administrationsseminar 07 09 11 n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Administrationsseminar 07.09.11 PowerPoint Presentation
Download Presentation
Administrationsseminar 07.09.11

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 25

Administrationsseminar 07.09.11 - PowerPoint PPT Presentation


  • 66 Views
  • Uploaded on

Administrationsseminar 07.09.11. Uddrag plancher fra undervisningen beskrivelse og analyse af forretningsgange. 1. Administrationsseminar 07.09.11. Mål med undervisningen

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Administrationsseminar 07.09.11' - ghalib


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
administrationsseminar 07 09 11

Administrationsseminar 07.09.11

Uddrag

plancher fra undervisningen

beskrivelse og analyse

af forretningsgange

1

administrationsseminar 07 09 111

Administrationsseminar 07.09.11

Mål med undervisningen

Eleven har kendskab til forretningsgange i virksomheder og har kendskab til, hvordan man kan optimere virksomheders forretningsgange

Eleven behersker værktøjer og metoder til at optimere egne arbejdsopgaver inden for administrative funktioner

2

administrationsseminar 07 09 112

Administrationsseminar 07.09.11

HVORDAN FÅR MAN KENDSKAB TIL OG OPTIMERER FORRETNINGSGANGE – HERUNDER EGNE ARBEJDSOPGAVER?

Beskrivelse og analyse af forretningsgange

3

administrationsseminar 07 09 113

Administrationsseminar 07.09.11

HVAD ER EN FORRETNINGSGANG?

Beskriver et forretningsområde, dets ansvarsplacering og kontroller

Hvor kommer opgaven fra og hvor skal den hen

Hvem er ansvarlig for godkendelse, udførelse af opgave, kontrol af den udførte opgave mv.

4

administrationsseminar 07 09 114

Administrationsseminar 07.09.11

OPTIMAL FORRETNINGSGANG

Der er klare beskrivelser og regler for alting

Alle opgaver udføres optimalt mht. økonomi og sikkerhed

5

administrationsseminar 07 09 115

Administrationsseminar 07.09.11

FORRETNINGSGANGSBESKRIVELSERS FORM

Nedskrevne

Alle kan få kendskab til de vedtagne forretningsgange også nye medarbejdere

De ansvarlige kan foretage konsekvensvurderinger før forretningsgangen ændres

Ressourcekrævende at holde ajour i en virksomhed i stadig udvikling

Kan opbevares på intranet eller fællesdrev, så alle har adgang til de opdaterede beskrivelser

6

administrationsseminar 07 09 116

Administrationsseminar 07.09.11

FORRETNINGSGANGSBESKRIVELSERS FORM

Ikke nedskrevne

Der kan opstå tvivl om den hvilken forretningsgang, der er

Medarbejderen kan ændre forretningsgangen bevidst eller ubevidst

Der foretages ikke konsekvensvurderinger ved eventuelle ændringer

Nye medarbejdere kan ikke støtte sig til en nedskrevet forretningsgang – skal lære ved mundtlig instruktion

7

administrationsseminar 07 09 117

Administrationsseminar 07.09.11

FORMÅL M/BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG

Medarbejderen får overblik over formålet med og udførelsen af opgaven (hvor kommer den fra og hvor skal den hen?)

Hvad er konsekvensen hvis arbejdsopgaven ikke udføres?

Hvad er konsekvensen hvis arbejdsopgaven ikke udføres korrekt?

Hvad er konsekvensen hvis arbejdsopgaven ikke udføres til tiden?

8

administrationsseminar 07 09 118

Administrationsseminar 07.09.11

FORMÅL M/BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG

Medarbejderen kan arbejde på at

Undgå fejl eller mulighed for fejl

Undgå at udføre unødvendige arbejdsopgaver

Undgå dobbeltarbejde

Undgå at udføre arbejdet for godt (Volvo/Skoda)

Er virksomhedens omkostningsstruktur optimal

Undgå besvigelser

9

administrationsseminar 07 09 119

Administrationsseminar 07.09.11

FORMÅL M/BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG

Slå dig ikke til tåls med:

Sådan har vi altid gjort

Det har du ikke forstand på

Du behøver ikke forstå hvad du laver, bare gør det

10

administrationsseminar 07 09 1110

Administrationsseminar 07.09.11

FREMGANGSMÅDE VED BESKRIVELSE OG ANALYSE AF FORRETNINGSGANG

Indsamling af data til beskrivelse

Beskrivelse af nuværende forretningsgang

Analyse af nuværende forretningsgang

Vurdering af mulighed for eventuel ændring af forretningsgang

Beregning af økonomiske konsekvenser ved ændring af forretningsgang

Forslag til ændring af forretningsgang

Implementering af ændret forretningsgang

Opfølgning på den ændrede forretningsgang

11

administrationsseminar 07 09 1111

Administrationsseminar 07.09.11

INDSAMLING AF DATA TIL BESKRIVELSE

Egen erfaring

Observation

Interview

Spørgeskema

Kombination af ovenstående

(Gennemgang næste skoleophold)

