國立臺灣大學工友精簡暨管理改革草案

1. 國立臺灣大學工友精簡暨管理改革草案 總務處 事務組 組員許祥太

2. 國立臺灣大學工友精簡暨管理改革草案 成立「工友精簡暨 管理改革委員會」 精 簡 目 標 精簡案推動步驟及 預定達成日期 改 革 措 施 １．取消以工代職。 ２．建立全職「工讀生」制度。 ３．建立「人力集中管理」制度。 ４．規劃「公文集中傳送」制度。 ５．機械化設備之運用。 ６．外包制度之建立。 ７．建立輪調制度與在職(專長) 　　訓練。 ８．工友晉升技工制度化。 ９．適時透過勞資會議加強溝通 　　與協調。 １０．結論。 １．精簡案推動步驟及預定執行 期程表。 ２．即刻凍結工友任用及技工之 晉升(業於91年3月19日經本 校第2236次會議核備在案)。 ３．請各一級單位將現有工作項 目、內容臚列，併估算特殊 技術性需保留之工友數。 ４．確認技工友之工作項目及內 容後，審核各一級單位技工 友設置員額。 ５．精算六年內屆齡退休人數及 　　所占比例。 ６．推動優退方案：配合政府政 　　策，及學校改制公法人後權 　　益保障法案，鼓勵未屆齡但 　　具退休資格及不適任人員之 　　退休。 ７．提出配套措施。 成員： 邀請由各一級單位推派代表 若干名（院級單位可推舉教 師為代表）、勞資會議勞方 代表若干名、管理學院推薦 人力資源及行政管理專業教 師若干名共同組成 。 １．原則精簡現有人數五成，並 　 預計六年內達成目標。 ２．由於公法人案，預計93年實 施，屆時達成年限，將視該 方案推動，提前達成。 任務：負責精簡之推動及制 　　　度之討論建立 建議由總務長擔任召集人、 事 務組茅主任擔任執行秘書 、林新旺股長及許祥太組員 負責規劃及聯絡事宜。

3. 一、成員 • 邀請由各一級單位推派代表若干名（院級單位可推舉教師為代表）、勞資會議勞方代表若干名、管理學院推薦人力資源及行政管理專業教師若干名共同組成 。 • 建議由總務長擔任召集人、 • 事務組茅主任擔任執行秘書、 • 林新旺股長及許祥太組員負責規劃及 　聯絡事宜。

4. 二、精簡目標 • 原則精簡現有人數五成，並預計六年內達成 　目標。 • 由於公法人案，預計93年實施，屆時達成年限，將視該方案推動成效或可提前達成。

5. 三、精簡案推動步驟及預定達成日期

6. 三、精簡案推動步驟及預定達成日期

7. 三、精簡案推動步驟及預定達成日期 • 即刻凍結工友任用及技工之晉升(業於91年3月19日經本校第2236次行政會議核備在案)。 • 請各一級單位將現有技工友工作項目、 內容臚列，併估算特殊技術性需保留之工友數。 （本步驟，請各單位對現有人力、 工作之現況，先不予考慮，只優先檢討各單位應有工作項目及內容，其處理方式有如財政預算之零基 預算，從零(基礎)重新規劃） 。 • 確認技工友之工作項目及內容後，審核各一級單位技工友設置員額。 • 先保留特殊性、技術性之工友員額於各需求單位。 • 再將精簡員額之剩餘數依工作量分配至各一級單位。 （第２及第３步驟，擬於半年內完成）

8. 三、精簡案推動步驟及預定達成日期 • 精算六年內屆齡退休人數 及所占比例。 • 推動優退方案：配合政府政策，及學校改制公法人後權益保障法案，鼓勵未屆齡但具退休資格及不適任人員之退休。 • 提出改革措施。

