Πρότυπα Κωδικοποίησης

1. Ιόνιο Πανεπιστήμιο Τμήμα Αρχειονομίας – Βιβλιοθηκονομίας Πρότυπα Κωδικοποίησης Διοικητικών Εγγράφων Γεωργία Προκοπιάδου E-mail: gproko@ionio.gr

2. Ηλεκτρονικά Διοικητικά Έγγραφα • Οργανώνονται και διατηρούνται σε ηλεκτρονικό πληροφοριακό περιβάλλον • Στο σύνολό τους ή κατά ομάδες συγκροτούν διοικητικά αρχεία (public archives) • Αποτελούν προϋπόθεση για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση

3. με απώτερο στόχο την υποστήριξη της Διαδικασίας Λήψης Αποφάσεων Διεξαγωγής και Ολοκλήρωσης των Διοικητικών Διαδικασιών Εξυπηρέτησης των Πολιτών και των συναλλαγών αυτών με τις Διοικητικές Υπηρεσίες Διοικητικά Αρχεία • Καθιέρωση εθνικής πολιτικής διαχείρισης και επεξεργασίας διοικητικών εγγράφων και των συλλογών αυτών

4. Χαρακτηριστικά Διοικητικών Εγγράφων (1) • Προσφέρουν αυθεντική και αξιόπιστη απόδειξη των διοικητικών συναλλαγών και δραστηριοτήτων των υπηρεσιών • Συμβάλλουν στην αποτελεσματικότερη λήψη αποφάσεων καθώς αποτελούν την «μνήμη» των διοικητικών πράξεων, καθώς και πρωτογενής πηγή πληροφοριών • Διευκολύνουν την διαδικασία αξιολόγησης των δραστηριοτήτων των υπηρεσιών και συμβάλλουν στην διεξαγωγή έγκυρων συμπερασμάτων αναφορικά με τις διοικητικές διαδικασίες και συναλλαγές

5. Χαρακτηριστικά Διοικητικών Εγγράφων (2) • Ενημερώνουν τους πολίτες αναφορικά με τις διοικητικές δραστηριότητες του Κράτους και εξασφαλίζουν το δικαίωμα πρόσβασης των πολιτών στην πληροφορία • Ενισχύουν την ιστορική έρευνα και υποστηρίζουν το εκπαιδευτικό έργο προσφέροντας πληροφορίες από πρωτογενείς πηγές

6. Οφέλη Κωδικοποίησης (1) • Ενισχύει και υποστηρίζει το δικαίωμα δημόσιας πρόσβασης στη διοικητική πληροφορία • Αναβαθμίζει τα πληροφοριακά συστήματα των υπηρεσιών προσφέροντας άμεση και έγκυρη πρόσβαση μέσω πολλαπλών σημείων • Παρέχει παρακολούθηση των διοικητικών πράξεων και των ενεργειών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτών • Εξασφαλίζει «ανοικτή» και «διαφανή» Διοίκηση

7. Οφέλη Κωδικοποίησης (2) • Ενισχύει την έρευνα και την εκπαιδευτική πράξη • Συμβάλλει στην κοινωνική ένταξη όλων των ομάδων πολιτών ανεξαρτήτως εκπαιδευτικούκαι κοινωνικού υπόβαθρου • Διασυνδέει την Κεντρική Διοίκηση με την Περιφερειακή και Τοπική Αυτοδιοίκηση συμβάλλοντας στην ανάπτυξη ενός αποκεντρωμένου αλλά πλήρως διασυνδεδεμένου δικτύου

8. Γιατί Τώρα; • Οι τεχνολογικές εξελίξεις παρέχουν πρόσφορο έδαφος για την ανάπτυξη αναβαθμισμένων ποιοτικά συστημάτων • Παρουσιάζεται η ανάγκη διασύνδεσης όλων των δημόσιων υπηρεσιών για άμεση και αποτελεσματική ροή δεδομένων και ανταλλαγή πληροφοριών εξοικονομώντας χρόνο εργασίας και έρευνας • Η κοινωνία της πληροφορίας προϋποθέτει την άμεση πρόσβαση των πολιτών στα διοικητικά έγγραφα διατηρώντας το δικαίωμα τους στην πληροφορία και την πληροφόρηση • Τα ηλεκτρονικά – ψηφιοποιημένα διοικητικά αρχεία προβάλλουν νέες απαιτήσεις διαχείρισης και διαφύλαξης • Η διασύνδεση υπηρεσιών της Δημόσιας Διοίκησης θέτει ζητήματα διαλειτουργικότητας

