PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS • PONENTE: • Patricia Ríos García • Universidad de Sonora

2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA La planeación estratégica es una filosofía, una metodología y un potente recurso para inventar el futuro deseado, así como los medios necesarios para alcanzarlo. Se distingue de la planeación tradicional por ser una metodología proactiva que privilegia la construcción de utopías que potencian del diseño de estrategias para alcanzarlas.

3. MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA VISIÓN MISIÓN ANÁLISIS INTERNO (F-D) ANÁLISIS EXTERNO (O-A) DOFA ESTRATEGIAS PLANES PROGRAMAS PROYECTOS ACCIONES

4. ¿Qué es Archivo Universitario? Se entiende por archivo universitario el conjunto de documentos de cualquier fecha, forma o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y para la cultura. José Bernal Rivas Fernández

5. Gestión documental OFICINAS: PRODUCCIÓN DESPACHO RECEPCIÓN Archivo de Trámite Archivo de concentración Transferencia Primaria RESGUARDO TEMPORAL Archivo histórico Transferencia Secundaria RESGUARDO DEFINITIVO Organización Documental Control de flujo documental Conformación y manejo de expedientes

6. ¿Qué es la organización de archivos? Es una de las funciones del archivo, que implica la clasificación y la ordenación de los documentos para el acceso expedito y oportuno a la información. Se lleva a cabo mediante el cuadro clasificador, que es la estructura jerárquica y lógica, que refleja el quehacer de una institución, es decir sus funciones y atribuciones.

9. ¿Qué es el cuadro clasificador? Es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. Lineamientos generales para la organización y descripción de los archivos de las dependencias o entidades de la administración pública federal (DOF, 20 de febrero de 2004)

10. CUADRO DE CLASIFICACIÓN ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN - MÉXICO

11. CUADRO DE CLASIFICACIÓN UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA A 100 Administración general y organización B 100 Gestión de la información y de las comunicaciones C 100 Representación y relaciones públicas D 100 Gestión de los recursos humanos F 100 Gestión de los recursos económicos G 100 Gestión de los bienes muebles H 100 Gestión de los bienes inmuebles I 100 Normativa y asuntos jurídicos J 100 Gestión de los recursos académicos K 100 Gestión de la docencia L 100 Gestión de la Investigación M 100 Gestión de los servicios ofrecidos a la Comunidad Universitaria

12. Metodología • Primera etapa • Identificación • Jerarquización • Fondo - sección – serie • Codificación • Segunda etapa • Validación • Formalización • Supervisión y asesoría • Capacitación

13. Gestión • Es un conjunto de tramites que se llevan a cabo para resolver un asunto, también se le puede llamar:administración o gerencia. El conjunto de diligencias que se realizan para desarrollar un proceso o para lograr un producto determinado". La gestión, administración o gerencia se refieren a un proceso de "planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar" ... H. Fayol al principio del siglo

14. GESTION UNIVERSITARIA Y DE LAS IES IES GESTION ADMINISTRATIVA GESTION ACADEMICA

15. FUNCIONES SUSTANTIVAS DOCENCIA INVESTIGACION EXTENSION

16. GESTIÓN UNIVERSITARIA GOBIERNO Y ÓRGANOS DE APOYO

18. GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN ACADÉMICA

19. Normatividad Proyectos de normatividad administrativa Proyectos de normatividad académica Leyes Estatutos Reglamentos Acuerdos generales Lineamientos Políticas Procedimientos Criterios

20. EJES DE ORGANIZACION SUSTANTIVAS DOCENCIA, INVESTIGACION Y EXTENSION • PROGRAMAS ESPECÍFICOS • INNOVACION Y DESARROLLO • EVALUACION PROGRAMAS INSTITUCIONALES DE APOYO ADMINISTRATIVO NORMATIVIDAD Y ASUNTOS JURÍDICOS PLANEACION, PROGRAMACION, PRESUPUESTACION Y EVALUACION ADMINISTRACION INSTITUCIONAL SERV ICIOS GENERALES Y CONSERVACION Y MANTENIMIENTO TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE INFORMACION COMUNICACIÓN, AUDITORIAS Y TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION COMUNES RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS Y MATERIALES

