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atelier contrat sur l approvisionnement de services n.
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  1. Service des approvisionnements Atelier: Contrat sur l’approvisionnement de services

  2. Horaire de l’atelier • Mise en contexte • Explication de certains principes de base • Procédures à suivre • Éléments du gabarit • La facturation • Présentation du Protocole de relation d’affaires (PRA) • Les exercices • Après l’atelier 2

  3. Pourquoi l’importance d’un contrat? D’une négociation? D’un processus transparent? Dans le National Post Story du 16 décembre 2011 MacKay Gets More Spending Heat Over $5,000 Hotel Bill L’Université d’Ottawa peut se retrouver dans l’embarras….. Un voisin reçoit $3000 pour remplacer une ampoule Documenter Expliquer/Justifier Cotations Contrat Imputabilité - Responsabilisation 3

  4. Explications de certains principes de base (selon le Règlement 36) Entente: Le fait de s'entendre, de s'accorder Contrat: Obligation légale d’effectuer ou de ne pas effectuer certains actes liant des parties compétentes Bien : Un bien est un produit tangible (Il y a un atelier qui se penche sur ce sujet. Publicité à venir, car il y a des modifications.) Service : Un service est le travail qui doit être rendu, notamment la prestation de service d'experts-conseils. Les services sont classés par type : consultatif ou non consultatif (Consultant ou fournisseurs de service) Quelle est la différence? 4

  5. Nouvelles définitions en fonction de la Loi 122 La révision du Règlement 36 Qu’est-ce qu’un consultant? désigne une personne ou une entité qui, aux termes d’un accord avec l’Université autre qu’un contrat de travail (défini par l’Agence du revenu du Canada), fournit des conseils d’expert basé sur son expertise ou des conseils stratégiques basée sur son expertise au soutien et à la prise de décision. Le consultant doit avoir une désignation professionnelle dans les exceptions prévues par l’Accord sur le commerce intérieur (ACI) (Méthode 4-3, Annexe G) Qu’est-ce qu’un fournisseur de service? désigne toute personne ou entreprise qui s’engage à fournir des services autres que des services consultatifs. Les contrats pour services non consultatifs (qu’ils soient octroyés à des personnes ou à des entités) sont des ententes portant sur des services, et doivent par conséquent respecter le présent règlement, 5

  6. Méthode 4.3 - Annexe G • Exceptions à l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) • PROFESSIONS • Architectes (sauf paysagement) – 541310 • Architectes-paysagistes – 541320 • Avocats – 541110 • Comptables – 541212 • Conseils financiers et d'investissements en ligne – 523999 • Dentistes – 621210 • Ingénieurs – 541330 • Médecins (généralistes), chirurgiens ou spécialistes – 621110 • Psychologues – 621330 • Services de tenue de livres et de paye et services connexes – 541215 • Vétérinaires – 541940 • Autres praticiens de la santé – 621390 • Autres services d'assistance sociale – 624000 • Autres services scientifiques ou techniques – 541000 • Autres services-conseils en ligne – 541999 • Notaires (Québec seulement) – 541120 • Autres services juridiques (y compris les notaires hors Québec) – 541190 http://www.cra-arc.gc.ca/tx/bsnss/tpcs/slprtnr/rprtng/ndstry/menu-fra.html 6

  7. ContraTpour DEsSERVICEs OUI Contrat de recherche? VRTT* Gestion tel que ci-dessous *Valorisation de la recherche et transfert de technologie (Joanne Lauzon) NON OUI Consultant? Source unique? OUI Une deuxième vérification NON Demande 3 cotations OUI Profession? NON Rédaction contrat Impossible Envoi à Approvisionnement pour recommandation Rédaction contrat, Joindre au bon de commande Approbation du recteur 7 Approvisionnement Traitement et Archive Registre

  8. Annexe D – Méthode 4.3 • Fournisseurs de services pouvant être considérés comme des consultants ou des fournisseurs de serviceLes services suivants peuvent être considérés comme des services de consultant ou comme des services de fournisseurs de service, selon leur contexte stratégique ou non. • -Planification • -Gestion • -Consultation en matière de fonds de pension • -Consultation en matière de régimes d’avantages sociaux • -Consultation juridique • -Frais de justice • -Architecture • -Génie 8

  9. ContraTpour DEsSERVICEs OUI Contrat de recherche? TTBE Gestion tel que ci-dessous NON Consultant? NON Fournisseur 9

  10. Mise en situation Scénario 1: Consultant ou fournisseur? Un architecte est embauché pour évaluer la construction possible d'un nouvel édifice en hauteur. Justifiez. Consultant: -désignation professionnelle -offre son avis/conseil -pour planification stratégique 10