9. Υλοποίηση Στόχων • Με πληροφοριακά συστήματα που υλοποιούν διεθνή πρότυπα για την περιγραφή και κωδικοποίηση των διοικητικών ηλεκτρονικών εγγράφων

10. ΣΥΝΕΠΩΣ ΕΞΑΣΦΑΛΙΖΕΙ Ομοιόμορφες και Κοινές Αρχές και Τεχνικές Περιγραφής των Διοικητικών Εγγράφων ISO 15489: Πρότυπο Περιγραφής Διοικητικών Εγγράφων • Παρέχει τεχνικές και βασικές οδηγίες για αποτελεσματική συγκρότηση, ανάπτυξη και διατήρηση των διοικητικών αρχείων των δημόσιων υπηρεσιών

11. ISO 15489 • Προέρχεται από τη διεθνοποίηση του Αυστραλιανού προτύπου AS 4390 – Records Management, το οποίο αναπτύχθηκε στις αρχές του 1990 • Έναυσμα ανάπτυξης προτύπου διαχείρισης διοικητικών αρχείων αποτέλεσε το πρότυπο ποιότητας ISO 9000, το οποίο αναφέρει ρητά την ανάγκη εξασφάλισης «ποιοτικών διοικητικών εγγράφων», χωρίς ωστόσο να εξετάζει και να προτείνει λύσεις • Το 1997 ξεκίνησε η διαδικασία επέκτασης του Αυστραλιανού προτύπου προκειμένου να αποτελέσει το παγκόσμιο πρότυπο για record keeping

12. Πεδίο Εφαρμογής του 15489 • Αναφέρεται ΜΟΝΟ σε συλλογές (public archives) και έγγραφα που δημιουργούνται στο πλαίσιο επιχειρηματικών συναλλαγών. • ΔΕΝ καλύπτει τεχνικές περιγραφής αρχειακών συλλογών (archival collections), ακόμη και αν αυτές οι συλλογές περιλαμβάνουν έγγραφα, τα οποία συγκροτούν διοικητικά αρχεία.

13. ISO 15489 • Σκοπός (*) • Κανονιστικές παραπομπές • Όροι και ορισμοί • Προσδοκώμενα οφέλη εφαρμογής του ΣΔΑ • Πολιτική και υπευθυνότητες (*) • Προϋποθέσεις ΣΔΑ • Σχεδιασμός και εφαρμογή ΣΔΑ (DIRKS των NAA) • Διεργασίες και έλεγχοι στη διαχείριση αρχείων (*) • Παρακολούθηση και έλεγχος (*) • Έλεγχος(*)

14. Μετάβαση από την Περιγραφή στην Κωδικοποίηση • ISO 15489 πρότυπο περιγραφής όπως ISBD στη Βιβλιοθηκονομία και ISAD στην Αρχειονομία • Dublin Core πρότυπο κωδικοποίησηςκαι διαλειτουργικότητας όπως MARC στη Βιβλιοθηκονομία και EAD στην Αρχειονομία

15. Dublin Core Ανοικτό πρότυπο ΩΣΤΟΣΟ Τα 15 μετα-πεδία που διαθέτει δεν μπορούν να καλύψουν το σύνολο της διοικητικής πληροφορίας

16. Διοικητική Πληροφορία: Πολυδιάστατη • Το πρότυπο καλείται να περιγράψει: • Ουδέτερες Έννοιες Διοικητικής Ορολογίας • Διοικητικές Αρμοδιότητες • Διοικητικές Διαδικασίες

