ACHIL

1. ACHIL Gegevensoverdracht in het kader van de zorgtrajecten

2. Inleiding • De gegevensoverdracht in het kader van de zorgtrajecten gebeurt via een beveiligde webtoepassing. • De Nationale Commissie Geneesheren-Ziekenfondsen (NCGZ) heeft beslist dat de gegevensoverdracht verplicht is. • De webtoepassing respecteert alle aspecten van de privacy wetgeving. • De methodologie voor de gegevensoverdracht is goedgekeurd door de NCGZ en er werd ook een machtiging verleend door de privacycommissie (sectoraal comité van de sociale zekerheid en van de gezondheid) ! • De webtoepassing levert tevens de administratieve bewijslast voor het feit dat de gegevens daadwerkelijk werden verstuurd ! • Ook is er een toezichthoudend comité opgericht met vertegenwoordigers van de representatieve verenigingen van geneesheren (BVAS & Kartel). Zij hebben de technische aspecten mee begeleid en kunnen op eender welk ogenblik controleren of de wettelijke verplichtingen gerespecteerd worden. • Technische inlichtingen over de concrete werking van de webtoepassing vindt u in een afzonderlijk hoofdstuk op het einde van deze presentatie.

3. Hoe wordt de webtoepassing opgestart ? • Ze kan opgestart worden van om het even welke PC met internetverbinding en uitgerust met een kaartlezer. • U krijgt toegang tot de toepassing door het adres https://www.e-care.fgov.be/webachil/achil in de adresbalk van uw browser te tikken (of te kopiëren) of door op de link met dit adres te klikken. • Op de website www.zorgtraject.be komt u via de groene knop “Gegevensregistratie - Huisarts” (bovenaan op de onthaalpagina) terecht op een pagina met meer informatie omtrent de gegevensoverdracht. Vanaf deze pagina kunt u ook doorklikken naar de toepassing. Dit wordt geïllustreerd in de volgende twee dia's.

4. Toegang tot de webtoepassing

5. Toegang tot de webtoepassing

6. Identificatie en Authenticatie via eHealth Wanneer u via een van de voornoemde methodes de webtoepassing oproept, wordt u eerst doorverwezen naar het eHealth platform om u te identificeren (wie bent u?) en u te authenticeren (bent u wel degelijk arts?). Opgelet: Enkel artsen met een RIZIV nummer hebben toegang tot de webtoepassing! U moet zich identificeren en authenticeren via eID (elektronische identiteitskaart). Identificatie via (burger)token is niet mogelijk! Om die reden moet uw PC beschikken over een kaartlezer. Om uw eID te kunnen lezen moet de eID software geïnstalleerd zijn. Indien dit niet het geval is, kunt u deze software installeren via de link http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/de_eid-middleware_installeren/ Opgelet: Indien u Mozilla Firefox gebruikt, moet u een “add-on” downloaden via de link: https://addons.mozilla.org/nl/firefox/addon/belgium-eid/ om de eID te kunnen gebruiken! Opmerking: Steeds meer medisch-administratieve toepassingen maken gebruik van identificatie via eID. Vele artsen gebruiken dit effectief en bijna dagelijks. De artsen hebben er daarom alle belang bij om ervoor te zorgen dat hun PC correct uitgerust is om de eID te kunnen gebruiken.

7. Identificatie en Authenticatie via eHealth De stappen die hierna beschreven worden, zijn deze wanneer u zich voor de eerste maal aanmeldt (inlogt) op het eHealth platform: • Kies uw taal • Kies “Identificatie via elektronische identiteitskaart” • Kies uw certificaat • Voer uw pincode in • Bevestig met OK wanneer gevraagd wordt of u zich als individuele gebruiker wilt identificeren (“identificatie als burger buiten een organisatie”) Opgelet: Indien u reeds aangemeld bent in het kader van andere toepassingen die deze dienst gebruiken, dan zullen sommige schermen worden overgeslagen. Heel dikwijls wordt u dan enkel naar de laatste stap gevraagd, namelijk naar de hoedanigheid waarmee u zich wilt identificeren.

8. Identificatie en Authenticatie via eHealth Kies uw taal

9. Identificatie en Authenticatie via eHealth Kies “Identificatie via elektronische identiteitskaart”

10. Identificatie en Authenticatie via eHealth Kies uw certificaat Bevestig met OK Toelichting: Op een PC kunnen soms meerdere certificaten geïnstalleerd zijn, bvb. in het geval van meerdere gebruikers. In dat geval moet u het certificaat kiezen dat bij uw eID hoort.

