La colección electrónica: nuevos procesos, nuevas herramientas

1. La colección electrónica:nuevos procesos, nuevas herramientas Inmaculada Ribes Seminario Sedic Métodos para la gestión de recursos electrónicos en las Bibliotecas 12 Diciembre 2002

2. El marco de esta ponencia • Procesos y herramientas UPV • Resumo los procesos y herramientas usadas actualmente en la UPV para la gestión de los recursos electrónicos, con sus fortalezas y debilidades • Centrada en las bases de datos • La mayoría de comentarios son válidos para muchos tipos de recursos-e, pero voy a centrarme especialmente en bases de datos El marco de la Biblioteca UPV • Estado actual del SG (sistema de gestión) de la Biblioteca UPV • Coral http://www.upv.es/bibdesarrollo propio • Actualmente en cambio a versión 2.0 • Objetivos de la nueva versión • mejorar la integración a dos niveles: • Entre módulos • Entre equipos de trabajo • Desarrollar módulos actualmente inexistentes

3. Procesos de primer nivel en la gestión de los recursos electrónicos

4. Cómo se seleccionan • Tres objetos de evaluación: • Los recursos de información: • Su calidad • Su integración con el resto de la colección • Demandas de los usuarios • El perfilado de esos recursos: licencias, plataforma, interfaz... • El Soft o hard necesario para su gestión • Herramientas actualmente en uso: • Electra: Productos a prueba • Criterios de evaluación • Revistel, estudios de: • Solape de fuentes entre varias bases de datos negativo • Solape de fuentes con la colección UPV (acceso a texto)  positivo

5. Cómo se administran (1) • Servidores de bases de datos • Administrados por el ARE (Administrador de Recursos Electrónicos) con apoyo del CPD (Centro de Proceso de Datos) • Iris y ERL, ambos en local • Instalación de las bases de datos • Enfasis en rapidez de las actualizaciones • Control de usuarios: actualmente por IP, posibles otros criterios • Reservas • Informes • Enlaces al texto completo • Administrados por el ERE (Evaluador de Recursos Electrónico) • SilverLinker, IsiLink, ChemPort... Numerosos problemas, lentitud en resolución de incidencias • Publicación de las listas “ver revistas en biblioteca” • En fase de instalación SFX

6. Cómo se administran (2) • Registro • En este momento se está duplicando parcialmente en dos aplicaciones: Electra y Coral. A la espera de SG integrado • Estadísticas • Actualmente en una aplicación aislada • Deseable integración en Coral • Gestión de las incidencias • Actualmente en Electra • Mayoritariamente por correo-e  problema de seguridad y accesibilidad • Es necesario un mayor desarrollo de la aplicación, descender a nivel de “interacción por incidencia”

7. Cómo se administran: catalogación (1)¿De dónde se toman los metadatos de los recursos-e sin soporte físico? • NO del propio documento • Se toman de: correos-e, webs, servidores, contratos y licencias, pedidos, facturas, catálogos comerciales, etc. • Y se vuelcan en los módulos de evaluación y de adquisiciones • Conclusión  Cambia el flujo de procesos, por tanto: • la catalogación desaparece como proceso independiente • los datos a publicar en el OPAC provienen de las fases de selección y adquisición

8. Cómo se administran: catalogación (2)¿Son adecuados los metadatos de los catálogos actuales? • El modelo de edición cambia, luego se necesitan nuevos metadatos: • Cobertura: geográfica, temática, temporal:distinta de fecha de edición • Licencias:importante en ámbito docente • Resumen:imprescindible en documentos “de peso” • Descriptores: el sistema de materia-submateria, propio de los antiguos ficheros impresos, es inadecuado en catálogos • Plataforma / Interfaz:los usuarios generan hábitos y preferencias, algunos recursos disponibles en varias interfaces • Enlace al recurso: a manuales, a guías... • Etc.

9. Cómo se administran: catalogación (3)¿Algunos metadatos quedan obsoletos o cambian de sentido? • Lugar y fecha de edición: Para hablar de lugar y fecha de edición el documento debe tener un soporte físico, un libro, un cd-rom un DVD, etc. Pero en el caso de recursos-e en servidores externos accesibles por Internet ¿qué sentido tiene hablar de? • lugar de edición:cuando se editan en Internet • fecha de edición: cuando la edición es permanente, podríamos decir que se editan a fecha de hoy • lugar de producción: se elaboran en varios países, generalmente distintos de donde está asentada la empresa “productora” • Existencias <> registro:El campo Existencias no tiene por qué mostrar toda la información interna • Conclusión 1: Distintos documentos  distinta información publicada, por tanto coexistencia de varias plantillas (tipos de registro) • Conclusión 2. Distintos tipos de registro  necesidad de filtros

10. Cómo se administran (3)La base de conocimiento de gestión • Del catálogo como núcleo del SG a la base de conocimiento • Cobran más importancia y peso los datos de uso interno relativos a la administración del recurso • Ya no se publica TODO lo que se sabe de cada documento, algunos datos son propios de uso interno, el OPAC ya no es el núcleo sino un producto del sistema • La entrada del recurso en la base de conocimiento se produce en la fase de selección

11. Cómo se publicitan (1) • En el OPAC • Con todas sus limitaciones actuales, ofrece como fortaleza “la integración” • Campo 856 • Actualmente enlazamos a “la página de las bases de datos” donde están todos los enlaces posibles para cada recurso • En las páginas web de listas de recursos-e: • Por tipo de recurso: revistas / bases de datos • Por materias / orden alfabético • Las listas de revistas-e y de bases de datos son actualmente la plataforma generalizada de acceso. Son “el mal menor” • Listas de revistas en UPV: publicando la integración de las bases de datos referenciales con la colección propia: • De los registros referenciales que encuentro en una base de datos ¿qué documentos a texto completo puedo encontrar en la colección UPV? • Finalidad similar al SFX, SilverLinker, etc., en este momento más eficiente, aún así hay fallos por errores en ISSN, errores de los distribuidores de revistas-e, etc.

12. Cómo se publicitan (2)Los integradores. El futuro que ya está aquí • Integradores. Permiten la búsqueda a varios niveles. Por ejemplo ante una base de datos permiten: • Introduciendo en el catálogo sólo un registro correspondiente a la base de datos • En el momento de la interrogación efectuar la búsqueda en: • Sólo los registros del catálogo  obtendríamos sólo el registro de la tal base de datos • y / o • Efectuar la búsqueda dentro de uno o varios de esos registros, en este caso dentro de la base de datos • De esta manera se puede buscar por los miles de documentos existentes en esa base de datos. En el caso de una base de datos libros no habría que introducirlos individualmente en el catálogo

13. Cómo se evalúan • Con estas finalidades: • Adquisición:  permanentemente se explora el mercado • Perfilado • Renovación / cancelación • Herramientas: • Actualmente Qvalitas, en la próxima versión del SG estará integrado • Es definible a nivel de: patrón, parámetros y variables • Patrón: base de datos, revistas-e, etc. Estamos trabajando con el patrón de base de datos • Parámetros para bases de datos: aspectos técnicos, calidad documental, aspectos comerciales, costes, rendimiento, integración, satisfacción • Permite asignar pesos • También permite obtener puntuaciones parciales y totales

14. Rodamón • Por último ¿qué pasa con los recursos de información en Internet gratuito? • Proyecto Rodamón (de momento el grueso de recursos está en páginas html) • Se seleccionan en Qvalitas: se ha definido el patrón, se están perfilando los parámetros • Se introducen en una base de datos en Pro-Cite • Se publican en Web Poster con el nombre de Rodamón • No se incorporan al catálogo