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ACL Training Materials

ACL Training Materials. Unit A: ACL 基本觀念及操作 主要參考資料來源 : KPMG ACL 課程講義資料 PriceWaterHouseCooper ACL 課程講義資料. Getting Data from the clients Understanding data structure of imported data Structure of data within a Project Loading data into ACL. Topics. Getting data from the client. PwC.

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Presentation Transcript

  1. ACL Training Materials Unit A: ACL基本觀念及操作 主要參考資料來源: KPMG ACL課程講義資料 PriceWaterHouseCooper ACL課程講義資料

  2. Getting Data from the clients Understanding data structure of imported data Structure of data within a Project Loading data into ACL Topics

  3. Getting data from the client PwC

  4. 資料格式之溝通 通用文字檔格式(.txt) 試算表與資料庫格式(.xls,.dbf,.mdb) 以特定符號間隔欄位之文字檔(如“,”,“;”,“Tab”等符號分隔, 如.csv則為“,”分隔) 特定應用系統格式 資料取得之溝通-1

  5. 資料內容之溝通 單頭,單身檔 資料期間,截止日期與轉出日期 資料大小 資料關聯之溝通 如單頭,單身檔,與相關查核事項之上下游檔案 作業方式之溝通 連線作業(如透過ODBC) 自行或協同資料轉出 離線作業注意事項 資料取得之溝通-2

  6. Getting data from the client

  7. Getting data from the client 取得原始資料檔後，在匯入ACL前所應注意的事項： 1.資料的格式、字元長度、小數位數…等。 2.資料的定義。(ex:資料的來源、欄位的定義) 3. 資料的完整性。(ex:總金額的核對)。

  8. Understanding the Structure of Imported Data

  9. Sec 2.1 擷取及下載資料（Accessing and Downloading Data） (p.9~p.11) • Data File • Record • Field • Data

  10. 固定欄位檔 欄位固定長度及固定位置 欄位不定長度, 以分界符號隔開, 有一定順序 報表檔(Report files) / 列印檔(Print files) 內建結構定義說明 Database files ODBC External file definition 常見資料檔案類型

  11. 平面序列檔（Flat Sequential）: 固定欄位檔 ACL可讀取的資料格式

  12. 資料庫檔（dBASE） 說明: 1. 與ACCESS同為PC上最普遍的小型資料庫. 但DBASE的每一個資料表格 (TABLE),均為一個獨立的檔棠, 副檔名為 DBF 2. DBF file與 Flat sequential file的主要差異為: DBF 檔案內的開頭部分, 會記錄該表格的組成欄位及欄位型態、長度; Flat sequential file 則只有資料. 資料欄位的定義, 由程式決定. 3. dBase file Windows 上最普遍的程式開發工具為Visual Foxpro 4. MS Access也可以處理dbase file (匯出, 匯入, 外掛獨立表格). ACL可讀取的資料格式

  13. 文字檔（Text） 說明: 內容及格式依轉出程式的寫入安排方式而定. 可能依規則排列, 也可能沒有特定的規則. ACL可讀取的資料格式

  14. 分界檔案（Delimited） 說明: 1. 是一種文字檔 2. 特性: 每一列表一筆記錄, 同一筆記錄內, 欄位與欄位之間以逗點(或其他分隔字元如空白,Tab…..) 隔開, 文字欄位前後並加上雙引號 3. Excel 可匯入及匯出Delimited file, 其附檔名為CSV (Comma Separated Value) 4. 優點是去除不必要的字元, 可節省空間. ACL可讀取的資料格式

  15. 列印檔（Print Files） 說明: 1. 為一種文字檔, 主要將輸出的報表內容, 直接轉為文字檔. 2. 包含非資料的表頭及表尾, 空白行及小計行, ACL有能力將不需要的非資料部分去除. ACL可讀取的資料格式