9. 四、改革措施 • 取消以工代職。 • 建立全職「工讀生」制度 。 • 建立「人力集中管理」制度。 • 規劃「公文集中傳送」制度 。 • 機械化設備之運用。 • 外包制度之建立。 • 建立輪調制度與在職(專長)訓練。 • 工友晉升技工制度化 • 適時透過勞資會議加強溝通與協調

10. 四、改革措施 • 取消以工代職（第8－16頁） • 預定達成目標：預計91年12月31日前達成。 • 達成方式： • 統計現有以工代職之人數（第9－15頁）。

11. 四、改革措施 國立臺灣大學現有技工工友以工代職調查表

12. 四、改革措施 國立臺灣大學現有技工工友以工代職調查表

13. 四、改革措施 國立臺灣大學現有技工工友以工代職調查表

14. 四、改革措施 國立臺灣大學現有技工工友以工代職調查表

15. 四、改革措施 國立臺灣大學現有技工工友以工代職調查表

16. 四、改革措施 國立臺灣大學現有技工工友以工代職調查表

17. 四、改革措施 國立臺灣大學現有技工工友以工代職調查表 <說明> 一、本表係依據全校「現有技工友工作情形調查表」逐一分析統計。 二、本校以工代職情況其工作內容大致包括如下： 公文收發、一般行政庶務性處理、電腦文書檔案處理、電腦化相關工作 、現金出納、財物保管、國科會與各種相關研究計劃庶務性工作。 三、上述「以工代職」工作非工友份內工作且不符「國立臺灣大學工友管理規 則服務細則」與行政院之規定，應予改善。

18. 四、改革措施 • 請有「以工代職」之單位，重新調整工作，當工作無法壓縮時，以兩個方向處理。 第一步：請人事室依現有職員編制重新調整。 第二步：人事室無法調整時，請各單位以“工讀 生”之方式代為處理其遺留之工作。 • 取消以工代職後之工友，請各一級單位重新安排工作。 • 預計可精簡人數：約70名

19. 四、改革措施 • 建立全職「工讀生」制度 (第17-20頁) • 預定達成目標： • 預計91年12月31日前，訂定「工讀生制度」，內容包括人事管理單位、各單位之配額、工讀生工作項目 、工讀生之任用、考核、管理等。 • 預計92年3月31日前，核定各單位工讀生之配額。 • 達成方式： • 分析「工讀生代理工友工作制度成本分析表」(下一頁)。

20. 四、改革措施 　工讀生代理工友工作制度成本分析表 (第18-19頁)

21. 四、改革措施 工讀生代理工友工作制度成本分析表 結論　: 1.依經費成本分析，工友（以高中畢業，工作滿３年為分析基 礎）全年學校支付成本為446,998元/年，工讀生（以全日工作 為分析基礎）全年學校支付成本為214,704元/年,故僱用工友 一名足可僱用工讀生2名,替代其工作。 2.現全校工友以440人計算， 每年約需196,679,120元之人事費 用，若設計辦公室清潔、公文信件傳遞、檔案工作管理、教室 管理、物品出納管理等工作保留部份工友名額，其餘改編為工 讀生，如此440人之半數改為工讀生220人替代，經費上則可節 省49,169,780元/年（4,097,481元/月）

22. 四、改革措施 • 研訂「工讀生管理辦法」明訂人事管理單位、工作內容、及任用、考核、管理相關規定。 • 第一階段：取代以工代職員額。 第二階段：取代辦公室公文收發、傳送及清潔。 • 「工讀生」制度並不可全部取代「工友制 度」，工友仍需在各單位保留「核心工友」 ，以負責較重要且需專職之工作。

