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EVOLUZIONE CUAS. Roma, 25 gennaio 2006. Progetto “efficientamento 2006”. Progetto “ Nuova Rendicontazione per immagini ”.

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evoluzione cuas

EVOLUZIONE CUAS

Roma, 25 gennaio 2006

slide2

Progetto “efficientamento 2006”

Progetto “ Nuova Rendicontazione per immagini”

  • Il progetto si propone di informatizzare il processo di rendicontazione delle ricevute cartacee originali dei bollettini eliminando gli attuali sistemi ottico-meccanizzati di gestione del flusso cartaceo e le successive lavorazioni manuali per il controllo e l’imbustamento
  • La realizzazione del nuovo processo di rendicontazione prevede il coinvolgimento di due società del gruppo, Postecom e Postel, rispettivamente per la gestione e la elaborazione dei dati di rendicontazione e delle immagini e per la gestione della piattaforma di stampa e imbustamento delle ricevute secondo formati di stampa predefiniti

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slide3

Progetto “efficientamento 2006”

“Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi di Business

  • Incremento dell’efficacia del processo di incasso bollettini:
    • Miglioramento del servizio attraverso l’ampliamento dei canali e delle modalità di rendicontazione al cliente beneficiario
    • Contrazione dei tempi di postalizzazione della rendicontazione al cliente
    • Incremento dei livelli di qualità del ciclo di produzione con l’ampliamento della fase di verifica elettronica a tutti i bollettini bianchi
    • Riduzione costi legati alla gestione della materialità dei bollettini attraverso la digitalizzazione del processo di rendicontazione (costi di gestione e di manutenzione dei sistemi di smistamento e raggruppamento automatico)

Obiettivi di business

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slide4

Progetto “efficientamento 2006”

“Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi Tecnologici

  • Predisposizione di un’ infrastruttura tecnologica abilitante per la realizzazione di passi evolutivi successivi quali:
    • Potenziamento dei canali telematici alternativi per l’accettazione dei bollettini
    • Ottimizzazione dell’attuale archiviazione digitale con eliminazione dell’archiviazione tramite microfilmatura (Archiviazione Ottica Digitale a norma CNIPA)

Obiettivi Tecnologici

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slide5

Progetto “efficientamento 2006”

Attività Manuale

Attività Semi-automatica

“Nuova Rendicontazione per immagini” – Processo di lavorazione “AS IS”

1

2

3

4

5

Pre

allibramento

Arrivi

Bollettini

da Ufficio Postale

Preparazione

documenti

Caricamento

Microfilmatura

(ICR) Intelligent

Character

Recognition

6

7

8

9

Spunta e

Correzione

Bilanciamento

Elettronico

Verifica

Elettronica

immagini

Produzione

flussi

di accredito

1

2

3

4

5

Post

allibramento

Fase batch di

Post-allibramento

Selezione cartacea delle

ricevute di accredito

Produzione

“Liste diaccompagnamento”

Verifica per sfogliamento

Partenze

Cicli di recupero

(Attività Trasversali alla lavorazione)

Accredito / Addebito

Bridge

Servizio Assistenza Clienti (2° e 3° livello)

Ricerche / Archivi

Staff

(Attività Trasversali alla lavorazione)

Focal Point

Segreteria tecnica

Sistema Gestione della Qualità

Controllo di Gestione

Sistemi informativi

Attività Automatica

Attività svolte solo se nelle fasi precedenti si riscontrano anomalie

Documento riservato vietata la duplicazione e la riproduzione

slide6

Progetto “efficientamento 2006”

1

4

5

Arrivi

Bollettini

da Ufficio Postale

Microfilmatura

(ICR) Intelligent

Character

Recognition

7

8

9

Bilanciamento

Elettronico

Verifica

Elettronica

immagini

Produzione

flussi

di accredito

1

2

Fase batch di

Post-allibramento

Partenze

Attività Manuale

Attività Semi-automatica

“Nuova Rendicontazione per immagini” – Processo di lavorazione “TO BE”

2

3

Pre

allibramento

Preparazione

documenti

Caricamento

6

Spunta e

Correzione

Post

allibramento

Cicli di recupero

(Attività Trasversali alla lavorazione)

Accredito / Addebito

Bridge

Servizio Assistenza Clienti (2° e 3° livello)

Ricerche / Archivi

Staff

(Attività Trasversali alla lavorazione)

Focal Point

Segreteria tecnica

Sistema Gestione della Qualità

Controllo di Gestione

Sistemi informativi

Attività Automatica

Attività svolte solo se nelle fasi precedenti si riscontrano anomalie

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slide7

Progetto “efficientamento 2006”

