BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN

1. TATA NASKAH DINAS DAN PENGURUSAN SURAT BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN

2. BIODATA Nama : EPI FAHROZI NIP : 1974100720021006 TTL : Pandeglang, 7 Oktober 1974 Kantor : BPAD PROVINSI BANTEN Alamat : Jl. Raya Jakarta – Serang Km. 4 Pakupatan – Serang Telp/Email : 085929902770 fahroziepi@yahoo.com Riwayat Pendidikan D3 Kersipan Universitas Indonesia S1 Komunikasi Stikom Wangsa Jaya Riwayat Pekerjaan Depo Arsip BPN Pusat Jakarta (1997) Depo Arsip Jasa Marga, Bekasi (1998) Marubeni Corps. Ltd, Jakarta (1998 – 2002) • RiwayatTugas • Biro UmumProvinsiBanten(2002 – 2007) • Sub BagianArsipdanEkspedisi • Sub BagianProtokolPimpinandanTamu Daerah • BadanKoordinasiPenanaman Modal Daerah ProvinsiBanten (2007 – 2012) • Sub BidangPromosidanKerjasamaInvestasi • Sub BidangPengembanganInvestasi • BadanPerpustakaandanArsip Daerah ProvinsiBanten (2013) • Sub BidangPengelolaArsip

3. PEDOMAN KEARSIPAN Agar organisasimampumengelolaarsipdenganbaik, perlu mempersiapkanpedoman-pedomanberikut : • Pedoman Tata NaskahDinas • PedomanPengurusansurat • PedomanPemberkasanarsipaktif • PedomanklasifikasiArsip • PedomanPenataanarsipinaktif • PedomanPenyusutanarsip • PedomanJadwalRetensiArsip (JRA) • PedomanPengelolaanarsip media baru • Pedomanruangsimpanarsip • Pedomanpemeliharaandanperawatanarsip • PedomanPengelolaanarsipsecaraelektronik

4. INSTRUMEN APA YANG DIPERLUKAN UNTUK MENGELOLA ARSIP DINAMIS ? • Pedoman Tata NaskahDinas • PedomanPengurusanSurat • PedomanPemberkasanArsipAktif • PedomanKlasifikasiArsip • PedomanPenataanArsipInaktif • PedomanPenyusutanArsip

5. TATA NASKAH DINAS

6. PERMENPAN NOMOR : 22 TAHUN 2008 TENTANG PEDOMAN UMUM TATA NASKAH DINAS NASKAH DINAS Semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. TATA NASKAH DINAS Pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan

7. TATA NASKAH DINASTUJUAN : Menciptakankelancarankomunikasitulis Internal maupuneksternal yang berdayagunadanberhasilgunadalamrangkamendukungtertibadministrasipelaksanaantugaspokokdanfungsi di lingkunganPemerintah

8. Pengertian,….Administrasi adalah keseluruhan proses kegiatan pencatatan data dan informasi mengenai penyelenggaraan pemerintahan pada buku administrasi, yang terdiri dari :administrasi umum, administrasi keuangan, dan administrasi lainnya.

9. SASARAN • Tercapainyakesamaanpengertian, bahasa, danpenafsirandalampenyelenggaraantatanaskahdinas di lingkunganPemerintahan; • Terwujudnyaketerpaduanpengelolaantatanaskahdinasdenganunsurlainnyadalamlingkupadministrasiumum; • Tercapainyakemudahandalampengendaliankomunikasitulis; • Tercapainyapenyelenggaraantatanaskahdinas yang berdayagunadanberhasilguna.

10. ASAS • AsasDayaGunadanHasilGuna • AsasPembakuan • AsasPertanggungjawaban • AsasKeterkaitan • AsaskecepatandanKetepatan • AsasKeamanan

11. 1. NaskahDinas Semuainfo tertulissebagaialatkomunikasikedinasan yang dikeluarkanolehpejabatygberwenang di lingkunganinstansipemerintahdalamrangkapenyelenggaraanpemerintahandanpembangunan

12. 2. SuratDinas NaskahDinaspelaksanaantugaspejabat/pegawaidalammenyampaikaninfo kedinasandandapatberupapemberitahuan, pernyataan, permintaanataupenyampaiannaskahdinasataubarangkepadapihak lain di luarinstansi/organisasi 3. Lampiran Bahanketerangan yang disertakanpadasurataslisebagaibuktipenguattambahanterhadapapa yang dinyatakan di dalamsurat.

13. 4. Tembusan Hasilpenggandaandarinaskahsesuaidenganjumlahpejabatdanatausatuanorganisasi yang dipandangperlumengetahuiisisuratdandisebut di dalamnaskahasliitusebagaipenerimatembusan.