21. CUADRO UNIVERSIDAD DE SONORAADMINISTRACIÓN 1. NORMATIVIDAD Programas y proyectos normativos Normatividad institucional Leyes Estatutos Reglamentos Acuerdos generales Políticas Lineamientos Procedimientos Circulares

22. Normatividad aplicable a la Universidad (APOYO INFORMATIVO) Disposiciones legales en la materia Programas y proyectos externos legislativos Legislación internacional Legislación federal Legislación estatal Legislación local

23. 2 . ASUNTOS JURIDICOS Juicios contra la dependencia Juicios de la dependencia Inscripciones en registros oficiales Registro de la propiedad Registro de la propiedad intelectual Registro de patentes y marcas Registro mercantil Registro y certificación de firmas Representación legal Registro y certificación de firmas acreditadas ante la Universidad

24. Convenios Convenios generales de colaboración Convenios específicos de colaboración Educación continua y capacitación Prácticas profesionales Servicio social Servicios profesionales Movilidad académica Coedición de libros con entidades no comerciales Incubación y transferencia tecnológica Convenios interinstitucionales Convenios intrainstitucionales Contratos Servicios profesionales Coedición de libros con entidades comerciales Comodato Derechos de autor Derechos universitarios Reclamos e inconformidades de estudiantes, trabajadores y académicos

25. 4. RECURSOS HUMANOS Selección de personal Evaluaciones psicométricas Comisiones dictaminadoras para ingreso de personal académico Banco de jurados Nombramiento de jurados Asignaciones de categoría y nivel académico Promociones de categoría y nivel académico Expediente de personal

26. Identificación y acreditación de personal (credenciales, constancias,..) Control de asistencia (vacaciones, descansos, permisos sindicales, licencias e incapacidades) Seguridad e higiene Condiciones de trabajo (calendario laboral, jornada laboral y horarios…) Relaciones laborales (Ver gestión administrativa) Prestaciones económicas Guardería Ortopédicos Canastilla Dote matrimonial Apoyo funeral Accidentes de tránsito Recibos de pago de servicios a los trabajadores Exenciones de pago de servicios universitarios Vales de despensa

27. Prestaciones sociales Expediente de servicio médico (altas, bajas ISSSTESON) Expediente de pensiones y jubilaciones Expediente de becas a hijos de trabajadores Centro de Desarrollo Infantil Prestaciones de salud Gestión del consultorio médico Seguro de gastos médicos mayores Seguro de vida Asuntos laborales Bajas Finiquitos Investigaciones administrativas Solicitudes Juzgados Apoyo legal en accidentes de tránsito Accidentes de trabajo Supervisión control disciplinario

28. Capacitación continua y desarrollo humano Análisis de necesidades de capacitación Programa de capacitación y actualización administrativa Formación y actualización Académica Becas Comisión mixta PROMEP Sistema de remuneraciones y pagos al personal Tabulador de sueldos y salarios Registro y control de puestos y plazas Descuentos Nóminas quincenales Nóminas semanales Nóminas eventuales Nóminas especiales

29. Comisiones Comisiones mixtas permanentes Comisiones mixtas temporales Estímulos y recompensas Productividad en el trabajo Evaluación del desempeño

30. ACADEMIA 13 ÓRGANOS Y AUTORIDADES Gestión de la Junta Universitaria Sesiones Junta Universitaria (convocatorias, actas, acuerdos y comisiones) Proceso de elección de rector (convocatoria, auscultación, comisiones…) Proceso de elección vicerrector Designación de los miembros del Consejo Jurídico Resolución de conflictos de autoridad entre órganos (análisis, revisión y resol) Integración de ternas para la renovación de los miembros de la junta universitaria (para enviarse a Colegio Académico) Integración de ternas para la renovación de auditor interno y externo (para enviarse a Colegio Académico)