17. Διοικητική Πληροφορία: Πολύ-επίπεδη • Λόγω ιεραρχικής δομής της Δημόσιας Διοίκησης Τα μετα-πεδία που απαιτούνται για την κωδικοποίηση των συλλογικών οργάνων καλούνται να απεικονίζουν πολλαπλά ιεραρχικά επίπεδα προκειμένου να καλύψουν το σύνολο της προσφερόμενης πληροφορίας Π.χ. Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης  Γενική Γραμματεία Πολιτικής Προστασίας  Γραφείο Αποζημίωσης Συνεπώς

18. Συνεπώς • Το DC δεν μπορεί να «δεχτεί» δεδομένα αναφορικά με: • τις διοικητικές λειτουργίες που προϋποθέτουν και οδηγούν στην παραγωγή εγγράφων • την δυνατότητα πρόσβασης και απόκτησηςδιοικητικών εγγράφων • το επιδιωκόμενο κοινό • τη νομική πράξη η οποία προϋποθέτει ένα έγγραφο να δημιουργηθεί ή μια διαδικασία να ξεκινήσει • τις συνθήκες διατήρησης και περαιτέρω χρήσης των εγγράφων • Την «τοποθεσία» φύλαξης των εγγράφων • κ.λ.π.

19. Λύση Η δημιουργία νέων μετα-πεδίων και συνεπώς η επέκταση του προτύπου ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ ΕΠΕΚΤΑΣΗΣ Κάθε χώρα προέβη στην ανάπτυξη νέων μετα-πεδίων βασισμένων στις δικές της διοικητικές ανάγκες

20. Παραδείγματα • Αγγλία  e-GMS (UK e-Government Metadata Standard) • Αυστραλία  AGLS (Australian Government Metadata Standard) • Νέα Ζηλανδία  NZGLS (New Zealand Government Locator Service) • Αμερική  GILS (Government Information Locator Service)

21. e-GMS • Η πρώτη έκδοσηαποτελούνταν μόνο από τα μετα-πεδία του Dublin Core, και συγκεκριμένα από:

22. DC Meta-fields

23. Relation meta-field • Διασυνδέει μεταξύ τους σχετικούς πόρους (reference to a related resource) • Προτείνει την χρησιμοποίηση των «Identifiers» για την ανάπτυξη των διασυνδέσεων • Καλύπτει είδη σχέσεων όπως: • Is part of / Has part • Is version of / Has version • Is format of / Has Format • References / Is referenced by • Is required by / Requires • Is replaced by / Replaces • Sequence No

24. e-GMS: 2η έκδοση • Προστέθηκαν Refinements (~ Υποπεδία) στα περισσότερα πεδία του Dublin Core που κάλυπταν πληροφοριακές ανάγκες εγγράφων • Προστέθηκαν 4 νέα πεδία

25. Παράδειγμα: Creator Προστέθηκαν τα εξής 3 refinements για το μετα-πεδίο του δημιουργού:

26. Παράδειγμα: description Προστέθηκαν τα εξής 2 refinements για το μετα-πεδίο της περιγραφής:

27. e-GMS: νέα πεδία

28. NZGLS και AGLS: δύο πανομοιότυπα πρότυπα κωδικοποίησης εγγράφων • Έχουν προσθέσει 4 πεδία (διαφορετικά από του e-GMS)

29. Κατηγορίες μετα-πεδίων

30. Παράδειγμα Κωδικοποίησης Εγγράφου με NZGLS ή AGLS

31. GILS (1) Το GILS δεν στηρίζεται στο Dublin Core. Αποτελεί ένα ανεξάρτητο πρότυπο κωδικοποίησης και διαλειτουργικότητας. Κοινά πεδία με το DC και το e-GMS είναι τα παρακάτω:

32. GILS (2)

33. GILS: “ανεξάρτητα” μετα-πεδία (1)

34. GILS: “ανεξάρτητα” μετα-πεδία (2)

35. Θεματική Περιγραφή Εγγράφων • Η θεματική περιγραφή και η απόδοση όρων θεωρείται υποκειμενική διαδικασία, δεδομένου ότι η πληροφορία δεν εντοπίζεται στο έγγραφο αλλά επινοείται από τον επεξεργαστή Συνεπώς Το μετα-πεδίο(α) που δέχεται τον όρο(ους) θεματικής πρόσβασης παρουσιάζεται ετερογενές με διαφορετική και ποικίλη ορολογία και εννοιολογική προσέγγιση