11. Identificatie en Authenticatie via eHealth Tik uw pincode in. Bevestig met OK

12. Identificatie en Authenticatie via eHealth Klik op ‘OK’, om u als individuele gebruiker te identificeren. Voor ACHIL is het niet nodig om een ander mandaat te kiezen! Toelichting: Om toegang te krijgen tot bepaalde medisch-administratieve toepassingen moet de gebruiker over een mandaat beschikken. Meestal gaat het om artsen werkzaam in ziekenhuizen. Een gebruiker kan soms over meerdere mandaten beschikken (om meerdere toepassingen te kunnen gebruiken). In dat geval zijn deze zichtbaar in de lijst van de mandaten. De meeste huisartsen beschikken niet over een mandaat. Zelfs al zouden ze beschikken over een mandaat, dan nog moeten ze zich voor ACHIL als individuele gebruiker identificeren (want een mandaat is enkel geldig voor één welbepaalde toepassing)

13. Openingsscherm Het openingsscherm omvat 2 onderdelen Wanneer u met de muis over het scherm beweegt, zult u vaststellen dat de knop “Zorgtraject” donkergrijs kleurt. De muisaanwijzer verandert in een handje De knop ‘Feedback’ blijft inactief.

14. Openingsscherm Voorlopig kunt u enkel de optie “Zorgtraject” kiezen Toelichting: Het WIV zal na het verwerken van de resultaten (mei 2013), een individuele & anonieme feedback per arts produceren. Op dat ogenblik zal de knop ‘Feedback’ geactiveerd worden. Technische inlichtingen over de gebruikte methodologie voor deze feedback vindt u in een afzonderlijk hoofdstuk op het einde van deze presentatie.

15. Methode om gegevens te registreren Er zijn 2 methodes om gegevens over te maken. Voorlopig kunt u enkel de optie “Manuele invoer” kiezen De mogelijkheid is voorzien om een extractiebestand met gegevens uit het elektronisch medisch dossier (EMD) op te laden. Deze optie is voorlopig nog niet beschikbaar ! U vindt meer informatie hierover via de link http://www.zorgtraject.be/NL/Professioneel/recording_data/default.asp#6

16. Algemene voorstelling Het programma opent in de taal van de gebruiker, maar u kunt wisselen van taal op ieder scherm. Opgelet: indien u van taal wisselt, gaan de ingevulde gegevens verloren !!! 1 2 De naam van de ingelogde gebruiker wordt op ieder scherm getoond. 3 Deze link laat u toe om uit te loggen: de toepassing wordt afgesloten en u keert terug naar het eHealth portaal. 4 Deze link laat u op ieder scherm toe om terug te keren naar de vorige pagina. Opgelet: wanneer u terugkeert naar een vorig scherm gaan de gegevens die u in het actieve scherm geregistreerd hebt verloren !!!

17. Manuele invoer – Scherm 1 Kies een kring door een postcode in te tikken U moet aanduiden in welk geografisch gebied u uw (hoofd)activiteit uitoefent op basis van de kring, zelfs al bent u niet aangesloten bij deze kring. Om de anonimiteit van de arts te garanderen wordt gegroepeerd op basis van de kringen en wordt de postcode van de arts niet gebruikt. 1 Toelichting: Er zijn in België 10 gemeenten waar geen erkende kring actief is. Voor Vlaanderen gaat het om “1840 Londerzeel”. Indien u praktijk uitoefent in een van deze gemeenten, kies dan de fictieve postcode 9999 “Zone zonder erkende kring/Zone sanscerclereconnu”. Opgelet: Deze code is nu nog niet beschikbaar maar wordt toegevoegd in de eerstvolgende update van de toepassing!

