规范管理保障权益

规范管理保障权益 协作配合提高效率 ——北京电大毕业审核工作交流张纪勇（2006年11月8日）

前言 • 学籍管理是电大教务管理工作的重要组成部分，在学校的教学管理中占有重要地位。学籍管理水平的高低，直接影响到学校教学教务管理工作的质量，直接关系到每一位学生的切身利益。 • 随着信息技术和网络技术的飞速发展，远程开放教育的学籍管理也在不断的规范和提高。北京电大学籍管理工作经过多年的探索和努力，在毕业审核工作中积累了一点经验，今天有幸在这里和兄弟电大的同仁一起交流一下我们的体会。

1. 规范管理，完善相关制度 北京电大下设53个分校（工作站、教学点），分布在北京市各区县。现全市在籍学生约9.4万人，教务处学籍科负责校内各类学生的课程注册、学籍档案管理、毕业审核、学位审核和学历证书电子注册工作。

1.1 重视电子注册管理，严格把关 • 认真贯彻两个文件：教育部《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》；中央电大《关于学生入学资格审核、毕业审核及毕业证书电子注册管理工作实施细则》。 (2004年，我校教务处和学籍科辛蕾同志同时受到教育部和北京市教委对高等教育学历证书电子注册管理工作先进集体和先进个人的表彰。)

1.1 重视电子注册管理，严格把关 • 严格要求：统一思想，明确职责，制定措施，完善办法，落实任务,以及高度的责任心和严肃认真的工作态度。每个毕业生信息首先分校把关，毕业证书粘贴照片后市电大要专人把关。利用“高等教育学历证书电子注册管理软件”进行毕业生信息和照片的一一核对，确保各项信息准确无误。

1.2 规范毕业证书管理，简化程序 • 改革毕业证书管理程序过去，我校采取的是由分校从市电大领取空白毕业证书自行打印的方式；从2003年起，取消了上述做法，改为由市电大学籍科通过《教务管理系统》集中打印毕业证书。前后两种方式的比较：

1.2 规范毕业证书管理，简化程序 • 过去的管理 1.毕业证书格式、字体极不统一； 2.打印过程中出错浪费证书较多； 3.市校和分校证书交接手续烦琐； 4.市校对毕业证书监督和管理的难度非常大。由各分校从市电大领取空白毕业证书自行打印多种问题出现

1.2 规范毕业证书管理，简化程序 1.保证了毕业证书规格和字体的统一； 2.极大地减轻了分校打印证书的压力； 3.明显降低了毕业证书的废证率； 4.简化了分校先领证后办证的程序； 5.缩短了整体办理毕业的时间。 • 规范后的管理由市电大集中时间统一打印毕业证书优化了管理

1.3 完善管理制度，理顺关系 • 编制毕业审核工作流程和操作步骤促进分校在毕业审核工作的时效性、准确性、规范性上有所提高。 • 完善包括毕业审核在内的学籍管理制度 2005年依据中央电大有关学籍管理规定（讨论稿），结合我校的实际情况，以总结性评估为契机，进一步修订、完善了我校学籍管理制度七个，其中包括《北京电大毕业审核工作规范》、《毕业证书管理办法》。

2. 保障权益，提高办证效率 • 学生对毕业证书的迫切需求我们常接到学生这样的电话：“老师，我学分都修完了，什么时候能下发毕业证书？” 作为广播电视大学的学生，应该享有与其他高校的学生一样及时获取毕业证书的权利。另一方面，我们的学生在就业、升学、晋级、考试等等过程中面临着越来越大的竞争和压力，作为他们的母校，我们要保障其毕业的合法权益。

2. 保障权益，提高办证效率 • 客观现状分析广播电视大学的全国统一考试在每年7月或1月进行；成绩下发后，还需一段时间组织成绩复查工作；网考、注册视听生、实践和毕业论文成绩下发往往较晚。

2. 保障权益，提高办证效率 • 改进毕业审核方式毕业审核是一个多种因素决定的系统工程，而不是单纯的学籍管理问题。另一方面，随着我校招生规模的逐步攀升，每次要办理毕业审核的学生数量也在不断增加。为了给学生解决毕业证书下发较晚的困扰，我们必须以提高办证质量和效率为目标，对毕业审核方式进行改进。

