文書處理與公文製作實務 陳金進校長

1. 文書處理與公文製作實務陳金進校長 2013.11.21

2. 陳金進簡歷 現職：國立臺中高農校長 學歷：臺灣師大教育系教育研究所碩士、 60年全國高考教育行政人員及格。 經歷：臺灣省教育廳股長、視察、督學、總務主任、第一科科長、第三科科長、國立嘉義高中校長、國立台中高工校長。

3. 目次 • 壹、前言 • 貳、文書處理的流程與要領 • 叁、公文製作實務 • 肆、常見的文書處理與公文稿缺失 • 伍、結語

4. 壹、前言 • 一、 文書的定義─ 係指處理公務或與公務有關的一切資料 ，包含機關與機關或機關與人民往來的公 文書，機關內部通行之文書，以及公文以 外之文書與公務有關均含在內。 • 二、 公文的重要性─ 公文是機關無聲的語言，以表達機關的 意志，關係個人之工作能力及公務處理的 能力，並影響機關的行政效率與形象。

5. 貳、文書處理的流程與要領 一、公文流程

6. 貳、文書處理的流程與要領 二、公文處理的要領 • 1.主動敏捷 • 2.正確周延 • 3.協調溝通 • 4.明確負責 • 5.角色認知

7. 貳、文書處理的流程與要領 三、常用的公文書 • 簽、報告、函、書函、公告、 開會通知、箋函、提案、 定型化表單、申請書、陳情書、 聘書。

8. 叁、公文製作實務 • 一、簽、稿之撰擬 (一)簽─公務員對處理之公務表達個人 之意見做為上級長官裁示之依據。 (二)公文稿─承辦人所初擬公文之草本 ，須依規定程序核判後發出始成公文。

9. 叁、公文製作實務 • 二、簽、稿之辦理方式 （一）、以稿代簽。 （二）、簽稿並陳。 （三）、先簽後稿。

10. 叁、公文製作實務 三、公文的結構與適用格式 (一)結構 主旨： 說明： 辦法： (二)適用格式 1.一段式(主旨一段完成) 2.二段式(分主旨、說明或主旨、擬辦) 3.三段式(主旨、說明、擬辦)

11. 鈞 (機關) 大 (機關) 鈞 (長官) 空一格 空 一格 空 一格 本 貴 (機關) 貴 (首長) 不空格 不空格 不空格 不空格 不空格 貴 (機關) 台端 (個人) 貴 叁、公文製作實務 • 四、公文的用語 (一)公文的稱謂用語 1.直接稱謂用語

12. 叁、公文製作實務 • 2.間接稱謂用語 (1)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及稱「該」。 (2)對個人稱「先生」、「女士」或君。

13. 叁、公文製作實務 (二)公文的期望及目的用語 視實際需要用請、希、「查照」「惠辦」 、 「辦理見復」、「核備」、「備查」、 「鑒核」、「核示」、「請照辦」、 「惠允見復」、「鈞參」。 (三)常用的按語與連接詞 • 按語 • 用在一段之起頭，點出該段要表達的意指。 • 連接詞 • 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。

14. 叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 查─於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查─於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。

15. 叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 復查、再查─繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查─要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查─要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查─要探究敘明有關事實或規定時用。

16. 叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 茲以─要轉向敘述緣由時用。 經──要敘述已作如何處理時用。 茲經─於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據─於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。

17. 叁、公文製作實務 (三)常用的按語與連接詞(續) 頃經─要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經─要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經─要敘述有案可查之處理經過時用。 復經─要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經─要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。

18. 叁、公文製作實務 (四)公文製作的要領 1. 敏捷正確 2. 條理分明 3. 用詞妥切 4. 整潔清晰 5. 完整周延

19. 叁、公文製作實務-簽 (五)公文製作案例 案例一 主旨：擬恢復辦理本校102年日本教育旅行，請 鑒核。 說明： 一、本校辦理日本國際教育旅行因遭逢日本福島災變而停 辦兩年，茲因日本災變已恢復平靜，為因應師生之反 應，擬於本年10月間恢復辦理。 二、本次旅行預計6天5夜，地點以日本東京及長野、群馬 地區為主。 三、檢附本校102年日本教育旅行實施計畫乙份。 擬辦： 奉核可後公佈實施計畫，並加強向師生宣導，並請 總務處辦理招標事宜。

