（会计信息化）

电算化会计 （会计信息化）教学课件（2010版）会计报表处理课程设计张有峰

模块7 会计报表处理 知识目标（1）了解会计报表的结构，熟悉会计报表的主体内容。（2）了解会计报表处理的一般程序，掌握报表定义与报表编制的程序。（3）掌握空表制作的步骤与方法。（4）了解取数公式的涵义，掌握常用报表的主要指标取数公式的设置方法。

模块7 会计报表处理 能力目标（1）能够按设定格式自定义一张空白的报表。（2）能够完整地填写报表指标，正确设置报表指标的格式。（3）能够用引导方式设置资产负债表和利润表的取数公式。（4）能够按照报表指标的勾稽关系设置资产负债表和利润表的审核公式。（5）能够利用已定义的报表模板编制生成会计报表。

模块7 会计报表处理 教学内容项目1 自定义报表设置项目2 报表公式处理实训10 会计报表的设置与输出（上）项目3 报表编制与维护实训10 会计报表的设置与输出（下）

模块7 会计报表处理 项目1 自定义报表设置

模块7 会计报表处理 任务1 设计报表整体格式

模块7 会计报表处理 1．报表基本结构（1）表头。指表格线以上的部分，包括报表名称、制表日期、计量单位、报表编号等内容。早期将报表表格线以上的部分和用来框定报表主体结构的报表栏目名称（即列标题）合称为表头。（2）表体。即报表的主体。表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。（内容）（3）表尾。指报表表格线以下对报表主体内容进行辅助说明的部分。一般报表都有责任人签章和报出日期，有些报表表尾有实质性或说明性内容。

模块7 会计报表处理 表体基本内容： ① 单元格，也称报表单元，是由报表的列和行交织构成的基本表体单位。通常用英文字母（A，B，C，…）表示列号，用阿拉伯数字（1，2，3，…）表示行号，用列号与行号的组合作为报表单元格的名称。如第5行第5列的单元格用“E5”表示。 ② 组合单元（合并单元格）。由若干个基本单元格构成的作为一个部分处理的单元称为组合单元。组合单元与基本单元格的处理规则一致。 ③ 报表区域（表元块）。是由多个单元格组成的一个长方形单元格阵列。报表区域通常用开始单元格至结束单元格组合名称来表示。如自第2行第2列至第20行第2列的一个报表区域可表示为“B2：B20”。

模块7 会计报表处理 2．新表登记报表登记项目包括报表编号、报表名称、附注、制作人等信息。报表编码通常是一份报表在系统内的惟一标识。多数软件允许用户自己定义报表编码。报表名称是报表的外部标识。表名通常在各功能模块中被直接引用，在某些环节（如查询）供用户识别与选择，如资产负债表、利润表等。通用软件大多仅以文件名或报表名来识别不同的报表，要求用户在保存或登记报表时输入惟一的文件名或报表名。个别软件还将所登记的作者作为报表的惟一拥有者，规定只有本表作者才有对报表的全部操作权。

模块7 会计报表处理 3．表格制作与指标填入指利用系统的单元格设置及画线功能，制作出所需报表的基本样式。在多数软件环境里，报表表格线设置是通过对报表单元格的边线属性定义来实现的。通用软件中线型丰富，设置灵活，编辑方便。有的会计报表需要设置成两边开口的账户式报表格式，这时应将报表的两条边线定义为虚线或无线类型，或选择系统提供的“两边开口”选项。用户还可利用画线功能轻易地画出斜线，以适应多种复杂结构报表的需要。

模块7 会计报表处理 4．指标填入是在新建的空表中填入报表的栏目名称与指标名称。报表指标名称与表格共同构成一张完整的空报表。通常，栏目文字出现在编制生成的每张报表中。注意：一些报表系统提供对报表进行格式设计的格式状态和对报表进行数据处理的数据状态两种界面模式。对报表大小、表头结构、表体内容、单元格数据属性、取数公式等所进行定义，以及输入数据、计算报表、审核报表等操作，是在不同的界面模式下进行的，用户需要正确选择当前操作的界面模式。

