Kennisteam Logistiek Betere inrichting van goederenstromen naar zorginstellingen - kansen en belemmeringen

1. Kennisteam LogistiekBetereinrichting van goederenstromen naarzorginstellingen - kansen en belemmeringen 30 maart 2006 Stef Weijers Hans-Heinrich Glöckner Lectoraat Logistiek en Allianties Hogeschool van Arnhem en Nijmegen

2. Agenda: • Inleiding • Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project • Stand van zaken • Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm • – Nieuwe logistieke concepten • – Perspectief

3. Aanleiding: • Ervaringen SCA + samenwerking Vos Logistics, HAN en Radboud Universiteit. • Inefficiënties zeer groot. • Logistiek hot item in de zorg (financieel regiem verandert). • Zorginstellingen verlangen meer maatwerk (kleinere dropsizes, hogere frequenties). • Zeer veel uiteenlopende oplossingen. Achtergrondvraag van het project: Wat is de beste ontwikkelrichting vanuit ketenperspectief? > Op zoek naar een fundamenteel vernieuwende aanpak van de zorglogistiek!

4. Visie Europese Netwerken • (1) Aanleiding: Europees netwerken worden complexer • Dat kan leiden tot: • hogere kosten (profit) • minder service (people) • ongewenst milieu effecten (planet) • Sectoren met EU netwerken: • - Zorg • Fashion • Vers • Electronica • etc. • Voordelen • - Lagere kosten in keten • Hogere service aan klant • Minder transportkm’s • Rol NL bedrijven in EU • (2) Mogelijke oplossingen in netwerken • Beheersing van dynamiek door: • - Herconfiguratie logistieke grondvorm (links) • Bundeling bestaande goederenstromen (rechts) • VP 1: Herconfiguratie grondvorm • VP 2: Bundeling/multimodaal • - KP 1: Mogelijkheden quick scan • KP 2: Netwerkmodel verlader • KP 3: Netwerkmodel dienstverlener- KP 4: Samenwerking/allianties • EUROPESE NETWERKEN: ontwerpen en conceptuele en testen praktische oplossingen • Samenwerking door: • - Herconfiguratie logistieke grondvorm (links) • Bundeling bestaande goederenstromen (rechts)

5. Transumo Cluster Goederenvervoer Cluster Personenvervoer Cluster … Cluster … • Europese Netwerken • Nationale … • … • Europese ZorgNetwerken EZN

6. Doel Europese Netwerken Project - jan. 05: “Optimaliseren van ontwerp, besturing en beheersing van Europese logistieke netwerken” voor: • Betere service tegen lagere kosten aan klant • Aansluiting inrichting logistiek bij duurzaamheidseisen burgers • 3 innovatieve factoren : • Inrichting logistieke netwerk vanuit klantvraag. • Ontwikkeling hybride en flexibele distributienetwerken. • Verdergaande horizontale/verticale samenwerking in netwerk. • PEOPLE • Verbeterde zorg • Verbeterde • arbeidsomstandigheden • Verankering kennis • in onderwijs • PLANET • Minder uitstoot • door bundeling • - Minder uitstoot • door gebruik • andere • modaliteiten • PROFIT • Efficiëntere ketenlogistiek • Hogere service • Innovatiekracht door • gezamenlijke • investering

7. Opzet Europese Netwerkenproject KENNISPROJECTEN VOORBEELDPROJECTEN 2005 VP 1: Healthcare KP 1: Verbeter- potentie netwerken VP 2: Fashion Analyse huidig netwerk & partijen KP 2: Optimaal Logistiek netwerk ontwerp & control KP 3: Ontwerp optima- le bun- selings- oplos- sing • Optimalisatie netwerk • ontwerp/bundeling Optimalisatie netwerkbesturing, beheersing KP 4: Meerwaarde van samen- werking Vorm van Samen- werking Netwerk inrichting: Van idee naar praktijk Pilotuitvoering en -evaluatie 2006 EINDRESULTAAT FASE 1

8. Deelnemers Europese ZorgNetwerkenproject (EZN) Open consortium • HAN • TNO-Bouw-logistiek • Vos Logistics • SCA • Sogeti • Contacten / samenwerking met Medica, Pantein Holding, Nabuurs Transporten, Provincie Gelderland, Alysis Zorggroep, Gelderse Roos, Rentex, Lips, ..

9. Agenda: • Inleiding • Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project • Stand van zaken • Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm • – Nieuwe logistieke concepten • – Perspectief

10. Stand van zaken • Inventarisatiefase afgerond • Verkenning zorgsector Nederland, Duitssprekende landen. • Enquête zorginstellingen NL. • 1ste exercitie bundelingspotentieel. • 1ste outline alternatieve logistieke grondvorm. • Pilotvoorbereidingsfase • Interne zorg processen beschreven. • dataverzamelingsfase gaande. • Herbezinning op vervolg/beëindiging.

11. Onderzoeksmethoden • Enquête onder 160 grotere zorginstellingen (response 12,5 % = 20 instellingen); • Literatuurstudie; • Interviews met zorginstellingen, verladers en logistieke dienstverleners; • Empirische data van productiebedrijven; • Kostenmodel voor bundelingseffecten; • Scenario voor toekomstige samenwerking in zorglogistiek.

