Manajemen Komunikasi - PowerPoint PPT Presentation

manajemen komunikasi n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Manajemen Komunikasi PowerPoint Presentation
Download Presentation
Manajemen Komunikasi

play fullscreen
1 / 33
Manajemen Komunikasi
336 Views
Download Presentation
gisela-deleon
Download Presentation

Manajemen Komunikasi

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

  1. Manajemen Komunikasi Imelda Atastina SE 3773 - ManajemenProyekTeknologiInformasi

  2. Tujuan Paparan • Memahamiproses-proses yang dilakukandalamManajemenKomunikasi • MengertimanfaatmelakukanManajemenKomunikasidalam MPTI (TI selaluberubah,okiharusselalukoordinasikalaumemangadaperubahan yang terjadi) • Memahamidokumen-dokumenapasaja yang diperlukandalamManajemenKomunikasiProyek & bagaimanacaramembuatdokumentersebut SE 3773 MPTI - Komunikasi- IMD

  3. Definisi • Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula • Orang-orang teknologi informasi terkenal dengan memiliki kemampuan komunikasi yang rendah SE 3773 MPTI - Komunikasi- IMD

  4. Tahapan Manajemen Komunikasi • Perencanaan Komunikasi (Communication Planning) Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek • Distribusi Informasi Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  5. Tahapan Manajemen Komunikasi (2) • PelaporanKinerja Prosesmengumpulkandanmenyebarkaninformasikinerjaproyek, termasukdidalamnya status reports, progress measurements, danperamalan • Mengelolastakeholders Prosesmengelolakomunikasiuntukmemenuhikebutuhandanharapan stakeholder danpenyelesaianisu-isu yang terjadi SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  6. Tinjauan Umum Manajemen Komunikasi SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  7. PerencanaanKomunikasi • Merupakanproses yang sangatpentingdalamproyek, mengingatseringnyakegagalanproyekterkaitdengankegagalankomunikasi • Rencanamanajemenkomunikasiadalahdokumen yang berisiarahan/tuntunancaraberkomunikasidalamsuatuproyek SE 3773 MPTI - Komunikasi- IMD

  8. Rencana Manajemen Komunikasi Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain : • Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders • Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya • Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud • Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  9. Rencana Manajemen Komunikasi(2) • Frekuensi/jadwaluntukmenghasilkaninformasi,misalkanmingguan, tiaptanggal 1, dst • Metodauntukmendapatkaninformasi, seperti memo, email, telepon, dsb • Metodauntukmemperbaharuirencanamanajemenkomunikasisejalandengankemajuandanpembangunanproyek • Metodauntukmenyelesaikanmasalah yang tidakdapatdiselesaikandi level bawah • Daftaristilah/terminologi SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  10. Contoh Stakeholder Analysis SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  11. DistribusiInformasi • Dilakukanmengingatpentingnyamendapatkaninformasiproyekbagiorang yang tepat, padawaktu yang tepatdenganformat yang padatinformasi • Manajerproyekdantimproyekharusdapatmemutuskancaraterbaikuntukmendistribusikaninformasiproyek SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  12. Isu Penting dalam Distribusi Inforamasi • Penggunaanteknologi • Cara formal atau informal • Penangananinformasi yang sangatpenting agar dapatdidistribusikandenganefektifdantepatwaktu • Memilih media yang cocokuntukberkomunikasi • Pemahamanakanteknikkomunikasi individual atauberkelompok • Teknikmenyampaikanberita “buruk” • Pengaturanjumlahjalurkomunikasi SE 3773 MPTI - Komunikasi- IMD

