資本預算編列與 執行

1. 資本預算編列與執行 總務長 廖士寬 2014/2/12

2. 前言 • 全校一體、分工合作、各自盡責、共同達成目標 • 了解程序、運用規則、達成目標 • 交通規則是求提高整體交通效率。 • 用路人要順利抵達目的地，應規畫路線，並遵守交通規則。 • 總務處某些方面有點像交通警察，制定一些校內規則要大家遵循，並且防止大家違法。 • 總務處某些方面又像職業駕駛，為大家提供服務，但仍須依循法令。 • 各需求單位應清楚自己的目的，且應了解規則，並與總務處密切合作，大家一起順利抵達目的地。 • 總務處同仁應主動協助需求單位，靈活運用規則，完成程序，大家一起順利抵達目的地。

3. 目錄 • 預算編列…1-9 • 預算執行…10-25

4. 1.依據 • 依據「國立臺中科技大學資本預算編列分配執行與控管要點」 • 每年各單位均有一定額度的分配款，以確保基本的需求。 • 計畫型經費每年各單位會浮動，視校務狀況編列。 • 各單位整體經費每年會有消長，但這是長期性、全校性、計畫性、制度性的經費分配現象。

5. 2.資本預算的精神 • 資本預算的編列，是為達成或滿足各單位教學、研究、行政的需求。 • 首先確定施政目標，其次依施政目標決定所需設備空間，再依所需設備空間編列預算。 • 絕非: 因為有一筆預算，然後開始思考要如何花掉這筆錢

6. 3.預算編列的思考模式 • 需求解決方案預算 • 功能需求設備需求訪價資本預算 • 功能需求勞務、租賃訪價業務費 例: • 人員要出差(功能需求)買車、租車、搭車(解決方案)訪價評估編列預算

7. 4.資本預算與業務費 • 業務費: 執行業務及購買消耗品或非消耗品 • 印刷、差旅、車資、出席、審查、演講、郵資、保險、租金…無形的勞務 • 便當、飲料、紙張、耗材、電扇、檯燈、滑鼠…有形的物品 • 業務費年度撥入各單位，各單位視業務需求，自行管控使用 • 資本預算:單價一萬元以上耐用兩年以上財物 • 設備、無形資產、遞延費用、房屋建築 • 資本預算需事先編列，並依計畫品項採購 • 全年度全校資本預算有一定額度，無法增撥 • 資本預算執行進度受上級管控，期中需控制進度，年度需達90%

8. 5.預算編列額度力求正確詳實 • 預算偏低，有窒礙難行之虞 • 預算編列過高，則有編列浮濫之嫌，多餘的額度以收回為原則。 • 例如:編列”特殊功能桌一張10萬元，五張50萬”，但執行卻是”一張3萬，五張15萬” • 剩餘的35萬，不應要求變更再買其他設備。 • 如果編列”特殊功能桌一張10萬元，五張50萬”，一年後執行時發現漲價了，一張12萬，怎麼辦? • 減少數量(可在招標時，採後續擴充，先買四張，以後有錢再買第五張) • 降低規格 • 殺價殺到50萬以內(公開招標)

9. 6.預算編列科目力求正確詳實 • 各種經費科目如設備費、無形資產、遞延費用、房屋建築與經常費的精神其來有自，請將之視為執行公務的基本常識。 • 各種經費科目精神上是不一樣的，例如: • 200萬買一輛車，100萬僱用一位駕駛，共300萬，100萬買一輛車，200萬僱用一位駕駛，共300萬，以上兩者精神完全不同。

10. 7.以滿足功能需求為要，勿過度需求 • 當有需求產生時，應先思考各種可能的解決方案。 • 例如:影印需求可考慮 購買影印機、租賃影印機、送印刷廠印製等方式 • 需將後續營運、維修等成本納入考量。 • 例如:折舊、耗材、油電費、人員等 • 應將週邊配套納入考量。 • 例如:雷射雕刻機:擺放空間、電源容量、產生粉塵、強光防護等 • 應以滿足經常性需求為主，對特殊或罕用的功能，審慎評估 • 例如:A0功能的印表機? 高速全彩自動裝訂功能的影印機?