  16. 開放資料庫連結(ODBC) 說明: 1. ODBC是一種資料庫與應用程式之間的界面，透過ODBC界面，應用程式可以很容易地和各種關連式資料庫連結並取得資料 - 2. 常見的資料庫如Oracle, DB2, SQL Server均有支援ODBC, 連檔案類型的資料檔如Access (MDB), dBase ( DBF), Excel (xls)微軟也都提供ODBC的連接驅動程式. 磁帶（Tape） ACL可以直接從磁帶(Tape reels)或卡帶(Cartridges)讀取未經轉換的資料，但不可以用備份檔；讀取的磁帶種類包括½ inch 9-track tapes, IBM 3480 cartridges, 8mm tape, and 4mm DAT，特別注意，使用這個方法，必須加裝適當的磁帶機在PC上。 ACL可讀取的資料格式

  17. Structure of data within a Project PwC

  18. Structure of data within a Project • The major physical components of a Project are: • Overview window (全覽視窗) • Data View window (個別資料視窗) • Command Log window (稽核軌跡) • Menu Bar • Button Bar • Status Bar

  19. Structure of data within a Project • The major physical components of a Project are: • Overview window (全覽視窗) • Command Log window (稽核軌跡) • Data View window (個別資料視窗) • Menu Bar • Button Bar • Status Bar

  20. Structure of data within a Project • The major physical components of a Project are: • Overview window (全覽視窗) • Command Log window (稽核軌跡) • Data View window (個別資料視窗) • Menu Bar • Button Bar • Status Bar

  21. Structure of data within a Project • The major physical components of a Project are: • Overview window (全覽視窗) • Data View window (個別資料視窗) • Command Log window (稽核軌跡) • Menu Bar • Button Bar • Status Bar

  22. Structure of data within a Project • The major physical components of a Project are: • Overview window (全覽視窗) • Data View window (個別資料視窗) • Command Log window (稽核軌跡) • Menu Bar • Button Bar • Status Bar

  23. Structure of data within a Project • The major physical components of a Project are: • Overview window (全覽視窗) • Data View window (個別資料視窗) • Command Log window (稽核軌跡) • Menu Bar • Button Bar • Status Bar

  24. 第二章 ACL 基本架構觀念 Sec 2.4 ACL系統作業架構

  25. 同一個data file 可以對照至多個input file definition 同一個IFD亦可對照至多個Data file Index file可加快排序及搜尋速度 ACL提供批次命令撰寫, 類似Excel巨集 稽核軌跡記錄: 記錄執行的命令、參數及執行結果

  26. Structure of data within a Project • The major logical components of a Project are: • Batches • Input files • Views • Indexes

  27. Structure of data within a Project 檔案結構 Project Files (.ACL) Output Data Files (.FIL) Log Files (.LOG) Index Files (.INX)

  28. 任務： 1. 開啟 Workbook.acl 2. 開啟 ap_trans 3. 複製 ap_trans 4. 將新複製 ap_trans2 更 名為 Case_1 5. 開啟 Case_1 6. 將欄位 Invoice Amount 及 Unit Cost 格式更改 每千元以逗號〝，〞 區隔之格式 7. 將日期型欄位 (如 Invoice Date) 原格式 更改為YYYY, MMM DD 格式 8. 刪除欄位 Quantity 9. 新增欄位 Quantity 10. 將欄位 Product Number 更名 為 Prod_No 11. 列印報告至螢幕 (可自 行於表首、表尾加註) Workshop A-1

  29. Loading data into ACL PwC

  30. Loading data into ACL • Data files need to be translated into a format that ACL can read and work with. This is done using an Input File Definition: • An Input File Definition (IFD) is a format used to describe the structure and content of a data file and to specify where the data file can be found • IFD’s are defined by the user within ACL and then used by ACL to create an input file derived from the original data source.

