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Der „organisatorische Maßanzug“ für die digitale Bibliothek. Der Ansatz der Bayerischen Staatsbibliothek. Klaus Kempf. I. Einleitung: Management- und Organisationserfordernisse digitaler Medien.

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Der „organisatorische Maßanzug“ für die digitale Bibliothek. Der Ansatz der Bayerischen Staatsbibliothek

Klaus Kempf

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


I einleitung management und organisationserfordernisse digitaler medien
I. Einleitung: Management- und Organisationserfordernisse digitaler Medien

Meyer, S. (2005): „Managing electronic resources successfully requires a coordinated effort from many different departments“

Jewell, T. (2004): „… the workflow associated with the management of electronic resources tends to be quite complex.“

Calhoun, K. (2000): „…it can be (and often is) an iterative, highly collaborative, looping process that can involve many individuals from many functional groups.“

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


II. Vom Fußball lernen … digitaler Medien

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Außenstürmer digitaler Medien

Mittelstürmer

Außenstürmer

Stürmer

Stürmer

Halbstürmer

offensiverMittelfeldspieler

Mittelfeldspieler

Mittelfeldspieler

Außenläufer

defensiverMittelfeldspieler

Außen-verteidiger

Außen-verteidiger

Verteidiger

Verteidiger

Mittelläufer

Innen-verteidiger

Innen-verteidiger

Torhüter

Torhüter

Gestern: „WM-System“ Heute: 4- 4-2 System/“Viererkette“

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Was ist anders was ist neu
Was ist anders, was ist neu? digitaler Medien

  • Jeder (Feld)Spieler muss im Prinzip alles können.

  • Das Mannschaftsgefüge ist viel flexibler geworden.

  • Das Spiel ist schneller und offensiver geworden.

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


III. digitaler Medien Innovations- und

Organisationsänderungsmanagement

als zentrale Aufgabenstellungen

der Bibliotheksleitung

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Innovation digitaler Medien

= Innovativ sind alle Produkte und/oder Prozesse,

die innerhalb der Bibliothek erstmalig eingeführt

werden.

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Komponenten des innovationsmanagement nach j hauschildt
Komponenten des Innovationsmanagement nach J. Hauschildt digitaler Medien

- Innovationsmanagement als ganzheitliche Aufgabe

- Erfindung, Entwicklung und Durchsetzung neuer Produkte

- Organisatorische Umsetzung der Neuerungen

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Aspekte des organisations nderungsmanagement
Aspekte des Organisationsänderungsmanagement digitaler Medien

-Strukturelle Reorganisation

- Neuausrichtung der Ablauforganisation

- Verhaltensänderung der Mitarbeiter

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Entwicklung von organisationsformen allgemein
Entwicklung von Organisationsformen allgemein digitaler Medien

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


IV. digitaler MedienInnovationsmanagement und Reorganisation an der Bayerischen Staatsbibliothek

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


1 restrukturierung und enthierarchisierung
1. Restrukturierung und digitaler Medien Enthierarchisierung

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Matrixorganisation allgemein
Matrixorganisation allgemein digitaler Medien

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Vorteile der matrixorganisation
Vorteile der Matrixorganisation digitaler Medien

- Besonders geeignet bei rasch sich ändernden Umfeldbedingungen

- Konflikte werden institutionalisiert

- Mitarbeiter der Eignung entsprechend eingesetzt

- Direkte Kommunikation zwischen den Beteiligten

- Teamarbeit wird gefördert

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Matrixentwurf der bsb

Funktionsbezogenes Entscheidungssystem digitaler Medien

Matrixentwurf der BSB

Direktion

Bestands-

aufbau

Erschließung

Benutzung

IT / BVB

Musik

Objektbezogenes

Entscheidungssystem

Osteuropa

Hand-

schriften

Bayerische Bibliotheken

Bayerische Bibliotheken

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Zielsetzung der matrixorganisation in der bsb
Zielsetzung der Matrixorganisation in der BSB digitaler Medien

- Flexibilisierung der Strukturen und

Stärkung projektorientierter Arbeitsweise

- Betonung der „Korsettstangenfunktion“ der großen Funktionsbereiche

- Emanzipation der einzelnen Mitarbeiter

- Berücksichtigung der spezifischenOrganisationserfordernisse

digitaler Medien

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Motive f r die integration von erwerbung und katalogisierung
Motive für die Integration von Erwerbung und Katalogisierung