“Nuova Rendicontazione per immagini” – Obiettivi finali del Progetto

  • L’evoluzione prevista si configura come efficientamento operativo interno e punta a minimizzare gli impatti normativi e commerciali mantenendo inalterati il layout del bollettino e l’operatività della transazione per il cliente versante
  • L’obiettivo finale è quello di ottenere una giusta sintesi tra l’efficientamento del prodotto tradizionale allo sportello, tuttora strumento leader sul territorio nazionale per i servizi di incasso, e l’arricchimento dell’offerta innovativa attraverso il previsto ampliamento delle funzionalità e dei servizi offerti dai canali telematici alternativi di pagamento

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slide8

Progetto “efficientamento 2006”

Dimensionamento “TO BE” : sintesi

Considerato il volume di bollettini lavorati e quello delle attività trasversali alla produzione nonché il tempo medio impiegato da una risorsa nello svolgimento delle stesse, evidenzia un organico attuale superiore alle attuali esigenze dimensionali della struttura dei CUAS:

FASI DI LAVORAZIONE

# RISORSE ATTUALI

DIMENSIONAMENTO TO BE

Pre-allibramento

441

441

Post-allibramento

317

127

286

286

Cicli di recupero

D

Attività di Staff

71

71

190

TOT

1.115

925

(-17%)

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slide9

Soluzione organizzativa: razionalizzazione numero CUAS

In considerazione dei progetti organizzativi in corso, delle evoluzioni di mercato e tecnologiche, nonché delle reintegre di risorse ex-contratto a tempo determinato, la strategia aziendale non è quella di procedere alla redistribuzione degli esuberi sulle varie location ma di continuare nella razionalizzazione del numero dei CUAS per le seguenti ragioni:

  • Consente maggiori risparmi in termini di costi fissi e di struttura (es. immobili, macchinari dedicati, ecc.)
  • Permette di migliorare il rapporto Line /staff nonché la saturazione delle risorse e del numero di coordinatori
  • Rende possibile valutare la razionalizzazione secondo una logica di equilibrio organici sul territorio di riferimento

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slide10

Soluzione organizzativa: razionali di scelta del CUAS da chiudere

Sulla base delle logiche esposte la soluzione scelta è quella di procedere alla chiusura del CUAS di Milano.

  • Motivazioni:
    • ottimale ricollocazione delle risorse in considerazione del nuovo progetto ELI2 (*)
    • normalizzazione territoriale dei centri operativi
    • presenta un elevato numero di risorse diplomate/laureate (≃ 71%) e quindi facilmente reimpiegabili

(*) Il progetto ELI2 prevede la fornitura di servizi integrati verso il Ministero dell’Interno per il rilascio, ai cittadini stranieri in possesso di alcuni requisiti, dei permessi di soggiorno e per il rinnovo di quelli già concessi ed in scadenza.

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slide11

Struttura organizzativa CUAS: nuova distribuzione territoriale bollettini

Domani

Oggi

C.U.A.S.

SEDI

Attuale Distrib.

Geografica

Volumi bollettini

accettati

C.U.A.S.

SEDI

Futura Distrib.

Geografica

Volumi bollettini

accettati

Piemonte, V.A.,

Sicilia, Sardegna,

Milano, Monza, Lodi

1 - Piemonte

Torino

153,5 mln

Piemonte, V.A.,

Sicilia, Sardegna

1 - Piemonte

Torino

114,9 mln

2 - Lombardia

Milano

Lombardia, Liguria

105,6 mln

2 - Veneto

Venezia

Veneto, Trentino, Friuli, Emilia, Pavia, Sondrio,

Varese, Cremona,

Como, Lecco, Mantova

134,5 mln

Veneto, Trentino,

Friuli, Emilia, Umbria

116,5 mln

3 - Veneto

Venezia

4 - Toscana

Firenze

Toscana, Campania

108,5 mln

3 - Toscana

Firenze

Toscana, Campania,

Umbria

119,5 mln

5 - Marche

Ancona

Marche, Lazio

87,6 mln

4 - Marche

Ancona

Marche, Lazio,

Bergamo, Brescia

107,6 mln

Puglia, Basilicata,

Abruzzo, Molise; Calabria

Puglia, Basilicata, Abruzzo, Molise, Calabria, Liguria

6 - Puglia

Bari

91,8 mln

5 - Puglia

Bari

109,8 mln

Totale

624,9 mln

Totale

624,9 mln

2

3

2

1

1

4

5

3

4

6

5

= Regioni in cui sono presenti i CUAS

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