kurs for visp 6 3 2013 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Kurs for VISP 6.3.2013 PowerPoint Presentation
Download Presentation
Kurs for VISP 6.3.2013

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 44

Kurs for VISP 6.3.2013 - PowerPoint PPT Presentation


  • 212 Views
  • Uploaded on

www.pwc.com. Kurs for VISP 6.3.2013. Prosjektledelse i praksis Anne Line Grepne og Kjartan Austvik. Agenda. Hvem er dere?. Erfaring med prosjektarbeid Forventninger til dagen. 1. Formål med kurset. Formål med kurset. Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Kurs for VISP 6.3.2013' - gil-levine


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
kurs for visp 6 3 2013
www.pwc.com

Kurs for VISP 6.3.2013

Prosjektledelse i praksis

Anne Line Grepne og Kjartan Austvik

hvem er dere
Hvem er dere?
  • Erfaring med prosjektarbeid
  • Forventninger til dagen
form l med kurset

1. Formål med kurset

Formål med kurset
  • Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget
  • Forstå hva som kjennetegner et prosjekt
  • Få innsikt i hvilke elementer som er viktige ved ledelse av et prosjekt
  • Forstå hva som er viktig for en prosjektleder å tenke på
  • Få innføring i noen prosjektstyringsteknikker
  • Få innføring i en del grunnleggende prosjektadministrative rutiner
hva kjennetegner et prosjekt

2. Introduksjon til prosjektledelse

Hva kjennetegner et prosjekt?
  • Har klare mål
  • Blir planlagt og gjennomført av en temporær organisasjon
  • Skal lede frem til et bestemt resultat
  • Eies av en prosjekteier
  • Ledes av en prosjektleder
  • Er en engangsoppgave
  • Har definerte rammebetingelser for tid, kostnad og omfang
  • Har en viss grad av unikhet
  • Krever ulike typer ressurser og kompetanse
forholdet mellom prosjektet og dets oppdragsgiver linjeorganisasjonen

2. Introduksjon til prosjektledelse

Forholdet mellom prosjektet og dets oppdragsgiver (linjeorganisasjonen)

Linjeorganisasjonen

(permanent organisasjon)

Prosjektet

(temporær organisasjon)

Prosjektmandat og ressurser

Leveranser

hva er prosjektledelse

2. Introduksjon til prosjektledelse

Hva er prosjektledelse?
  • Krever kunnskap og ferdigheter innenfor mange områder; kommunikasjon, ledelse, relasjonsbygging, planlegging, coaching, risikostyring og problemløsning
  • Omhandler planlegging, organisering, gjennomføring, oppfølging og avslutning av prosjektet
  • Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at prosjektets mål nås innenfor definerte rammebetingelser
prosjektlederen m s rge for en balanse mellom tid kostnad og kvalitet prosjekttriangelet

2. Introduksjon til prosjektledelse

Prosjektlederen må sørge for en balanse mellom tid, kostnad og kvalitet (prosjekttriangelet)

Tid

B

Kvalitet

(omfang)

Kostnad

prosjektets livssyklus

3. Prosjektledelse i praksis

Prosjektets livssyklus
  • Et prosjekts livssyklus deles ofte inn faser. Fasene vil variere avhengig av standarder og modeller
  • I denne delen av kurset vil vi fokusere på følgende fire prosjektfaser og følgende områder innenfor disse fire prosjektfasene:

Faser

Etablering

Planlegging

Gjennomføring

Avslutning

Områder

  • Prosjektmandat
  • Formål og mål
  • Prosjektledelsesplan
  • Omfang og WBS
  • Planer
  • Organisering
  • Rapportering
  • Risikostyring
  • Omfangsstyring
  • Læringspunkter
  • Sluttrapport
  • Avslutningsmøte
fase 1 etablering

