Bienvenue…

1. Bienvenue… Standard de mise en œuvre DGD – Rapport final Directives du 1.1.2011sur la gestion des dossiers dans les domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam (DGD)

2. Ordre du jour • Salutations • Situation initiale • Projet «Standard de mise en œuvre DGD» – objectifs et procédures • Thèmes, problèmes et solutions • Demandes et recommandations

3. Situation initiale • Les «Directives sur la gestion des dossiers dans les domaines AVS/AI/APG/PC/AfamAgr/Afam (DGD)» sont entrées en vigueur au 01.01.2011. • Le délai imparti pour l’adaptation des DGD stipule que les mesures techniques et organisationnelles doivent être mises en œuvre dans les deux ans suivant l’entrée en vigueur des DGD, c’est-à-dire jusqu’au 31.12.2012. • Le délai de mise en œuvre des dispositions techniques en matière de destruction est de cinq ans et s’étend de ce fait jusqu’au 31.12.2015. • Les DGD sont formulées de façon ouverte et laissent une grande marge en matière d’interprétation.

4. Projet «Standard de mise en œuvre DGD» Objectifs • Les dispositions peu claires ont été interprétées en commun (autorégulation) selon le principe du plus petit dénominateur commun et ceci dans le but de • dégager une interprétation uniformisée (sécurité juridique); • ne pas en céder l’interprétation à des tiers (organes de révision). • La demande de projet a été entérinée le 20.06.2011 par le comité directeur de l’organisation eAVS/AI.

5. Projet «Standard de mise en œuvre DGD» Procédure • Formation de base dans le domaine du «records management» afin de garantir une compréhension fondamentale unifiée de la terminologie • Mise en place d’un groupe de projet et de deux groupes de travail • Audits des systèmes des pools IT • Définition des thèmes à traiter • Elaboration des contenus dans le cadre des groupes de travail et du groupe de projet

6. Thèmes • Terminologie • Durée de vie • Dossiers à conserver • Durée et début de la conservation • Protection de l’intégrité (y compris signatures électroniques) • Obligation de proposer les documents aux archives de droit public

7. Termes importants • Dossiers • Ensemble des informations pertinentes pour les affaires qui sont élaborées ou transmises dans le but de remplir les tâches définies, indépendamment du vecteur d’information concerné. • Gestion des dossiers (Ch. 1202 DGD) • Enregistrement systématique des processus et des résultats des affaires (constitution, utilisation et administration des dossiers). • Conservation (Ch. 1203 DGD) • Stockage des données par l’organe d’exécution. • Archivage (Ch. 1204 DGD) • Conservation illimitée de dossiers par les Archives fédérales ou les archives cantonales compétentes.

8. Termes importants • Problèmes • Les DGD ne font pas de différence entre l’archivage des dossiers précédant la phase de conservation de dix ans et l’archivage final des dossiers durant les dix ans que dure la conservation. • Les DGD ne font pas de différence entre phase «active» et phase «passive». • Remarque • En pratique, le processus technique d’enregistrement des dossiers dans une «archive électronique» après leur réception et respectivement après leur constitution est souvent assimilé avec leur «archivage» (et respectivement, selon les DGD, avec le début de la période de conservation de dix ans). • A ce moment, les dossiers se trouvent encore dans la phase «active» – et donc dans un «dépôt» qui en garantit l’intégrité. La durée de conservation de dix ans stipulée par les DGD ne commence à courir qu’à partir de plus tard! • Une «archive électronique» est en mesure de garantir l’intégrité des dossiers. Il est toutefois à noter que les DGD évoquent certaines conditions supplémentaires qu’une «archive électronique» doit également respecter.

9. Durée de vie • Durée de vie (Ch. 1205 DGD) • La vie d’un dossier commence avec sa création ou sa réception, suivie de son enregistrement et de son traitement, de sa conservation, puis de son archivage dans les Archives fédérales ou les archives cantonales compétentes ou sa destruction.

10. Durée de vie générale des dossiers

11. Début du délai de conservation • Pour les dossiers relatifs à des cas individuels de prestations en espèces ou en nature, le délai de conservation de dix ans commence après échéance de l’année calendaire au cours de laquelle la dernière prestation périodique ou la prestation unique a été versée (Ch. 1601). • Selon les DGD, les EAS doivent conserver les actes de manière à pouvoir les détruire dix ans après l’extinction du dernier droit à prestation, pour autant que la certitude soit établie qu’ils ne seront plus nécessaires pour des prestations octroyées ultérieurement (Ch. 1602). • Il n’est généralement pas possible de déterminer exactement le moment où il peut être établi avec certitude qu’un acte ne servira plus à déterminer un éventuel futur droit à une prestation.