- Rationalisierungseffekt

- Integrierter Geschäftsgang

- Modellcharakter

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Die neue hauptabteilung bestandsaufbau und erschlie ung
Die neue Hauptabteilung „Bestandsaufbau und Erschließung“

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Enthierarchisierung
Enthierarchisierung Erschließung“

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


2 prozessorientierung und flexibilisierung schnittstellenmanagement
2. Prozessorientierung Erschließung“ und Flexibilisierung(Schnittstellenmanagement)

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Zem organisationsplattform f r z eitschriften und e lektronische m edien
ZEM – „Organisationsplattform“ Erschließung“für Zeitschriften und Elektronische Medien

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Zem organisationsplattform f r z eitschriften und e lektronische m edien1
ZEM – Organisationsplattform Erschließung“für Zeitschriften und Elektronische Medien

Merkmale der neuen Organisationsform

- Integrierter Workflow von print- und e-journals

- e-Medienbearbeitung (lokal/regional) an einer Stelle

- weite Schnittstellen zu anderen Bereichen der eigenen

Abteilung / anderen Abteilungen / anderen Bibliotheken

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Schnittstelle schnittstellenmanagement
Schnittstelle – Erschließung“Schnittstellenmanagement

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Begriff der Schnittstelle Erschließung“ in der Betriebswirtschaftslehre=Soziale Beziehung von mindestens zwei Interaktionspartnern, ohne dass dabei eine technische Beziehung zwingend ist

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Eigenschaften der schnittstelle
Eigenschaften der Schnittstelle Erschließung“

- besteht aus mindestens zwei unterschiedlichen,

organisatorisch getrennten Teilbereichen, die

unabhängig von einander Handlungsautonomie haben;

- sie sind einander gleichgeordnet,

- stehen in einer zwingenden Interaktionsbeziehung,

- die mit Konflikten verbunden ist.

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Schnittstellenmanagement
Schnittstellenmanagement Erschließung“

= ist die nichthierarchische Koordination komplexer Innovationsprozesse

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Referate Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

(einschl. Sonder-abteilungen)

Mono-graphien-erwerbung

Integrierte Jahrbuch-bearbeitung

Unberech-neter Zugang

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Referate Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

(einschl. Sonder-abteilungen)

Mono-graphien-erwerbung

Integrierte Jahrbuch-bearbeitung

Unberech-neter Zugang

Abteilung

IT lokal

Digitale Bibliothek

Verbund-zentrale

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Referate Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen

(einschl. Sonder-abteilungen)

Mono-graphien-erwerbung

Integrierte Jahrbuch-bearbeitung

Unberech-neter Zugang

Abteilung

IT lokal

Digitale Bibliothek

Verbund-zentrale

Info-Team Dokumentlieferung E-Medien

A B T E I L U N G B E N U T Z U N G S D I E N S T E

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Iii entwicklung und installation neuer workflows

Overview Flowchart for Electronic Product Acquisition and Management

Overview Flowchart Resource Acquistion and Management

III. Entwicklung und Installation neuer Workflows

Notification of new product

Notification of new product

product consideration and trial process

product consideration

acquisition process

Licensing negotiation

Business negotation

technical evaluation

receipt and physical processing

Implementation processes

Maintenance and review

Retention, circulation, preservation

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


BSB - Geschäftgang Printzeitschriften Management

Auswahl

Bestellung über Agentur (ggf. konsolidiert) / direkt und Bestellkatalogisierung

Einlauf: endgültige Katalogisierung

Rechnungsbearbeitung

Nutzungsevaulierung / Erneuerung

Laufender Heftnachweis / Reklamation

Blindenvorgang und Katalognachtrag

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Printgeschäftgang Management

Auswahl

Einzeltitel

Pakete (ggf. konsortial)

Bestands-

abgleich

Verhand-

lungen

TechnischeFragen

Einzeltitel

Freischaltung beantragen via Agentur / direkt / Provider

Freischaltung beantragen via Agentur / direkt / Provider

Registrierung

Zugriffstest / ggf. Einrichtung Passwortzugang

Zugriffstest / ggf. Einrichtung Passwortzugang

Rechnungslegung (ggf. mit Printrechnung)