14. 5. Verbal Konsep Rancangansuratyang ditulisdalambentuk verbal olehstafataupejabat yang terkaitdengansubstansiisisurat yang kemudiandiperiksadandisetujuiolehpejabat yang akanmenetapkandanberwenangmenandatanganisurattersebut.

15. NASKAH DINAS A. JenisNaskahDinas 1. Suratdinas 2. Nota dinas 3. Suratpengantar 4. Suratundangan 5. Suratedaran 6. Suratpengumuman 7. Surattugas 8. Suratkuasa 9. Beritaacara 10.Surat keterangan

16. B. SusunanNaskahDinas • Kepalasurat • Pembukasurat • Isi surat • Penutupsurat

17. BAGIAN-BAGIAN SURAT • Kepala surat/kop surat • Tanggal surat • Nomor surat • Lampiran • Perihal/Hal/Pokok surat • Alamat yang dituju • Salam pembuka • Paragraf pembuka • Paragraf isi • Paragraf penutup • Salam penutup • Tanda tangan • Nama jelas • Nama jabatan • Tembusan • Inisial

18. Kepala Surat/Kop Surat Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

19. ContohKepalaSurat BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI BANTEN Jalan RayaSerang-Jakarta Km.4 Pakupatan Kota Serang Telepon (0254) 280774 (Hunting), Faksimile (0254) 280785

20. Tanggal Surat • Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. • Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu penulisan surat itu. Contoh yang tidak tepat: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2012 Bandung, 31-04-2012 24 Des '11 Jakarta, 27 Dec 2012 Contoh yang tepat: 25 Juni 2012 31 April 2012 24 Desember 2011 27 Desember 2012

21. Nomor Surat • Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. • Nomor surat juga berfungsi sebagai a. alat petunjuk bagi petugas arsip; b. alat untuk mengetahui unit asal surat; c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu; d. alat referensi. 3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung. Misalnya: Nomor: 005/399-BPAD/2012 bukan Nomor: 005/399-BPAD/2012,- Nomor: 005/399-BPAD/2012.

22. Lampiran Lampirandigunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) berkas Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima lembar Lampiran: Satu berkas

23. Perihal/Hal Surat Perihal/Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2012 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan

24. Alamat yang Dituju Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala PusatPromosiKesehatan SekretariatJenderalDepartemenKesehatan Jl.H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 Kuningan Jakarta Selatan 12950 Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala PusatPromosiKesehatan SekretariatJenderalDepartemenKesehatan Jalan H.R.Rasuna Said Blok X5 4-9 Kuningan Jakarta Selatan 12950

25. Salam Pembuka Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri. Misalnya: Dengan hormat, Bapak ... yang terhormat, Salam sejahtera, Asalamualaikum w.w.,

26. ParagrafPembuka Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. KU.01/03/2/100/208, tanggal 25 Juni 2008, kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa .... (3) Surat Saudara No. KU.01.03/2/100/2007, tanggal 25 Juni 2008, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

27. Contoh yang Tidak Tepat • Menunjukperihalpadapokoksurattersebut di atas, denganini kami sampaikanhal-halsebagaiberikut: • MenjawabsuratSaudaraNomor …. Pilihan yang tepat • SesuaidengansuratSaudaraNomor … tentang …, denganini kami sampaikanhal-halsebagaiberikut. • SehubungandengansuratSaudaraNomor … tanggal …tentang …, kami menyampaikanjawabansebagaiberikut.

28. Paragraf Isi Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

29. ParagrafPenutup Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: (1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

30. Contoh yang Tidak Tepat (1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. (2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. (4) Harap maklum adanya.

31. Salam Penutup Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wassalam,

32. Tanda Tangan Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

33. Nama, Jabatan, dan NIP Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat. Misalnya: (Tanda tangan) Drs. Hasibuan, M.Si. NIP 19530504 197903 1 006 atau: (Tanda tangan) Drs. H. Acid Syamsuri, MM. Kepala

34. Tembusan Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Misalnya: Tembusan: 1. Sekretaris Daerah ProvinsiBanten; 2. Kepala Biro Hukum; 3. Kepala Biro UmumdanPerlengkapan. Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1. Kepada Yth. Sekretaris Daerah ProvinsiBanten(sebagai laporan) 2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum 3. Kepada Yth. Kepala Biro Umumdanperlengkapan 4. Arsip.