模块7 会计报表处理 任务2 设置报表单元格式

模块7 会计报表处理 1．单元格式设置（1）设置报表单元格式。单元格式是指对每一单元格的边框线式样、对齐方式、字体字号类型、前景背景颜色、数据打印格式等所进行的定义。单元格式只改变报表外观，而不影响报表指标数据。（2）定义组合单元。将横向或纵向几个相邻单元格组合为一个单元格。组合单元的格式设置与基本单元格的格式设置方法相同。单元格组合命令一般出现在“格式”菜单或“编辑”菜单中。

模块7 会计报表处理 2．数据属性设置数据属性主要指单元格内容的性质，用来表示单元格中存放的是数字、字符还是其他性质的数据，有时也称为单元格类型。多数软件至少提供“数字型”和“字符型”两种基本属性，少数软件提供日期型、表样型等属性。为提高操作效率，无论是定义单元格式还是定义数据属性，都要尽可能选择较大范围的操作区域，使一次标准化的设置能覆盖更多的单元格。

模块7 会计报表处理 项目2 报表公式处理

模块7 会计报表处理 任务1 设置报表取数公式

模块7 会计报表处理 1．报表公式设置的基本原理报表取数公式是指为获取报表指标数据而设置的数据来源公式，也称报表单元公式或报表指标函数。主要作用：从公式所描述的数据库文件中提取指定的数值，同时进行表达式所设定的运算，并将运算结果填入到报表单元格中。一般来说，报表指标数据的来源都是有规律的，为此，极大多数指标数据都可通过设置取数公式来实现自动取数。对于极少数确实无法用公式描述的指标数据，也可以通过手工录入的方法直接输入；对于报表内的小计、合计等项目，可以通过建立表内指标累计运算的方法获取；另外，有少量指标数据是通过建立表与表之间数据连接的方法来获取的。

模块7 会计报表处理 函数：从基本数据库提取特定数值这样一种数据关系的描述。账务取数函数是会计报表取数公式设置中最基本的函数。不同软件用于编写取数函数的基本规则各不相同。为此，不同软件为实现同一操作功能所作的描述（取数函数）存在较大差别。用户需要借助于所用软件的操作手册或帮助信息，详细了解函数的编写规则，并在初次应用中以多种方法对函数正确性进行验证。

模块7 会计报表处理 2．报表数据来源手工环境里作为账务数据核心的总账和明细账，在软件系统中可能以过渡性中间数据的形式被贮存，而便于阅读的标准格式账簿在系统内不一定时刻存在。各类账簿数据的汇总和提取变得非常便利，任何存放于机内数据库的凭证、账簿数据或各种临时数据都可以在需要时立即被利用。所以，报表数据来源不再被限制在账簿范围之内。

模块7 会计报表处理 通用软件会计报表取数渠道：（1）从机内账簿提取数据。即从账务处理系统的现存账簿中提取已经过系统处理的数据。（2）从本表表内栏目取数。即利用报表已经生成的指标数据经过一定的运算之后得到所需数据。（3）从凭证库取数。直接从凭证库内获取报表指标数据。（4）从本表其他会计期间的报表内取数。可从已编制完成的任一期间报表内提取数据，是表内栏目取数功能的扩展。（5）从其他报表栏目取数。常称为异表取数。（6）从辅助核算模块中取数。（7）提取操作系统或财务软件的日期与时间。（8）其他特定取数途径。如提取预算数、提取数量值、提取外币汇率等等。

模块7 会计报表处理 3．报表取数要素取数公式是以函数或表达式的形式来定义的，函数或表达式则由按特定语法规则组合的基本元素构成，而基本元素是指各种不同项目或不同类型的符号，可称为要素。构成报表取数函数和报表数据来源表达式的要素：（1）会计科目编码。是取数函数中的最基本的描述要素。例如，取“1122”科目和“112201”科目的期初余额，则取到的分别是应收账款总账余额和应收“01”单位明细账余额。（2）账簿种类标志。通常有基本账簿和辅助账簿两大类，基本账簿有总分类账、明细分类账和日记账等种类。具体表示时，账簿标志代码往往又跟栏目标志代码合在一起。比如，在用友软件中，代码“SQC”中的“S”表示数量账，代码“WQC”中的“W”表示外币账。