2. 保障权益，提高办证效率 • 我们的几点具体措施 1.指导其利用教务管理软件； 2.采用成绩单辅助审核； 3.为其开通网上毕业预审系统。加强分校初审 1.调整审核时间，力争开学第一个月办完中央电大独立证书； 2.每学期办理两次毕业审核； 3.提前与中央电大联系、协调； 4.逆向推算日程，精打细算安排每个环节。改进市校复审 1.及时获取审核结果反馈； 2.勤跑、勤问、勤传(数据)。中央电大终审

2. 保障权益，提高办证效率 • 取得的几点收获每学期两次毕业审核，避免了因少数人问题影响了多数人毕业的情况；同时缓解了学生在就业、晋升、报考等方面的压力。在毕业生数增加的同时，办理毕业的效率和质量得到极大提高。例如今年秋季，从8月21日开始接收分校毕业数据至9月6日开专学生拿到毕业证书，历时17天，共审核开放教育毕业学生8005人，保障了绝大多数毕业生的合法权益。

3. 协作配合，强化服务意识 • 毕业生规模的持续增长随着开放教育试点工作的不断深入，我校招生规模呈现攀升趋势，毕业生人数也随之逐年攀升。截至到2006年10月，我校开放教育毕业生从2002年的1472人，发展到2006年的14000余人，到目前为止，共计办理开放教育毕业生36000多人。量上的变化可从下图中直观展示。

3. 协作配合，强化服务意识 • 北京电大02～06年毕业人数统计（由中央电大颁证）

3.1 管理人员的服务意识和奉献精神 毕业审核人数的增加直接带来管理人员工作量的加重，但我校学籍管理人员却并没有增加。她们以极强的服务意识和奉献精神，践行学校的“4331”工作原则。在人员相对较少、极大的工作强度和较高的工作要求下，她们主动沟通，及时发现问题、解决问题，克服各种困难，主动承担各项任务，默契配合，使毕业审核管理中各个环节进行得有条不紊，忙而不乱。

3.1 我校“4331”工作原则 • 四个服务为学生服务，为分校服务，为教学服务，为教师服务 • 三种意识责任意识、机遇意识、忧患意识 • 三个满意学生满意、分校满意、上级满意 • 一个形象塑造一个北京电大现代远程教育开放大学的新形象.

3.2 各级电大的层层把关、协作配合 毕业审核工作涉及到学籍科内人员之间、教务处内各科室之间、教学部与教务处之间、分校与市校之间、市校与中央电大之间的多方协作与配合，每一环节的服务质量都直接关系到毕业审核的质量和效率。因此，协作配合、强化服务意识与严把毕业审核质量关是同样重要，同样需要在各个环节中把握每一个细节，从而使毕业审核工作顺利进行。

3.3 现代化、网络化的审核方式 我校下属办学单位较多，管理人员的层次差别较大且人员流动频繁，因此我们特别重视对分校教务管理系统的培训和业务指导。为了帮助分校更快捷准确地做好毕业审核工作，我们还自行开发了《网上毕业预审软件》，利用教务管理软件的数据，使分校可以在网上进行毕业预审，提高了效率，缩短了毕业审核时间。

4. 上级支持，确保毕业审核质量 我校的学籍管理工作得到了中央电大教务处特别是学籍科和考试中心的各位领导和老师的大力支持和帮助。对于我们管理中遇到的问题，他们总是想办法及时帮助解决。正是在中央电大的大力协助下，我校的毕业审核工作才得以高效、顺利地进行。在此，借这个机会，我们也对中央电大给予的大力支持和帮助表示由衷的感谢。

结束语 今后，我们还要进一步强化服务意识，努力创造和谐的为学生、为分校服务的环境，提供多种途径和手段、快捷高效的业务支持和指导。也希望能多与在座的兄弟电大进行交流学习，取长补短，一起把我们的学籍管理工作做得更好。

愿广播电视大学桃李芬芳！

谢谢！

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