Patricia Valentín Castillo, MBA Especialista en Desarrollo Económico

1. Patricia Valentín Castillo, MBA Especialista en Desarrollo Económico Centro de Desarrollo Económico

2. CÓMO ENTENDER LOS ESTADOS FINANCIEROS

3. Estados Financieros • Presentan información monetaria sobre la utilización de los recursos económicos de la entidad. • Se preparan por lo menos una vez al año. • Incluyen notas que detallan información adicional de la institución. • Para las entidades sin fines de lucro hay unas normas de contabilidad específicas que rigen el formato y contenido de los estados financieros que son preparados para uso externo.

4. Limitaciones de los Estados Financieros • Sólo presenta la parte cuantitativa • No recoge información cualitativa de la entidad • Existen partidas que son importantes para la entidad pero que sus medidas no son confiables por lo que no se pueden incluir. • El resultado de ciertas partidas va a depender del método de contabilidad que se utilice. • Algunas partidas dependen del juicio y estimados.

5. Utilidad de los Estados Financieros • Es requerido por las agencias reguladoras. • Le permite a los inversionistas y acreedores determinar el desarrollo de la entidad.

6. Pronunciamientos para Entidades Sin Fines de Lucro • SFAS NO. 117 “Financial Statements of Not-for-Profit Organization” • SFAS NO. 116 “Accounting for Contributions Received and Contributions Made” • AICPA Audit and Accounting Guide, “Not-for-Profit Organizations”

7. Estados Financieros de Entidades Sin Fines de Lucro • Estado de Situación Financiera (Statement of Financial Position) • Estado de Actividades (Statement of Activities) • Estado de Flujos de Efectivo (Statement of Cash Flows) • Estado de Gastos por Función (Statement of Functional Expenses) • Notas a los Estados Financieros (Notes of Financial Statement)

8. La ecuación de la contabilidad

9. Estado de Situación Financiera • El SFAS NO. 117 requiere el uso de uno de los siguientes métodos para presentar información sobre liquidez y flexibilidad financiera: • Presentar los activos en secuencia de liquidez y los pasivos en secuencia de madurez y el resultante de uso de efectivo. • Clasificando los activos y pasivos como corriente y no corriente. • Divulgar en las notas a los estados financieros información relevante sobre la liquidez, incluyendo las restricciones sobre el uso de activos.

10. Estado de Situación Financiera • Recursos económicos de la entidad y todos los reclamos contra estos recursos a una fecha específica. 30 de septiembre de 2007 • Informa sobre: • Total de Activos • Total de Pasivos • Total de Activos Netos • Liquidez • Flexibilidad Financiera

11. Componentes del Estado de Situación Financiera • Los Activos son recursos económicos de la organización. Hay varios tipos de activos: • Efectivo en caja (cash) • Efectivo en los bancos (cash in bank) • Suministros de oficina (Office Supplies) • Inversiones (Investment) • Cuentas por cobrar (Accounst Receivable) • Gastos prepagados (Prepaid Expense) • Vehículos (Vehicle) • Edificios (Building) • Terreno (Land) Activos Fijos

12. Componentes del Estado de Situación Financiera cont... • Los activos fijosson recursos tangibles y de una naturaleza relativamente permanente que se usan en las operaciones diarias de la entidad. Se registran al costo generalmente y su costo se reduce periódicamente mediante una provisión de depreciación acumulada que se resta al costo del activo. La única excepción es el terreno.

13. cont... COMPONENTES DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA • La depreciación es un método de distribuir el costo de un activo sobre el tiempo estimado en que se espera que éste genere beneficios para la entidad. • Métodos de Depreciación • Línea Recta • Depreciación Creciente (inferior en los primeros años) • Depreciación decreciente (mayor en los primeros años) • La depreciación acumulada refleja la cantidad total del costo del activo que ha sido cargada contra los ingresos. En el estado de situación la depreciación acumulada se resta del costo original del activo para calcular el valor neto del activo en los libros.

14. Activo vs. Gasto • Básicamente los activos proveen beneficios a la entidad más de un período. • Desembolso significativo. • Se determina dentro de las políticas de la entidad. • Ejemplo: Todo equipo comprado por la Entidad que tenga un valor mayor de $200.01 será considerado como equipo.

15. Ejemplo de Depreciación de un Equipo • La entidad XXXX compra una computadora por $2,000, la cual se ha estimado que tendrá una vida útil de cinco años (5). Al finalizar los cinco años no se espera que la computadora tenga valor en el mercado. El método de depreciación que utiliza la entidad es el de línea recta. • La cantidad a depreciar es $2,000. • $2,000 dividido entre 5 años resulta en un gasto de depreciación de $400 por año.

