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REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN JUNIO 24 DE 2010

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REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN JUNIO 24 DE 2010 - PowerPoint PPT Presentation


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REVISIÓN POR LA DIRECCIÒN JUNIO 24 DE 2010. Compromisos de la Dirección para el mantenimiento y mejora del SGC. PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. REVISIÓN POR LA DIRECCION (P rocedimiento SI-P-07). Por lo menos una vez al año y siempre que se juzgue necesario.

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- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
procedimiento para revisi n por la direcci n
PROCEDIMIENTO PARA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

REVISIÓN POR LA DIRECCION (Procedimiento SI-P-07)

Por lo menos una vez al año y siempre que se juzgue necesario

Convocada por el Representante de la Dirección

OBJETIVO DE LA REVISIÓN

Asegurar la mejora continua y verificar la adecuación, conveniencia y eficacia del SGC

slide4

Resultados de auditorias internas / externas

Estado de las acciones correctivas y preventivas

Retroalimentación del cliente

Mejora de la eficacia del SGC y sus procesos

Desempeño de los procesos y conformidad del producto

Mejora del producto en relación requisitos clientes

Revisión por

la dirección

Desempeño de los Centros de Investigación

Necesidades de recursos

Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

Cambios que podrían afectar el SGC

Recomendaciones para la mejora

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

R E S U L T A D O S

E

N

T

R

A

D

A

S

slide9

No. de NC por ciclo de Auditoria Total SGC

No

Co n f o rm i d a d e s

2008

2009

2010

Ciclo de Auditorias

oportunidades de mejora prioritarias
Oportunidades de Mejora Prioritarias

La planificación de los cambios (5.4.2) que afectan al SGC, y su adecuación para mantener la integridad del SGC (cambios como Sinergy, Apoteosys, Estructura Organizacional, Descentralización financiera y del proceso de compras.)

La provisión de recursos para el SGC, la mejora continua y la satisfacción del cliente (6.1, 6.3. 6.4).

El cumplimiento de requisitos para la evaluación y re-evaluación de proveedores (7.4.1).

El uso de herramientas para la mejora continua (8.5.1), acciones correctivas (8.5.2) y acciones preventivas (8.5.3).

slide16

NO CONFORMIDADES ABIERTAS POR SEDE

120

110

100

80

60

51

53

51

40

26

19

20

13

0

Central

C

.

I

.

Turipaná

C.I. La Libertad

C.I. Palmira

C.I. La Selva

C

.

I

.

Tibaitatá

C.I. Nataima

GRAFICA

slide18

NO CONFORMIDADES ABIERTAS SEGÚN EL TIPO DE HALLAZGO

Consolidado Nacional

108

215

Correctivas

Preventivas

2 4 oportunidades de mejora priorizadas

Requisito 5.4.2

La mejora en la planificación de los cambios y la adecuación del SGC a dichos cambios para que se mantenga su integridad (Cambios tales como la descentralización - Apoteosys – Estrategia Financiera para la estabilidad económica y patrimonial)

PROCESO: Gestión Financiera - Gestión de compras

2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas

Requisito 6.1 – 6.3 – 6.4

  • Mayor provisión de recursos para el SGC, la mejora continua y la satisfacción del cliente.
  • PROCESO: Direccionamiento Corporativo – Gestión de Mantenimiento e Infraestructura -

Requisito 6.2.2

  • La reorientación del programa de formación de la Corporación dado que está orientado solamente a la línea de Salud Ocupacional
  • PROCESO: Gestión del Talento Humano
2 4 oportunidades de mejora priorizadas1

2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas

Requisito 6.2.2

  • La realización de la evaluación de competencias del personal.
  • PROCESO: Gestión del Talento Humano

Requisito 7.4.1

  • La realización de la Re - Evaluación de proveedores y retroalimentación sobre los resultados de estas evaluaciones.
  • PROCESO: Gestión de compras

Requisito 7.6

  • La Verificación y/o calibración de equipos de volumetría (Micropipetas).
  • PROCESO: Gestión de mantenimiento e infraestructura
slide21

2.4 Oportunidades de Mejora priorizadas

Requisito 8.2.1

  • La solución de las Quejas de LIBRA (inventario de publicaciones) y la entrega oportuna de informes financieros.
  • PROCESO: Transferencia de tecnología, Gestión.Financiera, Investigación

Requisito 8.2.3

  • La Medición y análisis de los indicadores según la periodicidad
  • PROCESO: Todos los procesos.