36. Λύση: Ελεγχόμενα Λεξιλόγια • Καθιερώνουν ορολογία εξασφαλίζοντας την χρήση των κοινών όρων • Καθοδηγούν τον τελικό χρήστη στην έρευνά του απεικονίζοντας τους καθιερωμένους όρους, καθώς και τις ιεραρχικές διασυνδέσεις μεταξύ των εννοιών • Οργανώνουν επιστημονικά πεδία πληροφόρησης και γνώσης, υποδεικνύοντας την ορολογία του κάθε επιστημονικού κλάδου, καθώς και την ιεραρχική του δομή

37. Θησαυροί Κυβερνητικής Πληροφορίας • Διοικητική Πληροφορία • EUROVOC • FONZ (Functions of New Zealand Thesaurus) • SONZ (Subjects of New Zealand Thesaurus) • Government of Canada Core Subject Thesaurus • Νομοθετική Πληροφορία • GLIN (Thesaurus for the Global Legal Information Network) • LIV (Legislative Indexing Vocabulary)

38. EUROVOC (1) • Αναπτύχθηκε από την Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ) • Καταρτίστηκε με βάση τα διεθνή πρότυπα του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης: • ISO 2788/1986 • ISO 5964/1985 • Χρησιμοποιείται από φορείς, όπως το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, την Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της ΕΕ, τα Εθνικά και Περιφερειακά Κοινοβούλια της ΕΕ, κ.α • Είναι πολύγλωσσος θησαυρός και εκδίδεται στις 11 επίσημες γλώσσες της ΕΕ, μεταξύ άλλων και στα ελληνικά • Έχει μεταφραστεί από τα Εθνικά Κοινοβούλια πολλών χωρών, όπως της Κροατίας, Λετονίας, Αλβανίας, κ.α.

39. Πολιτική ζωή Διεθνείς σχέσεις Ευρωπαϊκές Κοινότητες Δίκαιο Οικονομική ζωή Οικονομικές και εμπορικές συναλλαγές Δημοσιονομικά Κοινωνικά θέματα Επικοινωνία και μόρφωση Επιστήμες Επιχειρήσεις και ανταγωνισμός Απασχόληση και εργασία Μεταφορές Περιβάλλον Γεωργία, δασοκομία και αλιεία Διατροφή και γεωργικά προϊόντα Παραγωγή, τεχνολογία και έρευνα Ενέργεια Βιομηχανία Γεωγραφία Διεθνείς οργανισμοί EUROVOC (2) Καλύπτει όλους τους τομείς που αφορούν δραστηριότητες των ευρωπαϊκών θεσμικών οργάνων, και συγκεκριμένα:

40. EUROVOC: Παράδειγμα Λήμματος Προσφυγή στα Διοικητικά Δικαστήρια SN Να χρησιμοποιείται για προσφυγή που ασκείται ενώπιον διοικητικού δικαστηρίου. Δεν πρέπει να συγχέεται με τη διοικητική προσφυγή  MT 1221 δικαιοσύνη UF προσφυγή ελέγχου της νομιμότητας    προσφυγή νομιμότητας   προσφυγή περί ελέγχου του κύρους πράξεως προσφυγή πλήρους δικαιοδοσίας  BT1 αξίωση παροχής εννόμου προστασίαςNT1 προσφυγή ακυρώσεως NT1προσφυγή διοικητικής ευθύνηςRT διοικητική προσφυγή (0436)

41. SONZ and FONZ • Αναπτύχθηκαν στα πλαίσια του προγράμματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στη Νέα Ζηλανδία και χρησιμοποιούνται παράλληλα με το NZGLS • Αποτελούν παράγωγα του έργου “Portal Thesaurus Project” με στόχο την δημιουργία θησαυρών για τις δημόσιες υπηρεσίες και τα διοικητικά έγγραφα • Ο FONZ αναπαριστά και διασυνδέει «λειτουργίες» του δημόσιου τομέα, ενώ ο SONZ διοικητικούς θεματικούς όρους