12. Caisses de compensation • Même en cas de décès de l’assuré, il ne peut pas être exclu avec certitude que les survivants ne présenteront pas de demandes de rentes, même si aucun descendant n’a été annoncé à la caisse de compensation compétente. En outre, le/la conjoint-e (séparé-e) du défunt peut encore faire valoir des droits à des rentes et ceci plus de dix ans après le décès de l’assuré. • C’est pour cette raison que les caisses de compensation ne doivent en principe pas détruire les dossiers (y compris les documents AI) dix ans après le décès de leurs assurés. • Les dossiers pourront être détruits lorsque, au vu du temps passé depuis le décès de l’assuré, il peut être établi avec une probabilité raisonnable qu’aucun descendant ni aucun-e conjoint-e (séparé-e) ne fera valoir une quelconque exigence. • Proposition: attendre le moment où la personne assurée a atteint cent-cinquante ans révolus.

13. Durée de vie des dossiers d’assurés

14. Dossiers de membres • En principe, les dossiers de membres peuvent être régulièrement détruits à échéance de dix ans. • Font exception les types de dossiers suivants: • dossiers de membres du registre central; • décisions en matière de cotisations, de rappels, de réductions et de remises; • dossiers d’amortissement servant de base aux inscriptions pour les CI (comptes individuels); • documents de décompte servant de base aux inscriptions pour les CI; • dossiers de recours servant de base aux inscriptions pour les CI. • En cas de dissolution d’une personne juridique (du membre), le dossier de membre peut être détruit après un délai de cent ans suivant la dissolution ou être proposé à l’archive compétente en la matière.

15. Durée de vie des dossiers de membres

16. Dossiers AI • Un délai de prescription de cinq ans, durant lequel il est encore possible de faire valoir un droit à des prestations, commence au moment du décès de l’assuré. • De ce fait, la durée de conservation de dix ans des dossiers AI ne commence à courir que cinq ans après le décès de l’assuré (voir art. 24 LPGA et art. 29 al. 1 LAI).

17. Gestion des dossier Arrêt 8C_319/2010 du Tribunal fédéral • Indépendamment de sa mise en œuvre technique, la gestion systématique des dossiers doit toujours être orientée en fonction de critères définis, appropriés et conformes au but, car ce n’est qu’ainsi que l’efficacité de la la gestion des dossiers peut être garantie. • La gestion systématique des dossiers permet en outre d’appliquer et d’assurer, en tout temps, la traçabilité indispensable du point de vue de la clarification des cas et des voies de prises de décisions (Ueli Kieser, Commentaire LPGA, 2e édition, no 13 relatif à l’art. 46 LPGA).

18. Etendue du devoir de gestion des dossiers Arrêt 8C_319/2010 du Tribunal fédéral • Les dossiers doivent être complets – tout ce qui est susceptible d’être significatif pour la prise de décision doit être conservé. • Dès le début de leur constitution, les dossiers doivent être structurés selon une séquence chronologique progressive. • L’ensemble du dossier doit comporter une pagination établie au plus tard au moment de la prise de décision ou en cas de demande de consultation. • A ce sujet, le commentaire suivant a été intégré: • dans la pratique, la pagination n’est réalisée que lorsqu’un tribunal ou une autorité demande le dossier, respectivement en cas de demande de consultation. Le dossier qui doit être fourni à la demande d’un tribunal ou d’une autorité ou encore en cas de demande de consultation doit impérativement comporter une pagination. Il n’existe toutefois aucune obligation de paginer la totalité du dossier d’un assuré; • si la gestion des dossiers est informatisée, il n’est pas nécessaire de faire en sorte que le système utilisé effectue une pagination automatique. Une pagination manuelle suffit à répondre aux exigences des DGD.

19. Liste des pièces du dossier • En principe, une liste des pièces constitutives du dossier doit être créée, qui comprend une liste chronologique de l’ensemble des indications relatives à une procédure donnée. La liste des pièces constitutives du dossier doit comporter : • un numéro courant; • le nombre de pages de chaque document inclus au dossier; • la date d’enregistrement du document; • une ID de document, ainsi • qu’une brève description du type de document ou du contenu du document. • Commentaire • Selon l’arrêt 8C_319/2010, E. 2.2.2 du Tribunal fédéral, la liste des pièces constitutives du dossier ne doit comprendre qu’une liste de l’«ensemble des indications apportées à une procédure», ce qui implique que les dossiers à fournir en cas de demande doivent être créés. Il n’existe aucune obligation de tenue permanente d’une liste des pièces constitutives du dossier d’un assuré.