Katalogisierung EZB / ZDB;

Freigabe Externzugriff;

Vorbereitung SFX:

Laufende Zugangskontrolle

Erneuerung: Modellwechsel der Verlage beachten

Erneuerung: Nutzungsevaluierung; Bestandsänderungen

BSB - Geschäftgang e-Zeitschriften

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


3 projektorientierung innovationsdiffusion wissensnetzwerk
3. Projektorientierung - Management Innovationsdiffusion -Wissensnetzwerk

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Vom „Task-Force-Modell“ … Management

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


… zum Matrix-Projektmanagement Management

Digitale

Bibliothek

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ZEM/DB Management

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Zend gest tzter retrodigitalisierungsworkflow
ZEND-gestützter Retrodigitalisierungsworkflow Management

OCR

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Archivierung und Bereitstellung genuiner digitaler Veröffentlichungen mit BABS

6) Viewer output

  • Acquisition (pull/push)

5) User requests

2) Catalog entry

4) Automatic MD synchronisation

3) Ingest with catalog ID

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Lizenzieren digitalisieren
Lizenzieren – Veröffentlichungen Digitalisieren – …

E-Journals in der Praxis 2 Zugang organisieren, Monotoring steuern, Lizenzen managen


Und publizieren publikationsplattformen als neue aufgabenstellung f r bibliotheken
Veröffentlichungen und Publizieren. „Publikationsplattformen“ als neue Aufgabenstellung für Bibliotheken

  • Neue Rolle für Bibliotheken: Infrastruktur-Dienstleister für den digitalen Publikationsprozess

  • Besonders geeignete Publikationstypen: Fachdatenbanken, Lehr- und Lernmaterialien, Nachschlagewerke, Zeitschriften

  • “Zentrum für Elektronisches Publizieren – ZEP”: Bündelung von Aktivitäten zur Produktion von genuin digitalen Publikationen

    • Historicum.net: Breite Palette geschichtswissenschaftlicher Informationsangebote

    • Elektronische Zeitschriften: Sehepunkte, Lesepunkte, recensio.net

    • Publikationsplattform “Perspectivia” für die Stiftung Deutsche Geisteswissenschaftliche Institute im Ausland

    • Weitere geisteswissenschaftliche Projekte (HyperImage u.a.)

  • Organisatorische Ansiedlung des ZEP in der Bayerischen Staatsbibliothek: Abteilung Bestandsaufbau und Erschließung

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Zep bibliothekarische einzelthemen
ZEP - Bibliothekarische Einzelthemen Veröffentlichungen

  • Entwicklung von Organisationsstrukturen für die unkomplizierte Nutzung von Werkzeugen des elektronischen Publizierens

  • Bereitstellung von Know-how zur Klärung urheberrechtlicher Fragestellungen

  • Erschließung der Inhalte mit Hilfe bewährter Instrumente (Fachklassifikationen, Verschlagwortung)

  • Komfortable Bereitstellung im Internet

  • Entwicklung leistungsfähiger, intuitiv verständlicher Suchoptionen für gezielte Recherchen

  • Verlinkung mit anderen Online-Angeboten

  • Langzeitarchivierung der digitalen Inhalte

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Abteilungsleitung / BA-ES Veröffentlichungen

Stabsreferat; Geschäftsstelle BA

Sekretariat

Stabsstelle für IT-Anwendungen

Formal- und Sacherschließung

Länder- und Fachreferate

Zeitschriften und Elektronische Medien (ZEM)

Digitale Bibliothek (MDZ)

ReferentenZEM

ReferentenDigitale Bibliothek

ReferentenMonographien

Referenten Fach-koordination (ViFas)

Zentrum für Elektronisches Publizieren

Koordination Medienbearbeitung

KoordinationZEM und DB

kooperatives Datenmanagement

Elektronische Medien

Digitalisierung / Produktion

Deutsch-sprachiger Zugang

Qualitätssicherung Medienbearbei-tung

Normdateien(GKD, PND, SWD)

Englischsprachiger Zugang

Unberechneter Zugang

Zeitschriftenver-waltung und Benutzungs-dienste

Operative Pro-jektkoordination

Bayerische Bibliographie

Zugang in sonstigen Sprachen

Sonder-geschäfts-gänge

Erschließung von Printperiodika

Langzeit-archivierung

Einbandstelle

Digitalisierungs- und Fotostelle

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Wissensnetzwerk
Wissensnetzwerk Veröffentlichungen