18. Manuele invoer – Scherm 1 Hoe meer cijfers u intikt, hoe kleiner de lijst van kringen wordt. 1

19. Manuele invoer – Scherm 1 Wanneer uw kring in de lijst verschijnt, dan moet u deze selecteren met de muis! 1

20. Manuele invoer – Scherm 1 Kies met behulp van de optieknoppen voor welk type zorgtraject dat u gegevens wenst te registreren. 1 2

21. Manuele invoer – Scherm 1 3a Vul het rijksregisternummer van de patiënt in. Respecteer het formaat: enkel de cijfers mogen ingevuld worden. 1 Klik op het pijltje om de leeftijd en het geslacht van de patiënt te laten berekenen. 3b 2 3 Toelichting: INSZ = Identificatienummer van de sociale zekerheid = Rijksregisternummer Enkel de cijfers van het INSZ mogen ingevuld worden! 55.40.13-199.12 55041319912

22. Manuele invoer – Scherm 1 1 Verifieer of leeftijd en geslacht correct zijn: indien niet, dan betekent dit meestal dat u een INSZ nummer van een verkeerde patiënt hebt ingegeven. 2 3

23. Manuele invoer – Scherm 1 Indien u een foutief (ongeldig) INSZ nummer hebt ingegeven, dan krijgt u een foutboodschap! 1 2 3

24. Manuele invoer – Scherm 1 Vul de begindatum van het zorgtraject in. Respecteer het formaat dd/mm/jjjj. 1 2 3 4 Toelichting: Als begindatum kunt u kiezen tussen de datum waarop het contract werd ondertekend met de patiënt of de datum waarop de verzekeringsinstelling het contract heeft goedgekeurd! Een beperkte afwijking in de datum kan getolereerd worden, bvb. indien enkel de maand en het jaar gekend zijn, dan mag bvb. de eerste dag van de maand ingevuld worden.

25. Manuele invoer – Scherm 1 Klik op “Volgende” om scherm 1 af te sluiten en verder te gaan met de invoer van de gegevens. 1 2 3 4 5

26. Manuele invoer – Scherm 1 U krijgt deze foutboodschap wanneer u een verkeerde datum (een datum buiten de periode 01/09/2009 – 31/12/2011) hebt ingegeven. --- Het zorgtraject diabetes type 2 is in voege getreden vanaf 01/09/2009. --- Er moeten geen gegevens overgemaakt worden voor zorgtrajecten die werden afgesloten na 31/12/2011. 1 2 3 4 5

27. Manuele invoer – Scherm 1 U krijgt deze foutboodschap wanneer u een ongeldige datum hebt ingegeven. ’27’ is geen geldige maand (dit kan zich voordoen wanneer bvb. de dagen en de maand verwisseld worden) 1 2 3 4 5

28. Manuele invoer – Scherm 1 Wanneer alle gegevens correct werden ingevuld, gaat u via de knop “Volgende” verder naar scherm 2, waar u voor de actieve patiënt en het overeenkomstige zorgtraject de medische gegevens kunt invoeren.

29. Manuele invoer – Scherm 2Algemene opbouw Overzicht gegevens scherm 1 1 Dit gedeelte verschilt volgens het type zorgtraject (diabetes type 2 of chronische nierinsufficiëntie) omdat het gaat om verschillende parameters ! Invoerscherm contact Contactdatum & bijhorende parameters 2 Lijst van de geregistreerde contacten 3 Verzenden van de geregistreerde contacten 4

30. Invoer contact(en) - Algemene principes (1/3)Een vergelijking tussen ACHIL en PC banking ACHIL PC banking Vul een contact (datum & bijhorende parameters) volledig in Vul uw overschrijving volledig in Klik op de knop “Toevoegen” om dit contact toe te voegen aan de “Lijst van de contacten” Klik op “Bewaren” om de overschrijving toe te voegen aan de “Omslag overschrijvingen”. U kunt stap 1 & 2 herhalen voor eventuele bijkomende contacten Herhaal stap 1 & 2 voor eventuele bijkomende overschrijvingen In de “Lijst van de contacten” ziet u de contacten die geregistreerd werden In de “Omslag overschrijvingen” ziet u de overschrijvingen die u hebt ingevuld. Klik op “Submit” om de geregistreerde contacten (in de “Lijst van de contacten”) te verzenden Klik op “Versturen” om de overschrijvingen (in de “Omslag overschrijvingen”) te versturen.

