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Excel Avanzato. Gestire Dati e Cartelle di lavoro. Sommario Gestire Dati e Cartelle di lavoro. Importare dati di testo Importare dati da Access Importare dati HTML Importare dati da altre applicazioni Estrapolare dati mediante query Esportare dati Modelli Consolidare dati

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Presentation Transcript
sommario gestire dati e cartelle di lavoro
SommarioGestire Dati e Cartelle di lavoro
  • Importare dati di testo
  • Importare dati da Access
  • Importare dati HTML
  • Importare dati da altre applicazioni
  • Estrapolare dati mediante query
  • Esportare dati
  • Modelli
  • Consolidare dati
  • Proprietà documento

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati di testo importazione file in excel
Importare dati di testoImportazione file in Excel
  • Excel include una serie di funzioni per l’importazione guidata dei dati da file creati con altre applicazioni:
    • File XML (*.xml)
    • File di testo (*.txt, *.csv, *.prn)
    • File DataBase di Microsoft Access (*.mdb, *.accdb)
    • Pagine Web o File HTML (*.htm, *.html)
    • File di applicazioni DataBase Microsoft
  • Abbiamo già trattato l’importazione da file .xml nel capitolo Organizzare i Dati. Analizziamo ora le altre procedure d’importazione disponibili

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati di testo file di testo
Importare dati di testoFile di testo
  • I file di testo rappresentano il modo più semplice per memorizzare dati e spesso di minor ingombro in termini di dimensioni dell’archivio
  • I dati in un file di testo sono pure sequenze di caratteri alfanumerici, senza caratteristiche di formattazione grafica e formati dato
  • Tipiche estensioni dei file testuali sono: .txt, .csv, .prn

.txt

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati di testo file di testo1
Importare dati di testoFile di testo
  • Nell’importare da file di testo in Excel occorre:
    • Incolonnare i dati nell’ordine voluto su celle o tabelle
    • Operare sulla scelta del tipo di dato
  • La procedura Importazione guidata testo realizza questi due obiettivi

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati di testo importare dati da file di testo
Importare dati di testoImportare dati da file di testo
  • Per importare dati da un file di testo:
  • Apri il foglio che conterrà i dati importati
  • SchedaDati > Carica dati esterni > Da testo

Appare la Finestra di dialogo Importa file di testo

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati di testo importare dati da file di testo1
Importare dati di testoImportare dati da file di testo
  • Dalla Finestra di dialogo seleziona il file di testo desiderato e premi <Importa>

E’ eseguita la Procedura Importazione guidata testo

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati da access access e i file database
Importare dati da AccessAccess e i file database
  • Microsoft Access è uno tra i più diffusi DBMS (Data Base Management System, in italiano programma di gestione database) e fa parte della Suite Office
  • Un database creato con Access è costituito da una serie di tabelle contenenti dati (record) collegate tra loro da relazioni
  • Il DB Access è salvato su unico file, con estensioni:
    • .accdb, .accde (Access 2007 o successivo)
    • .mdb, .mde (Access 2003 o precedente)
  • Excel consente di importare dati e strutture da file Access con procedura guidata

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati da access importare dati da file access
Importare dati da AccessImportare dati da file Access
  • Per importare dati da un file DB di Access:
  • Apri il foglio che conterrà i dati importati
  • SchedaDati > Carica dati esterni > Da Access

Appare la Finestra di dialogo Seleziona origine dati

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati html html e le pagine web
Importare dati HTMLHTML e le pagine Web
  • L’ HTML (Hyper Text Markup Language) è un linguaggio per la creazione di documenti ipertestuali
  • E’ utilizzato principalmente per la realizzazione delle pagine Web
  • Per inserire i contenuti (dati, tabelle) di una pagina Web in un foglio Excel si può sfruttare una procedura guidata

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

importare dati html importare dati da web o file html
Importare dati HTMLImportare dati da Web o file HTML
  • Per importare dati da un sito Web o file HTML:
  • Apri il foglio che conterrà i dati importati
  • SchedaDati > Carica dati esterni > Da Web

Appare la

Finestra di dialogo

Nuova query Web

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importare dati da altre applicazioni sistemi server db microsoft
Importare dati da altre applicazioniSistemi Server DB Microsoft
  • Oltre al già menzionato e più conosciuto Access, Microsoft produce vari altri sistemi Server DataBase (come SQL Server)
  • Per garantire l’interoperabilità con gli applicativi basati su queste tecnologie, Excel prevede una apposita procedura d’importazione dati

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importare dati da altre applicazioni importare dati da db microsoft
Importare dati da altre applicazioniImportare dati da DB Microsoft
  • Per importare dati da database Microsoft:
  • Apri il foglio che conterrà i dati importati
  • SchedaDati > Carica dati esterni > Da altre origini

Appare un

Menu a discesa

da cui selezionare

l’origine dei dati

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estrapolare dati mediante query
Estrapolare dati mediante query
  • Excel offre la possibilità di estrapolare dati mediante query da alcune tipologie di database per poi inserirli in un foglio di lavoro
  • Le query (interrogazioni) sono il meccanismo standard nei DB per selezionare le sole informazioni di interesse tra i tanti dati memorizzati
  • L’ estrapolazione è utile se non interessa riportare su Excel tutti i record contenuti in tabelle ma solo quelli che soddisfano certe condizioni