11. 8.編列預算階段，以具體簡要項目編列 • 不能以空泛的、概略的、抽象的項目編列一筆金額，然後在執行階段才逐項變成細項 • 例如編列”多媒體互動教學研究設備一批200萬” • 執行時變成”平板電腦30部、數位相機10部、數位板50片…”。 • 不宜太鉅細靡遺 • 例如”共同供應契約電腦10-21-5301項”、”Nikon coolpix-Z10數位相機”、”數位板一片 1000dpi USB介面… 支援IOS作業系統…”等詳細規格， • 上述三項範例，應寫”電腦”、”數位相機”、”數位板”較妥。

12. 9.總務處統籌款 • 總務處統籌款主要的目的是因應全校性需求、處理緊急狀況、調節各項經費 • 統籌款金額約只占全年度資本預算的5%，全校資本預算的95%都已分配到各單位。 • 不宜將統籌款視為小金庫，以為有很多錢可以一直增撥 • 長期而言，還是循正常預算制度編列經費才是正軌。

13. 10.計畫變更要簽准 • 計畫變更需簽准後方可辦理，依經驗各單位提出的變更程度可分幾類。 • 目標沒有改變、主要品項沒有變，數量規格變更。這類變更應屬合理，通常沒問題。 • 例如:原先計畫更新財金專業教室，電腦60部 • 變更後仍為更新該專業教室，但因電腦規格提高單價提高，數量減為50部，再增加一些週邊設備。

14. 11.變更不要太離譜 • 其次，是目標沒有改變，主要品項變更，通常比較有問題。 • 上述財金專業教室，電腦不買了，要改成ATM 10部，專業軟體兩套 • 一方面要審視變更的合理性、購買ATM的必要性，二方面要考慮無形資產有沒有經費。 • 再次，是連目標都變更了，問題就大了。 • 例如原先的財金教室，要變更成VIP室，電腦變成沙發、咖啡機、投影機、電視牆、看盤軟體等 • 應該以系所的長期目標為目標，不應該以系主任的目標為目標，經常改變目標。 • 不要一直想用設備費換業務費 • 例如:某系用50萬設備費換了50萬業務費，50萬業務費是學校增撥，50萬設備費仍需執行，學校最終還是多花了50萬

15. 12.採購期程比你想的還要久 • 財務採購(以100萬以上為例) • 備標(規格)請購公告開標履約驗收付款 • ?  7  14  7 20~60 10  10 • 工程採購(以100萬以上為例) • 請購評選設計服務廠商規劃設計審查公告開標履約驗收付款 • 7  20  30  20  14  7  60  10  10 • 建議: • 趕快啟動 • 不要走冤枉路

16. 13. 0分100分/80分的選擇 • 求好心切，堅持完美 • 想的時間太多，作的時間太少 • 閉門造車，根本沒有進入正常程序 • 結果一:收回經費，撤案 • 結果二:錯失暑假施工的時機，影響教學 • 結果三:壓縮正常履約時間，影響品質 • 結果四:年底趕辦程序，增加行政壓力

17. 14. 找誰?誰找?怎麼開規格? • 需求單位應確實了解本身需求 • 需求單位可以自己找廠商協助，提供產品資訊、價格 • 採購單位可再詢價、比價、議價 • 需求單位也可以請採購單位介紹廠商 • 多找幾家廠商，多了解市場資訊 • 多跟友校、友系請教 • 利用公開徵求

18. 15.不是只有公開招標

19. 16.不是只有價格標

20. 17.不會開規格，至少要開需求

21. 18.避免分批採購 • 分割預算金額，逕以新臺幣10萬元以下金額辦理採購 • 例如:編列＄15萬添購假病人2具。請購時於不同月份分批（7.5萬、7.5萬）請購、核銷之。 • 分割定作（定製）物，逕以新臺幣10萬元以下金額辦理採購 • 例如：編列＄27萬訂做展示架1式。請購時分割木質、玻璃、金屬3部分，分向不同廠商（各9萬）請購定製後組合之。

22. 19.避免綁標 • 不要故意 • 對某產品已有定見，配合廠商開出特定規格 • 不要無意 • 盡信廠商之言，對廠商建議的特殊規格照單全收 • 最好的策略 • 如果可以滿足功能需求，就避免要求特殊規格的產品。 • 如果一定要特殊功能才能滿足需求，最好多找幾家廠商比較說明 • 如果功能很特殊很複雜，也可以先訂好需求，由總務處協助公開徵求廠商提供企畫書。 • 公開透明讓廠商競爭，除了避免違法，通常對我方較有利。