模块7 会计报表处理 （3）凭证账簿栏目标志。账簿栏目代码通常用栏目名称中的关键字的汉语拼音头一个字母组合而成。下表是用友软件的部分账簿栏目代码：

模块7 会计报表处理 （4）发生额或余额方向标志。软件中有两种不同的余额方向定义方法：第一种方法是：在新建会计科目时就明确指定该科目的余额方向，金蝶软件采用的是这一种；第二种方法是：按照科目的期初余额与发生额计算结果自动判定余额方向，早期的安易软件就属于这一类。在设计报表取数函数时就需要制定相应的编写规则，以确保能够明确表达适应各种报表指标取数需要的不同数据来源。通过前表可看到，用友软件的栏目标志代码中不包括数据方向标志。

模块7 会计报表处理 （5）会计期间代码。每个报表取数函数都需要标注是从哪一会计年度的哪一会计期间去提取数据。通常，系统的默认会计期间是本期，即本年度本月份。若需要从本年本月以外的期间取数，则必须在函数中插入表示会计期间的代码。软件用于表示会计期间的代码规范略有不同，有以字母表示的，如安易软件用字母“C”表示本年本月；有以汉字表示的，如用友软件用“月”表示本月；也有以特殊的符号来表示的，如金蝶软件以“@（0.0）”表示本年本月，AC990软件中则以“Y&M#”表示本年本月，等等。

模块7 会计报表处理 （6）货币代码。系统一般都借用账务处理系统中所设置的货币编码。由于绝大多数报表指标都是以本位币来计量的，所以一般软件都将默认货币指向本位币。此时，虽然取数函数中并不出现外币代码，但在函数格式中都留有标注外币代码的位置。（7）报表代码（或报表名称）。用代码表示一张特定报表，能使函数式变得比较简洁，安易软件的从其他报表取数函数设置规范中就采用了标注报表代码的形式。直接以注册的报表名称作为表名标志，更能使公式的含义一目了然，但在这种表示方法下，要求明确区分不同报表的注册名称，避免不同报表因登记了相同的名称而出现数据混乱。金蝶软件和用友软件均直接以报表注册名称作为取数函数的报表识别标志。

模块7 会计报表处理 （8）账套代码。同一报表不同会计期间的报表数据或不同账套的同一会计报表的数据的汇总是由报表的汇总功能来实现的。当需要在不同账套的不同报表或不同账套同一报表的不同指标提取数据时，需要借助于账套代码来区别不同的账套。账套代码在信息化系统中具有惟一性，所以只要直接引用即可。

模块7 会计报表处理 4．报表取数公式设置的一般语法规则（1）账务取数函数的设置。账务函数架起了报表系统和账务处理系统之间数据传递的桥梁，促进了信息化系统中的账表一体化。账务函数的原理是：依照报表指标特性，从各类账簿的适当栏目中提取数据，经必要的运算后填入报表单元格中。账簿取数函数中通常包含函数名、科目代码、栏目标志、币别代码、期间标志等内容。

模块7 会计报表处理 例：通用软件为资产负债表中“交易性金融资产”项期末数设置的取数公式，等号左边是单元格名称，右边是取数函数：安易软件：B8=ZW（MJ，C，R1101）金蝶软件：B3=<1101>$RMB.JY@（0.0）用友软件：B8=QM（“1101”，月，001） AC990软件：L3C1=Y&M#S1101I25 说明：函数中均有会计科目代码“1101”，表示将从“交易性金融资产”科目的账簿中提取数据。安易的“MJ”、金蝶的“JY”、用友的“QM”和AC990的“I25”均为栏目标志，指期末借方余额。安易的“R”和金蝶的“$RMB”指人民币，用友和AC990则以默认值表示人民币。安易的“C”、金蝶的“@（0.0）”、用友的“月”和AC990的“Y&M#”都是会计期间代码，表示数据来源于本年本月。

模块7 会计报表处理 （2）表内单元格取数公式的设置。通常以字母表示的列号和以数字表示的行号的组合来表示报表单元格。对表内单元格可以直接引用在由+、–、*、/、=等符号连接构成的等式中。例如，对于“流动资产合计”项目期末余额，用友软件设置的取数公式为： B18=B7+B8+B9+ …… +B15+B16+B17 或B18=PTOTAL（B7：B17）多数报表系统均支持常用的数学函数。金蝶软件中，“SUM（起始单元格：终止单元格）”为求和函数，而“AVG（起始单元格：终止单元格）”则为求平均值函数。

