЕЦП електронних документів • Використовується багатопаспортний режим роботи системи, який дозволяє забезпечити підключення до системи регіональних філій

22. Багатопаспортний режим • Переваги багатопаспортного режиму: • Єдине сховище даних для головної та підлеглих структур • Єдині сервера баз даних та сервера застосувань в головній структурі • Централізоване управління • сервером баз даних та • серверами застосувань • Централізоване адміністрування багатопаспортної системи • Централізоване ведення довідникових даних • Обмін документами між паспортами • Зниження затрат на підтримку системи

23. Держайний центр зайнятості України • Загальна кількість користувачів в Державному центрі зайнятості (ДЦЗ), Київському міському центрі зайнятості та Обласних центрах зайнятості – 600 • Здійснюється обмін документами в системі між ДЦЗ та КОЦЗ • Здійснюється підписання ЕЦП електронних документів в ДЦЗ та КОЦЗ

24. Результати впровадження системи • В організації формується централізована база документів, будь-яка інформація про які доступна в будь-який час • Керівництво організації отримує своєчасну та об’єктивну інформацію про стан виконання документів, рішень та окремих доручень • Зменшується час на виконання рутинних операцій, в тому числі на пошук документів і зв'язаної з ними інформації • Зменшується кількість прострочених завдань за рахунок різнорівневого контролю їх виконання • Підвищується прозорість процесів документообігу

25. Досвід впровадежння Переможець Всеукраїнського конкурсу «Найкращий вітчизняний товар 2006 року» • Кабінет Міністрів України • Міністерство фінансів України • Міністерство економіки України • Міністерство палива та енергетики України • Міністерство праці та соціальної політики України • Міністерство транспорту та зв’язку України • Міністерство культури та туризму України • Міністерство сім’ї, молоді та спорту України • Міністерство вугільної промисловості України • Міністерство юстиції України • Міністерство охорони навколишнього природного середовища України • Міністерство з питань житлово-комунального господарства України • Міністерство освіти та науки України • Головне управління державної служби України • Державна служба зайнятості України • Служба безпеки України • Генеральна прокуратура України • Антимонопольний комітет • НКРЄ • Вищий адміністративний суд всього понад 70 впроваджень

26. Дякую за увагу! ЗАТ «Софтлайн» вул. В. Стуса, 35/37 Київ, 03142, Україна hotline@softline.kiev.ua тел.: +380 44 222-60-60 факс: +380 44 222-60-57 Ми – глобальна ІТ-компанія Ми несемо відповідальність за якість та користь наших рішень Конец