31. Invoer contact(en) - Algemene principes (2/3) • U bent verplicht minimaal 1 contact en de bijhorende gegevens te registreren. • Er wordt gevraagd om het laatste contact met de patiënt (vóór 31/12/2011) te registreren. • Omdat niet alle parameters (bvb. de bloedanalyses) systematisch tijdens elk contact geregistreerd worden, is het toegelaten om 12 maanden voor de contactdatum terug te gaan in het dossier van de patiënt om alle parameters terug te vinden. • Kies “Niet beschikbaar” als een bepaalde parameter niet geregistreerd werd binnen een termijn van 12 maanden vóór de datum van het contact (parameters die ouder zijn dan 12 maanden zijn niet representatief meer voor de toestand van de patiënt op een bepaalde contactdatum). • Een uitzondering wordt gemaakt voor wat betreft de lengte, waar het voor zich spreekt dat u meer dan 12 maanden mag teruggaan.

32. Invoer contact(en) - Algemene principes (3/3) • U kunt vrijwillig meerdere contacten en de bijhorende gegevens registreren, bvb. • het eerste contact met de patiënt (bij het begin van het zorgtraject) • een contact met de patiënt vóór het afsluiten van het zorgtraject (maximum één jaar voor het begin van het zorgtraject) • Dit is niet verplicht, maar op die manier kunt u bijdragen tot het realiseren van een nulmeting (toestand vóór het begin van de zorgtrajecten) en een betere evaluatie van het langetermijneffect van de zorgtrajecten. • Voor de parameters van ieder bijkomend contact dat geregistreerd wordt gelden dezelfde termijnen (maximum 12 maanden oud, behalve voor wat betreft de lengte) als hiervoor beschreven.

33. Invoer contact(en)Schematische voorstelling 2007 2008 2009 2010 2006 2011 2012 ZTD = Zorgtraject diabetes type 2 Evaluatieperiode ZTD 1 september 2009 Aanvang ZTD 31 december 2011 Einde evaluatieperiode Nulmeting ZTD van patiënt X Laatste contact (verplicht) Nulcontact (facultatief) Eerste contact (facultatief) ZTD van patiënt Y Nulmeting Laatste contact (verplicht) Nulcontact (facultatief) Eerste contact (facultatief)

34. Manuele invoer – Scherm 2Invoerscherm contact(en) 1 Hier registreert u de contactdatum. Indien u slechts één contact registreert (verplicht minimum), dan zal gecontroleerd worden of de datum van dit contact niet vroeger is dan de begindatum van het zorgtraject (zie bovenaan het scherm) en niet later is dan 31/12/2011 (einde van de evaluatieperiode)

35. Manuele invoer – Scherm 2Invoerscherm contact(en) 1 2 Hier vindt u de lijst van de vereiste parameters voor het zorgtraject diabetes type 2. Na het invulveld van iedere parameter vindt u de vereiste eenheid (bvb. % voor HbA1c) evenals een aanduiding van het formaat, het minimum en maximum voor iedere parameter

36. Manuele invoer – Scherm 2Invoerscherm contact(en) 1 2 Voor het gewicht bedraagt de minimumwaarde 25 kg en de maximumwaarde 250 kg. Enkel een geheel getal is toegelaten: indien u het gewicht in het dossier van de patiënt noteert met één of meerdere decimalen (bvb. 88,75 kg), dan moet u deze waarde afronden naar een geheel getal.

37. Manuele invoer – Scherm 2Invoerscherm contact(en) 1 2 Voor HbA1c bedraagt de minimumwaarde 2.0 % en de maximumwaarde 20.0 %. Enkel een getal met één cijfer na de komma is toegelaten. HbA1c wordt vanaf 1 juni 2011 uitgedrukt in mmol/mol. Gedurende minstens 12 maanden blijft de oude eenheid (%) ernaast vermeld. Indien u er desalniettemin niet over beschikt, kunt u deze berekenen door middel van de hiernavolgende conversietabel.

38. Individuele feedback Conversietabel mmol/mol %

39. Manuele invoer – Scherm 2Invoerscherm contact(en) 1 2 3 Kies “Niet beschikbaar” als een bepaalde parameter niet geregistreerd werd binnen een termijn van 12 maanden vóór de datum van het contact (parameters die ouder zijn dan 12 maanden zijn niet representatief meer voor de toestand van de patiënt op een bepaalde contactdatum). Een uitzondering wordt gemaakt voor wat betreft de lengte, waar het voor zich spreekt dat u meer dan 12 maanden mag teruggaan.

40. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Diabetes type 2 Wanneer u op “Toevoegen” klikt nadat alle gegevens werden ingevuld, worden deze gecontroleerd op eventuele fouten alvorens toegevoegd te worden in de “Lijst van de contacten”. 4

41. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Diabetes type 2 Dit is een voorbeeld van een foutboodschap. De foutboodschappen zijn meestal algemeen: ze melden bvb. niet dat u voor gewicht een decimale waarde hebt ingevuld i.p.v. een geheel getal (zoals vereist). De velden met foutieve registraties worden ook aangeduid. Opgelet: U kunt meerdere foutboodschappen samen of na elkaar krijgen !!! Alle fouten moeten gecorrigeerd worden alvorens u het contact aan de “Lijst van de contacten” kunt toevoegen.

42. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Diabetes type 2 Dit is een voorbeeld van een foutboodschap. De foutboodschappen zijn meestal algemeen: ze melden bvb. niet dat u voor HbA1c twee decimalen hebt ingevuld i.p.v. slechts één cijfer na de komma (zoals vereist). De velden met foutieve registraties worden ook aangeduid. Opgelet: U kunt meerdere foutboodschappen samen of na elkaar krijgen !!! Alle fouten moeten gecorrigeerd worden alvorens u het contact aan de “Lijst van de contacten” kunt toevoegen.

43. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Diabetes type 2 Nadat alle gegevens correct werden ingevuld, wordt het contact toegevoegd aan de “Lijst van de contacten”. Het contact wordt leeggemaakt zodat u eventueel een bijkomend contact kunt registreren. Nadat alle gegevens correct werden ingevuld, wordt het contact toegevoegd aan de “Lijst van de contacten”. Het contact wordt leeggemaakt zodat u eventueel een bijkomend contact kunt registreren.

44. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Diabetes type 2 Een contact dat werd toegevoegd aan de “Lijst van de contacten” kanverwijderd worden via de link “Verwijderen”.

45. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Diabetes type 2 In dit voorbeeld werden 3 contacten toegevoegd aan de “Lijst van de contacten”: 1 = nulcontact (facultatief) 2 = eerste contact (facultatief) 3 = laatste contact (verplicht) 1 2 3

46. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Chronische nierinsufficiëntie Dit invoerscherm verschilt enkel op het vlak van de parameters die moeten ingevuld worden. Het werkingsmechanisme is identiek aan dit van het zorgtraject Diabetes type 2. Er moet aangeduid worden of de patiënt al dan niet lijdt aan diabetes als begeleidende aandoening, en zo ja, om welk type diabetes het gaat. Kies één van de 3 mogelijkheden

47. Manuele invoer – Scherm 2Voorbeeld ZT Chronische nierinsufficiëntie Dit invoerscherm verschilt enkel op het vlak van de parameters die moeten ingevuld worden. Het werkingsmechanisme is identiek aan dit van het zorgtraject Diabetes type 2. Voor de creatininemie bedraagt de minimumwaarde 0.2 mg/dl en de maximumwaarde 8.0 mg/dl. Enkel een getal met één cijfer na de komma is toegelaten. Indien deze in het dossier van de patiënt genoteerd staat met twee decimalen (bvb. 2,76 mg/dl), dan moet u deze waarde afronden naar een getal met één decimaal (2,8 in dit voorbeeld)

48. Manuele invoer – Scherm 2Submit - Verzenden Nadat een of meerdere contacten geregistreerd werden en toegevoegd werden aan de “Lijst van de contacten”, kunt u deze verzenden via de knop “Submit”. Indien u slechts één contact verzendt dan wordt gecontroleerd of de datum ervan zich situeert tussen de begindatum van het zorgtraject (10/10/2009 in dit voorbeeld) en 31/12/2011 (einde van de evaluatieperiode).

49. Manuele invoer – Scherm 2Submit - Verzenden Indien u meerdere contacten verzendt dan wordt gecontroleerd of de datum van minstens één van de contacten zich situeert tussen de begindatum van het zorgtraject en 31/12/2011 (einde van de evaluatieperiode).

50. Manuele invoer – Scherm 2Submit - Verzenden Wanneer u op de knop “Submit” klikt om het (de) contact(en) in de “Lijst van de contacten” te verzenden, krijgt u een verwittiging dat enkel de contacten in de “Lijst van de contacten” worden verzonden. Controleer dus goed dat u niet vergeten bent een contact toe te voegen aan de “Lijst van de contacten”! In dit voorbeeld zal enkel het contact van 10/10/2011 en NIET het contact van 10/11/2009 verzonden worden!