12

administrationsseminar 07 09 1112

Administrationsseminar 07.09.11

BESKRIVELSESMETODER

Verbal beskrivelse

Uden underpunkter

Er god til meget korte beskrivelser

Bliver uoverskuelig ved længere beskrivelse

Tager længere tid for læseren at absorbere/forholde sig til

Verbal beskrivelse i punktform

Fylder mere

Er mere overskuelig ved længere beskrivelse

13

administrationsseminar 07 09 1113

Administrationsseminar 07.09.11

BESKRIVELSESMETODER

Systemdiagram ikke standardiseret metode

Viser de overordnede forretningsgange i fugleperspektiv

Ofte nødvendigt med verbale tilføjelser

Begrænser verbale forklaringer i forhold til beskrivelser

Systemdiagram standardiseret metode

Viser forretningsgangene i fugleperspektiv

Ofte ikke nødvendigt med verbale tilføjelser

14

administrationsseminar 07 09 1114

Administrationsseminar 07.09.11

Eksempel på beskrivelse

Jeg vil beskrive og analysere forretningsgangen omkring udbetaling og afregning af rejseforskud til virksomhedens sælgere. Der er ansat 15 sælgere, som hver rejser ca. 8 gange om måneden. Alle sælgere modtager rejseforskud ca. 4 gange om måneden.

1.

Når sælgerne rejser afholder de udgifter til hotel, færger, bropenge, taxa, køb af diverse materialer samt bespisning af dem selv og kunder på hoteller, restauranter, pølsevogne og lign. Den gennemsnitlig udgift pr. rejse udgør ca. 5.000 kr.

2.

Sælgerne kan modtage udbetaling af forskud på rejser i det omfang de ønsker det

15

administrationsseminar 07 09 1115

Administrationsseminar 07.09.11

ANALYSE AF FORRETNINGSGANG

Definition af analyse

Analyse er adskillelse af en helheds enkeltdele og undersøgelse af disse enkeltdeles relationer til hinanden og eventuelt til helheden

Analysen består i

en opspaltning eller opdeling af det,

som i praksis eller tænkningen udgør en helhed,

i dets enkelte dele

Al analyse er forenkling, som er med til at skabe overskuelighed og overblik

16

administrationsseminar 07 09 1116

Administrationsseminar 07.09.11

Eksempel på analyse

17

administrationsseminar 07 09 1117

Administrationsseminar 07.09.11

Uddybning af punkter i analyse

Fordele:

1. Sælgerne kan modtage forskud i det omfang de ønsker det

Sælgerne skal ikke lægge penge ud, når de skal ud at rejse

2. Sælgerne kan modtage forskud u/godkendelse fra en ansvarlig

Sælgerne skal ikke bruge tid på at finde en ansvarlig, som kan underskrive et udbetalingsbilag

Ulemper:

2. Sælgerne kan modtage forskud u/godkendelse fra en ansvarlig

Der er ikke kontrol af, om sælgeren egentlig er berettiget til modtagelse af rejseforskud

18

administrationsseminar 07 09 1118

Administrationsseminar 07.09.11

Vurdering af eventuel ændring af forretningsgange

Vurder om fordele for visse personalegrupper, sker på bekostning af andre grupper

Er der stor sikkerhedsbrist, som på sigt kan koste virksomheden penge

Er der nogle medarbejdere, som anvender uhensigtsmæssig meget tid pga. den nuværende arbejdsgang

Kan ændring i forretningsgangen reducere det samlede tidsforbrug i virksomheden (tid = penge)

Kan ændring i forretningsgangen mindske større sikkerhedsbrist, uden at man kontrollerer sig ihjel

19

administrationsseminar 07 09 1119

Administrationsseminar 07.09.11

Beregning økonomiske konsekvenser v/ændring af arbejdsgange

20

administrationsseminar 07 09 1120

Administrationsseminar 07.09.11

Beregning økonomiske konsekvenser v/ændring af arbejdsgange

21

administrationsseminar 07 09 1121

Administrationsseminar 07.09.11

Forslag til ændring af forretningsgang

Klare og målbare forslag

Beskriv hvilke konsekvenser ændringen af forretningsgangen vil medføre for alle involverede parter

Udarbejd forslag til ny forretningsgangsbeskrivelser, hvis der er mange ændringer

HUSK

Du må ikke tænke på din egen situation, men på virksomhedens samlede bedste, når du stiller forslag

22

administrationsseminar 07 09 1122

Administrationsseminar 07.09.11

Implementering af ændret forretningsgang

Kom med forslag til, hvordan den ændrede forretningsgang kan indføres i virksomheden

Husk oplæring af medarbejdere f. eks. ved kurser, informationsmøder eller løbende instruktion i starten

Vær positiv overfor negative tilkendegivelser (forandring kan betragtes som farlig)

Tidsplan

23

administrationsseminar 07 09 1123

Administrationsseminar 07.09.11

Opfølgning på ændret forretningsgang

Foreslå tidspunkt for opfølgning og eventuel revision af den ændrede forretningsgang

24

administrationsseminar 07 09 1124

Administrationsseminar 07.09.11

KONKLUSION

Eleverne bruger metoden når de skal skrive fagprøve

Planlægge og gennemføre en aktivitet – analyserer den nuværende metode, før de planlægger og gennemfører aktiviteten

Ressourcestærke elever beskriver og analyserer større problemstillinger – øvrige elever mindre problemstillinger

Eleverne er glade for at beregne ”hvad ting” koster - synlighed

25