ביקורת על פרויקט הנדסי במהלך הבניה פיס ארנה ירושלים

1. ביקורת על פרויקט הנדסי במהלך הבניה פיס ארנה ירושלים מלכה דרור CISA ,CRISC מבקרת עיריית ירושלים בשיתוף: ד"ר יואב סרנה אדריכל ארז לטנר א. אפשטיין ובניו בע"מ מבקרת עיריית ירושלים

2. במצגת זו • הצגת פרויקט הארנה – היכל הפיס • מדוע נדרשה בדיקה של הביקורת • האתגרים • החלטות הביקורת על ניהול הבדיקה:הגדרת מטרות, גיבוש צוות ולו"ז • מורכבות תהליך הבדיקה • ביצוע הבדיקה: אבחון מהיר של בעיות היסוד של הפרויקט • תהליך מומלץ לניהול פרויקט הנדסי • מבנה ארגוני מומלץ לניהול פרויקט בניה • בשורה תחתונה ... • מסקנות הנוגעות לניהול פרויקטים הנדסיים בעירייה מבקרת עיריית ירושלים

3. פיס ארנה ירושלים מבקרת עיריית ירושלים

4. מבקרת עיריית ירושלים

5. מבקרת עיריית ירושלים

6. מבקרת עיריית ירושלים

7. מבקרת עיריית ירושלים

8. פיס ארנה ירושלים - נא להכיר • שטח המבנה : • 38,010 מ"ר שטחי המבנה • 6,010 מ"ר שטח חלל תת קרקעי • 44,020 מ"ר סה"כ שטחים בנויים בהיכל הפיס • מספר מקומות ישיבה מקסימאלי : 11,000 בתקן יורוליג • עלות הקמה סופית: כ- 400 מיליון ₪ • שנת תחילת תכנון: 1998 • מספר ראשי ערים: 3 (אולמרט, לופוליינסקי, ברקת) • גורמים ממנים: מפעל הפיס, עיריית ירושלים, האוצר • חברה מבצעת: מוריה • אדריכל: משרד ארתור ספקטור • קבלן: דניה סיבוס בע"מ מבקרת עיריית ירושלים

9. לשם השוואה מבקרת עיריית ירושלים

10. הבעיה שהביאה לבדיקת הביקורת • בפרויקט בניית היכל הפיס, שהיה בדצמבר 2011 בשלב בניית השלד, התגלו חריגות באומדן העדכני למול התקציב שאושר לפרויקט. • היקף החריגה לא היה ברור ונאמד בכמה עשרות מיליוני ₪ ועד כמאה מיליון ₪. • נמסר לביקורת שהחריגה באומדן העדכני נובעת, בין היתר, מפערים בחישובי כמויות. • הביקורת התבקשה על ידי ראש העירייה לבדוק את היקף הפערים בין התקציב ובין תוצאות המכרזים וביניהם לבין האומדנים העדכניים, את הסיבות להיווצרותם ואת הגורמים האחראיים להם. • בנוסף התבקשה הביקורת להגיש המלצות ארגוניות לשיפור תהליכים במטרה לצמצם חריגות עתידיות. מבקרת עיריית ירושלים

11. שאלה מתודולוגית למבקרים האם ניתן לבצע ביקורת אפקטיבית על מגה פרויקט כמו הארנה, בפרק זמן קצר תוך כדי תהליך הבניה ומבלי לעכב את הפרויקט? • באיזה מתודולוגיה רצוי להשתמש? • Lean Auditing – ביקורת רזה • CSA – תהליך סיעור מוחות של המבוקר בסיוע הביקורת • Ongoing Audit – ביקורת לפי אבני דרך מבקרת עיריית ירושלים

12. האתגרים (סיכוני הביקורת) • חשש שהפרויקט יהפוך ל'פיל לבן' עקב תהליך הבדיקה. • צורך באיסוף כמויות של מידע על פני למעלה מ- 10 שנים/מגורמים רבים חלקם כבר לא במערכת. • עבודה תחת ביקורת ציבורית ופוליטית ולחץ להדליף מידע כדי 'לצלוב' אשמים. • הפרויקט בבניה – יש קבלן בשטח שהגיש תביעה • הכוונת הביקורת ע"י גורמים אינטרסנטיים 'לחפש מתחת לפנס'. • מבוקרים מקיר לקיר – חלקם חיצוניים לעירייה (ועדת ההיגוי, ראשי עיר ומנכ"לים שעזבו בעירייה ובחברת מוריה, מנהלי פרויקטים ויועצים). • צורך בהרכבת צוות בדיקה מולטי-דיסציפלינרי. • תקופת שיא בהכנת הדוח השנתי (הראשון בניהולי) • מבחן אישי – מבקרת חדשה. מבקרת עיריית ירושלים