42. Παράδειγμα Λήμματος από FONZ Risk management (Internal) UF: Auditing Disaster recovery planning Insuring Public sector assurance BT: Corporate management (Internal) RT: Managing public liabilities DEF: Identifying possible financial and other risks within an agency and putting strategies in place to manage those risks, including insuring, internal auditing, and developing risk management strategies SN: INCLUDES: insurance arrangements, business continuity arrangements, organizational liability management, monitoring contract performance

43. Παράδειγμα Λήμματος από SONZ Roads UF: Highways Streets BT: Infrastructure NT: Bus lanes Motorways RT: Cycleways Footpaths Level crossings Parking Pedestrian crossings Road transport Tunnels

44. Government of Canada Core Subject Thesaurus • Παρέχει καθιερωμένη ορολογία και ελεγχόμενο λεξιλόγιο για τις πληροφοριακές πηγές της Κυβέρνησης του Καναδά ανεξαρτήτως μέσου μεταφοράς της πληροφορίας • Αποτελεί μέρος του προγράμματος Depository Services Program (DSP) Subject Thesaurus • Χρησιμοποιείται από όλες τις βάσεις δεδομένων της Κυβέρνησης του Καναδά • Διατίθεται στα αγγλικά και γαλλικά

45. Government of Canada Core Subject Thesaurus: Παράδειγμα λήμματος Libraries FRENCH:Bibliothèque Subject Category:IN Information and Communications Scope Note:A collection of books and other materialsmaintained for reading, consultation,study andresearch and organized to provide access to aspecific clientele, with a staff trained toprovide services to meet the needs of its users. Used For:Documentation servicesLibrary collections Broader Term:Cultural institutions Narrower Term:Digital librariesGovernment librariesNational librariesPublic librariesSpecial libraries Related Term:Bibliographic data interchangeCataloguingInterlibrary loans

46. GLIN • Ξεκίνησε το 1950 και ενημερώνεται συνεχώς • Καθιερώνει και διασυνδέει νομοθετική ορολογία • Συνοδεύει βάση δεδομένων, η οποία καλύπτει νόμους, νομοθετικές ρυθμίσεις και άλλες νομικές πηγές πληροφόρησης

47. GLIN: Παράδειγμα Λήμματος Term Courts Scope Note Refers to the Judicial Power of the State as well as to tribunals of all sorts, regardless of whether they are in the Executive or Judicial branch, or if they are independent of either. Used For Judicial Branch Narrower Term Administrative courts Commercial courts Criminal courts International Court of Justice International Criminal Court Broader Term Legal systems Related Term Actions & defenses Administration of justice Criminal investigation Criminal offenders Enforcement of judgments Judges Judicial review of legislation

48. LIV • Αναπτύχθηκε από το Congressional Research Service • Καλύπτει υλικό νομοθετικό και δημόσιας πολιτικής • Μαζί με τον θησαυρό GLIN, αποτελούν μέρος των θησαυρών του Library of Congress

49. Στόχος Κωδικοποίησης • Υιοθέτηση κοινού προτύπου περιγραφής (θεματικής και βιβλιογραφικής) για την κωδικοποίηση των διοικητικών εγγράφων ΜΕ ΣΤΟΧΟ Τη δυνατότητα επικοινωνίας και ανταλλαγής μηχαναγνώσιμων δεδομένων και ΣΥΝΕΠΩΣ την εξασφάλιση της Διαλειτουργικότητας

50. Εργασίες (1/2) • Διαβούλευση Μεγάλης Βρετανίας για τον αντίκτυπο της πρότασης για τη δημιουργία οδηγίας επαναχρησιμοποίησης της PSI από την ΕΕ • Advisory Panel on PSI, UK, • Αδειοδοτήσεις για την επαναχρησιμοποίηση της PSI, UK (μοντέλο, υπάρχουσα κατάσταση) • Case study εφαρμογής κοινοτικής οδηγίας (από φορείς) • Παρουσίαση προγραμμάτων για PSI • Διαβούλευση για την αξιολόγηση της κοινοτικής οδηγίας πριν την ενσωμάτωση στο εθνικό δίκαιο (Μεγάλη Βρετανία).