  13. TabelPemilihan Media Komunikasi SE 3773 MPTI - Komunikasi- IMD

  14. PengaruhJumlahJalurKomunikasi SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  15. Organizational Proces Assets (dlmDistribusiInformasi) Proses distribusi informasi dapat didokumentasikan dalam Organizational Process Assets. Informasi yang diperbaharui, antara lain : • Lesson learned • Project record (surat-surat korespondensi, memo, dsb) • Project reports (formal-informal laporan status proyek,dsb) • Masukan dari stakeholders berupa kritik, saran ataupun peringatan SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  16. Performance Reports Informasi yang terkandungdidalamnya, antara lain : • Status reports, yang berisitentangsejauhmanaproyeksudahberjalandalamkerangkaruanglingkup, waktudanbiaya. (Sudahberapabiaya yang digunakan, berapa lama waktu yang dibutuhkanuntukmenyelesaikansebuahaktivitas, apakahpekerjaansudahdilaksanasesuairencana,dsb) • Progres reports menggambarkansejauhmanatimproyeksudahmenyelesaikanpekerjaannya. Biasanyaberupalaporanrutin SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  17. Performance Reports (2) • Peramalan, berisigambarankecenderunganproyekakanberhasilatautidakberdasarkanapa yang sudahdikerjakansampaititiktertentuketikaproyeksudahberjalan ( Ingat EVM! ) SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  18. Saran dalamManajemenKomunikasiProyek IT • Gunakanketerampilanberkomunikasi (khususnyadalammenanganikonflik) • Selaluberusahauntukmengembangkanketerampilanberkomunikasi • Lakukanrapatdenganefektif • Gunakan e-mail secaraefektif • Gunakan template dalamkomunikasiproyek • Banguninfrastrukturkomunikasi SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  19. MembangunInfrastrukturKomunikasi • InfrastrukturKomunikasiadalahseperangkatalat, teknikdanprinsip yang digunakanuntukmemberikandasar yang efektifdalam transfer informasi • Alat yang dimaksudantara lain e-mail, project management software, groupware, fax machines, telephones, teleconferencing systems, document management systems, dan word processors SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  20. MembangunInfrastrukturKomunikasi (2) • Tekniktermasukdidalamnya reporting guidelines & templates, meeting ground rules & procedures, decision-making processes, problem-solving approaches, and conflict resolution and negotiation techniques • Prinsip yang dimaksundadalahmenggunakan dialog terbukadanetika yang disepakatibersama PI 3163 - MPTI_D3- IMD

  21. T I P S SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  22. Conflict Handling Modes, in Preference Order • Confrontation or problem-solving: directly face a conflict • Compromise: use a give-and-take approach • Smoothing: de-emphasize areas of differences and emphasize areas of agreement • Forcing: the win-lose approach • Withdrawal: retreat or withdraw from an actual or potential disagreement SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  23. Conflict Can Be Good • Conflict often produces important results, such as new ideas, better alternatives, and motivation to work harder and more collaboratively • Groupthink can develop if there are no conflicting viewpoints • Research by Karen Jehn suggests that task-related conflict often improves team performance, but emotional conflict often depresses team performance SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  24. MeningkatkanKeterampilanBerkomunikasi • Perusahaan IT dan program-program pendidikan IT seringkalimengabagikanpentingnyamembangungketerampilanberbicara, menulisdanmendengarkan • Organisasi yang berkembangbaruakhirnyamenyadaribahwadiperlukaninvestasidalambidangkomunikasikrnharusbertemudenganberbagaimacamindividudenganbudayadanlatarbelakang yang beranekaragam • Butuhkepemimpinanuntukdapatmeningkatkankemampuanberkomunikasi SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  25. Rapat yang Efektif • Tentukanterlebihdahuluapakahrapatdapatdihindari • Tentukantujuandan outcome yang diinginkandarisebuahrapat • Tentukansiap yang hrs menghadirirapat • Berikan agenda rapatsebelumrapatdilaksanakanpadasemuapesertarapat • Persiapkansegalaperlengkapansebelumrapatseperti handout, alatperaga,dsb • Jalankanrapatsecaraprofesinal • Bangunrelasi SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  26. Efektif E-mail • Yakinkahbahwa e-mail merupakan media yang tepatuntukberkomunikasi • Yakinkanandamengirim e-mail yang tepatpadaorang yang tepat pula • Gunakanjudul yang “berarti” • Batasiisi e-mail hanyapadasatusubyek, danbuatsejelasdanseringkasmungkin • Batasijumlahdanukuran attachments • Hapus e-mail ygtidakandabutuhkandanjanganbukajikaandaraguasal e-mail tsb • Responi e-mail secepatnya • Pelajarimenggunakanfitur-fiturpenting SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  27. Gunakan Template dalamKomunikasiProyek • Kebanyakanorangteknisengganmemintapertolongan • Menggunakan template dalamberkomunikasidapatmembuatpenggunaanwaktudanuangmenjadilebihefisien • Organisasidapatmembuattemplatenyasendiriataumenirudariorang lain SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  28. Contoh Template untukDeskripsiProyek SE 3773 MPTI – Komunikasi – IMD

  29. Contoh Template Progress Report Bulanan SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  30. Contoh Outline untuk Final Project Report SE 3773 MPTI – Komunikasi -IMD

  31. Final Project Documentation Items SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  32. Guidance for Student’s Lessons Learned Report SE 3773 MPTI – Komunikasi - IMD

  33. Using Software to Assist in Project Communications • There are many software tools to aid in project communications • Today more than 37 percent of people telecommute or work remotely at least part-time • Project management software includes new capabilities to enhance virtual communications • Project 2002’s enterprise edition includes features for portfolio management, resource management, and collaboration SE 3773 MPTI –Komunikasi - IMD