  31. Loading data into ACL The source data file location and characteristics are input into ACL and the input file is created • There are a number of steps involved in creating an IFD. • At the end of the process, an input file will have been created, linked to the source data file using the IFD, and loaded into ACL. Using the record definition obtained from the client, the record fields are defined and named The input file is loaded into the open ACL Project

  32. Loading data into ACL • Activity 1 - Loading data into ACL – 固定欄位檔 • Activity 2 - Loading data into ACL – 報表檔

  33. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 1：點選 File/New Project from the Menu Bar 步驟 2：出現 Select Input File Definition 後，點選 New

  34. Loading data into ACL- Activity 1 • ACL makes the process of defining an IFD fairly simple using a built in Data Definition Wizard

  35. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 3： 選擇欲匯入之資料檔的來源。

  36. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 4： 選取最適合剖析匯入資料的檔案類型。

  37. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 5： 選擇匯入資料中所包含的分隔符號。(ex：頓號、Tab…等)

  38. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 6： 定義匯入資料欄位的名稱及格式型態 (ex：數值、日期、文字…等) 。

  39. Loading data into ACL- Activity 1 注意事項： 若為日期欄位，則須定義日期的型態。

  40. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 7： 檢視匯入的資料內容是否正確。 注意事項： 檢查Filed Type的定義是否正確!!

  41. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 8： 完成資料檔的匯入後的如左如示。

  42. Loading data into ACL- Activity 1 步驟 9：(重要!!) 確認匯入資料的完整性。 可藉由“加總”的功能，檢查總金額或交易筆數是否與匯入前的一致。 註: 於下一單元資料驗證 中會再詳細介紹

  43. Loading data into ACL- Activity 1 • 由Edit/Input File Definition(IDF) 進入。 • 匯入資料後，欄位定義仍可修改；但欄位名稱則不可再修改。

  44. Loading data into ACL • 建立新文件時，勿用相同檔名開啟，否則會覆蓋原有文件。 • 資料匯入後必須確認資料之完整性及正確性(Count & Total)。 • 匯入時須注意小數位數。 • 匯入時日期型態如為YY/MM/DD，欄位定義須與其一致。 • 匯入時欄位名稱須以英文名稱命名。 重點提示!

  45. 新增: 啟動 Data Definition Wizard : [Overview]視窗, 點選[New] Icon Select Data file to be defined 將轉入資料命名及存檔: *.fil Finish: 命名IFD名稱 修改或手動設定: [Overview]視窗, 選取要修改的IFD 項目 選取 [Edit]/[Input File Definition] 選取 [Edit Fields/Expressions]頁面 Input File Definition

  46. Format: 設定資料來源格式 (尤其是數字及日期欄位), 格式須與資料來源內容一致 Alternate Column Title: 檢視資料時, 顯示的欄位標題 定義重疊欄位 定義資料欄位

  47. Type Format Example using December 31, 2000 American MM DD YY 12 31 00 European DD MM YY 31 12 00 MMM DD DEC 31 Julian YYDDD 00365 第三章輸入檔定義(Input File Definition) Sec 3.2詮譯日期(Interpreting Dates) 標準日期：

  48. Start of Century Date Years Display as Dates 00 00 to 99 1900– 1999 (cannot display after 2000) 05 05 to 99 1905– 1999 00 to 04 2000– 2004 60 60 to 99 1960– 1999 00 to 59 2000– 2059 77 77 to 99 1977– 1999 00 to 76 2000– 2076 第三章輸入檔定義(Input File Definition) Sec 3.2詮譯日期(Interpreting Dates) 設定起始紀元（Setting the Start of Century） 如果我們日期包含四個位數(four-digit years)的年份並已設定21世紀為起始元年，就不需要設定起始紀元，只有將顯示西元年後兩位的情形下，才須要設定起始紀元。

  49. 內部稽核人員打算利用ACL對ABC公司進行應收帳款查核，查核規劃，乃依下列方式進行：內部稽核人員打算利用ACL對ABC公司進行應收帳款查核，查核規劃，乃依下列方式進行： 自ABC公司下載應收帳款資料(AR.FIL) 在ACL中，定義AR.FIL 各欄位相關定義如下： Name start Len Title No 1 6 Customer Number Date 7 8 Invoice Date Due 15 8 Due Date Ref 23 6 Reference Number Type 29 2 Transaction Type Amount 31 10 Transaction Amount Workshop A-2

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