Requisito 8.5.2 – 8.5.3

  • La detección e implementación de acciones correctivas y preventivas por fuentes diferentes a las de auditoría interna.
  • PROCESO: Todos los procesos
slide23

INFORME SEMESTRAL

SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Clientes Comerciales, Financiadores, Usuarios ( Eventos y BAC)

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGIA, BAC, CONVENIOS, GESTION INTEGRAL

slide24

COMO MEDIMOS LA SATISFACCIÓN DE NUESTROS CLIENTES

Comerciales

Financiadores

Usuarios

Eventos

Usuarios

BAC

2

Personas

que usan

servicios

10%

Base de

clientes

100%

Proyectos

finalizados

10%

Asistentes

a eventos

Muestra

Enero Febrero

Julio Agosto

Abril

Septiembre

Al finalizar

cada evento

Diario

Frecuencia

Instalaciones

Servicio

Tiempos de

entrega

Respuesta a

inquietudes

Confianza

Capacidad

equipos e

infraestructura

Atención de

solicitudes

Contenido de

Informes

Cumplimiento de

Actividades

Logística

Temática

Indicador de

satisfacción

Servicio más

utilizado

Aspectos

Evaluados

Se realiza un informe semestral consolidado en los meses de Mayo y Octubre

slide26

COMERCIALES

USUARIOS

FINANCIADORES

CÓMO NOS EVALUARON LOS CLIENTES EN ESTE PERÍODO

slide27

COMERCIALES

RESULTADOS OBTENIDOS

95.2%

Se aplicó un nuevo instrumento a 116 clientes, distribuidos en Centros de Investigación y Estaciones Experimentales

slide31

Asistencia Técnica

Productos Agrícolas

Productos Pecuarios

Agroindustriales, Tec y Laboratorio

  • 100%
  • 1 persona
  • 92%
  • 18 personas
  • 78%
  • 15 personas
  • 86%
  • 20 personas

Publicaciones

Semilla y Mat. Vegetal

Servicios de Información

Software

  • 78%
  • 15 personas
  • 90%
  • 16 personas
  • 69%
  • 1 persona
  • 82%
  • 3 personas

Otro

El resultado de la satisfacción por los productos y servicios de CORPOICA, en la mayoría de ellos se supera la meta del 80%. El reto es aumentar la satisfacción de los clientes que adquieren servicios de laboratorio, productos pecuarios y publicaciones a través de la librería virtual dado que este grupo de compradores manifestaron insatisfacción con cumplimientos en tiempos de entrega y confiabilidad

  • 91%
  • 8 personas

Análisis

RESULTADOS POR PRODUCTO

slide32

RESULTADOS POR CENTRO

La satisfacción de los clientes en los Centros muestra en su mayoría resultados por encima del 95%, superando la meta, con excepción del C.I. La Selva. En este C.I. el nivel de satisfacción respecto a la maquinaria y equipos de trasporte fue bajo debido a la estado y apariencia del camión que trasporta la hortaliza y además, consideran alto el precio de las publicaciones y baja existencia de producto.

Análisis

slide33

FINANCIADORES

RESULTADOS OBTENIDOS

70.57%

55 Encuestas de Proyectos finalizados en Investigación y Gestión

slide37

INCODER

MADR

COLCIENCIAS

ICA

  • 59.85%
  • 22 encuestas
  • 70.83%
  • 1 encuesta
  • 75%
  • 1 encuesta
  • 75%
  • 1 encuesta

