Meeting Inkoop

1. Meeting Inkoop • mei 2003

2. Agenda • Wat verstaan we onder inkoop? • Definitie en proces • Wat betekent dit voor inkoop? • RASCI en wat is dit? • Hoe nu verder?

3. Wat is inkoop en wat is daar nu zo belangrijk aan? Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat. Goederen & Diensten Inkoop is belangrijk vanwege de financiele omvang Kengetallen: omzet 2002 ca €. 26.000.000,00 bij ca XXX leveranciers Inkoop is belangrijk ivm risicoafdekking: Financieel & juridisch (eigendom van goederen, garantie, service) Inkoop zorgt voor de inkoop van de juiste goederen en diensten in de juiste hoeveelheden, juiste kwaliteit, op het juiste tijdstip en op de juiste plaats

4. Inkoopvolume naar leveranciers

5. Inkoopstructuur • Definitie en proces • Specificeren • Selecteren • Contracteren • Bestellen • Bewaken • Nazorg • RASCI • Inkoopproces

6. Definitie + proces Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat. Goederen & Diensten

7. Bestellen • Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order, conform procedure en procuratie. • Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd. • Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van de toeleverancier. • Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en proceskosten): • bestelkosten • transportkosten • voorraadkosten • handlingkosten • systeemkosten • administratiekosten

8. Invloed op de integrale kosten Integrale kosten zijn alle kosten welke gemaakt moeten worden om een product of dienst te verwerven TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)

9. Invloed op de integrale kosten

10. Specificeren • Specificeren is het omschrijven van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet voldoen. • functionele specificatie: gewenste prestaties, output, gebruiksdoel • technische specificatie: omgeving / systeem waarbinnen het product / dienst moet passen • commerciële specificatie: budget, kosten • logistieke specificatie: verpakking, eenheid, artikelnummer • Per afdeling de gemaakte categorieën invullen. Wat is het assortiment? Van welke producten / diensten wordt verwacht dat ze het komende jaar nodig zijn? • Meer en meer een multi-functionele verantwoordelijkheid van én technologen én gebruikers/eigenaren én inkopers.

11. Selecteren • Selecteren is het onderzoeken van welke leverancier(s) / dienstverleners op basis van eisen en wensen van bedrijf (vastgelegd in selectie- en gunningscriteria) het meest in aanmerking komen om het product te mogen leveren of de dienst te kunnen uitvoeren. • Selecteren van leveranciers / dienstverleners is een teamverantwoordelijkheid waarbij betrokken kunnen zijn gebruikers, technische specialisten, productie, financiële experts, juristen, klanten marketeers én inkopers. • Gebruik maken van de bedrijf vendorlist. • Het beleid is er op gericht, zoveel mogelijk materialen, materieel en diensten te betrekken van firma’s, die aantoonbaar een kwaliteitssysteem hebben geïmplementeerd dat minstens voldoet aan ISO 9001.

12. Contracteren • Bedrijf zal producten en diensten inkopen op basis van wederzijds overeengekomen leveringsovereenkomsten. • Onderhandelen over c.q fine tuning van aanbiedingen: • technisch / functioneel deel • commercieel deel • juridisch deel • Leveringscondities, betalingscondities, bandbreedte rondom de vastgelegde specificaties, looptijd, afroeporders, raamcontracten, jaarwerkorders, prijzen en mutaties dienen in een contract geregeld te zijn.

13. Bestellen • Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order, conform procedure en procuratie. • Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd. • Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van de toeleverancier. • Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en proceskosten): • bestelkosten • transportkosten • voorraadkosten • handlingkosten • systeemkosten • administratiekosten

14. Bewaken • Worden de gemaakte afspraken in het contract nagekomen door de betrokken partijen? • Levertijden, verpakking, factuur en orderinformatie, binnen de specificaties.

15. Nazorg • Klachten afhandelen. • Contractherziening indien nodig opstarten. • Vergelijkingsmateriaal is hierbij noodzakelijk: • kwantitatieve kengetallen en kwalitatieve kengetallen • Meten van prestaties van leveranciers (output): • kwaliteit (aantal afkeuringen, niet conform spec’s) • leverbetrouwbaarheid (te laat, te vroeg, te veel, te weinig) • innoverend vermogen leverancier • ethiek • veiligheid, kwaliteit en milieu aspecten. • Vendorrating kan leiden tot het indienen van claims indien leveranciers niet aan de verwachte performance voldoen. Met name bij strategic + bottleneck items duidelijk een gewenste performance afspreken. • Auditing is een instrument om naast de output ook de processen van de leverancier te toetsen.

16. Inkoopproces in RASCI

17. Kraljic • Inkoopkracht benutten • Ordervolume optimaliseren • Specs, technisch & commerc. • Lange termijn contracten • Inkoop waarde • Volledige specs Verticaal: Dit hefboom-effect is te bereiken door middel van standaardisatie van pakketten en het ”poolen” van orders tussen afdelingen en BV’s. Horizontaal: het minder complex maken van de markt. Dit is te bereiken door te zoeken in de markt naar alternatieve leveranciers, die een gelijk product of dienst kunnen leveren. Strategic items Leverage items • Contracten werk derden • Voorraadbeheer • Specs o.b.v. contract • Duidelijke prijsafspraken • Totale integrale kosten optimaal • Pakket beschrijving Inkoop belang Non-critical items Bottleneck items Marktcomplexiteit

18. Inkoop is onvoldoende gestructureerd • Veel verschillende “inkopers” • Geen professioneel inkoopproces (specificeren wordt vaak overgeslagen) • Werken met huisleveranciers • Mogelijkheden tot besparingen ontbenut • Slechts incidentele onderlinge samenwerking

19. Inkooptools • Informatie • Afgesloten contracten • leveranciersprestaties • Hulpmiddelen • Offerte aanvraag (als template) • Offerte evaluatie (als template) • Checklist specificatie • Inkoopvoorwaarden

20. Een professionele inkoopfunctie is organisatiebreed De inkoopfunctie beslaat: • Alle activiteiten in de fasen van het inkoop/aanbestedingsproces • Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren • Alle goederen/diensten/werken die worden ingekocht en aanbesteed • De administratieve afhandelingen van bestellingen en facturen Kortom: Inkoop is niet alleen de inkoopafdeling of inkoper

21. Inkoop in een breder (organisatie) prespectief

22. Hoe nu verder? • Maak een GAP analyse • Bevindingen hebben betrekking op bijvoorbeeld: • Opleiding • Positie inkooporganisatie binnen het bedrijf • Inrichting van de inkooporganisatie • Bemensing van de inkooporganisatie • Samenwerking tussen onderlinge afdelingen • Samenwerking met externen (klant / leverancier, gemeente, etc.) (tools zijn oa.: Quick Scan)