模块7 会计报表处理 （3）同一报表不同会计期间取数公式的设置。软件系统中，不同会计期间的同一报表由一个报表模板来生成。从同一报表的不同会计期间取数，是指在一个报表文件中，一张报表的数据需要从这一报表的另一会计期间数据表中获取数据。一般软件均将表间取数描述方法与软件本身对报表的管理特征联系在一起。所以，不同软件表间函数描述的复杂性与取数功能的完善性方面的差异比较明显。

模块7 会计报表处理 （4）不同报表间取数公式的设置。不同软件对表间取数公式设置的语法规则的差异更为明显。例如，在用友软件中，不同报表间取数公式的设置与同一报表中不同期间取数公式设置的方法是相同的，其结构与内容均比较复杂。而金蝶软件中，异表取数函数的设置则比用友软件要简单得多，其表间取数函数的基本模型为“本表单元 = 表名！单元”，方便设置也易于理解。

模块7 会计报表处理 （5）表头表尾要素函数的设置。一张报表的表头表尾须标注报表日期、制表人、报出日期等内容，在自定义报表系统中，这些内容的标注也是以取数函数的形式来实现的。表头表尾函数通常有报表时间函数、编报单位函数、操作员函数等几种。注意：设置取数公式，是一项技术要求相当高的初始化操作内容。初始设置中的任何差错，都会长久地影响报表信息的质量。高质量地完成会计报表所有指标的数据来源设置，需要用户十分熟悉所用财务软件在报表数据来源表示方面的有关规则，甚至需要掌握一定的计算机程序设计原理和数据库运用知识。

模块7 会计报表处理 知识要点为满足不同用户的使用需要，系统一般提供以下两种取数（审核）公式设置方法：（1）手工录入方法。手工录入是指按照报表系统设定的语法规则，在报表数据来源公式设置对话框直接输入取数公式。采用直接录入方式，便于把握会计报表中每一指标的数据来源含义，必要时可方便地修改指标取数公式。但这种方式需要用户十分熟悉报表系统函数以及报表公式设置的格式与规则。对初学者或缺乏相应计算机知识的会计人员来说，这是比较困难的。

模块7 会计报表处理 知识要点（2）函数向导方式。向导方式是指利用系统提供的“函数向导”或“公式向导”功能来定义取数公式。在这种方式下，报表系统将通过界面提示引导用户对取数公式的参数作出一系列的选择，由系统根据内置规则自动生成取数函数，并可通过函数与函数的符号连接完成取数公式的设置。这种方式的最大好处是，用户不需要详细掌握函数编写的规则，而只要能指明所设计的报表指标数据的来源即可。其缺点是，报表系统所生成的函数或公式往往使用某些参数的默认值，不方便用户对公式的阅读与理解。

模块7 会计报表处理 任务2 设置报表审核公式

模块7 会计报表处理 1．报表审核的意义勾稽关系：每个指标数据间往往存在着某种关联关系，称为报表指标的勾稽关系。譬如，资产负债表的资产总计数应等于负债与所有者权益总计数，这个关系就是存在于资产负债表中的一个勾稽关系。在实际工作中，利用勾稽关系对报表进行检查是保障报表正确性的重要手段。通用报表系统提供了数据审核功能，用户只要将报表数据之间的勾稽关系用审核公式表示出来，计算机会在生成报表时自动按照审核公式对指标间的勾稽关系进行验证，并在发现校验错误时给出报告信息。

模块7 会计报表处理 2．审核公式的编制编制审核公式是指以表达式的形式把报表指标间的勾稽关系表示出来，并在设置报表时将其存入计算机系统。例如在用友软件中，资产负债表的“资产总计”期末余额和“负债和所有者权益总计”期末余额的平衡关系审核公式定义为： B38＝E38 MESSAGE“资产总计期末余额与负债和所有者权益总计期末余额不相等” 其中：B38单元格为“资产总计”项期末余额，E38单元格为“负债和所有者权益总计”项期末余额；“B38＝E38”是勾稽关系条件表达式，参数“MESSAGE”后面的字符串是当条件不满足时出现在屏幕上的提示信息。整个公式的含义是：报表B38单元格的值不等于E38单元格的值时，系统报告“资产总计期末余额与负债和所有者权益总计期末余额不相等”的提示信息。

模块7 会计报表处理 审核公式编制规范：公式中不仅可以使用等号，还可以使用其他比较符。如：金蝶软件报表系统提供=（等于）、>（大于）、<（小于）、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）等审核公式比较符。事实上，同一报表的表与表之间以及不同报表的表与表之间都可能存在数据之间的勾稽关系。用户可以按照报表系统提供的规则编制表间审核公式，这些公式的设置将使报表的正确性得到充分的保障。