35. Inisial Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra

36. PENYUSUNAN NASKAH DINAS A. Prinsip • Jelas • Teliti • Tepatdanakurat • Singkat, padat,dankomunikatif • Logisdanmeyakinkan • sesuaidenganperaturan

37. B. Prosedur Penyusunan konsep a. Disusun oleh Pejabat/ Pegawai b. Diteliti oleh Pejabat Tata Usaha Persetujuan konsep Registrasi naskah dinas

38. Penggunaan Kode Klasifikasi Dalam Penomoran Surat • TANDA TANGAN PEJABAT ESELON I 1. KodeKlasifikasi 2. Kode Unit PengolahEselon II 3. No. UrutSurat 4. Tahunpembuatan • TANDA TANGAN PEJABAT ESELON II 1. Kodeklasifikasi 2. No.UrutSurat 3. NamaInstansi / Unit kerja 4. TahunPembuatan

39. CONTOH : YM.01.11 POKOK MASALAH sUB MASALAH SUB-SUB MASALAH

40. Contoh : 005/054 -BPAD/2012 KODE KLASIFIKASI NOMOR URUT SURAT INSTANSI / UNIT KERJA TAHUN PEMBUATAN SURAT

41. 4. Pengetikan a. BentukNaskahDinas b. UkurandanJenisKertas c. BentukHuruf d. RuangTepi e. KepalaSuratDinas f. Cap/ StempelDinas g. SampulSurat h. PenulisanAlamatSurat i. PembubuhanParaf j. TintaParafdanTandaTangan

42. PERSYARATAN NASKAH DINAS • Dapat dikatakan naskah dinas, jika : • Ada Kop surat • Ada Logo Surat • Ada format surat yg biasa digunakan(full block style atau semi-block style) • Ada tanda tangan kepala Unit Kerja • Ada stempel/cap dinas pemerintah • Ada nomor surat keluar

43. Membuat surat, perlu memperhatikan : • 1. Kertassurat : ukuran, jenis, warnadankeasaman • 2. Tinta : segikeamanan • 3. Bentuksuratmengacustandar • 4. PenggunaanHuruf • 5. PenggunaanBahasa • 6. Informasimerupakanfakta/ kegiatan yang akurat

44. Media Surat • 1. Ukuran dan kualitas kertas • permanen : bebas asam dan lignin • warna putih, 60 – 80 gram , ph 7 • 2. Amplop : Kep.Dirjen Pos Telkom No. 43/Dirjen/1987 tentang Penerapan standard kertas sampul surat, ukuran sampul surat dan bentuk sampul surat

45. Bentuk Surat Dinas • Block Style • Semi Block Style • Idented Style

46. Block Style

47. Nomor : 800/DL.02.01/112/2003 Jakarta, 1 April 2003 Lampiran : satulembar Hal : BantuanTenagaPengajar KepadaYth. SekretarisKabupatenMuaro Jambi di Sengeti MenunjukSuratSaudaraNomor : …../…./2003 tanggal 27 Maret 2003 tentangPermintaanTenagaPengajarDiklatKearsipan, padaprinsipnyaArsipNasionalRepublik Indonesia (ANRI) tidakkeberatandansangatmendukunginstansisaudaradalamupayamengembangkan SDM khususnyadibidangkearsipan. Sehubungandenganitu, disampaikannamapengajardari ANRI: Nama : Drs. GunawanAriwibowo NIP : 360 000 366 Pangkat : Penata (IIIc) Jabatan : ArsiparisMuda Untukkelancaranpelaksanaandiklattersebut, mohonbiayatransportasi Jakarta – Jambi (PP) danakomodasipengajarselamapelaksanaandiklatditanggungolehinstansiSaudara. AtasperhatiandankerjasamaSaudaradiucapkanterimakasih. DirekturPengembangan SDM Kearsipan, Drs. NediSupriadi Tembusan: Yth. DeputiBidangPembinaanKearsipan Semi Block Style

48. IDENTED STYLE

49. Kewenangan Penandatanganan • a.n • Pejabat yg berhak menandatangani surat melimpahkan kpd pejabat dibawahnya. • Pelimpahan dalam bentuk tertulis. • Tanggung jawab ada pd pejabat yg melimpahkan.

50. Kewenangan penandatanganan Contoh : a.n. Kepala BPAD Sekretaris …………………… 1. Atasnama (a.n.) • Pejabatberwenangmelimpahkankepadabawahannya • NB: perintahtertulis, tanggungjawabtetap pd pejabatygmelimpahkan 2. Untukbeliau (u.b.) • pejabatygdiberikuasamelimpahkankebawahannyalagi • NB: maks 2 tingkat, sesuaidengantanggungjawabnya, ataupejabat lain yang ditunjuk, tanggungjawabterletakpadapejabatygtelahdiberikuasa. a.n. Kepala ………..….. Sekretaris u.b. Kasubbag Program ………………………