31. Gestión de Colegio Académico Sesiones del Colegio Académico (convocatorias, actas y acuerdos) Planes de organización académica y planes y programas de estudio (Comisión de asuntos académicos, proyectos curriculares) Normas y disposiciones reglamentarias (Comisión de asuntos normativos) Presupuesto anual de ingresos y egresos (Comisión de asuntos presupuestales) Renovación de miembros del Colegio Académico Designación de miembros de la Junta Universitaria Designación de auditor interno y externo Comisiones especiales

32. Gestión de Rectoría Representación legal Seguimiento a la gestión de la Junta Universitaria Seguimiento a la gestión del Colegio Académico Seguimiento a la gestión de Consejo Académico (unidad regional) Control de gestión de Vicerrectorías (por unidades regionales) Control de gestión de Consejo Divisional (por área de conocimiento y U.R.) Control de gestión de Direcciones de división (por área de conoc. y U.R.) Control de gestión de Jefaturas depart. (Academias por ramas de la disciplina) Control y seguimiento de la gestión administrativa (todo lo que abarca la función) Control y seguimiento de la gestión académica

33. Gestión del Consejo Académico (por unidad regional) Sesiones del Consejo Académico (convocatorias, actas y acuerdos) Planes y programas de estudio de la unidad (Comisión de asuntos académicos, proyectos curriculares de licenciatura y posgrado) Normas y disposiciones reglamentarias de la unidad (Comisión de asuntos normativos) Proyecto Presupuesto anual de la unidad (Comisión de asuntos presupuestales) Renovación de miembros del Consejo Académico (comisiones especiales) Proceso de elección de Directores de División Comisiones especiales

34. 14. ORGANIZACIÓN ACADEMICA Consejo Académico de U.R.C. (ver órganos y autoridades) Gestión de la Vicerrectoría U. R. C. Secretaría de Unidad Regional División de Ciencias Biológicas y de la Salud División de Ciencias Económico Administrativo División de Ciencias Exactas y Naturales División de Ingeniería División de Ciencias Sociales División de Humanidades y Bellas Artes

35. 15. PROGRAMA DE DOCENCIA Diseño, desarrollo, control y evaluación de planes y programas de estudio Oferta educativa Programación y evaluación educativa Planes y programas de estudio Innovación educativa Acreditación y certificación de programas educativos Difusión y divulgación (VER EXTENSION) Evaluación de la docencia

36. 16. INVESTIGACION Organización de la investigación Unidad integral de servicio a la investigación y posgrados Investigación básica Investigación aplicada Investigación conjunta Desarrollo tecnológico Transferencia de tecnología Creación de parques tecnológicos y científicos

37. PROGRAMA DE POSGRADO Planes y programas de estudio de posgrado Mejoramiento de la calidad de los programas educativos de posgrado Padrón Nacional de Posgrados (PNP) Programa Integral de Fortalecimiento del posgrado (PIFOP) Programa de becas de posgrado Proyectos específicos de investigación

38. Planes, programas y proyectos para el fomento a la investigación Programa de impulso y orientación de la investigación (PRIORI) Programa de apoyo a proyectos de investigación internos Planta de investigadores Registro de cuerpos académicos Grupos de investigación Líneas de generación y aplicación del conocimiento Proyectos de investigación científica (seguimiento y evaluación) Producción científica y tecnológica Desarrollo tecnológico de cómputo de alto rendimiento Difusión y divulgación de resultados de la investigación (ver extensión) Evaluación de la Investigación

39. 17. EXTENSIÓN Organización de la extensión Difusión y divulgación de los conocimientos y la cultura Difusión y divulgación científica y tecnológica Difusión y divulgación artística y humanística Vinculación Educación continua, presencial y a distancia Consultoría y asesoría Difusión de innovaciones y transferencia de tecnología Egresados

40. Patrimonio cultural Patrimonio arquitectónico histórico, mural y monumental Patrimonio documental y bibliográfico Patrimonio museográfico y arqueológico Patrimonio artístico e iconográfico Extensión de los servicios Culturales, deportivos y de salud Servicio social, prácticas profesionales y residencias Escuelas incorporadas Medios de difusión Radio, televisión e Internet Publicaciones

41. Gracias por su atención patyrios@sociales.uson.mx administracion@sociales.uson.mx