20. 叁、公文製作實務-簽 (五)公文製作案例 • 案例二報告 O年O月O日於教務處 職獲鈞長器重，拔擢擔任教學組長一職，迄今已逾兩年，任職組長期間，兢兢業業、全力以赴，工作尚稱順利愉快。惟職因雙親年邁，已逾九十，且邇來健康情況不佳，亟需人就近照料，以方便就醫及生活起居，職深思熟慮，知公私難以兩全，爰擬自102年8月1日起辭去兼職，俾便於教學之餘有充裕時間照顧父母，略盡子女之責，情非得已，敬請諒察。 謹呈 校長 陳 職 林OO謹簽

21. 叁、公文製作實務-簽 (五)公文製作案例 案例三 主旨：為提升本局同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請 核示。 說明：據本府研考會統計，本局公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。 擬辦： 一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別於O 月O日、O月O日、O月O日上午9至12時實施。 二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共OO人。 三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之OOO擔任。 四、每梯次講習開始時，擬請 鈞長蒞會講話。

22. 叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 • 案例一(平行文) 受文者：興農企業有限公司 主旨：本校接待美國農村青年交流團一行15人擬前往貴公司蘭花園參觀敬請惠允見復。 說明： 一、本次活動依據外交部102年6月10日oo 字第ooo號文辦理。 二、領隊：本校實習處劉oo主任(聯絡電話：oooooooo)。 三、本次參訪之重點係蝴蝶蘭花之培育與運銷，為增進學員之農業專業知能，請貴公司安排專業技師現場指導，由本校oo老師協助翻譯。 四、參訪時間12月8日上午10時至12時。 校長 oo o

23. 叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 • 案例二(平行文) 主旨：貴校協助辦理「102年度在校生工業類丙 級專業技能檢定」試務作業，圓滿達成任 務，建請貴校就相關有功人員予以敘獎， 請查照。 說明：依據行政院勞工委員會102年11月5日ooo 字第ooo書函辦理。

24. 叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 • 案例三(上行文) • 受文者：教育部國民及學前教育署。 • 主旨：陳請鈞 署專款補助本校改建男女生宿舍乙棟，總經費玖 千萬元。 請鑒核。 說明： 一、依據 鈞署102年o月o日中教第oooo號文辦理。 二、本校男女生宿舍共兩棟，興建於民國52年，迄今已逾50年，該工程係加強磚造工程，耐震力原本不足，且年久失修，已破舊不堪，甚至漏水情況嚴重，影響住宿生生活品質，該兩棟建物早經鈞署工程評估小組鑑定為危險房舍，建議拆除重 三、本案經本校校務會議決議先拆除重建，並於仁和路本校原教 師新村舊址規劃興建一棟容納250為男女之現代化學生宿舍， 經規劃興建一座5層(含第下一層)，之新式建物，計需經費玖仟 五佰萬元。(如附件男女生宿舍新建經費預算表)

25. 叁、公文製作實務-函稿 (五)公文製作案例 • 案例四 受文者： 主旨：本園承辦幼教師幼兒保健衛生研習，請選派貴校教師乙名參加，請惠辦。 說明： 一、依據 新竹縣教育局本(102)年11月11日幼教學教第oooo 號文辦理。 二、本項研習旨在增進新任幼兒園幼幼班教師之幼兒保健衛 生之專業知能，請選派貴園兩年內新任教師參加研習。 （一）.時間：102年12月20日(星期五)上午九時至下午三時。 （二）.地點：本園oo教室。 四、聯絡人：本園陳oo秘書(電話：04oooooooo) 五、檢附：「102年新竹縣幼教教師幼兒保健衛生研習會實施 計劃乙份」。 副本抄送：新竹縣教育局、竹北市公所。 園長：林 oo

26. 肆、常見的文書處理與公文稿缺失 一、公文處理方面 1.未分層負責 2.流浪公文 3.未依時限 4.會稿不全 5.通稿未併 6.字跡欠工整 7.核稿徒具形式 8.清稿未重繕 9.副本浮濫 10.校稿不實

27. 肆、常見的文書處理與公文稿缺失 二、公文稿內容方面 1.主旨太冗長 2.未切中公文目的 3.用詞不週 4.標點符號誤用 5.稱謂不當 6.來文依據未完整 7.未分段敘寫 8.說明與主旨重複 9.附件漏列 10.文字不嚴謹

28. 伍、結語 一、品質是尊嚴的起點。 二、作個快樂又有效能的人。

29. 謝謝聆聽 敬請指教