第五章书面沟通

第五章 书面沟通

学习目标 了解书面沟通种类、特点了解书面沟通应遵循的原则了解写作的程序与技巧掌握商务信函的写作技巧掌握书面沟通与口头沟通的区别

引导案例 一封婉拒信

第一节书面沟通概述 书面沟通，就是利用书面文字、图式作为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流的沟通形式。

一、书面沟通的种类 按书面沟通的主体和客体分类 1、写作写作是书面沟通主体将自己或自己所代表的团体的意志用文字表述出来的一个创造性过程。 2、阅读阅读是书面沟通的方式，读懂别人的文章，可以获得准确而完整的信息。阅读包含理解、想象、思考、表达、记忆和阅读速度六大因素。

（二）按书面沟通所用的文体分类 行政公文计划类文书报告类文书法律性文书新闻性文书日常事务类文书

二、书面沟通的优缺点 书面沟通的优点书面沟通的缺点

三、书面沟通应该遵循的原则 言简意赅完整清晰积极向上

第二节写作程序与技巧 写作程序可以分成准备阶段写作阶段

一、准备技巧 分析读者确定目的确立主题收集资料组织材料

二、写作技巧 起草文章修改文章定稿

第三节企业常用文书的写作方法与技巧 一、计划类文书计划的标题计划的正文二、建议书标题称谓正文结尾

三、调查报告 标题开头主体结尾四、工作报告标题主送机关正文结语

五、述职报告 六、总结总结的结构形式及其内容工作总结文字表述的要求

第四节商务信函 商务信函是企业与外部团体之间联系的重要方式，也是现代商务活动中使用频率最高、效果明显、方便易行的一种交际文书，其目的在于传达意见，从事商务交往上的接洽、安排和发展，以便求得对方的理解和合作。

商务信函的特点与标准 出色的商务信函应具备5个基本特点清晰完整准确节省读者时间树立良好信誉基本特征内容清晰语气友好书写正确

商务信函写作技巧 商务信函的格式信头标题称谓正文签署附记

商务信函的写作要点 商务信函在内容上有许多套语表达要直接简练了解相关商业与贸易领域的术语信封书写信函礼貌

积极性信函的写作 积极性信函书写步骤：报告好消息列出细节和背景资料积极地说出其中可能出现的消极因素列举出读者的受益处并解释充满友善的结尾，表明你的中任务就是为对方提供服务。

消极性信函的写作 以缓冲语言开头说明理由清楚、简洁而又婉转地表达负面信息积极肯定的结尾

劝说性信函的写作 销售性的劝说性信函的写作技巧吸引消费者的注意激发消费者的兴趣减少购买阻力激发消费者的购买行动充满友善的结尾，表明你的最终任务就是为对方提供服务。

第五节有效书面沟通的策略 主要有三种基本策略从沟通者出发的基本策略从读者出发的基本策略信息组织和写作方式策略

一、从沟通者出发的基本策略 沟通者，作为书面沟通的发起人，是书面沟通过程中的基本要素之一。从沟通者的角度出发，书面沟通主要考虑三方面的因素写作目的主要内容搜集材料

二、从读者出发的基本策略 读者的特征读者所想要信息读者的反应

三、信息组织和写作方式策略 有效的信息组织方式直接式，把文章的主题放在开头，再对主题进行论证间接式，先举例各种论证，在结尾推导出文章的主题

本章小结 书面沟通，就是利用书面文字、图式作为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流的沟通形式。必须遵循言简意赅，完整清晰、积极向上的沟通基本原则。按照不同的标准和角度将书面沟通划分为不同的类型。从沟通主体与客体的角度划分，可将书面沟通划分为阅读和写作两大类；从用途又可分为内部和外部沟通；从所用文体不同可分为行政公文、计划类文书、报告类文书、法律性文书、新闻性文书和日常事务类文书等六大类。有效的书面沟通基本策略：从沟通者出发的基本策略、从读者出发的基本策略，以及信息组织和写作方式策略。在所有商务文书中，商务信函的使用频率最高。商务信函的分类有多种形式，按内容可分为：介绍信、证明信、贺信、问候函、致谢信、询问及推销函、商用通知函件；按信息的性质可分为：积极性信函、负面性信函及劝说性信函。出色的商务信函应具备5个基本特点：清晰、完整、准确、节省读者时间和树立良好信誉。

练习向有关部门提交报告并提出合理化建议。给老师写一份备忘录，介绍你所在工作场所的情形，并解释你在语言沟通方面的方法（媒介、策略、语气、用词、图表或公文设计等）。撰写一份可行性报告，对两种方案的可行性进行评估，可能的方案有：针对你所在的专业或班级发行时事通讯月刊是否可行？要求学生组织创建维客网络。当地某饭店是否应该再开一家分店？

课内实训

第五章 书面沟通