12. Agenda: • Inleiding • Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project • Stand van zaken • Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm • – Nieuwe logistieke concepten • – Perspectief

13. Huidige logistieke grondvorm bij de aanlevering van verbruiksartikelen

14. EersteresultatenKenmerken van de grondvorm (1) • Leveranciers leveren meestal afzonderlijk aan, weinig bundeling. • Aanlevering: • 15 instellingen centrale aanlevering • 3 instellingen centraal en op afdeling • 2 instellingen op afdeling • Linnen en kruidenierswaren centraal • Enkele logistieke kengetallen:

15. Productgroep Gemiddeld aantal leveranciers Gemiddeld aantal externe leveringen per week Gemiddeld aantal interne leveringen per week Voorraad-hoogte (in dagen) Onderhoudsproducten 25,7 3,4 2,5 24 Medische artikelen (niet steriel) 53,1 7,2 3,2 23,3 Steriele medische artikelen 47,3 5,8 3,3 23,3 Persoonlijke hygiene producten 4,3 1,7 3 19,1 Schoonmaakmiddelen 2,7 1,1 2,6 17,5 Kantoorbenodigdheden 1,9 1,7 2,8 17,1 Incontinentie producten 2,3 1,3 3 15,4 Droge kruidenierswaren 1,8 1,3 3,2 12,9 Linnen 1,5 4,1 4,8 5,2 Verse kruidenierswaren 4 4,5 5,3 3,3 Logistieke kengetallen

16. Kenmerken van de grondvorm (2) • Meer dan eens per dag een leverancier aan de deur voor medische producten – veel verschillende leveranciers. • Bestellingen door verschillende functionarissen, daardoor weinig overzicht. • Intern bestelproces over meerdere schijven, daardoor kans op fouten en tijdrovend. • Communicatiemiddelen:

17. Communicatiemiddelen in het Interne bestelproces

18. Communicatiemiddelen in het Externe bestelproces

19. Conclusies EZN-onderzoek “Samen zorgen voor logistiek” D.P. Kruyswijk sept ‘05 • Geregeld bestelt men buiten de afdeling inkoop om (√: kortingen). • Zeer uitgebreid assortiment met vrij gelijkwaardige producten (risico veel incourant, veel ruimtebeslag). • Bestellen gaat over veel schijven (2x afdeling, centraal magazijn, 2x inkoop). • Doorlooptijd bestellingen: van 3 tot 12 dagen (> te hoge veiligheidsvooraden; vaak misgrijpen; veel ‘spoedjes’). • Niet alle artikelen hebben scanbare barcodes (> handmatig boeken). • Vaak gebruik van eigen codes en niet die van leveranciers (> extra kosten). • Interne bestelprocessen: veel met papier (=arbeidsintensief, foutgevoelig). • Communicatie met leveranciers: vrijwel ongeautomatiseerd. • Geen inzicht in voorraden (>tellingen nodig). • Geen inzicht in totale kosten.

20. Eerste conclusies zorglogistiek NL • Voorraden generiek veel hoger dan logistiek noodzakelijk. • Zeer weinig gebruik van digitale communicatiemiddelen. • Weinig overzicht over de inkoop-logistieke processen. • Geen inzicht in de totale kosten van het afhandelen van bestellingen. • Groot besparingspotentieel in de efficientere inrichting van het logistieke traject, extern en intern.

21. Agenda: • Inleiding • Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project • Stand van zaken • Eerste resultaten – Huidige logistieke grondvorm • –Nieuwe logistieke concepten • – Perspectief

22. Drie Business Cases • Hospital Logistics • Rotra Health Care Logistics • Health Care Logistics & Services

23. Nieuwe logistieke grondvorm bij de aanlevering van verbruiksartikelen

24. Voordelenvoor de zorg: • Minder vrachtauto’s voor de deur – door bundeling van de goederenstromen naar de zorginstelling. • Lagere voorraadkosten. • Ontlasting personeel van logistieke taken. • Keuze uit dienstenpakket. voor de leveranciers: • Reductie van het aantal afleveradressen.

25. Kan het écht: betere zorg voor minder geld? • Advies 1: Bundel de inkoop van meerdere zorginstellingen. • Advies 2: Kies samen met collega-instellingen voor een gemeenschappelijke veiligheidsvoorraad. • Advies 3: Breng de eigen voorraden onder in een centraal magazijn, beheerd door een gespecialiseerde partij. Via JIT-belevering kan elke afdeling bevoorraad worden uit een centraal magazijn dat meerdere afdelingen bedient.

26. Agenda: • Inleiding • Achtergrond van het Europese ZorgNetwerken-project • Stand van zaken • Eerste resultaten –Huidige logistieke grondvorm • – Nieuwe logistieke concepten • – Perspectief

27. Perspectief • Goederenlogistiek leeft in de instellingen; • Voedingsbodem voor optimalisatie van de logistieke organisatie; • Groeiende bereidheid tot samenwerking in inkoop en logistiek; • Reserves bij een aantal geledingen.

28. Kansen • Druk op de zorg, door veranderde marktomstandigheden en financieringsregime in de zorg; • Kansen eerder op deelterreinen dan in de hele keten; • Achterlopen van het secundaire- bij het primaire zorgproces; > relatief gemakkelijke inhaalslag.

29. Belemmeringen en/of aandachtspunten • Schaalgrootte als voorwaarde voor economische haalbaarheid van nieuwe logistieke concepten (extern); • Strictere controle op het interne logistieke proces; • Financiële kaders van de overheid; • Moeizaam standaardisatieproces; • Lage ICT-nivo; • Cultuurverandering; • Commitment voor en vertrouwen in logistieke veranderingen binnen de zorginstelling.