文書處理講習會主辦單位 : 總務處文書組

文書處理講習會 主辦單位:總務處文書組 1

公文書橫式書寫改革 • 事務管理手冊文書處理部分(即文書處理手冊)行政院己於93年6月29日函頒 • 本次修正重點： • (一)公文作業改採直式橫書 • (二)簽署原則由左而右，由上而下 • (三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有 • 限公司讀信機規格標準 2

橫式公文設計示意圖 3

製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定： • 分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)但( )以半形為之。 • 內文： • (１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 • (２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號　　　應以半形為之。 10

範例 11

文書處理程序一般原則如下： • 收文：各單位應指定專人，點收文書組送來公文，並於公文左下角加蓋收文章，註明收文時間，登錄後即送請主管批示或送承辦人辦理，各單位主管或承辦人請假或出差，應請代理人確實依代理制度處理公文，確實掌握時效。 • 公文核擬：公文承辦同仁及各單位主管在簽辦或核稿時，請在公文蓋章或簽名並註明日期與時間(例如11月8日16時30分，得縮記為1108/1630)以明責任，並依分層負責表加蓋「第層決行」，以加速公文流程。 • 會稿：公文承辦人員應主動掌握會稿時限，其送會單位較多者，請採用簽稿會核單（如附件），受會單位應註明送會時間，急要或機密性公文請承辦人親自送會。 12

文書流程管理： • 公文處理期限：最速件隨到隨辦、速件不超過三日、普通件不超過六日、限時件依其規定時限辦理，承辦人對於屆滿期限或逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期。 • 流程管理：自總收文之次日起至發文(或歸檔)之日止（包括會稿、會簽時間），所需天數扣除例假、紀念日及節日，為實際使用天數，其送會本機關以外機關之時間，得予扣除。 • 文書稽催：對超過時限仍未簽辦之公文，則予以稽催；承辦人員於接獲稽催單後，應於二日內答復，並立即簽辦或核會，如仍不簽辦又不將延辦理由答復者，應簽報上級議處。 14

發文及歸檔： • 各單位經判行待發之公文應於當日送交文書組繕印、發文及歸檔；另辦畢存查案件應於五日內送文書組歸檔。 • 借調檔案： • 借調檔案以與承辦單位業務有關者為限。 • 檔案借出時，應將所調檔案及調案人服務單位、姓名、借出日期登記於調案簿。 • 調閱非主管案件，應送會有關單位主管同意，或簽奉本機關權責長官核准。 • 借調檔案以十五天為限，屆期仍須繼續使用，洽請展期，借出檔案，如有急用，得隨時催還。 • 檔案歸還後，應在調案簿註明還案日期，以備查考。 16

使用公文夾應注意事項如下： • 公文夾區分如下，各機關並得視實際需要自行訂定： • １、最速件用紅色。 • ２、速件用藍色。 • ３、普通件用白色。 • ４、機密件用黃色並裝入機密傳遞公文封。 17

文書保密：區分為國家機密文書及一般公務機密文書文書保密：區分為國家機密文書及一般公務機密文書 • 國家機密文書區分為「絕對機密」「極機密」「機密」; • 一般公務機密文書列為「密」等級。 • 保密期限或解除機密條件之標示：應以括弧標示於機密等級之下。其解密條件如下： • 本件於公布時解密。　 • 本件至某年某月某日解密。　 • 本件於工作完成或會議終了時解密。　 • 附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)。 • 其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密) 18

應以機密文書處理之各機關保密事項如下： 一、密碼（語）編撰及分析技術事項。二、檢舉或自我表白案件。三、人事異動及考核、考績、獎懲等尚未公開之文書。四、會議決定之機密事項。五、重要案件正在商討、調查或處理中之事項。六、工程預算及決標前之底價等事項。七、涉及個人隱私或名譽事項。八、機關職員人事資料名冊。九、其他依法應行保密事項 19

簡報完畢 謝謝

文書處理講習會 主辦單位 : 總務處文書組