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Fase 1: Etablering
  • Fasen omfatter prosessen fra prosjektidé til formalisering av prosjektet
  • I dette kurset vil vi se nærmere på:
      • Prosjektmandat
      • Formål og mål
prosjektmandatet er et n kkeldokument ved prosjektetablering

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Prosjektmandatet er et nøkkeldokument ved prosjektetablering
  • Prosjektmandat
      • Linjeorganisasjonens oppdragsbeskrivelse til prosjektet (formelt dokument)
      • Inneholder bl.a. prosjektets rammebetingelser: tid, kostnad og omfang
      • Formaliserer prosjektet
  • Prosjektmandatet bør minimum inneholde informasjon om:
      • Prosjektnavn og beskrivelse
      • Bakgrunn og målsetting
      • Milepæler, omfang og avgrensning
      • Prosjektorganisering, prosjekteier og overordnet om styring
      • Budsjettrammer
      • Dokumentasjon og rapportering
      • Risiko
effektm l og resultatm l

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Effektmål og resultatmål
  • Effektmål (også kalt formål) beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet
  • Resultatmål (også kalt kun mål) beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til prosjektets resultater og leveranser
  • Gode mål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende og bør være SMART
      • Spesifikke
      • Målbare
      • Aksepterte
      • Realistiske
      • Tidsbestemte

Dårlig formulert mål

Kostnadene skal reduseres til et rimelig nivå.

Godt formulert mål

Kostnadene skal reduseres med 20% innen 31. desember 2008.

er dette m let smart formulert

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Er dette målet SMART formulert?
  • I believe that this nation should commit itself to achieving the goal, before this decade is out, of landing a man on the moon and returning him safely to the earth
  • (J. F. K. 1961)
fase 2 planlegging

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Fase 2: Planlegging
  • Fasen omfatter planlegging og organisering av prosjektet, og tar utgangspunkt i prosjektmandatet
  • Planleggingsfasen er viktig for prosjektet fordi denne legger grunnlag for det som skal gjennomføres – de fleste bruker for liten tid på planlegging
  • I dette kurset vil vi se nærmere på:
      • Prosjektledelsesplan
      • Omfang og WBS
      • Andre planer
      • Organisering
ting g r galt hvor ligger problemene

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Ting går galt – hvor ligger problemene?

Innsatsnivå

Gjennomføring

Etablering

Planlegging

TIME

Oppstart

Avslutning

prosjektledelsesplan

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Prosjektledelsesplan
  • Introduksjon
  • Formål
  • Mål
  • Metodikk (faser)
  • Roller og ansvar
  • Prosjekteier
  • Styringsgruppe
  • Prosjektleder
  • Prosjektmedarbeider
  • Referansegruppe (evt.)
  • Gjennomføring
  • Omfang og endringsstyring
  • Kvalitet
  • Risiko
  • Kommunikasjon
  • Ressurser
  • Økonomi
  • Styringsdokument for prosjektet som beskriver hvordan prosjektet skal gjennomføres, overvåkes og styres - prosjektets omsetting av prosjektmandatet
  • Beskriver de verktøy og teknikker som skal benyttes for å gjennomføre prosjektet
  • Prosjektledelsesplanens innhold vil variere avhengig av anvendelsesområde og prosjektets kompleksitet
  • Godkjennes av styringsgruppen og/eller prosjekteier
omfang og wbs

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Omfang og WBS
  • I planleggingsfasen er det viktig å dokumentere hvordan omfanget skal defineres, verifiseres og styres i prosjektet
  • WBS = Work Breakdown Structure (ANS = Arbeidsnedbrytningsstruktur)
  • En nedbrytning av prosjektets leveranser og arbeid i mindre håndterbare komponenter (arbeidspakker)
  • Skal inneholde 100% av arbeidet som skal utføres i prosjektet
  • Hensikten med WBS-en er å sikre at det blir enklere å:
      • Estimere tid og kostnader for prosjektet
      • Planlegge ressursbehov
      • Definere roller og ansvar (tilrettelegger for ansvarsdeling)
      • Følge opp og kontrollere fremdrift
      • Oppgaver som tilhører samme arbeidsområde blir koordinert bedre
eksempler p wbs

