Một số lỗi cần chú ý khi thuê trụ sở làm việc

1. Tiêu chí thuê văn phòng không rõ ràng Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được xây dựng dựa trên nhu cầu dùng, sẽ giúp quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, hạn chế được những phát sinh trong quá trình dùng. Đồng thời khả năng chi trả của mỗi công ty là có hạn, nên mọi người cần xác định đâu là những tiêu chuẩn bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đâu là các tiêu chí xem xét, tuy nhiên có thể bỏ qua. Vì vậy nếu có được những tiêu chuẩn chi tiết, rõ ràng có thể rút ngắn được một nửa thời gian tìm kiếm được địa điểm làm việc hợp lý. Có ý định vượt quá khả năng chi trả Có ý định vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” lựa chọn văn phòng cho thuê khá phổ biến. Đối với những người có ngân sách tiền thuê 12 USD|m2|tháng luôn thấy các văn phòng làm việc 14 -15 USD|m2|tháng là hợp lý hơn với họ. Vì chất lượng, đẳng cấp về dịch vụ hơn hẳn các tòa nhà giá thuê 12 USD. Tâm lý thuê văn phòng làm việc thì ai cũng có ý định tìm nơi nào thoáng đãng, có cảnh, mới, đẹp, giá rẻ… Nhưng thật sự theo kinh nghiệm nhiều năm của chúng tôi, văn phòng cho thuê nào cũng có phân khúc của nó, mức giá riêng của nó. Và được giá rẻ thì phải chấp nhận nó không được đẹp, văn phòng làm việc đẹp tiêu chuẩn thì phải giá cả cao. Quan trọng nhất là mình mong muốn tiêu chuẩn nào là thứ nhất. Chính vì vậy khi gặp tâm lý này dẫn tới hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng làm việc bị kéo dài, có khi lỡ việc của doanh nghiệp. Không dự trù cho việc tăng nhân viên Chi phí cho việc chuyển văn phòng làm việc (làm nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ,…) tương đối tốn kém. Do đó, khi công ty quyết định thuê văn phòng nên tính toán diện thuê hợp lý với kế hoạch tăng giảm nhân sự của công ty sau một năm. Nếu không nhiều công ty sẽ rơi vào viễn cảnh nhân viên quá đông, không đủ chỗ ngồi, phải lên kế hoạch tìm nơi mới. Không quan tâm thích đáng đến nhân viên Khi thuê văn phòng mới, việc để ý tới hình ảnh, kinh phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Thế nhưng nhiều công ty không có sự để ý thích đáng đến nhu cầu của nhân viên - những người trực tiếp tạo nên doanh số cho doanh nghiệp. Không dành nhiều thời gian cho việc xem xét đánh giá địa điểm thuê, văn phòng làm việc Có một số công ty chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút để xem nơi thuê, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Phương pháp này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và thỏa thuận về hợp Văn phòng ảo đồng

2. Trình tự đàm phán thuê văn phòng làm việc được một số tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê, chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương một tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt trước tương đương 02 tháng tiền thuê. Các thư mời thuê thường không quy định tất cả những vấn đề liên quan tới chi phí khách hàng phải trả. Do vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản thảo Hợp đồng và bạn hãy thương lượng mọi vấn đề liên quan đến kinh phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt trước giữ chỗ tuy nhiên chưa thương lượng hợp đồng, vị thế thảo luận của mọi người sẽ bị suy yếu. Không đo lại diện tích thực tiễn Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ chính xác, do đó đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 2 – 3 năm là con số đáng kể. Hiện tại một số tòa nhà diện tích cho thuê so với thực tế vẫn chênh lệch do đó để giảm rủi ro này trước khi ký hợp đồng chính thức mọi người nên đo lại do vậy một lần nữa. Tìm và chọn lựa đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để chọn được công ty đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều đơn vị thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp không mất phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để mọi người có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng làm việc cụ thể. Trên đây là các tiêu chuẩn mà bất cứ công ty nào cũng sẽ gặp phải và một phần nào đó có sự ảnh hưởng đặc biệt đến một số công ty nhỏ, những doanh nghiệp mới thành lập cần phải chú trọng. Để hạn chế mắc thêm các lỗi không cần thiết mọi người nên liên hệ để được tư vấn từ những doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê địa điểm làm việc uy tín như văn phòng cho thuê Office168 - địa chỉ tại Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM nhé.