23. 四、改革措施 • 建立「人力集中管理」制度 (第21-29頁) • 說明： • 本校工友之管理制度，長久以來未予調適，以致未能適應快速變遷之需求，加以人情關係，以致工作設計上，無法有效運用人力，造成組織龐大，人員閒散，效率不彰，實有待大幅改革，以應時代需求。 • 為因應工友精簡及新校區（如水源、竹北、雲林校區）設立後，人力不足之窘境，本組曾提出短期人力調派方案，現行短期措施由總務處、學務處、教務處每週支援２至３名人力，統由雜工班集中調派至水源校區及舟山路清掃，預計實施至91年10月止，至目前為止，成效良好，就中、長期而言，將以一級單位集中管理工友，有效運用人力。

24. 四、改革措施 • 由於人力集中管理涉及相關單位之職掌及權益，實施可能會有不少阻力，唯為能確實改革，解決問題，本案擬先由本處先行試辦，成效良好再行文各一級單位比照辦理。 • 預定達成目標： 第一階段：預定91年10月1日，先由總務處先行辦理。 第二階段：預定92年元月，將行政大樓各單位工友集中管 理。 第三階段：預定於92年5月，全校各一級單位正式實施。

25. 四、改革措施 • 詳細實施時程表：

26. 四、改革措施 • 實施方式： • 先請各二級單位依工友工作規則施行細則內工友職掌內容提報所需工友工作之項目及工作時間，再由事務組彙整，本處依實際所需人力及工作數量及項目重新設計工作分派總表。　 • 將依前項職務彙整統計之結果，依需要將工友分為三類，並 指定單位負責調派，並負責考核：以總務處為例 1) 常駐單位工友：總機、正副主管駕駛、四棟教學大樓、會 議室、配電室、營繕組工程發包作業（鍾 正信肢障） 。

27. 四、改革措施 2) 固定工作調派工友：總務處辦公室清潔、公文傳送、信件 整理、信件寄送、行政大樓及校園公 共區域清潔。 3) 臨時工作調派工友：檔案室搬運文件資料、報廢財產品搬 運及倉庫場所清潔整理、畢業服發放 回收作業、物品出納室物品發放協助 、搬運雜工、簡易水電修理等。 ※前述三類工友，定期(以二年為限)實施輪調，增加工作之多 樣性，避免因長期從事同一種工作產生倦怠。

28. 四、改革措施 • 本處工友工作分派總表：

29. 四、改革措施 • 效果評估： • 常駐單位工友：短期依此人數配置，長期（六個月 至一年內）而言，請營繕組研擬水 電、木工業務外包可行性，事務組 研究車輛部份外包及改善派車制度， 應可再精簡二至三名。另常駐單位工 友除專任工作外，亦調派負責周圍環 境清潔區域，約可增加一名工友人力 。

30. 四、改革措施 • 固定工作調派工友：暫設計由各辦公室調派一名工友 共八名， 除早、晚固定清潔各辦 公室清潔外，僅調派三名人員負 責公文遞送，其餘五人再調派辦 公室大樓及校園公共區域清潔， 約可增加四名工友人力。

31. 四、改革措施 • 臨時工作調派工友：扣除長駐及固定工友，尚可保留十 七人，除支援各單位派工需求外， 亦可配合公共區域清潔工作，約 可增加六名人力。 • 合計整案增加之人力，可達十二名，屆時公共區域清潔 　 維護人力不足之窘境當可解決。 • 派工單如附件(下一頁)：派工單上增加申請單位對派 　 出工友之考核評語，列為平時考核(佔50%)，管理單位 　　年終考核(佔50%)，使技工友考核更臻公平，並使考核 　　能實際融入管理之中。

32. 四、改革措施 • 派工單

33. 四、改革措施 • 規劃「公文集中傳送」制度（第30-40頁） • 說明： • 由於工友人力精簡，加以新校區日漸擴增，人力需求加劇 ，在顯示出工友管理制度亟需大幅改革，以因應環境之改 變。 • 現有公文傳送制度係二級單位各設一名工友負責該辦公室清潔及公文傳送，故以行政大樓內之單位而言，約有30名工友，人數不可謂不多，然就工作量而言，若以集中方式 ，當可以1/5之現有有人力即能處理，4/5人力即可移 撥至需求單位。 • 由於本計劃改變舊有制度極大，且事涉單位人事縮減，為免反彈，擬由本處利用「人力集中管理」，負擔全部公文傳送事宜。至於各單位因工作簡化所精減之人力，屆時再協商各單位工友員額配置。