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Eksempler på WBS

Nytt IT-system

Design

Opplæring

Prosjektledelse

Utvikling

Test

Funksjonell

Teknisk

Teknisk

Systemtest

Akseptansetest

Kundeservice

Funksjonell

Drift

wbs rammeverk for en god plan

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

WBS – rammeverk for en god plan

Planlegging

Arbeidsnedbrytning

Ressurser og

kostnader

Lengde og

rekkefølge

andre planer

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Andre planer
  • Et prosjekt kan ha mange forskjellige planer, eks. tidsplan, kostnadsplan, aktivitetsplan, kommunikasjonsplan, testplan og opplæringsplan
  • En plan er enten overordnet eller detaljert
  • Vi skal se nærmere på to typer planer:
      • Milepælsplan (tidsplan)
      • Kostnadsplan
milep l

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Milepæl
  • En milepæl beskriver hva prosjektet skal ha oppnådd på et bestemt tidspunkt og er delmål på veien til det endelige målet
  • Milepælstankegangen fokuserer på resultater (HVA) fremfor aktiviteter (HVORDAN)
  • En milepælsbeskrivelse skal inneholde to elementer
      • En beskrivelse av ønsket tilstand - hva prosjektet skal ha oppnådd
      • Kontrollerbar betingelse for at tilstanden er oppnådd

Ønsket tilstand

Når utredningsrapporten er overlevert…

…og godkjent av ledergruppen

Kontrollerbar betingelse

milep lsplan og resultatl p

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Milepælsplan og resultatløp

Resultatløp A

Resultatløp B

Resultatløp C

  • Resultatløp viser ulike hovedområder i et prosjekt og forbedrer oversikten og lesbarheten av milepælplanen
  • Tilrettelegger for parallelle løp
  • Viser avhengigheter mellom milepælene innenfor hovedområdene

B1

C1

C2

A1

A2

B2

B3

B4

kostnadsplan

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Kostnadsplan
  • Hva koster et prosjekt?
  • Ressurser (timer brukt)
  • Lokaler
  • Materiell
  • Reiser
  • Alternativkost
  • For et konsulentprosjekt er det som regel ressurser (timer brukt) som utgjør den største kostnaden
  • Kostnad er et av områdene i prosjekttriangelet som er kritisk for prosjektleder å styre
  • De fleste prosjekter har et budsjett som angir prosjektets økonomiske rammebetingelser
  • Et prosjekt kan ha mange ulike typer kostnader
  • En kostnadsplan kan først lages når:
      • Milepælplanene er på plass
      • WBS-en er på plass
prosjektets organisering

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Prosjektets organisering
  • Et prosjekt er en temporær organisasjon og bør ha en organisasjonsstruktur
  • Organiseringen bør bestå av roller, ansvar, myndighet og rapporteringslinjer på lik linje med en vanlig linjeorganisasjon
  • De vanligste rollene i et prosjekt er:
      • Prosjekteier
      • Styringsgruppe
      • Prosjektleder
      • Prosjektmedarbeider
      • Referansegruppe

Prosjekteier

Styringsgruppe

Referansegruppe

Prosjektleder

Prosjekt-medarbeider

Prosjekt-medarbeider

Prosjekt-medarbeider

fase 3 gjennomf ring

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Fase 3: Gjennomføring
  • Fasen omfatter styring og kontroll av prosjektgjennomføringen, og tar utgangspunkt i dokumentene fra planleggingsfasen
  • Det er i gjennomføringsfasen prosjektets leveranser produseres
  • I dette kurset vil vi se nærmere på:
      • Rapportering
      • Risikostyring
      • Omfangsstyring
rapportering forveksles ofte med oppf lging