模块7 会计报表处理 实训10 会计报表的设置与输出（上）

模块7 会计报表处理 进程1 制作我的资产负债表

模块7 会计报表处理 1．空表制作单击“开始→程序→用友ERP-U8→财务会计→UFO报表”命令，打开UFO报表管理系统主窗口。选择“文件”项下的“新建”命令，系统自动形成一张由G列50行构成的空白报表区域。单击菜单“格式—表尺寸”，打开表尺寸定义对话框，如图所示。

模块7 会计报表处理 在表尺寸定义对话框输入行数“38”，列数“6”，单击“确认”返回报表编辑主界面。先后选择A列、D列，单击菜单“格式—列宽”，在弹出的列宽设置对话框，输入列宽“50”毫米。选中区域A1：F1，单击菜单“格式—组合单元”，弹出组合单元对话框。选择“整体组合”或“按行组合”后返回，如图所示。

模块7 会计报表处理 在报表的A1：F1区域，录入表标题“资产负债表”。单击菜单“格式—单元属性”，单击“字体图案”页签，打开单元格属性设置中的单元格格式设置窗口。如图所示。在单元格字体图案设置窗口，单击字体下拉列表框，选择“黑色”，单击字型框选择“普通”，单击字号框选择“26”；单击“对齐”页签切换至对齐方式设置页，单击水平方向“居中”和垂直方向“居中”。

模块7 会计报表处理 报表主窗口的F2、F3单元格分别输入“会企01表”和“单位：元”，如图所示。

模块7 会计报表处理 从A4单元格拖动至表尾F38单元格，选中A4：F38区域，单击菜单“格式—单元属性”的“边框”页，选择合适的线型，在编辑区内以点击方式画上表格线；或者，选择区域后，单击菜单“格式—区域画线”，弹出区域画线选择窗口，如图所示。在弹出的区域画线窗口中选择合适的线类，在线型样式列表框挑选合适线型，点击“确定”即完成表格的画线操作。

模块7 会计报表处理 技能要点用友UFO报表系统中，报表操作有两种不同的状态，即格式状态和数据状态。报表格式设置必须在格式状态下进行，格式设置包括报表框架（空表）定义、项目设置、单元格文字及背景特色定义、报表公式编辑录入、关键字定义等事项；而对报表数据的操作则需要在数据状态下进行，数据操作包括录入关键字值、自动编制报表、手工录入报表指标数值等事项。通过点单“编辑—格式/数据状态”命令，或者直接点击窗口左下角的状态名“格式”或“数据”，可以实现两种状态的切换。

模块7 会计报表处理 2．报表项目设置运用“格式—组合单元”命令将A4A5、B4B5等分别组合起来，输入资产负债表栏目名称，同时使用“格式—单元属性”功能设置好合适的字体字号与对齐方式。在A列和D列分别填制指标项目名称，设置单元格格式。如图所示。

模块7 会计报表处理 3．关键字的设置选择A2单元格，单击“数据—关键字—设置”菜单命令，打开设置关键字对话框，如图所示。

模块7 会计报表处理 在设置关键字窗口，单击选中“单位名称”项，“确定”返回后，出现“单位名称”红色项目名。同样方法在C3单元格设置关键字“年”，在D3单元格设置“月”和“日”。如图所示。单击“格式—关键字—偏移”，定义关键字偏移窗口的“月”项对话框中输入“-60”。

模块7 会计报表处理 用友软件中，通过设置与应用“关键字”来编制生成不同的报表。关键字实质上是一个计算机的取值函数，通过输入不同的报表关键字，可以利用一个报表模板生成多张相同格式的数据报表。在报表编制过程中，已设置的关键字能自动取值并在相应位置填列年、月、日、单位名称等内容。关键字有系统提供和用户自定义两种类型，系统提供的关键字有单位名称、单位编号、年、季、月、日六项。当在一个单元格中设置多个关键字时，所设置的关键字会重叠在一起。此时可通过软件提供的“偏移”命令对关键字的位置进行准确的定义，偏移为正数时，表示向右移动的点数，偏移值为负数时，表示向左移动的点数。格式状态下所见到的关键字的值均以一连串“×”号表示。技能要点

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