Grupo del Proceso de Iniciación

1. Grupo del Proceso de Iniciación • Fuentes: • Kathy Schwalbe, InformationTechnology Project Management, SeventhEdition, • A Guide tothe Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), FifthEdition

2. Objetivos de Aprendizaje • Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación • Exponer criterios para abordar un proyecto • Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente • Explicar la importancia de identificar a los interesados

3. Grupo del proceso de Iniciación • Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio • Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio, como por ejemplo, un caso de negocio • Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto • El objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos • Salidas importantes: • Asignar el gerente de proyecto • Realizar un caso de negocio • Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada • Identificar los interesados

4. Métodos de selección de proyectos • Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos • Métodos para seleccionar proyectos: • Centrarse en las necesidades generales de la organización • Categorizar los proyectos • Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros • Utilizar un modelo de calificación ponderada • Implementar un tablero de control balanceado* * Balancedscorecard

5. Enfocarse en las necesidades generales de la organización • A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor • Tres criterios importantes para los proyectos: • Existe una necesidad del proyecto • Hay fondos disponibles • Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito

6. Clasificación de proyectos • Por tema de ocupación • Un problema • Una oportunidad • Una directiva • Por tiempo para realizarlo • Por necesidades • Por prioridad

7. Procesos para Selección de Proyectos • Métodos Matemáticos • Lineal • No lineal • Dinámico • Algoritmos • Medida de beneficios • Contribución de beneficios • Acercamientos comparativos • Modelos Económicos • Análisis Financieros • Valor Presente Neto VPN* • Retorno de la inversión ROI** • Análisis de Retorno*** • Tasa Interna de Retorno IRR • Relación costo beneficio • Costo de oportunidad * NPV: Net present value ** ROI: Return on investment *** Payback analysis

8. Análisis del valor presente neto • El VPN es un método de cálculo de la ganancia esperada neta o la pérdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las futuras entradas y salidas de capital esperados • Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor económico es un criterio clave • Entre más alto el VPN mejor

9. Cálculo del VPN • Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la vida del proyecto y los productos que produce • Determinar la tasa de descuento (consulte con su organización en qué utilizarla) • Calcular el valor actual neto • Nota: Algunas organizaciones consideran el año de inversión como el año 0, mientras que otros comienzan en el año 1; algunas personas ingresan los costos como números negativos, mientras que otros no • Consultar con su organización sobre sus preferencias

10. Retorno sobre la inversión • Retorno sobre la inversión (ROI) se calcula restando los costos del proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos • ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales descontados) / costos descontados • Cuanto mayor es el retorno de la inversión, mejor • Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa mínima aceptable de retorno sobre la inversión en proyectos • Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calculará encontrando la tasa de descuento que iguala el VPN a cero * IRR: InternalRate of Return

11. Análisis de Amortización • Otra consideración financiera importante es el análisis de amortización • El período de amortización es la cantidad de tiempo que se tardará en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el total de dinero invertido en un proyecto • La amortización se produce cuando el beneficio neto acumulado de descuento es igual a los costos • Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un periodo de amortización relativamente corto

12. Gráfica del Periodo de Amortización Retorno Retorno Año Costos acumulables Beneficios acumulables

13. Modelo de clasificación ponderada • Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios • Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos • Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100% • Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto • Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado • Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

14. Ejemplo de modelo de clasificación ponderada para la seleccion de un proyecto Promedio ponderado por proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

15. Cuadro de mando Integral* • Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial • Balancedscorecard*: • Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de métricas definidas * BalancedScorecard Ver www.balancedscorecard.org

16. Acta de constitución del proyecto • Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que hacérselo saber a la organización • Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los objetivos y la gestión • Elaborar el Acta de constitución del proyecto con los interesados • El Acta de constitución debe estar firmada por los Interesados Allí se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intención del proyecto salida clave: un documento firmado

17. Acta de constitución del proyecto Puntos típicos a tratar: • Objetivo del proyecto • Alcance del proyecto • Estructura de tareas • Metodología de Implementación • Gerente del proyecto • Equipo del proyecto • Hitos o Entregables del Proyecto • Procedimientos de entregas • Criterios de aceptación • Riesgos identificados • Factores de éxito • Solución de conflictos

18. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Gestión de la Integración del Proyecto Acuerdos Caso de negocio Enunciado del Trabajo del proyecto Acta de constitución Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa

19. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto • Proceso que: • Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación • Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto

20. Factores ambientales de la Empresa • Estructura y cultura de la organización • Normas de la Industria • Leyes y/o normas Gubernamentales • Infraestructura • Recursos humanos existentes • Administración de personal • Sistemas de autorización de trabajo de la compañía • Condiciones del mercado • Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados) • Clima político • Canales de comunicación • Bases de datos comerciales

21. Activos de los Procesos de la Organización • Procesos • Procedimientos • Instructivos • Plantillas • Formatos • Bases de datos corporativas de conocimiento • Bases de datos comerciales • Cómo hacer las cosas • Normas • Políticas • Qué instrumentos utilizar • ... • Riesgos • Lecciones aprendidas • Registros • Documentos • Informes de resultados • Horas de trabajo • Costos incurridos • Archivos de proyectos • Información histórica • Medición de procesos • Líneas base (alcance, costo, …) • Cronogramas • Calendarios • Diagramas • Presupuestos • Datos financieras • Déficits • Gestión de riesgos • Gestión de problemas • Gestión de configuración • Gestión de Calidad

22. Ejemplo de Acta de constitución

23. Identificar a los Interesados • Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)

24. Análisis de los Interesados • Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados • Identificar a los potenciales interesados relevantes • Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje • Matriz de poder/interés • Matriz de poder/influencia • Matriz de influencia/impacto • Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad • Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente • Conocer las razones de su oposición • Elaborar un plan de tratamiento • Para los implicados del equipo de trabajo • Elaborar plan de tratamiento

25. Análisis de los interesados en el proyecto • El análisis de los Interesados es un documento que brinda información importante sobre: • Las organizaciones y nombres de los interesados • Funciones de los interesados en el proyecto • Hechos únicos sobre los interesados • Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto • Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

26. Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders)

27. Registro de Interesados • Documento donde se identifica a los interesados. Contenido: • Información de identificación • Nombre • Puesto en la organización • Ubicación • Rol • Datos de contacto • Información de evaluación • Principales requisitos • Principales expectativas • Expectativas • Influencia potencial • Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor • Clasificación de los interesados • Interno/Externo • Partidario/Neutral/Opositor …

28. Matriz de análisis de los interesados Ejemplo 1 Ejemplo 2

29. Estrategia de gestión de los interesados Matriz de Poder / Interés

30. Identificar a los Interesados Gestión de los Interesados del Proyecto Acta de constitución Documentos de adquisiciones Registro de interesados Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa Registro de interesados

31. Identificar a los Interesados • Proceso que: • Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación • Pertenece al área de conocimiento Gestión de los Interesados del proyecto

32. Links de Interés • Sobre los interesados • http://www.marcor.com.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48 • http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholders • Inicio • http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf • http://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-proyectos.html • Identificar interesados • http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.html