34. 四、改革措施 • 預定達成目標： • 配合人力集中管理制度將人力集中調派。 • 公文信件集中傳送，人力預計僅需６－８名，約可節省 　　４／５人力，並可將節省人力撥置需求單位。

35. 四、改革措施 • 達成方式：配合集中管理，將公文傳送仿“郵局郵遞制度”，統一由總務處包辦。 • 步驟一、各級單位設置公文收發一名，由職員（或約聘僱、 或工讀生）擔任，並負責稽催。(可配合文書組公文 資料管理系統一併設計） • 步驟二、公文收發簿改為可分頁活頁紙拆裝（如附件一），　　　　於公文送出時，分頁登記，待送公文之工友送出簽　　　　收後，再送回送出單位，裝訂於收發簿。

36. 四、改革措施 • 附件一：公文收發簿(可分頁活頁紙拆裝)

37. 四、改革措施 • 步驟三、行政大樓內之公文傳送工具之改良：(參考中興醫院 病歷傳送設備) ａ．設置電梯及坡道。 ｂ．購置電動機車，並於車後設置“公文放置箱”(公 文放置箱於電動機車無法進行時，可用手推動)。 • 步驟四、本處（秘書室及各二級單位、駐警隊、環保中心） 辦公室工友，交由指定單位統籌管理共18名 。（營繕組水、電工、事務組總機、會議室、教室、 司機、宿舍及雜工班等固定性工友暫時除外）

38. 四、改革措施 • 步驟五、請文書組先設立「公文、信件交換中心」，以便對 外公文放置。交換中心設置一大型交換櫃，行政單 位設置至二級單位，院則設置至一級單位。 • 步驟六、 行政大樓內公文傳送方式： 1) 指定負責單位派工於上午８時-９時；下午４時-５時 至各單位打掃、垃圾分類（ 清倒垃圾由職員負責， 等制度建立後，辦公室打掃清潔全改由職員自行服 務）。

39. 四、改革措施 2) 派４名工友上午９時-12時；下午13時-16時各負責行 　　　　　 政大樓一、二、三及新農化館行政單位公文傳送（上 、下午各兩趟，時間為9:10 、10:30 、13:20 、 15:20且儘量以男性工友擔任）。每人先至傳送中心領 取欲交換之公文，再送至各人負責樓層之單位，並收 取欲送出之公文，集中送回傳送中心放置交換櫃內。 流程如下: 請看下頁圖表

40. 第一部份： • 行政大樓公文交換中心流程： ３、集體送至交換中心各單位之交換櫃內 ４、重覆上述步驟

41. 四、改革措施第二部份：

42. 四、改革措施 3) 「公文信件傳送中心」設1名工友於上午9時-12時； 下午13時-16時負責中心之清潔及公文放置、取送， 並檢查公文收發活頁紙是否簽收。(以女性工友擔任) 4) 緊急公文，請職員登記收發文簿，自行跑件。 • 步驟七、 院系公文傳送方式： 各學院（含二級單位）公文、信件，統一由本處派車及 五名傳送工友於上午９時３０分;下午１３時３０分送各 學院（含二級單位）簽收，同時各院欲送至各行政單位 之公文一併收回，放置「交換中心」交換櫃內。