  11. Mise en situation Scénario 2 : Consultant ou fournisseur? • Un architecte est embauché pour superviser le travail de constructeurs. Justifiez. Fournisseur: -a une désignation professionnelle -il supervise, donc il travaille -peut être pour la planification stratégique 11

  12. Mise en situation Scénario 3: Consultant ou fournisseur? • Un électricien est embauché pour recommander l'éclairage au Centre Universitaire. Justifiez. Fournisseur: -aucune désignation professionnelle -donne un avis/un conseil, -vous pouvez voir le tout comme planification stratégique, mais ce n’est pas un expert. 12

  13. Mise en situation Scénario 4: Consultant ou fournisseur? • Un ergothérapeute rencontre le Service d'accès pour informer des nouvelles technologies. Justifiez. Fournisseur: -a une désignation professionnelle -informe sur un sujet -peut être pour la planification stratégique 13

  14. Foire aux questions sur le site web- outil de travail Vous lancez un programme. Vous avez plusieurs contrats, dont un avec un consultant pour votre planification stratégique. Votre contrat peut s’échelonner sur une période de deux ans. *Important que chaque intervention réponde à la définition du consultant. Il devrait y avoir 2 contrats: consultant et fournisseur. 14

  15. Procédures à suivre : Consultant Si contrat: i.e. de description de service: L’ingénieur Expert-conseil apporte son expert-conseil au sujet de la question xyz à Monsieur Veut Savoir 15

  16. ContraTpour DEsSERVICEs OUI Contrat de recherche? TTBE Gestion tel que ci-dessous NON Consultant? NON Fournisseur de service 16

  17. Ce n’est pas un consultant Est-ce….. Employé (tout ce qui est enseignement) Travailleur indépendant Le contrôle Outils et équipement Sous-traitance ou embauche d’assistants Risque financier Responsabilisation en matière d’investissement et de gestion Possibilité de profit RC4110 Remplir le tableau Attribuer le bon statut: Conséquence fiscale 17 http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/LISEZ-MOI.html

  18. ContraTpour DEsSERVICEs C’est un fournisseur de service: • Incorporé • Enregistré • Travailleur indépendant • Honoraires professionnels ù OUI De 5 000$ à 100,000$? NON Envoi à l’Approvisionnement pour appel d’offre Demande le nombre de cotations requises Rédaction contrat, Joindre à votre réquisition (Webreq) 18 Approvisionnement Traitement et Archive

  19. Mise en situation Personne 1 : Employé ou travailleur indépendant? Un traducteur est embauché pour traduire le Règlement 36. Justifiez. Un ou l’autre -dépend des conditions de travail 19

  20. Mise en situation Personne 2 : Employé ou travailleur indépendant? Une réceptionniste est embauchée pour vous remplacer pendant • votre voyage aux Antilles pendant un mois. Justifiez. Un ou l’autre: -dépend des conditions de travail Agence- Retraitée- 20

  21. Mise en situation Personne 3 : Employé ou travailleur indépendant? • Un coach est embauché pour suivre l’équipe féminin de basketball des Gee-Gees. Justifiez. Un ou l’autre: -dépend des conditions de travail 21

  22. Mise en situation • Personne 4 : Employé ou travailleur indépendant? • Un professeur est embauché pour donner un cours spécial aux finissants, un cours qui sera accrédité. Justifiez. Employé: -Enseignement 22

  23. Les procédures à suivre : Fournisseur de service **Pensez à la valeur globale (Consultant et fournisseur) 40 000$ - 2012 40 000$- 2013 40 000$ - 2014 = 120 000$ 1- Toutefois, il est recommandé de consigner, si possible, le détail d’une entente dans un document écrit. 23

  24. Vous envoyez un courriel à la personne en question et vous l’imprimez pour votre dossier: i.e.: Tel que nous avons discuté, vous acceptez de présenter les résultats de votre recherche, Comment négocier, à raison de $350. Nous vous verrons le mardi 14 février 2012 à 14h. Veuillez confirmer au plus tard le mardi 17 janvier 2012 si vous nécessitez tout soutien de notre part. Pourriez-vous m’envoyer un accusé de réception? Cadre financier: preuves doivent être gardées pendant 7 ans Raison: Visite des Vérificateurs: 3 à 4 ans plus tard…vous rappellerez-vouset serez-vous toujours là? 24

  25. Éléments du gabarit de contrat: Clauses obligatoires • Clauses « permanentes »: celles qui devraient toujours se retrouver dans un contrat • Fin de contrat • Forces majeures • Confidentialité • Assurance • Indemnisation • Résolution de conflits • Sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail • Sous-traitance • Exigence linguistique • Amendements au contrat • Législation applicable • Propriété intellectuelle 25

