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University Paris Saclay and CNRS Mission Guidelines

Guidelines for official missions at University Paris Saclay and CNRS, including mission criteria, administrative procedures, expense reimbursement, accommodation norms, and necessary documentation. Covers distinctions between different mission types, justification requirements, and new updates on order of mission. Details on mission locations, expenditure limits, reimbursement processes, and important reminders are provided.

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University Paris Saclay and CNRS Mission Guidelines

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Presentation Transcript

  1. LES MISSIONS PARIS SACLAY PARIS SACLAY (à compter du 1/1/2024)

  2. Rappels Est considéré en mission, tout agent se déplaçant pour l’exercice de ses fonctions ou à la demande de l’Université Paris Saclay hors de sa résidence administrative ou familiale Résidence administrative « Campus Orsay »: Orsay, Palaiseau, Gif sur Yvette, Bures sur Yvette + les communes limitrophes : Les Ulis, Villebon, Igny, Vauhallan, Massy, Champlan, Saint Aubin, Gometz-la-ville Pour toutes ces destinations : pas d’ordre de mission

  3. Rappel On ne part pas en mission sans avoir fait une demande d’ordre de mission Pour les agents qui feront une demande de mission à postériori, il faudra remplir un certificat administratif (cf ANX3) pour justifier ce retard. L’Agence comptable se réserve le droit de refuser le remboursement d’une mission faite à postériori.

  4. Nouveauté Vous avez 2 mois maximum après votre retour de mission pour nous transmettre vos justificatifs. Passé ce délai, il faudra remplir un certificat administratif (cf ANX3) pour justifier ce retard. L’absence de ce document entraînera le rejet des pièces justificatives.

  5. Annexe 3

  6. Nouveauté Il faut désormais distinguer la demande d’ordre de mission (DOM) qui couvre l’agent sur le plan administratif et juridique et l’OM SIFAC (OM) qui permet de procéder aux remboursements des frais. 2 types de mission : avec frais ou sans frais Pour les missions sans frais (agent Paris Saclay) : 1. Remplir une DOM 2. Signature agent et RE 3. Transmettre à gestionnaires.icmmo C’est tout !! Il n’y aura plus d’OM sans frais SIFAC.

  7. Nouvelle demande d’ordre de mission (DOM)

  8. Rappel Pour les missions avec frais : • Si c’est un financement Paris Saclay -> OM SIFAC • Si c’est un financement CNRS -> Etamines/Notilus 1. Remplir une DOM 2. Signature agent et RE 3. Transmettre à gestionnaires.icmmo 4. Faire vos réservations HAVAS si besoin 5. Gestionnaires.icmmo vous enverra un OM SIFAC 6. A votre retour, vous rapportez vos justificatifs 7. Gestionnaires.icmmo édite l’état liquidatif que vous signez.

  9. Nouveauté Dans le cas du logement de plusieurs missionnaires dans un même hébergement (même lieu et même date pour tous) où un seul nom apparaît sur la facture, le missionnaire ayant payé doit joindre à ses pièces justificatives une copie des états liquidatifs datés et signés des autres missionnaires hébergés.

  10. Nouveauté Ordre de mission permanent

  11. Nuitée en France Nuitée (nuit et petit déjeuner et taxe de séjour) : • 120 € Province et villes inférieures à 200 000 hab. • 150 € Ile de France et villes de plus de 200 000 hab. • CNU :  83 € Province  90 € Ile de Fce et villes de plus de 200 000 hab  120 € Paris

  12. Les justificatifs Pour les missions en France : • Le repas est remboursé au forfait de 20€ (plus besoin de reçu). Pour les invités « hors Paris Saclay » : 25€ • Le RER/Métro/bus : justificatif que vous avez (sms, email, ticket, reçu …) • L’hôtel : une facture à votre nom si vous n’êtes pas passé par le marché HAVAS

  13. IMPORTANT • Forfait repas : 12h-14h et retour au domicile après 20h • Forfait nuitée : inclus petit-déjeuner et taxe de séjour • Transport : le recours à une classe supérieure doit rester exceptionnelle et peut être autorisé pour les cas suivants :  Trajet supérieur à 3h en train et 6h en avion (accord de la Présidence pour l’avion)  Promotion tarifaire (joindre copie écran)

  14. IMPORTANT • • Un reçu de CB n’est pas un justificatif recevable !!!!! La réservation de l’hébergement et des transports doit se faire prioritairement via le marché HAVAS. Toutefois, si exceptionnellement tel n’est pas le cas, L’utilisation des plateformes type Airbnb, Booking est possible. Vous devrez fournir une facture à votre nom indiquant les dates du séjour et le montant payé. Les frais directement induits par le transport sont remboursables sur justificatif : supplément bagage, frais de visa, frais de passeport, vaccination. • •

  15. Missions à l’étranger • Indemnité journalière (montant en fonction du pays) : comprend 1 nuitée et 2 repas par 24 heures (65% pour la nuitée et 17,5% par repas) Pour prétendre à une indemnité journalière, une facture d’hébergement doit être justificatifs pour les repas (si facture d’hôtel). fournie. Pas besoin de http://www.economie.gouv.fr/dgfip/missions_taux_chancellerie/frais • L’indemnité s’applique une fois l’agent arrivé à destination jusqu’au départ du lieu de mission.

  16. LES MISSIONS CNRS CNRS

  17. Rappel Est considéré en mission, tout agent se déplaçant pour l’exercice de ses fonctions ou à la demande du CNRS hors de sa résidence administrative ou familiale Résidence administrative : Orsay et les communes limitrophes : Saclay, Les Ulis, Bures, Gif, Palaiseau et Villebon Pour toutes ces destinations : pas d’ordre de mission

  18. IMPORTANT Utilisation Etamines/Notilus/Goellett obligatoire • Pour tout agent qui fait une mission financée avec des crédits CNRS ICMMO ou pas (peut importe votre employeur) • Pour les agents CNRS qui ont besoin d’un OM sans Frais

  19. IMPORTANT • • Forfait repas : 12h-14h et retour au domicile après 20h 20 € par repas (en France) sur justificatif • Forfait nuitée : inclus petit-déjeuner et taxe de séjour • Transport : Train à privilégier. Recours à l’avion possible si trajet supérieur à 4h (6h si A/R dans la même journée. • Titre de transport multi-trajets (bus/métro/bus) : copie/scan du justificatif d’achat (sur lequel doit figurer la date, le montant, l’objet).

  20. Remboursement nuitée FRANCE Nuit + Petit déjeuner + Taxe de séjour Périmètre Single Double Paris/92/93/94 170 € 180 € 77/78/91/95 et villes de Province + de 200 000 hab. 120 € 130 € Villes de Province – de 200 000 hab. 110 € 120 €

  21. Mission à l’étranger • Pays sensibles : attention aux délais. La demande FSD se fait dans Etamines. Tant que le FSD ne valide pas -> pas de réservation possible !!! • Justificatifs à rapporter : Hôtel et repas • Autres frais remboursables (avec justificatifs) : Visa, Passeport, Vaccinations, frais prélèvements bancaires, excédents de bagages, taxes aéroport.

  22. Documentation https://extra.core-cloud.net/projets/ESR_missions/SitePages/Supports.aspx

  23. MERCI DE VOTRE ATTENTION

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