20. La force probante des dossiers conservés sous forme électronique • Les dossiers conservés sous forme électronique ou sous une forme comparable ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l’aide d’instruments (Ch. 1402 DGD) • Dans ce cas, les DGD se réfèrent à l’art. 957, al. 4 CO, qui a toutefois été annulé par le nouveau CPC. • L’art. 177 CPC stipule que les données électroniques sont considérées comme des titres à part entière. • L’art. 178 CPCstipule que la partie qui invoque un titre doit en prouver l’authenticité si la partie adverse la conteste sur la base de motifs suffisants. • L’art. 157 CPC stipule que le tribunal établit sa conviction par une libre appréciation des preuves administrées. Remarque • Il est plus facile d’établir la preuve de l’authenticité si une documentation procédurale existe.

21. Au sujet de l’intégrité • Intégrité: • Les dossiers ne doivent plus pouvoir être modifiés sans que la modification ne soit constatable (Ch. 1302 DGD). • La protection contre toute modification ultérieure risquant de passer inaperçue doit être mise en œuvre le plus vite possible: • document reçus: à leur réception; • documents élaborés en interne: dès que la version définitive est approuvée. • Si les dossiers sont conservés sur des supports d’informations réinscriptibles, il s’agit de prendre toutes les mesures complémentaires appropriées permettant d’en protéger l’intégrité, telles que par. ex. signature électroniques. • Les archives physiques et électroniques doivent être protégées contre tout accès non autorisé. • Les dossiers doivent être enregistrés sur des supports d’informations qui résistent au vieillissement.

22. Obligation de proposer des documents • S’il existe une obligation légale en la matière, les dossiers doivent être proposés à l’archivage auprès des archives compétentes après écoulement du délai de conservation. • Les DGD ne mentionnent aucune obligation générale de proposer des documents aux Archives fédérales. Il appartient aux caisses de compensation et aux offices AI concernés de clarifier l’obligation de proposer leurs documents aux archives cantonales, en conformité avec les éventuelles dispositions cantonales en vigueur (Ch. 1703). • Dans le cadre du projet, il a été renoncé à clarifier, dans tous les cantons, l’obligation de proposer des documents à laquelle sont soumis, le cas échéant, les caisses de compensation et les offices AI.

23. Destruction • Après écoulement du délai de conservation et pour autant qu’ils ne soient pas pris en charges par des archives compétentes, les dossiers doivent être détruits (Ch. 1801 DGD). • Bases légales: • au niveau fédéral: art. 21, al. 2 LPD; • exemples cantonaux: § 21 IDAG AG ou § 6 Loi sur les archives LU. • La destruction doit être irréversible: les dossiers ne doivent en aucun cas pouvoir être restaurés. • Les dossiers tenus sous forme électronique doivent être effacés définitivement, c’est-à-dire que les données ne doivent plus pouvoir être lues sans déployer des efforts techniques et organisationnels considérables (Ch. 1804 DGD). • Description de la procédure: l’organisation de la suppression et de la destruction des dossiers doit être décrite et faire l’objet d’un procès-verbal (Ch. 1805 DGD).

24. Destruction: exceptions • Ne doivent pas être détruits: • les dossiers susceptibles de servir de moyen de preuve dans le cadre d’un litige en cours ou à venir (Ch. 1802 DGD); • les documents originaux qui sont propriété de tiers (Ch. 1806 DGD); • les dossiers qui doivent être conservés pour une durée illimitée (actes constitutifs et dossier d’organisation) (Ch. 1603 DGD). • Les dossiers sous forme papier peuvent être détruits avant l’échéance du délai de conservation à condition qu’ils aient préalablement été numérisés dans les règles de l’art et enregistrés sous une forme électronique qui corresponde aux exigences des DGD. • Garantie de l’intégralité et de l’exactitude de l’information numérisée • Garantie de la disponibilité et de la lisibilité selon les exigences légales • Le processus de numérisation doit faire l’objet d’un procès-verbal qui doit être conservé avec le dossier

25. Numérisation • La numérisation d’un document papier constitue une migration vers un autre support de données. Le Ch. 1306 autorise la numérisation de documents, pour autant que le respect des points suivants soient garantis: • intégralité et exactitude de l’information numérisée; • disponibilité et lisibilité correspondant aux exigences légales; • le processus de numérisation doit faire l’objet d’un procès-verbal qui doit être conservé avec le dossier; • reproductibilité des documents originaux sous forme papier. • Le respect des autres exigences des DGD doit également être garanti, dont en particulier: • l’intégrité; • la sécurité des données. • Les documents originaux appartenant à l’assuré ne doivent pas être détruits!

