Zarządzanie finansami NGO

1. Zarządzanie finansami NGO Stabilność finansowa i rachunkowość Projekt współfinansowany ze środków Programu Operacyjnego Fundusz Inicjatyw Obywatelskich

2. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Wszystkie materiały i dokumenty wychodzące na zewnątrz organizacji przekładają się na to jak jest ona postrzegana. Sprawozdawczość finansowa to nie tylko konieczność wymagana przepisami prawa ale również element jej wizerunku. Rzetelne, przejrzyste sprawozdanie finansowe wiele mówi o kondycji organizacji ale także o jakości jej pracy.

3. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Stabilność finansowa jest jedną z zasadniczych potrzeb organizacji i wciąż stanowi duże wyzwanie. Budowanie stabilności jest procesem – długim i trudnym, wymagającym etapu planowania i konsekwentnej realizacji strategii zarządzania finansami. Za budowanie stabilności finansowej odpowiada w organizacji zarządzający finansami. Obowiązkiem takiej osoby jest zapewnienie źródeł przychodów, regularny monitoring przychodów i kosztów, zapewnienie płynności finansowej. W tych obszarach konieczna jest ścisła współpraca z księgowym, który powinien dostarczać dane niezbędne do analiz finansowych – zarówno w poszczególnych projektach, jak i dla całej organizacji.

4. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO ZADANIA OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ ZA FINANSE W ORGANIZACJI: 1.Opracowanie strategii Jednym z elementów zarządzania finansami jest opracowanie strategii finansowania – zarówno krótkoterminowej – na rok, jak i w dłuższej perspektywie, np. na trzy lata. Temu właśnie służy praca nad budżetem. Chodzi o zapewnienie przychodów na pokrycie kosztów statutowych ale staranie się o dywersyfikację przychodów. Nie uzależnienie się od jednego źródła! 2. Analiza kosztów. Właściwa proporcja kosztów statutowych i kosztów administracyjnych. 3. Zapewnienie organizacji wolnych środków – pozaprojektowych (wkład własny, zachowanie płynności finansowej)

5. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Źródła przepisów w zakresie rachunkowości w Polsce Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (z późn. zmianami a zwłaszcza nowelizacją obowiązującą od 2002 r.) (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694  z późn. zm.) Akty wykonawcze do ustawy Krajowe Standardy Rachunkowości Międzynarodowe Standardy Rachunkowości/Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej

6. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Akty wykonawcze do Ustawy Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. Nr. 137, poz. 1539)

7. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Wszystkie zarejestrowane stowarzyszenia i fundacje muszą prowadzić księgowość. Księgowość w organizacji pozarządowej, to księgowość pełna, czyli prowadzona za pomocą księgi głównej, według ustalonego planu kont.  W organizacjach pozarządowych nieprowadzących działalności gospodarczej księgowość jest prowadzona w sposób uproszczony. Każdego roku stowarzyszenia i fundacje powinny sporządzić sprawozdanie finansowe (składające się z bilansu, rachunku wyników oraz informacji dodatkowej).

8. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Najkorzystniejszą formą prowadzenia księgowości jest posługiwanie się odpowiednim programem finansowo-księgowym (księgowość można prowadzić również „ręcznie”, czyli za pomocą odpowiednich dzienników i kartotek, ale jest to bardzo pracochłonne).

9. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Komputerowy program księgowy jest narzędziem, które rejestruje, gromadzi i przetwarza wszystkie operacje finansowe zachodzące w organizacji. Jaki program wybrać? Nie ma programów stworzonych specjalnie dla organizacji pozarządowych. Programy finansowo-księgowe są uniwersalne i zgodne z ustawą o rachunkowości. Na rynku jest dostępnych wiele programów komputerowych. Ich ceny wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Program musi być legalny i bezwzględnie powinien spełniać warunki zapisane w ustawie o rachunkowości, dotyczące między innymi bezpieczeństwa danych i braku możliwości modyfikacji zapisów po zamknięciu miesiąca. Jako użytkownik musimy posiadać licencję na używanie programu.

10. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Jakie funkcje i możliwości powinien posiadać program komputerowy: • możliwość rozbudowywania i modyfikacji planu kont, w tym rozwinięcia kont syntetycznych o konta analityczne, w zakresie co najmniej dziewięciu cyfr po koncie syntetycznym • możliwość powiązania kont księgowych z tabelą bilansu i rachunku wyników, aby móc automatycznie generować sprawozdanie finansowe w każdym momencie • możliwość modyfikacji pozycji tabeli bilansu i rachunku wyników, tak by dostosować je do obowiązujących nas wzorów sprawozdań;

11. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Księgowość to nie tylko wypełnianie rubryk, zbieranie i przepisywanie kwot z rachunków i faktur, czyli prosta rejestracja wydarzeń finansowych. Od tego, jakie są przyjęte zasady finansowe w danej organizacji, czyli np. jak jest ułożony plan kont, jak są kwalifikowane wydatki programowe i administracyjne, zależy ostateczny wynik finansowy organizacji, a więc finansowy wskaźnik jej działalności.

12. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Przejrzysty, konsekwentny i rzetelny sposób prowadzenia ksiąg finansowych jest jedną z najlepszych rekomendacji danej organizacji. Dopracowany plan kont i system księgowy bardzo ułatwia rozliczanie się z otrzymanych dotacji, pozwala na szybkie wygenerowanie potrzebnych informacji na temat np. kosztów danego programu, kosztów administracyjnych, pomaga przy ocenie rentowności działalności całej organizacji i usprawnia jej pracę.

13. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych szczególnie powinny zwrócić uwagę organizacje pożytku publicznego oraz organizacje prowadzące nieodpłatną i odpłatną działalność pożytku publicznego. W księgach rachunkowych powinny zostać wyodrębnione: • nieodpłatna i odpłatna działalność pożytku publicznego po to, aby można było ustalić wysokości przychodów, kosztów i wyników każdej z prowadzonych działalności.

14. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ – Przykładowy Plan Kont 500- koszty działalności statutowej nieodpłatnej 500-1 projekt A ( Urząd Miejski) 500-1-1 promocja 500-1-2- wynagrodzenia trenerów 500-1-3- katering w czasie warsztatów 500-1-4- 500-2 projekt B ( Urząd Marszałkowski) 500-2-1 - wynagrodzenia trenerów 500-2-2 - materiały programowe 500-2-3 - 510- koszty działalności statutowej odpłatnej 510-1 „Zajęcia plastyczne” 510-1-1 -wynagrodzenia prowadzących 510-1-2- 510-2 „Zajęcia terapeutyczne- porady psychologa”

15. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ – Przykładowy Plan Kont 520- koszty działalności statutowej odpłatnej 520-1- program BB 520-1-01- materiały biurowe 520-1-02- materiały na zajęcia plastyczne 520-1-03- wynagrodzenia trenerów prowadzących zajęcia 550- Koszty administracyjne 550-1- Zużycie materiałów i energii 550-2- Usługi obce 550-3- Podatki i opłaty 550-4- Wynagrodzenia 550-5- Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia 550-6 - Amortyzacja 550-7 – Pozostałe koszty

16. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Formy współpracy organizacji ngo z księgowym: Umowa o pracę Księgowy to niekiedy jedyna, a często jedna z pierwszych osób formalnie zatrudnionych w organizacji. Trudno jest rekomendować lepszą formę zatrudnienia księgowego. Celem prowadzenia księgowości w organizacji jest zapewnienie całej organizacji i zarządowi bezpieczeństwa finansowego poprzez rzetelne stosowanie obowiązujących przepisów. Silny związek księgowego z organizacją. Umowa cywilno-prawna Księgowi zatrudnieni na podstawie umowy cywilno-prawnej (np. umowy o dzieło, zlecenia) zawierają umowę okresową. Może być ona zawarta na dłuższy okres, ale może też być odnawiana comiesięcznie. Związek formalny księgowego z organizacją jest tu znacznie słabszy, niż w przypadku umowy o pracę. Przy stanowisku księgowego, które ma wysoką rangę odpowiedzialności w organizacji, perspektywa dłuższej stabilnej współpracy ma istotne znaczenie dla zarządzających strategią finansową.

17. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Formy współpracy organizacji ngo z księgowym: Firma zewnętrzna Dla firmy zewnętrznej zlecenie prowadzenia księgowości będzie zawsze jednym z prowadzonych projektów, trudno oczekiwać więc od zleceniobiorcy zaangażowania w działania całej organizacji. Z drugiej strony, firma zewnętrzna zapewnia ciągłość wykonania zlecenia, bez względu na wewnętrzne ruchy kadrowe oraz gwarantuje odpowiedni poziom kwalifikacji osób obsługujących klienta. I, co nie jest bez znaczenia, przejmuje odpowiedzialność za rzetelność prowadzonych ksiąg.

18. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO KSIĘGOWOŚĆ Wolontariusz księgowym Czasem w małych organizacjach, szczególnie takich, które mają niewielki budżet roczny i małą liczbę operacji finansowych, funkcję księgowego pełnią wolontariusze. Tę formę zatrudniania księgowego charakteryzuje brak stabilnego formalnego związku wolontariusza z organizacją. Możliwe jest co prawda zawarcie w tej sytuacji umowy wolontariackiej , jednak nie może ona stanowić podstawy prawnej do egzekwowania wykonywania zadań przez wolontariusza. Współpraca z wolontariuszem odbywa się na podstawie wzajemnego zaufania.  

19. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą (art. 4), chyba, że określone obowiązki w tym zakresie zostaną przypisane np.: - Innym osobom za ich zgodą stwierdzoną dokumentem lub - Głównemu księgowemu, gdy powierzenie tych obowiązków zostało dokonane i przyjęte za zgodą na piśmie i z treści wynika odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości

20. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie wyznaczono osoby odpowiedzialnej, wówczas odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. W razie niewywiązywania się z obowiązków przewidzianych w ustawie tj. spowodowania zaniedbań w zakresie prowadzenia rachunkowości, osoby odpowiedzialne podlegają wysokim karom, łącznie z karą pozbawienia wolności

21. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNIKA JEDNOSTKI Na przykład karze pozbawienia wolności do lat 2 lub karze grzywny, albo obu tym karom łącznie podlega osoba, która dopuściła się do: - Nieprowadzenia ksiąg rachunkowych - Prowadzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy i rozporządzenia - Podawania w księgach nierzetelnych danych - Niesporządzania sprawozdania finansowego - Zawarcia w sprawozdaniu nierzetelnych danych - Sporządzenia sprawozdania finansowego niezgodnie z przepisami rozporządzenia i ustawy

22. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO

23. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO POLITYTKA RACHUNKOWOŚCI Jednostka powinna posiadać dokumentacje opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, które muszą uwzględniać wymagania ogólne ustawy i rozporządzenia oraz specyfikę działalności. Polityka rachunkowości powinna być wprowadzona uchwałą zarządu lub zarządzeniem kierownika organizacji i powinna w szczególności określać (art. 10ust 1 ustawy):

24. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO * Rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze * Jakie rodzaje działalności uznaje się w jednostce za działalność statutową a jakie będą działalnością administracyjną wspierającą działalnością statutową * Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (wykaz ksiąg księgi głównej oraz ewidencji analitycznej) * Zasady amortyzacji * Metody prowadzenia ewidencji zapasów,

25. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW W polityce rachunkowości należy opisać sprawy związane z archiwizacją dokumentów księgowych (dokumentacji papierowej i danych komputerowych). Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie organizacji lub oddziału w oryginalnej postaci. Terminy przechowywania dokumentacji są następujące: - księgi rachunkowe – 5 lat; - karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat; - dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;

26. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Obowiązki dla organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych? 1. Od początku 2007 roku organizacja (pracodawca) po każdym miesiącu, w którym dokonywała wypłaty dla zatrudnionych osób dokonuje jedynie wpłaty należnej zaliczki na podatek dochodowy od zatrudnionych osób. Robi to do 20 dnia kolejnego miesiąca następującego po miesiącu dokonania wypłat, jednym przelewem, za wszystkich zatrudnionych, do właściwego dla organizacji (pracodawcy) urzędu skarbowego. 2. Po zakończeniu roku składa za cały rok deklarację PIT-4R – do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. W deklaracji umieszcza informacje o należnych zaliczkach na podatek dochodowy za każdy miesiąc roku minionego.

27. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Obowiązki organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych 3. Na koniec roku kalendarzowego dla każdej z zatrudnionych osób sporządzamy także deklarację roczną PIT-11 czyli informację o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy: Deklaracje roczne przekazujemy: jedną osobie zatrudnionej, drugą składamy do urzędu skarbowego, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym (art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Deklaracje roczne PIT-11 poza przekazaniem ich osobie zatrudnionej składane są także (inaczej niż deklaracje PIT-4R) do urzędu skarbowego właściwego dla zatrudnionej osoby.

28. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Obowiązki organizacji związane z podatkiem dochodowym od osób prawnych Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają m.in. stowarzyszenia i fundacje. Większość działań organizacji pozarządowych mieści się w ramach wymienionych w art. 17 ust. 1 pkt 4 jako podlegających zwolnieniu (działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrywania wsi w wodę, dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego i dlatego są zwolnione z podatku dochodowego. Trzeba jednak pamiętać, że cele podlegające zwolnieniu muszą wynikać wprost ze statutu organizacji.

29. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Obowiązki organizacji wobec ZUS Pracodawca jest zobowiązany do dnia 15 - tego następnego miesiąca do odprowadzenia składek ZUS dotyczących ubezpieczeń społecznych, ubezpieczeń zdrowotnych i funduszu pracy za zatrudnione (ubezpieczone) osoby.

30. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Zgłoszenie płatnika Płatnicy składek są zobowiązani do złożenia formularza – zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od: daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnych i rentowych dla ubezpieczonych, wyłącznie zobowiązanych do płacenia składek na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących

31. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Zgłoszenie ubezpieczonego Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia (tj. od momentu zatrudnienia)

32. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Zgłoszenie wyrejestrowania Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania zobowiązany jest złożyć płatnik składek w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu. Płatnik składek, który zakończył prowadzoną przez siebie działalność lub wygasł ostatni stosunek pracy zobowiązujący go do płacenia składek – zobowiązany jest złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu

33. ZARZĄDZANIE FINANSAMI I RACHUNKOWOŚĆ W NGO Organizacja, która zatrudnia pracowników, powinna co miesiąc składać następujące deklaracje: DRA - deklaracja rozliczeniowa RCA - imienne raporty o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach za każdego pracownika Dodatkowo, należy złożyć deklarację RSA w następujących przypadkach: gdy ktoś z pracowników był na zwolnieniu lekarskim gdy ktoś z pracowników korzystał z urlopu bezpłatnego gdy ktoś z pracowników przebywa na urlopie macierzyńskim/wychowawczym w przypadku, gdy organizacja zatrudnia pracowników na zlecenie z ubezpieczeniem zdrowotnym, należy złożyć deklarację RZA.  Jednocześnie co miesiąc należy przekazać pracownikom, zarówno zatrudnionym na etacie, jak i na zleceniu, gdy odprowadzana jest składka od zleceń na ubezpieczenie zdrowotne, informację o odprowadzonych za nich składach do ZUS – w formie deklaracji RMUA