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Ansätze zu einem Wissensnetzwerk in der BSB Veröffentlichungen

BA-ES

IT/BVB

Benutzung

Digitale

Bibliothek

ZEP

ZEM

Musik-

sammlung

Osteuropa

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V fazit
V. Veröffentlichungen Fazit

  • Innovations- und Organisationsänderungsmanagement sind vor dem Hintergrund der rasant voran schreitenden informationstechnologischen Entwicklung und des damit zusammenhängenden radikalen Umbruchs am Informations- und Medienmarkt eine von der Bibliotheksleitung bewusst wahrzunehmende strategische Aufgabenstellung.

  • Notwendig ist ein wohl überlegtes und konsequent betriebenes, den gesamten „Betrieb Bibliothek“ umfassendes, gleichwohl in seinen einzelnen Komponenten modular angelegtes und insbesondere flexibel handhabbares Innovations- und Reorganisationskonzepts.

  • Die Restrukturierung der Bibliotheksorganisation muß die aktuellen Entwicklungen bei Reorganisationsvorhaben in Unternehmen (Stichworte: Enthierarchisierung, Transparenz von Strukturen und Abläufen, Flexibilisierung, Projektorientierung) aufgreifen und versuchen, sie unter den besonderen Rahmenbedingungen des Bibliothekswesens (Stichworte: Öffentlicher Dienst; Ressourcenschwund) umzusetzen.

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  • V. Veröffentlichungen Fazit- Fortsetzung -

  • Entscheidend für den Erfolg der Reorganisation ist der Faktor Mensch. Es muß der Versuch unternommen werden, möglichst viele Mitarbeiter auf die „Reise Modernisierung der Bibliothek“ mitzunehmen. Dies verlangt von der Bibliotheks-leitung - auf den unterschiedlichen Ebenen - möglichst frühzeitig mit

  • - der Entwicklung von (Re)Organisationskonzepten und dabei vor allem der Formulierung von Prioritäten,

  • - dem Vertrautmachen der Mitarbeiter mit problemlösungsorientierten Vorgehensweisen und

  • - was Bibliothekaren immer noch schwer fällt - dem Einbringen auch radikal neuer Problemsichten

  • zu beginnen.

  • Notwendig ist auf jeden Fall ein langer Atem und die Erkenntnis, dass

  • Reorganisationsvorhaben nicht als „Eintagsfliege“, sondern als Daueraufgabe zu verstehen sind.

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Stürmer Veröffentlichungen

Mittelfeldspieler

Mittelfeldspieler

Mittelfeldspieler

defensiverMittelfeldspieler

defensiverMittelfeldspieler

Außen-verteidiger

Außen-verteidiger

Innen-verteidiger

Innen-verteidiger

Torhüter

I. Einleitung: Historische Spielweise – 4 – 5 – 1 (= Catenaccio)

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Nderungen in spielaufbau und taktik in j ngerer zeit
Änderungen in Spielaufbau und –taktik in jüngerer Zeit…

  • Übergang von der Mann- zur Raumdeckung

  • Verteilung der Abwehrarbeit auf das gesamte Team

  • Umgekehrt die gesamte Mannschaft ist in Spielaufbau einbezogen

  • Zusammenfassend gilt: Flexibilisierung des ganzen Mannschaftsgefüges – jeder (einschl. Torwart muss im Prinzip alles können, ohne spezielle Fähigkeiten einzubüßen und/oder zurückstellen zu müssen)

  • Das Spiel wird insgesamt offensiver und schneller

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Die integrierte abt bestandsaufbau und erschlie ung
Die integrierte Abt. Bestandsaufbau und Erschließung Zeit…

Leitung BA-ES

ZEM

MDZ

ZEP

Bucherwerb

Formalerschließung

Sacherschließung

Bayern-Konsortium

Nationales Kompetenzzentrum

  • Printperiodika

  • E-Medien

  • Nutzungsdienste u. Evaluierung

Retrodigitalisierung

ViFA

Digitale LZA

Publikationsplattformen

Produktion von e-Medien

Rechtemanagement

Integrierte Buchbearbeitung

Normdateien

BB

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