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Rapportering forveksles ofte med oppfølging

Rapportering handler om å:

…gi riktig og vesentlig informasjon

…på en strukturert måte

…med riktig detaljnivå

…til rette mottakere

…til rett tid

Oppfølging handler om å:

…gjøre noe med det som rapporten viser

Rapportering krever struktur og ærlighet

Oppfølging krever ledelse

bruk av trafikklys og ikoner i rapportering

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering
  • Grønn
  • Framdrift i henhold til plan
  • Ingen alvorlige eller kritiske risiko identifisert
  • Ingen alvorlige eller kritiske issues har inntruffet
  • Trafikklys eller ikon er ofte brukt i statusrapporter
  • Gir raskt et bilde av status for prosjektet
  • Viktig å bli enige om hva de ulike fargene eller ikonene betyr, slik at alle som leser statusrapporten har samme oppfatning av status
  • Gul
  • Mindre avvik fra planen
  • Alvorlige risiko er identifisert
  • Alvorlige issues har oppstått
  • Rød
  • Store avvik fra planen
  • Kritiske risiko er identifisert
  • Kritiske issues har inntruffet
eksempel p risikomatrise og risikologg

2

1

n

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Eksempel på risikomatrise og risikologg

Forrige rapporteringsperiode

Høy

5

1

2

n

5

Denne rapporteringsperiode

2

1

1

Sannsynlighet

2

4

4

3

3

Lav

Lav

Høy

Konsekvens

omfangsstyring

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Omfangsstyring
  • Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet
    • Utvidelse, eksempelvis at nye krav dukker opp
    • Innskrenking, eksempelvis at deler av omfanget ikke lenger er aktuelt
  • Omfangsendringer må styres ved hjelp av en prosess og godkjennes som regel av styringsgruppen eller prosjekteier
    • En omfangsendring kan typisk godkjennes, avvises eller utsettes
fase 4 avslutning

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Fase 4: Avslutning
    • Fasen omhandler ferdigstillelse av prosjektet og skal sikre at alle prosesser, aktiviteter og dokumenter blir ferdigstilt
  • Avslutningsfasen er den fasen det syndes mest i
  • I dette kurset vil vi se nærmere på:
      • Læringspunkter
      • Sluttrapport
      • Avslutningsmøte
l ringspunkter

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Læringspunkter
    • Har som hensikt å dokumentere hva som gikk bra og hva som ikke gikk så bra i prosjektet
      • Hva kan gjøres annerledes ved fremtidige prosjekt av samme type?
      • Er det noe vi kan lære fra dette prosjektet som kan være nyttig for andre prosjekter?
    • Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle prosjektdeltakerne
  • Læringspunkter blir ofte omtalt som LessonsLearned
sluttrapport

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Sluttrapport
    • Sluttrapporten skal oppsummere gjennomføringen av prosjektet og dets leveranser og resultater
  • Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager
  • Kan inneholde prosjektets læringspunkter
avslutningsm te

3. Prosjektledelse i praksis

Etablering

Etablering

Planlegging

Planlegging

Oppf

ø

lging

Avslutning

Avslutning

Gjennomføring

Avslutningsmøte
  • Avslutningsmøtet markerer slutten på prosjektet, hvor prosjekteier og prosjektleder takker for innsatsen til alle involverte parter
  • Gjennomgang av deler av sluttrapporten er et vanlig punkt på agendaen
  • Bør inkludere alle involverte parter i prosjektet
  • Avslutningsmøtet avsluttes ofte med en sosial begivenhet
i dette kurset har vi sett n rmere p

4. Oppsummering

I dette kurset har vi sett nærmere på…
  • Hva er et prosjekt?
  • Hva er prosjektledelse?
  • Hvordan et prosjekts livssyklus kan deles opp i ulike faser
  • Viktige tema innenfor fasene etablering, planlegging, gjennomføring og avslutning