  26. Assurance Grève Forces majeurs Résolution de conflits Confidentialité Propriété intellectuelle 26

  27. Notre contrat: pour l’Université et pour la compagnie Éléments du gabarit de contrat: Clauses obligatoires • Clauses variables: • Services: • description/livrables • noms • dates • le prix et facturation • Celles spécifiques à l’entente 27

  28. Éléments du gabarit de contrat- Clauses obligatoires Clause des SERVICES –description et livrables Si cette clause n’est pas bien définie, voici le résultat possible: Ce dont l’Université avait besoin Ce que le directeur a expliqué Ce que vous avez décrit (agent de contrat) 28

  29. Éléments du gabarit de contrat- Clauses obligatoires La personne qui rédige le contrat = l’agent de contrat Avez-vous un backup? (absence, vacances) SA – avoir le nom Agent de contrat: rédige et signe les contrats pour des services. 29

  30. Signatures requises au contrat Université: Requérant (facultatif) Agent de contrat Gestionnaire de contrat Compagnie: Personne autorisée au nom de l’organisation pour la compagnie 30

  31. Éléments du gabarit de contrat- Clauses obligatoires Période du contrat: les dates sont très importantes (le début, la fin et la livraison du livrable) Quand le tout a été livré Quand vous vouliez l’avoir 31

  32. Éléments du gabarit de contrat- Clauses obligatoires Prix et facturation La description de la facture du fournisseur Votre entente Comment le projet a été documenté Le produit reçu 32

  33. La facturation • Les factures devraient avoir l’information suivante: • Nom et adresse de l’Université d’Ottawa • Nom du fournisseur • Adresse du fournisseur • Date de facturation • Numéro de facture • Numéro du bon de commande lorsqu’il y a lieu • Numéro d’enregistrement de TPS/TVH lorsqu’il y a lieu* • Détails du service rendu (i.e. période du service, etc.) • Numéro du devis • La devise *les taxes sont celles de l’adresse de la facturation: donc aucune autre taxe que celles de l’Ontario. 33

  34. Éléments du gabarit de contrat- Clauses obligatoires Mise en garde contre une clause qui réfute tout. L’omission d’une clause de base peut être très nuisible. (i.e. l’oubli de celle de l’indemnisation – Université responsable de tout) 34

  35. Future amélioration au gabarit Un contrat simplifié – pouvant prendre 2 pages Protocole de relation d’affaires-PRA À l’étape de l’ébauche – en collaboration avec la conseillère juridique Campagne de communication à venir avec plus de détails 35

  36. La grille de clauses 36

  37. Aide-mémoire pour les tâches à compléter 37

  38. Fournisseur* : Travailleur indépendant, fournisseur enregistré, fournisseur incorporé, honoraires professionnels 38

  39. Grille de paiement SERVICE Début: le jeudi 15 mars 2012 OUI Consultant? NON OUI Compagnie : Enregistrée ou incorporée? NON OUI Enseignement? NON OUI RC4110 Employé? Contrat pour des services Bon de commande Comptabilité Compte-fournisseur Contrat pour des services Bon de commande Employé Honoraires professionnels Ou Travailleur indépendant Contrat pour des services Bon de commande NON 39

  40. Les exercices • Vous devez choisir un scénario et préparer un contrat: • Traducteur • Webmestre • Gestionnaire de projet 40

  41. Les exercices Une compagnie insiste de prendre son contrat. Elle ne veut pas signer celui de l’Université. Vous devez vous assurer de signer un bon document (qui respecte les politiques et les règlements de l’Université). 41

  42. Après l’atelier Réception d’un mini-test – pour confirmer si l’atelier a bien été reçu et vous offrir plus de renseignements quant au processus. Certification– réception suite à la correction du mini-test Atelier de maintien: pour une mise à jour: nouvelles politiques, procédés, et faire un suivi de l’année précédente. d. Démarrage et rodage janvier à mars 2012 entrée en vigueur : le 1er avril 2012- on doit être conforme 42

  43. Foire aux questions sur le site web • Bon de commande: • Consultant: obligatoire • Fournisseur de service: lorsque plus de $5000 • Gabarit valide: • Une campagne de publicité sera lancée lorsqu’il y aura des modifications au gabarit 43

  44. Liens utiles: Le Service des approvisionnements: http://www.approvisionnements.uottawa.ca/index.php L’Agence du revenu du Canada: http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/LISEZ-MOI.html Règlement 36: http://web5.uottawa.ca/admingov/reglement_36.html 44

  45. En tant qu’agent de contrat: Questions? Que faire si vous avez des Problèmes? Communiquez avec moi Stéphanie Desnoyers sdesnoye@uottawa.ca 45