Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя.

1. Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя. Крупный успех составляется из множества продуманных мелочей. В. Ключевский.

2. Вопросы: 1. Организация служебных командировок: • Документальное оформление служебных командировок. • Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников. • Памятка командируемому сотруднику. • Хранение документов по командировкам. 2. Подготовка командировок руководителя: • Информационное обеспечение деловых поездок руководителя. • Подготовка программы командировки. • Обработка материалов командировки и оформление отчета.

3. Литература: • Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел–Синтез», 2002. С.275 -284. • Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005. С.183-185. • Ловягина Е., Морозов И.Командировка: готовим к ней работника и бумаги. // Кадры предприятия. 2002. № 6 // www.dis.ru • Ловягина Е., Морозов И.Командировки: оформляем, провожаем, встречаем. // Кадры предприятия. 2002. № 7 // www.dis.ru • Стенюков М.В. Секретарское дело.- М.: Книга сервис, 2003. С. 170-172. • Труханович Л.В. Командировки: кто и за что отвечает? // Кадры предприятия. 2003. № 8 // www.dis.ru • Шейнов В.П. Секретарь: практическое пособие.- Мн.: Харвест, 2003. С.48-50.

4. 1. Организация служебных командировок. • Документальное оформление служебных командировок. - Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001), оформлением командировочных документов занимаются работники канцелярии. - Весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, представлен новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004. № 1. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

5. Форма № Т-10а • Первым документом является форма № Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. • Этот же документ – форма №Т-10а - содержит отчет о выполнении задания, что удобно и сокращает количество создаваемых документов.

6. Форма № Т-9 • После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется 1 человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если несколько человек, используется форма № Т-9а. • Приказ о командировке оформляется в 2-х экземплярах: один оправляется в дело, другой – в бухгалтерию.

7. Форма № Т-10 • После подписания приказа выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10. Секретарь вносит в нее необходимые данные, беря их из приказа. • Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.

8. Журнал учета командировочных удостоверений. Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

9. ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировкив _______________________________________(наименование организации) Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

10. Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г. ЖУРНАЛ учета работников, прибывающих в командировкив _______________________________________(наименование организации)

11. Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников. Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте назначения: • климатические особенности местности • инфраструктура • виды и качество связи • цены на услуги и товары • санитарно-эпидемиологическая обстановка • криминальная ситуация

12. Памятка командируемому сотруднику. • Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение и иные необходимые документы. • Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного медицинского страхования. • Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства, не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве. • Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. Используйте только бутылированную питьевую воду или кипятите воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю. • Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг).

13. Памятка командируемому сотруднику • Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши затраты. • Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда сможете окончательно определиться со сроками выполнения служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не передавайте для этого никому свой паспорт. • При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами. • Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы. • Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сохранность материальных носителей такой информации.

14. Памятка командируемому сотруднику • Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице. • Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой. • Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия, визитные карточки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения. • Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы и координировать все ваши контакты. • Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений. • При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания.

15. Отчет о командировке. Краткий отчет о выполненной работе за период командировки согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию (финансовый отдел) вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

16. Общие требования к отчету о командировке. Цель командировки. Сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них). Конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки. Перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов.

17. Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных (решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов). Оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов). Выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта. Другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

18. Хранение документов.

19. Подготовка командировок руководителя: Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки. Секретарь готовит: • Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.) • Командировочное удостоверение, • Составляет и печатает подробную предварительную программу командировки.

20. При подготовке программы следует: • Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения. • Разработать проект программы пребывания руководителя, согласовать его с руководителем. • Определить время (даты отправления, прибытия) и способ передвижения (машина, самолет, поезд и т.д.) • Помните, что существует понятие часовых поясов и местного времени. • Продумать все деловые встречи и мероприятия, на которых будет присутствовать руководитель.

21. Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки пребывания, внести коррективы, если они будут. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Составить список должностных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь: организации, отделы, лица (с указанием должности, ФИО) и время встречи с ними руководителя. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов.

22. Обработка материалов командировки и оформление отчета. Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям. В обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке. Как правило, отчет содержит следующие разделы: • Обоснование необходимости командировки; • Вопросы и их решения • Выводы и предложения.

23. Вопросы для самоконтроля: • Как осуществляется подготовка и организация деловых поездок руководителя? • Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя? • Назовите документы которые готовит секретарь для служебных командировок сотрудников и руководителя. • В скольких экземплярах оформляется приказ о командировке и командировочное удостоверение? • Какая необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к командировке? • Какими советами можно дополнить Памятку командируемому сотруднику? • Сформулируйте общие требования к отчету о результатах командировки.