43. 四、改革措施 • 步驟八、其餘工友上午９時-１２時；下午１３時-１６時由 　　　　　　 總務處秘書室調派工作，各單位若有工作需要需人 力支援時，則填寫派工單（如29頁）送交總務處核 派。於制度建立後，公文傳送工友，由總務處秘書 室管理(或另設指定單位)，其餘工友則精簡調派至 需求單位。 • 步驟九、本案擬併送本處會報專案報告，若獲同意，則召請 各一級單位簡報並協商細節步驟，達成一致共識後 正式實施。 ※ 流程簡圖： （預計4人傳送） （預計1人傳送） （預計5人傳送） 院系各單位 行政單位 公文登錄 送出 行 政 大 樓 公文信件交換中心 送出 送回 送回

44. 四、改革措施 • 機械化設備之運用 • 預定達成目標：預定半年內(91年12月31日)檢討現有工 作，機械化代替的可能，減少人力付出 ，配合精簡政策。 • 達成方式： • 割草機械化。 • 高空作業機。 • 整地機械化。 • 掃地機械化(室內、室外)。

45. 四、改革措施 • 外包制度之建立 • 預定達成目標： 外包後之缺額，不再遞補亦不移作供其他單位之用，可節省 　　 經費(考績、年終、勞健保等各項支付)。 • 達成方式： • 檢討可外包之項目： • 看館工友(宿舍)部份業務改由外包保全人員及清潔公司擔任，宿舍仍維持教官(舍監)制度，以統籌因應臨時事故，平時督導。 • 水電技工業務，以長期簽約方式，由校外水電行長期維護，僅保留１至２名，以供臨時性支援。

46. 四、改革措施 • 教室、 辦公室、 清潔、 公文傳送，參酌校外大型醫院清潔外包方式，委由專業公司全權派駐人員處理。 • 雜工、園藝、全校公共清潔含系所及垃圾清運委由專業公司外包，保留部份人力以為機動調派，如校慶、畢業典禮、各項節目。 • 統一由各一級單位彙整，統由營繕或購運組統一發包。 • 以外包方式處理，如水電技工，由營繕組設計與水電行長期訂約維護本校水電事宜，如此除水電技工之薪資年終考績獎金補助加班費外，尚可節省勞健保雇主分擔費用及退休金，再加上由校外水電行長期簽約，營繕組可嚴格管制，尚可避免材料浪費，節省公帑。

47. 四、改革措施 • 建立輪調制度與在職(專長)訓練 • 技工友傳統管理方式，長久以來常引人垢病－工作態度不佳 、工作效率低下－隨著時代變遷，因應環境變革需求，建立輪調制度與在職訓練已到刻不容緩之地步，不僅要重新加強其本職及專業訓練外，更需改變其服務心態，貫輸顧客至上之觀念，如此由心理層面之導正，進而改變行為由消極被動轉化成積極主動。 • 訓練預計每學年舉辦四次，本職訓練（工作內容、注意事項 、法令規定等）乙次，專職訓練（水、電檢易修護、水泥、 油漆、木工修理、園藝、割草等專業項目）三次。

48. 四、改革措施 • 工友晉升技工制度化 排除以往晉升方式，改採計點制方式，以符合公平、公正、 公開之精神，以拔擢優秀人員。 • 適時透過勞資會議加強溝通與協調。

49. 四、改革措施 • 結論: 工友人力精簡為政府 既定政策與趨勢，其影響甚為廣泛，其阻 　 力可想而知，然以本校第一波工友人力已精簡30%，第二波預計 再精簡38%而言，其困難可謂重重，尤其是面對「百年老店」之 臺大，部份工友未能完全發揮工作效率，同時各系所工友工作 量分配不均與工友難以管理等負面傳言時有所聞，如何落實工 友管理效能，建立合理之管理制度，化危機為轉機，則為此次 工友人力精簡的主要目標。 本處工友管理改革方案為一建議性之草案，目的為提供討論之 基礎，定案後之推動則仍須仰賴全校各工友所屬單位主管能摒 除本位立場支持配合，同時更須校長暨全校各一級主管全力支 持，才能真正落實，期盼藉由工友精簡案之推動，解決積弊深 植之工友冗員問題，進而配合學校追求卓越邁向世界一流大學 。