26. Numérisation • Garantie de l’intégralité et de l’exactitude • Il doit être garanti que toutes les pages du document concerné ont bien été fidèlement numérisées. • La totalité du contenu du document doit être numérisée – il s’agit donc de faire en sorte, par exemple, d’assurer que les couleurs non lisibles par le scanner ou les remarques ajoutées a posteriori sur le document n’empêchent pas la lisibilité finale du document original numérisé. • Lors de l’opération de numérisation, aucune modification ne doit être apportée au contenu du document. • Toute modification ultérieure apportée au document numérisé doit pouvoir être documentée, ce qui peut notamment être le cas lors de l’utilisation de supports d’informations réinscriptibles (voir art. 9 Olico).

27. Numérisation • Garantie de la disponibilité et de la lisibilité • Il doit être garanti que les données sont effectivement lisibles. La lisibilité des données du document numérisé doit être vérifiée régulièrement. • Les dossiers doivent être classés minutieusement et systématiquement et conservés à l’abri de toute cause d’endommagement. • Il doit être possible d’accéder aux dossiers numérisés dans un délai raisonnable. • Les moyens auxiliaires permettant de lire d’éventuels anciens formats de documents doivent être mis à disposition.

28. Consignation dans un procès-verbal • La numérisation constitue une migration d’un document papier vers un support de données électroniques et doit ainsi faire l’objet d’un procès-verbal. • Etant donné que, en ce qui concerne les EAS, l’OFAS n’a encore édicté aucune disposition particulière sur la numérisation et sur le contenu du procès-verbal requis, il peut être fait appel aux connaissances déjà acquises à ce sujet dans le domaine du droit commercial et du droit fiscal. • La consignation dans un procès-verbal(Ch. 1306), exigée par l’art. 10 Olico, est entendue, selon la littérature existante à ce sujet, au sens où les processus, tout comme les directives et le déroulement du travail doivent être enregistrés (description de la procédure). • Deux listes de contrôle pour la documentation de la procédure ont été élaborées (une liste générale et une liste pour la numérisation).

29. Etat du projet • L’élaboration des contenus du standard de mise en œuvre a été conclue, comme prévu, à fin 2011. • Les parties impliquées dans le projet sont arrivées à un consensus au sujet du contenu du standard. • Du point de vue actuel, les objectifs du projets ont été atteints!

30. Enseignements • La gestion des dossiers constitue un thème interdisciplinaire, notamment en raison de l’influence croissante exercée dans ce domaine par les technologies de l’information. Dans un tel contexte, le fait que les groupes de travail, le groupe de projet et la direction du projet aient été composés de personnes disposant d’un vaste bagage technique, spécifique et juridique s’est avéré particulièrement précieux. • Il est en outre également apparu, au cours du déroulement du projet, que les exigences en matière de conservation des dossiers posées par les offices AI et les caisses de compensation sont parfois très différentes les unes des autres. • Si les offices AI ne gèrent qu’un «dossier d’assuré», les caisses de compensations gèrent en principe plusieurs dossiers différents relatifs au même assuré. • De plus, les caisses de compensation gèrent également des dossiers de membres. • Les DGD ne tiennent pas compte de ces différences qui, dans un premier temps, n’étaient pas non plus connues des membres des groupes de travail et du groupe de projet. • La mise en œuvre des DGD est de la responsabilité des EAS et est une affaire de chefs!

31. Demandes et recommandations • Le comité de coordination • demande de décider, à la question «Quels sont les documents qui doivent être conservés?» du chapitre 2, «Terminologie», Ch. 1201, lequel des deux commentaires (version 1 ou version 2) est valable; • demande au comité directeur de valider le standard de mise en œuvre DGD. • Le comité directeur • valide le standard de mise en œuvre DGD; • demande à l’organisation eAVS/AI d’en communiquer les résultats à toutes les parties concernées afin de s’assurer que les enseignements soient connus de tous; • clôt le projet. • Il est recommandé de soumettre le standard de mise en œuvre DGD à l’OFAS pour prise de position.

32. Questions Questions ?