16. cont... Ejemplo de Depreciación de un Equipo

17. cont... COMPONENTES DELESTADO DE SITUACION FINANCIERA • Pasivos • Activos Netos • Sin restricciones (Unrestricted Fund) • Con restricciones temporeras (Temporarily Restricted) • Con restricciones permanentes (Permanently Restricted)

18. Estado de Actividades • Resumen de todos los ingresos y gastos de la entidad durante un período de tiempo. Para el mes que termina el 30 de abril de 2007 • Estado financiero más importante ya que indica si existen suficientes ingresos para cubrir gastos. • Provee información sobre los cambios en los activos netos. • El cambio en activo neto tiene que estar segregado entre Restrictos Permanente, Restrictos Temporeramente y no restrictos.

19. cont... Estado de Actividades • Los ingresos deben clasificarse dentro de las secciones de activos netos restrictos y no restrictos. • Los gastos siempre se informan como una disminución de activos no restrictos. • SFAS No. 117 requiere que los ingresos y gastos se informen por tipo de actividad o programa. • Los gastos deben segregarse entre servicios programáticos y servicios de apoyo.

20. Tipos De Estado de Actividades • Base de efectivo (cash basis) • Se reconocen los ingresos cuando se recibeny los gastos cuando son pagados. • Base de acumulación (accrual basis) • Los ingresos son reconocidos cuando son devengadosy los gastos en el período que son incurridos, independiente de si los ingresos han sido recibidos y los gastos pagados.

21. cont... Componentes del Estado de Actividades • Ingresos - son los beneficios monetarios recibidos por la entidad. • Gastos -son aquellos costos que se incurren y por lo general son clasificados por actividad/proyecto. • Cambio en activos netos - es la diferencia entre los ingresos y los recursos utilizados.

22. Estado de Gastos Funcionales • SFAS NO. 117 – requiere que se provea información sobre los gastos clasificados por función. • Este estado es bien útil para evaluar el efecto financiero de añadir o eliminar cierto programas. • La entidad debe mantener un buen sistema de costos para la segregación de gastos por programa.

23. Estado de Flujo de Efectivo cont... • SFAS No. 117 – requiere la presentación de este estado financiero. • Contrario a los otros estados financieros no se requiere la segregación en activos restrictos y no restrictos. • Desglosa el efectivo generado o utilizado en las actividades operacionales de la entidad, así como también en las actividades de inversión y financiamiento. • Reconcilia los cambios en el balance de efectivo de un período a otro.

24. Notas a los Estados Financieros • El propósito principal es divulgar información que es requerida por los principios de contabilidad generalmente aceptados. • Provee información adicional sobre los elementos incluidos en los estados financieros y sobre otra información de interés. • Son parte integral de los estados financieros y se deben revisar minuciosamente para entender la condición financiera de la entidad.

25. SFAS NO. 116 “Accounting for Contributions Received and Contributions Made” • Contribuciones (contributions) • Promesas incondicionales de dar (pledges) • Servicios donados (contributed services) • Gastos programáticos y servicios de apoyo

26. Contribuciones • Son transferencias incondicionales de activos o liquidación de deudas en una transferencia voluntaria y no recíproca. • Tipos de transferencias: • Efectivo, valores, propiedades, uso de facilidades, materiales, servicios y promesas incondicional de dar. • Tratamiento contable • Se reconoce a su justo valor • Se reconoce en el momento aún cuando el donante haya restricto su uso para una ocasión futura.

27. Promesas Incondicionales de Dar • SFAS No. 116 requiere documentación verificable antes de ser reconocida en los estados financieros. • Se considera suficiente documentación para las promesas orales lo siguiente, • Nombre, dirección y número de teléfono del donante. • Cantidad prometida, el plazo de tiempo y la fecha en que se realiza la promesa. • El nombre del empleado o representante de la organización al que se le hizo la promesa.

28. Servicios Donados • SFAS No. 116 requiere que se reconozcan a su justo valor. • Debe reunir los siguientes atributos: • Crea o aumenta el valor de un activo no financiero • Representa una destreza especializada que hubiera sido necesario comprarla si no fuera donada.

29. Gastos Programáticos • Los gastos de la entidad deben distribuirse entre los programas directos que se ofrecen y los servicios de apoyo. • Los costos directos e indirectos incurridos en proveer servicios a través de los programas de la entidad. • Deben estar segregados por categorías mayores de programas.

30. Servicios De Apoyo • Gastos no relacionados directamente con los programas de la entidad. • Generalmente se clasifican como: • Administrativos y generales • “Fund raising” • Desarrollo de membresía

31. Informes de los Estados Financieros • Existen tres informes que se preparan sobre los estados financieros. • Estados Auditados • Estados Revisados • Estados Compilados