13. מאיפה מתחילים? מבקרת עיריית ירושלים

14. קבלת החלטות על אופן ניהול הבדיקהלאור סיכוני הביקורת • גיבוש צוות הבדיקה (פנימי וחיצוני) • בחירת יועצים מקצועיים • הגדרת המטרה • הגדרת לוחות זמנים מבקרת עיריית ירושלים

15. הגדרת יעד הביקורת • ביקורת תוך כדי המשך תהליך הבניה: ביצוע הבדיקה מבלי לגרום לעצירת העבודה. • ניהול תהליך הביקורת במקצועיות ויסודיות תוך איסוף ואימות כל מידע רלוונטי מכל הגורמים החיצוניים והפנימיים - תוך שמירה על סודיות מרבית ומניעת הדלפות לתקשורת ומעורבות פוליטית. • ביצוע הבדיקה בלוח זמנים קצר ככל הניתן במטרה לתת המלצות תוך כדי התקדמות הפרויקט כדי "להעלות את הפרויקט על הפסים". מבקרת עיריית ירושלים

16. הגדרת מטרות הבדיקה • זיהוי החריגות באומדן העדכני בפרויקט למול התקציבים המאושרים ותוצאות המכרזים. • זיהוי הכשלים שהביאו לחריגות מהותיות בעלויות הפרויקט. • ניתוח הסיבות לכשלים מהותיים תוך התמקדות בתחומים הבאים:  - תהליכי תכנון הפרויקט ועריכת אומדנים. - תהליכי ניהול מבנה ארגוני סמכויות ואחריות. - תהליכי קבלת החלטות וניהול שינויים. • תהליכי הבקרה וניהול סיכונים.  • ניתוח הפערים.  • זיהוי הגורמים האחראיים לליקויים. • הגשת המלצות ארגוניות לשיפור תהליכים במטרה לצמצם חריגות עתידיות. מבקרת עיריית ירושלים

17. גיבוש צוות הבדיקה • צוות פנימי של 4 עוזרי ביקורת בתחומי: הנדסה, כספים וארגון ומינהל. • איתור מועמדים למתן ייעוץ מקצועי הנדסי, ניהול תהליך קבלת הצעות ובחירת היועצים החיצוניים לפי קריטריונים שלהלן: • מקצועיות – אוטוריטה בנושא ניהול פרויקטי בניה בסדר גודל של הארנה, היכרות עם ה'בסט פרקטיס' בכל מרכיבי הפרויקט (תכנון, ביצוע), יכולת להעיד בהליכים משפטיים (אם יהיו), בעל גישה ביקורתית בונה • ללא חשש לניגוד עניינים - לא עסק בפרויקטים בירושלים וללא נגיעה ישירה או עקיפה למעורבים בפרויקט (כגון: חברת מוריה, אדריכלים, מנהלי פרויקטים, קבלנים וכיוצא בזה) • זמינות - פנוי מיידית וזמין בהיקף העבודה הנדרש מבקרת עיריית ירושלים

18. הגדרת לוחות הזמנים • אבחון מהיר של הליקויים והצגת המלצות ראשוניות לראש העירייה בתוך חודש. התמקדות ב- 80:20 • השלמת תהליך הכנת הדוח בתוך שולשה חודשים ושילובו בדוח השנתי הקרוב. מבקרת עיריית ירושלים

19. מורכבות תהליך העבודה • מגה פרויקט פרויקט הנדסי מורכב שאין שני לו בארץ (חסרה מומחיות בארץ). • הצורך בתשאול גורמים שאינם 'מבוקרים' (של מבקרת העירייה - על פי פקודת העיריות) אך היו מעורבים בפרויקט. • סיכון לתביעות של מבוקרים וגורמים קשורים כלפי העירייה וכלפי הביקורת בכלל זה (כגון: הקבלן, עובדים בהווה ובעבר מהעירייה מוריה ומנהלי הפרויקט, חברי מועצה). • סיכון שהגורמים הממנים (מפעל הפיס והטוטו) יעצרו את הזרמת הכסף לפרויקט עד להשלמת הבדיקה. • העברת מידע לא מדויק על ידי מבוקריםגורמים שונים בעלי אינטרסים פוליטיים ואחרים ניסו לכוון את הבדיקה על ידי מסירת מידע לא מדויק. מבקרת עיריית ירושלים

