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Atelier de Démarrage ASPECTS FIDUCIAIRES

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République Démocratique du Congo Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture. Atelier de Démarrage ASPECTS FIDUCIAIRES. Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011. Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP? Quels rapport financiers sont requis? A quel moment?

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r publique d mocratique du congo programme int gr de r habilitation de l agriculture
République Démocratique du Congo

Programme Intégré de Réhabilitation de l’Agriculture

Atelier de DémarrageASPECTS FIDUCIAIRES

Kinshasa, 28 février – 3 mars 2011

slide2
Quelles sont les responsabilités fiduciaires de l’UCP?

Quels rapport financiers sont requis? A quel moment?

Comment l’UCP procède à la sélection des auditeurs? A quelle fréquence les audits sont-ils préparés, et avant quelle date doivent-ils être soumis au FIDA?

Aspects Fiduciaires

Objectifs d’Apprentissage

slide3
L’UCP est responsable de l’utilisation de l’argent conformément à l’Accord du Financement, soit:

Utilisation seulement pour les raisons pour lesquelles le don a été octroyé

Avec un accent particulier sur l’économie, l’efficience et l’équité sociale

Qui doit jouer les rôles fiduciaires au sein de l’UGP?

Le directeur/coordonnateur du projet

Le responsable administratif et financier (RAF) du projet

Le chef comptable du projet

Aspects Fiduciaires

Responsabilités de l’UCP

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Article IX des Conditions Générales jointes à l’AF:

Année fiscale: du 1er janvier au 31 décembre

Etats financiers à soumettre au FIDA dans les trois mois suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 31 mars)

Copie certifiée du rapport d’audit à soumettre au FIDA dans les 6 mois suivant la fin de chaque année fiscale (soit le 30 juin au plus tard).

Audit des comptes: Ne peut pas être effectué sans les états financiers (l’audit serait rejeté)

La non-transmission des audits au-delà de 180 jours peut entrainer une suspension du don.

Aspects Fiduciaires

Rapports Financiers et Audits

slide5
Pourquoi?

Garantir le devoir de rendre compte

Vérifier l’éligibilité des dépenses

Identifier et remédier aux faiblesses du contrôle interne et du système financier

Vérifier la conformité avec les clauses du don (clauses financières de l’AF)

Recommander des actions afin d’améliorer la gestion du projet

Aspects Fiduciaires

Importance d’Audit du Project

S’effectue selon les Directives du FIDA relatives aux audits des projets (à l’usage des pays)

slide6
Préparer les termes de références pour la sélection des auditeurs (directives du FIDA relatives aux audits des projets - Annexe VI)

Sélectionner un auditeur indépendant/externe

Nommer l’auditeur (non-objection préalable du FIDA)

Transmettre les audits au FIDA dans le délai prescrit (le 30 juin au plus tard)

Préparer un plan d’action pour mettre en œuvre les recommandations d’audit

Aspects Fiduciaires

Audit: Responsabilité de l’UCP

slide7
Il doit contenir les avis des auditeurs sur :

Les états financiers certifiés

Les états certifiés des dépenses et le Compte Spécial ou compte désigné

La lettre de contrôle interne (Annexe VIII des directives sur les audits des projets)

Aspects Fiduciaires

Rapport d’Audit

  • Opinion des Auditeurs
  • Sans réserves
  • Avec réserves
  • Défavorable
  • Refus de certifier
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Les auditeurs Externes:

indiquent les changements à appliquer pour garantir une bonne gestion.

ne sont pas des “policiers”!

œuvrent pour une amélioration de la performance du projet

Aspects Fiduciaires

Auditeurs Externes

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Aspects Fiduciaires

Supervision par le FIDA (1)

Structure organisationnelle

Gestion actifs immobilisés

  • Manuel de procédures administratives financières et comptables
  • Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet
  • Inventaire
  • Contrôle véhicules
  • Assurance actifs

Gestion du PPM

Gestion du PTBA

  • Processus passation de marchés et contractualisation
  • A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats
  • Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats
  • Exécution du PTBA en cours
  • Exécution des PTBA consolidés
  • Appréciation taux d’exécution moyen par rapport à indicateur de performance d’exécution du PTBA
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Aspects Fiduciaires

Supervision par le FIDA (2)

Gestion financière

Gestion comptable

  • Performance mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)
  • Performance financière par bailleur et composante
  • Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)
  • Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD
  • Etat fonds contrepartie et contribution des bénéficiaires
  • Mise en œuvre des fonds de développement à la base
  • Etats synthétiques mensuels
  • Fonctionnement du CS et des états de rapprochement bancaires + analyse des comptes
  • Tenue documents comptables et classement
  • Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit
  • Revue de conformité avec AF

Gestion du personnel

  • Effectif, mouvement, évaluation du personnel
  • Renforcement des capacités
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Aspects Fiduciaires

Rapprochement du Compte Spécial (1)

Dépôt Initial (Avance)

Solde restant

  • Carence:
    • Dépenses non-éligibles
    • Dépenses de la contrepartie préfinancées par le FIDA (ex: taxes)

Montant non-réconcilié

DRF soumise mais pas encore réapprovisionnée

  • Surplus:
    • Intérêt généré sur le dépôt au Compte Spécial
    • Chèques pas-encore décaissées par les fournisseurs

DRF courante

Montant non-réconcilié

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Toujours préciser les sources et causes du montant non-réconcilié

Jamais mélanger les fonds du FIDA avec les fonds de la Contrepartie

Assurer la qualité et totalité des DRF soumises au FIDA pour accélérer les paiement

Aspects Fiduciaires

Rapprochement du Compte Spécial (2)

Dépôt Initial (Avance)

Solde restant

DRF soumise mais pas encore réapprovisionnée

DRF courante

Montant non-réconcilié

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