SEC. DE LA MUJER DE

SEC. DEL ATLANTICO

SEC. DEL TOLIMA

  • 91.67%
  • 1 Encuesta
  • 70.83%
  • 1 Encuesta
  • 100%
  • 1 Encuesta

ALCADIA DE BARRANCA

SEC. CUNDINAMARCA

  • 73.61%
  • 1 Encuesta
  • 73.69%
  • 1 encuesta

QUIENES NOS EVALUARON

En Orden Nacional

En Orden Territorial

slide38

FEDEGAN

ASOHOFRUCOL

FEDETABACO

  • 91.67%
  • 7 Encuestas
  • 67.96%
  • 12 encuestas
  • 73.61%
  • 2 encuestas

UDCA

SALLE

  • 83.33%
  • 1 Encuesta
  • 81.94%
  • 1 Encuesta

FAO

PETROBRAS

  • 75%
  • 1 Encuesta
  • 94.44%
  • 1 Encuesta

RESULTADOS POR FINANCIADOR

Fondos Parafiscales

Universidades

Internacionales

Privadas

slide41

USUARIOS

ASPECTOS EVALUADOS

Satisfacción Total

90.18%

slide42

Seminarios

Eventos de Capacitación

Charla Técnica

Socialización de Proyecto

Congresos y Simposios

Taller

Cursos

  • 89.85%
  • 47 Eventos
  • 1056 Usuarios
  • 89.44%
  • 26 Eventos
  • 1569 Usuarios
  • 89.70%
  • 11 Eventos
  • 230 Usuarios
  • 92.28%
  • 38 Eventos
  • 1183 Usuarios
  • 86.83%
  • 2 Eventos
  • 246 Usuarios
  • 89.07%
  • 99 Eventos
  • 2489 Usuarios
  • 90.71%
  • 21 Eventos
  • 877 Usuarios

Demostración de Método

Días de Campo

Exposiciones y Ferias

Giras Técnicas

  • 91.71%
  • 31 Eventos
  • 648 Usuarios
  • 90.60%
  • 22 Eventos
  • 1019 Usuarios
  • 85.61%
  • 1 Eventos
  • 66 Usuarios
  • 91.32%
  • 45 Eventos
  • 1004 Usuarios

Reuniones

  • 88.00%
  • 13 Eventos
  • 324 Usuarios

RESULTADOS POR TIPO DE EVENTO

slide43

Visita Técnica

  • 90.07%
  • 13 Eventos
  • 292 Usuarios

Visita Centros

Otros Eventos

  • 89.74%
  • 62 Eventos
  • 1389 Usuarios
  • 94.32%
  • 29 Eventos
  • 1069 Usuarios

Con los resultados de satisfacción obtenidos por tipo de evento podemos ver que la meta del 80% de nivel de satisfacción se cumple satisfactoriamente; el evento con mas baja calificación corresponde a las Exposiciones y Ferias con un 85.61% de satisfacción, el tipo de evento con mas participantes fueron los talleres con un cumplimiento del 89.07%.

Análisis

RESULTADOS POR TIPO DE EVENTO

slide44

El nivel mas bajo de satisfacción se presenta en el C.I. Tibaitatá con el 86,11%, sin embargo este nivel de satisfacción es superior al establecido para los eventos que es del 80%. El nivel mas alto es para la E.E. Motilonia con un nivel de satisfacción del 94,08%

Análisis

RESULTADOS POR CENTRO

slide47

NIVEL DE SATISFACCIÓN

Semestre II- 2009

Julio – Diciembre de 2009

Semestre I 2010

Enero – Abril de 2010

Se mantiene el nivel de satisfacción por parte de los usuarios a eventos, comparado con el semestre II del 2009, el número de encuestas aplicadas se ha incrementado en un 30.06% frente al segundo semestre del 2009

slide48

USUARIOS

BAC

ASPECTOS EVALUADOS

90%

Se aplicó a una muestra de 76 usuarios de los servicios de la Biblioteca Agropecuaria de Colombia

slide49

Servicios Utilizados

  • Catálogo – Consulta en Sala

RESULTADOS OBTENIDOS

El servicio más utilizado es Catálogo – Consulta en Sala con un 62%, le sigue bibliografía con un 24%, Reproducción y envío de documentos con 9% y revistas electrónicas 4%

Análisis

slide50

Tipo de Usuario

  • Estudiantes
  • 60%

RESULTADOS OBTENIDOS

  • Los clientes que hicieron más uso de la biblioteca durante el primer trimestre 2010 de acuerdo al número de usuarios encuestados (76) son los estudiantes con 60%, seguidos de los investigadores con un 16%, Agricultores con el 13 %.