20. ביצוע הבדיקה • איסוף כל חומר רלוונטי על פני למעלה מעשר שנים. • איתור כל הגורמים שהייתה להם נגיעה בפרויקט ותשאולם. • אבחון מהיר של הבעיות השורשיות/ ליקויים מערכתיים בניהול הפרויקט וגיבוש מסמך ראשוני הכולל את הערכת הפערים, בעיות השורש והמלצות ראשוניות ליישום מיידי. • הצגת הממצאים וההמלצות לראש העירייה - בתוך חודש מתחילת הבדיקה • יישום מיידי של ההמלצות על ידי ראש העירייה וחברת מוריה התוצאה : ייצוב הפרויקט ו"עליה על הפסים" המשך תהליך הביקורת על פי הכללים המקובלים והשלמת הבדיקה בתוך שלושה חודשים מבקרת עיריית ירושלים

21. בעיות היסוד של הפרויקט • ליקויים בניהול הפרויקט ובמבנה ארגוני אין מנהל אחד לפרויקט שאחראי על כל יעדי הפרויקט (לו"ז, איכות ותקציב).מבנה ארגוני אינו מבטיח אחריות משולבת עם סמכות • היעדר פרוגראמה ומסמכי יסודהאומדן הראשוני של הפרויקט לא התבסס על מידע רלוונטי • היעדר בקרה וניהול סיכונים בקרת תכנון בקרת ביצוע • היעדר הקפאת תצורה והיעדר נוהל שינוייםהתצורה של הפרויקט לא הוקפאה ונעשו שינויים בלתי פוסקים ע"י גורמים שונים ללא סמכות וללא הבנת ההשפעה על מכלול הפרויקט מבקרת עיריית ירושלים

22. תהליך ניהול פרויקט הנדסי - מומלץ בקרת תהליכי תכנון ניהול סיכונים • פרוגראמה תכנונית • תכנון מוקדם • אומדן עלות הפרויקט מסמכי היסוד תכנון סופי תהליך תכנון תכנון מפורט מכרז עדכון מסמכי יסוד לפי תכנון מפורט ותוצאות המכרז הקפאת צורה בקרת איכות ביצוע מבקרת עיריית ירושלים ביצוע ניהול שינויים

23. מבנה ארגוני קיים מבקרת עיריית ירושלים

24. מבנה ארגוני מומלץ מבקרת עיריית ירושלים

25. אומדני הפרויקט • 2004- 100 מיליון דולר (מבנה שתוכנן ע"י הרל"י) • 2006 – 124 מיליון ₪ לשלב א' (5000 מושבים) 170 מיליון ₪ לשלבים א'+ב' (11,000 מושבים) • 2009 – 240 מיליון ₪ לשלב א' 342 מיליון ₪ לשלבים א'+ב' • 2010- 386 מש"ח לשלבים א'+ב' • 2011 – 337 מיליון ₪ לשלב א' (מועד תחילת הבדיקה( • 2013– 400 מיליון ₪ לשלבים א'+ב' מבקרת עיריית ירושלים

26. התפתחות התקציב מבקרת עיריית ירושלים

27. בשורה תחתונה ... • יישום ההמלצות באופן מידי כשהדוח הסופי יצא הליקויים העיקריים כבר טופלו • ירושלים תקבל בשנת 2014 פרויקט טוב איכותי ובמחיר ריאלי מבקרת עיריית ירושלים

28. מסקנות להמשך תהליכי ניהולפרויקטים הנדסיים בעירייה • מינוי מנהל פרויקט לכל פרויקט בניה (לא חשוב הגודל) • קביעת מבנה ארגוני היררכי שכולל סמכות משולבת עם נשיאה באחריות והתאמה לכתבי המינוי והסכמים של המעורבים בפרויקט • הפעלת תהליכי בקרת תכנון • גיבוש אומדן ראשוני לפרויקט על בסיס פרוגראמה שמכין מזמין העבודה ומסמכי יסוד • לאחר מכרז עדכון מסמכי יסוד, הקפאת תצורה וקביעת נוהל לניהול השינויים • בקרת ביצוע שמבוצעת ע"י מזמין העבודה יישום עקרונות ניהול פרויקטים גם בפרויקטים קטנים יותר המנוהלים ע"י העירייה ומוריה מבקרת עיריית ירושלים

29. מסקנות לעבודת הביקורת תשובה לשאלה המתודולוגית: • הצלחנו להעלות את הפרויקט 'על הפסים' באמצעות תהליך ביקורת מתאים: עבודה בלוח זמנים קצר, התמקדות בבעיות היסוד בפרויקט והגשת המלצות לטיפול בהן בתוך זמן קצר. • רצוי ליישם את תהליך הביקורת כשגרה במגה פרויקטים הנדסיים כדי שלא 'ירדו מהפסים'. • וכמה מילים באשר למתודולוגיה: Lean Auditing CSA Ongoing Audit מבקרת עיריית ירושלים

30. תודה על ההקשבה!! מבקרת עיריית ירושלים