第三节

第三节 秘书的知识和能力修养

一、知识和能力概述 • （一）知识和知识体系 • 1、什么是知识？ • 2、知识体系 • （二）知识和能力的关系

（三）秘书知识和能力修养的原则 • 1、适应性原则 • 首先，秘书的知识和能力修养模式应当同秘书的岗位职责相适应。 • 其次，秘书的知识和能力修养模式应当同秘书服务单位的业务活动特点相适应。 • 第三，秘书的知识和能力修养模式应当同社会的政治、经济、文化环境相适应。

2、比例性原则 • 比例性原则就是根据各种知识和能力在秘书活动中所使用的频率来确定其在知识和能力结构体系中恰当的比例。

3、个性原则 • 个性原则就是从内容与结构形式的统一上，要求秘书的知识和能力修养模式具有鲜明的个性。

4、动态性原则 • 秘书知识和能力修养是个动态平衡的系统，需要在实践中不断地调节、更新和完善。 • 动态性原则要求秘书人员： • 第一，要有强烈的竞争意识和危机意识。 • 第二，要善于反思，善于从发展的观点来评价自己的知识和能力修养模式，认真找出与职业及环境发展需要之间的差距，主动地、有计划地加以更新和完善。

二、秘书知识结构 • （一）基础知识 • 1、政治哲学类 • 2、文化基础类 • 3、外语类 • 4、法律政策类

（二）专业知识 • 1、秘书业务知识 • 2、单位专业知识 • （三）辅助知识 • 1、管理学知识 • 2、公共关系学知识 • 3、心理学知识 • 4、经济学知识

三、秘书能力结构 • （一）写作能力 • 秘书的写作能力又可以分为四种具体的能力 • 1、命题写作能力 • 2、主题提炼写作能力 • 3、改写能力 • 4、缩写能力

（二）口头表达能力 • 秘书口头表达能力的基本要求是口齿清晰、语音规范、用语得体、语调委婉、概念准确、主题集中、条理清楚、逻辑严密。 • （三）听知能力 • 首先，要求秘书人员注意力高度集中。 • 其次,要求秘书人员具有迅速而又准确的理解力。

（四）阅读概括能力 • （五）协调能力 • （六）计划组织能力 • 秘书的计划组织能力体现在两个方面：一是对秘书工作的日常性事务作出周密的计划和安排并能够组织实施，以保证秘书工作的有序性， • 二是对重大的工作活动进行策划、组织、实施。 • （七）预测能力

（八）观察能力 • （九）身势表达能力 • （十）办事能力 • 熟悉职权范围 • 知晓办事渠道 • 熟悉办事程序 • 了解有关业务 • 区分轻重缓急

(十一)管理能力 • 辅助计划能力 • 辅助指挥能力 • 辅助沟通能力 • 辅助协调能力 • 辅助控制能力

（十二）应变能力 • 秘书的应变能力是对突发性和意外性事件进行紧急处理的能力，是秘书其他能力和素质在应急状态下的综合反映。 • 适应社会环境的变化 • 适应地区环境的变化 • 适应办事环境的变化 • 适应突发事件、事故、紧急情况的发生 • 适应岗位和职业环境的变化

（十三）社会交际能力 • 秘书人员增强社交能力的方法 • 学会征服生疏环境 • 培养广泛的兴趣爱好 • 注重仪表，讲究礼貌 • 关心他人的兴趣和要求 • 善于言谈 • 言而有信 • 学会经常微笑 • 坚持“三不”（不涉及秘密、不以之权谋友人之私、不重吃喝）

（十四）实际操作能力 • 秘书业务技能的核心部分主要包括： • 速记（中、英文） • 打字（中、外文） • 校对、印刷（包括复印） • 书法（包括硬笔书法和美术字） • 摄影（包括缩微照相） • 录音、录像、 • 电话 • 电子计算机以及各种办公室自动化设备的操作等技能。

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