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estrapolare dati mediante query eseguire una query
Estrapolare dati mediante queryEseguire una query
  • Per eseguire una query su database Microsoft:
  • Apri il foglio che conterrà i dati importati
  • SchedaDati > Carica dati esterni > Da altre origini

Appare un

Menu a discesa

Giorgio Porcu - Excel Avanzato

estrapolare dati mediante query eseguire una query1
Estrapolare dati mediante queryEseguire una query
  • Dal Menu a discesa seleziona l’ultima opzione:

Da Microsoft Query

Appare la Finestra di dialogo

Scegli origine dati

da cui lanciare l’esecuzione

delle query in modalità

guidata

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esportare dati
Esportare dati
  • Al pari dell’importazione, Excel prevede numerose possibilità per esportare dati all’esterno
  • L’ esportazione è realizzata con il supporto al salvataggio dei dati in formati di file gestibili da altri programmi, oltre ai canonici .xls o .xlsx nativi di Excel
  • Sono supportati, tra gli altri, i formati:
    • XML (*.xml)
    • Ipertesto (*.html)
    • Testo (*.txt, *.csv)
    • Pdf (*.pdf)
    • OpenDocument (*.ods)

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esportare dati salvare dati in vari formati
Esportare datiSalvare dati in vari formati
  • Per salvare dati in formato non Excel:
  • Apri il foglio che contiene i dati da salvare
  • Pulsante Office > Salva con nome

Appare la Finestra di dialogo Salva con nome

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esportare dati salvare dati in vari formati1
Esportare datiSalvare dati in vari formati
  • Dalla Finestra di dialogo scorri il Menu a discesa Salva come: per selezionare il formato di salvataggio desiderato
  • Inserisci il nome file e premi <Salva>

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modelli
Modelli
  • I modelli in Excel sono Cartelle di lavoro contenenti dati, formati e formule pronti all’utilizzo per realizzare calcoli o applicazioni specifiche
  • Sono disponibili modelli predefiniti già caricati in Excel e ulteriori scaricabili dal sito Microsoft Office Online
  • Ogni utente può inoltre salvare un documento come modello per un riutilizzo successivo

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modelli utilizzare modelli predefiniti
ModelliUtilizzare modelli predefiniti
  • Per utilizzare modelli predefiniti:
  • Pulsante Office > Nuovo

Appare la Finestra di dialogo

Nuova cartella di lavoro

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modelli utilizzare modelli predefiniti1
ModelliUtilizzare modelli predefiniti
  • Dalla Finestra di dialogo seleziona:

Modelli > Modelli installati

oppure (è richiesta connessione Internet attiva) sfoglia i modelli disponibili da:

Microsoft Office Online

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modelli creare modelli personalizzati
ModelliCreare modelli personalizzati
  • Per creare e salvare un modello personalizzato:
  • Imposta la cartella di lavoro con le caratteristiche (formattazione, formule) desiderate
  • Pulsante Office > Salva con nome

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consolidare dati
Consolidare dati
  • L’ opzione consolida dati permette di unire i dati provenienti da tabelle diverse, purchè identiche o simili nella struttura
  • Il consolidamento somma o aggrega i dati di partenza in una nuova tabella master e può essere eseguito con varie opzioni

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consolidare dati unire dati da tabelle diverse
Consolidare datiUnire dati da tabelle diverse
  • Per unire dati da tabelle diverse:
  • Apri il foglio che conterrà i dati da unire
  • SchedaDati > Strumenti dati > Consolida

Appare la Finestra di dialogo

Consolida

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consolidare dati unire dati da tabelle diverse1
Consolidare datiUnire dati da tabelle diverse
  • Nella Finestra di dialogo imposta le opzioni desiderate
  • Premi <OK>

Funzione per aggregare i dati

Riferimenti alle tabelle da unire

Opzioni ulteriori

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propriet documento
Proprietà documento
  • Ogni documento (Cartella di lavoro) possiede alcune caratteristiche o proprietà che lo identificano
  • L’ utente può visualizzarle e, se autorizzato per quel documento, modificarle o crearne di nuove
  • Tipiche proprietà sono:
    • Autore
    • Titolo
    • Oggetto
    • Parole chiave
    • Categoria

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propriet documento perch usare le propriet
Proprietà documentoPerché usare le proprietà
  • Le proprietà sono utili:
    • Per identificare l’autore del documento, specie se verrà distribuito a terzi
    • Per verificare le caratteristiche del documento prima di aprirlo; sono infatti visualizzabili dal Sistema Operativo spostandosi sull’icona del file (appare un tooltip) o scegliendo Proprietà dal Menu contestuale
    • In fase di ricerca dati da Sistema Operativo, perché sono indicizzate come tag o metadati tipici del documento

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propriet documento visualizzare e modificare propriet
Proprietà documentoVisualizzare e modificare proprietà
  • Per visualizzare e/o modificare le proprietà di una Cartella di lavoro:
  • Apri la Cartella
  • Pulsante Office > Prepara > Proprietà

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propriet documento visualizzare e modificare propriet1
Proprietà documentoVisualizzare e modificare proprietà

Tra la Barra multifunzione e la Barra della formula appare l’area Riquadro informazioni documento utilizzabile per la visualizzazione e modifica delle proprietà

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