Análisis

slide52

QUEJAS Y RECLAMOS VIRTUALES SEGMENTADAS POR TEMAS

QUEJAS Y RECLAMOS I SEMESTRE 2010

TEMA

CANTIDAD

Porcentaje (%)

Número de solicitud

Estado de la queja

En proceso de solución

Producto (LIBRA)

3

10,7

138, 146, 190

140, 174, 178, 199, 206, 208, 211, 212

En proceso de solución

Producto (LIBRA)

8

28,6

160, 161, 162, 163, 164, 165, 166,

Quejas Solucionadas se

Producto Corpoica (hortalizas - frutas)

12

42,9

167, 168, 169,170, 171

recibieron en La Selva

Servicio

0

0,0

Atención

0

0,0

Solicitudes

0

0,0

Oportunidad de entrega

0

0,0

Queja Solucionada

1

3,6

159

recibida en La Selva

Atención prestada - Servicio

Queja Solucionada

1

3,6

213

recibida en Sede Central

Precio del producto

0

0,0

Presentación,

0

0,0

Entrega de información

0

0,0

Solucionada, se realizo

Otra

3

10,7

155, 156, 157

cierre en el Software

28

TOTAL QUEJAS

100,0

De las 28 quejas 15 se recibieron físicamente y fueron registradas en el sistema por lo centros, las restantes 13 quejas se recibieron directamente por el buzón virtual, como se observa en la gráfica los temas que presentaron el mayor número de quejas son Hortalizas y frutas con 12 (lote que sufrió inundaciones) seguido de la librería virtual con 11.

Análisis

slide53

TIEMPOS DE RESPUESTA

Tiempo promedio para dar respuesta 1,5 días

El tiempo promedio que utilizado para solucionar las quejas del caso de LIBRA ha sido de 82 días

slide54

RESULTADOS OBTENIDOS

En el primer semestre de 2010 se recibieron 55 solicitudes mas que el primer semestre de 2009 donde se recibieron 163, el lugar de procedencia generalmente es Bogotá y Cali.

Se observa que la promoción de esta línea por los medios disponibles ha funcionado

slide55

TEMAS SOLICITADOS CON MAYOR FRECUENCIA

Tal y como se observa en la cuadro los temas mas solicitados por nuestros clientes corresponden a Frutales, Pastos Maíz, Estevia, Aguacate, Héroes de la Patria y Plátano.

Análisis

grafica indicadores pendientes por medir seg n proceso

25

21

20

15

8

Indicadores

Pendientes

10

5

3

0

Estratégicos

Misionales

Soporte

Grafica Indicadores pendientes por medir según Proceso
an lisis
ANÁLISIS

SE RECOMIENDA RESOCIALIZAR LOS DIFERENTES MECANISMOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE PNC

cambios que afectan al sgc
CAMBIOS QUE AFECTAN AL SGC

Proyectos de Mejora 2009:

Estructura

Aplanamiento Procesos

Reparametrización de Apoteosys

Cuadro de Mando Integral

Rediseño Encuestas Satisfacción Cliente

cambios que afectan al sgc1
CAMBIOS QUE AFECTAN AL SGC

Proyectos de Mejora 2010:

Estructura Organizacional

Estrategia Financiera y Administrativa (Aplanamiento Procesos y reparametrización de Apoteosys)

Cambio a Versión 2008

Documentación SGC por cambios Estructura

nc planificaci n de cambios
NC planificación de cambios

No existe evidencia de que haya sido efectiva la planificación del cambio a la plataforma Apoteosys reparametrizada. En diciembre se informó que a partir de enero el aplicativo entraría en funcionamiento con todos los servicios, lo cual no ha ocurrido a la fecha, afectando la operación del proceso de compras. (Numeral 5.4.2 NTC ISO 9001:200

No se encuentra evidencia de planificación del cambio relativo a la descentralización del proceso de compras en el C.I. Tibaitatá y en Nataima, la cual se produjo con dos semanas de anticipación respecto a la fecha de la auditoría. (Numeral 5.4.2 NTC ISO 9001:2000