PROJETS D’AMÉNAGEMENT ET OPTIMISATION DES ESPACES

1. PROJETS D’AMÉNAGEMENT ET OPTIMISATION DES ESPACES FGRM 12 octobre 2011

2. Plan de la présentation • Rappel des faits • Mesures examinées • Conclusion Aménagement et optimisation des espaces

3. Rappel des faits • Budget 2010-2011: rétablir l’équilibre financier du gouvernement pour 2013-2014 • 62% des mesures proviendraient de l’État • Réduction des dépenses de nature administrative • PDF: réduction des dépenses de publicité, déplacement et formation (25 p. cent) Aménagement et optimisation des espaces

4. Rappel des faits (suite) • Une autre mesure: réduction de la dépense d’aménagement de 30 M$ d’ici 2013-2014 • Élément déclencheur pour la SIQ : décision du CT 209996-31 mars 2011) • « Déposer, d’ici le 15 juin 2011, le plan de mise en œuvre visant une réduction de 30 000 000 $ d’ici 2013-2014 des projets d’aménagement des locaux et des espaces gouvernementaux, tel qu’annoncé dans le Plan de retour à l’équilibre budgétaire. » Aménagement et optimisation des espaces

5. Rappel des faits (suite) • Groupe de discussion SCT et SIQ • Consultation intensive à l’interne (SIQ) • Production du plan demandé en temps opportun et acceptation de ce plan par la ministre Aménagement et optimisation des espaces

6. Mesures examinées • 12 mesures examinées • 4 mesures relevant du SCT (financières et à court terme) • 8 mesures SIQ (long terme) • Sous la responsabilité de la SIQ • (suivi des mesures, reddition de comptes) • Monétaire : calculé par le SCT Aménagement et optimisation des espaces

7. Mesures examinées (suite) • No 1: Communiquer la vision gouvernementale • Rôle du SCT: message de la ministre et du secrétaire du Conseil du trésor • Lettre produite par le SCT le 21 juin 2011 (et CT) indiquant plusieurs mesures d’austérité budgétaire qui devront être appliquées par les M/O, dont une qui concerne les aménagements (voir No 2) • Directive à venir à l’automne 2011 concernant les aménagements payés comptant et autres mesures touchant la façon de faire les aménagements Aménagement et optimisation des espaces

8. Mesures examinées (suite) No 2: Examiner les aménagements payés comptant ou remboursés avant échéance • Lettre du 21 juin 2011: Orientation gouvernementale à l’égard des aménagements : • Respecter les termes de remboursement des aménagements avec la SIQ • Ne plus payer comptant les aménagements Aménagement et optimisation des espaces

9. Mesures examinées (suite) No 3: Utiliser l’approche paramétrique No 4: Prioriser les projets de construction et d’aménagement Aménagement et optimisation des espaces

10. Mesures examinées (suite) No 5: Revoir l’offre de services gouvernementale en matière d’aménagement • Sous la responsabilité de la SIQ, identifier les divers intervenants en matière d’aménagement et proposer, en collaboration avec eux, une définition claire des rôles et responsabilités • Objectif d’optimisation du processus et réduction des coûts Aménagement et optimisation des espaces

11. Mesures examinées (suite) No 6: Faire appliquer la réglementation existante Aménagement et optimisation des espaces

12. Mesures examinées (suite) No 7: Définir de nouveaux standards • Dans une approche collaborative, proposer des standards adaptés à la réalité des divers clients de la SIQ et ce, dans l’objectif de réduire le coût d’aménagement • Au cours de l’exercice, la SIQ identifiera diverses clientèles qui potentiellement pourraient profiter d’économies reliées à des aménagements mieux adaptés et à coût moindre Aménagement et optimisation des espaces

13. Mesures examinées (suite) No 8 : Orienter les ministères et organismes nécessitant certains besoins spécialisés • Coûts importants reliés aux nouvelles technologies • Sécurité dans les immeubles • Loi 133 (RI) Aménagement et optimisation des espaces

14. Mesures examinées (suite) No 9: Bonifier certains processus opérationnels de la SIQ • Étudier la possibilité d’embaucher l’expertise afin de réaliser certains aménagements • Autres mesures jugées pertinentes Aménagement et optimisation des espaces

15. Mesures examinées (suite) No 10: Optimiser l’espace loué • Lien entre l’espace loué et les ETC des ministères et organismes • Identification préliminaire par le SCT de certains ministères et organismes • Projets pilotes réalisés à l’automne 2011 (5 entités) • Rétrocession éventuelle? Aménagement et optimisation des espaces

16. Mesures examinées (suite) No 11: Favoriser l’utilisation des espaces communs • Orientations à prendre pour les nouveaux besoins d’espace • Maximisation de l’utilisation de l’espace à moindre coût Aménagement et optimisation des espaces

17. Mesures examinées (suite) No 12: Examiner de nouvelles tendances • Vigie pour identifier les nouvelles tendances (hostelling, partage de salles de conférences, réceptions communes, etc.) • Application des mesures dans les nouveaux espaces (constructions ou locations) Aménagement et optimisation des espaces

18. Conclusion • Certaines mesures amèneront probablement des résultats financiers concrets à court terme pour le gouvernement • Plusieurs mesures amènent des changements à long terme dans la façon de traiter les projets d’aménagement dont l’impact financier pourrait être difficile à cerner mais qui seront bénéfiques • Rester à l’affût des nouvelles tendances pour l’application dans les nouveaux aménagements Aménagement et optimisation des espaces

19. Merci ! Aménagement et optimisation des espaces