23. 20.標案內容的分分合合 • 相同性質的標的放在一案，例如 • 不同單位同時採購電腦教室，數量龐大時 • 烤箱7萬、發酵機8萬、攪拌機9萬，同屬烘培設備，應合併招標 • 需要整合的標的放在一案，例如 • 裝修工程與視訊系統、空調設備的安裝要整合時 • 資訊系統的軟體與硬體，必須整合時 • 不當的內容或併案 • 同一間教室裡的電腦與桌椅 • 雖有某廠商可同時供應，但兩者無關，應分開較妥 • 圖書館的自動化系統軟體與讀者服務的電腦硬體 • 後者之硬體與自動化系統無關 • 99年07月06日完成議價決標，於102年01月02日完成驗收，歷經2年6個月才完成結案

24. 21.避免先斬後奏 • 本校訂有採購權責區分表，各單位應在各自權責內辦理。 • 不可未經請購程序，先洽廠商施作或先行採購交貨 • 建議:真的很緊急時，至少應以口頭方式與採購單位先行溝通，並採取一邊訂購應急，一邊趕辦請購程序 • 屬產學合作案，計畫主持人自行與承攬廠商接洽並已履約，但金額逾2萬元且所採購廠商履約交貨安裝地點不在本校，造成移請總務處採購單位接辦時的困擾。 • 例如:廠商交付履約成果不符合採購人員的認知與期待，或者交付內容明顯有不符法令之處 • 倘若造成無法核銷，請自行負責(學校不付錢)

25. 22.工程設計審查不要走冤枉路 • 各單位應先凝聚內部共識，出席人員應固定 • 體認現實的限制:經費與時程，再追求理想 • 總務處同仁務必要主動積極管控進度 • 案例:進修學院、商設系昌明樓整修工程 • 歷經五次設計圖說審查 • 每次出席人員均不一樣 • 審查意見前後矛盾 • 設計經費超出預算 • 施工階段又一再變更設計 • 案例:中正樓廁所整修工程 • 第二次審查時，出現與廁所本身關連不大之意見:將各系之意象納入廁所整修 • 各系各抒己見，天馬行空，設計耗時甚久，設計經費超出預算 • 第三次審查時，又修正回第一次版本

26. 23.注意履約管理、不可擅自變更設計 • 廠商於履約施工階段，逕與使用單位協議變更設計，未循行政程序及經簽報首長同意 • 費用增加與工期延長 • 造成履約爭議 • 與契約圖說不符合，無法驗收 • 正確做法 • 應先與採購單位聯絡及溝通 • 俟本校行政程序完備後，以書面通知廠商辦理契約變更 • 執行管制重點：工期是否延長及工程經費是否增加 • 案例:廠商口頭與系主任商議，變更木地板材質工法，嗣後於保固期內，地板隆起多次，造成履約爭議

27. 24.書面資料才是王道 • 與廠商的互動、協議等，最好留下書面記錄 • 妥慎處理廠商交付文件 • 注意合約內容，回歸合約行事 • 案例一: • 某購案，廠商得標後，將預計交付之設備型錄送交系辦，而系上並未回覆廠商，也未循行政程序簽報首長同意，廠商則逕予交貨安裝 • 驗收時，發現與契約圖說不符合 • 經履約爭議協調、補辦程序、以同等品減價收受等程序，耗費三個月 • 案例二: • 保全公司交付保全人員資料，經手人檢視後即發還保全公司，未留下書面記錄及呈報 • 經過一年後，才發現當初交付之資料與合約內容規定不符 • 若依合約內容，需罰款百萬以上，造成雙方爭議，尚在處理中

28. 25.非必要避免涉及申請室內裝修 • 天花板裝修、內部牆面裝修、超過地板面以上一點二公尺固定之隔屏或兼作櫥櫃使用之隔屏裝修、分間牆變更） • 申請時程約需2個月 • 切忌自行施工，事後仍須拆除 • 事務組同仁要注意 • 例如:某系以財物採購設置隔屏，事後又花錢拆除

29. 結語 • 總務處是後勤支援單位，期望提供最好的服務，協助大家順利完成業務。 • 如果可以大家都有共識，依照規則，協調合作，應該可以避免錯誤，減少摩擦，一同提高行政效率。 • 感謝大家合作。