第 10 章 分享印表機與列印管 理

1. 第 10 章 分享印表機與列印管理

2. 本章重點 • 10 - 1 網路列印的基本觀念 • 10 - 2 分享印表機 • 10 - 3 管理印表機與管理文件 • 10 - 4 列印管理

3. 分享印表機與列印管理 • 在大多數的企業中, 不可能每一部電腦都配備一部印表機, 通常是一個部門共用兩、三部印表機。 • 因此系統管理員必須瞭解如何將印表機設為共用, 及如何有效率地管理共用的印表機。

4. 10 - 1 網路列印的基本觀念 • 在示範操作之前, 我們先來認識網路列印的術語和運作原理, 以利之後的學習。 • 本機印表機（Local Printer）：直接連接在本機電腦的印表機稱為『本機印表機』, 目前大多數印表機都是透過 LPT 連接埠或 USB 連接埠連接到電腦。 • 網路印表機（Network Printer）：沒有連接到本機電腦, 而是必須透過網路才能使用的印表機稱為『網路印表機』。

5. 網路列印的基本觀念 • 邏輯印表機（Logical Printer）：在某些文件會出現這個名詞, 其實它指的就是印表機驅動程式。 • 列印伺服器（Print Server）：提供自己的本機印表機給網路大眾使用的電腦, 便稱為列印伺服器。 • 列印佇列（Print Queue）：由於印表機列印的速度低於資料傳輸的速度, 因此列印伺服器會在硬碟撥出一塊空間, 暫時儲存等待列印的文件。 • 這塊暫存空間就稱為列印佇列, 每一部印表機都會有自己對應的列印佇列。

6. 網路列印的基本觀念 • 文件（Document）：本章所謂的文件, 泛指一切要列印出來的資料, 包括：圖形檔、文字檔、照片檔等等。 • 列印工作（Print Job）：在列印佇列中等待列印的文件稱為列印工作, 精確地說, 列印工作是一份已經轉換的文件。 • 例如：在列印時要求橫印、提升解析度為 1200 DPI、加上頁首文字和浮水印等等, 那麼列印工作就是已經按照這些要求所呈現的外觀, 與原始的文件不同。

7. 網路列印的基本觀念

8. 網路列印的基本觀念 • 在上圖中, HP 2100 印表機連接在 SVR2008A 電腦, 所以對於 SVR2008A 而言, HP 2100 是本機印表機。 • 若將該印表機分享給網路大眾使用, 則 SVR2008A 便扮演列印伺服器的角色；而對於網路上的其它電腦而言, HP 2100 就是網路印表機。 • 列印伺服器將列印佇列內的列印工作, 依照『先到先印』的順序送給印表機驅動程式, 印表機驅動程式再轉送給印表機印出來。

9. 10 - 2 分享印表機 • 本節要說明如何將本機印表機設為共用, 換個角度來看, 也就是要建立一部列印伺服器, 提供網路列印服務。 • 將所有的本機印表機設為共用 • 改變印表機的共用設定 • 將網路印表機發佈到 AD 資料庫

10. 將所有的本機印表機設為共用 • 無論電腦安裝了多少部本機印表機, 若要將其統統分享給網路大眾使用, 請開啟網路和共用中心：

11. 將所有的本機印表機設為共用

12. 將所有的本機印表機設為共用 • 或許有人會懷疑：只啟動了印表機共用, 就能將所有的印表機分享出去嗎？眼見為憑, 我們開啟印表機視窗檢視一下就知道了。

13. 將所有的本機印表機設為共用 • 請執行『開始 / 控制台』命令：

14. 將所有的本機印表機設為共用

15. 將所有的本機印表機設為共用 • 不過以上的作法僅適用於『啟動印表機共用之前已經存在的印表機』, 對於啟動印表機共用之後才新增的印表機, 並不會也自動設為共用。 • 此時請參考後文, 單獨改變該印表機的共用設定。 • 當印表機被設為共用時, 系統預設便賦予 Everyone群組擁有列印權限, 因此所有使用者都能用該印表機來列印, 也能暫停、取消或重新啟動『自己的』列印工作。

16. 用戶端如何透過網路印表機列印？ • 我們分享了印表機之後, 用戶端該如何操作才能使用網路印表機呢？請參考以下的步驟 (假設列印伺服器的名稱為『WS2008』)：

17. 用戶端如何透過網路印表機列印？

18. 用戶端如何透過網路印表機列印？

19. 用戶端如何透過網路印表機列印？ • 其實如果記得網路印表機的共用名稱, 在第 1 步驟直接輸入 "\\ 列印伺服器名稱 \ 網路印表機的共用名稱" 也可以。 • 不過網路印表機的共用名稱, 通常都是沿用系統所辨識出來的名稱, 例如：HP LaserJet 2100 PCL6、IBM 4019 LaserPrinter PS39 等等, 冗長而不好記, 所以很少輸入。

20. 改變印表機的共用設定 • 假設我們不是要分享所有的本機印表機, 而是要保留其中一部不分享。仍可以針對不要分享出去的印表機, 個別取消其共用狀態。 • 請執行『開始 / 控制台』命令, 雙按印表機圖示, 接著操作如下：

21. 改變印表機的共用設定

22. 改變印表機的共用設定 • 倘若事後要將非共用的印表機改為共用, 操作方式如上, 但是在第 2 步驟應改為選取共用這個印表機多選鈕即可。

23. 不能變更『別人分享的網路印表機』的設定！ • 別人分享給我們用的網路印表機, 並非我們實際擁有的, 所以沒有權利修改它的設定, 在該網路印表機的共用頁次, 不能取消共用這個印表機多選鈕, 如下圖：

24. 將網路印表機發佈到 AD 資料庫 • 先前在第 9 章曾經提過, 將網路資源發佈到 AD 資料庫能縮短使用者搜尋的時間, 這個道理同樣適用於網路印表機。 • 要將網路印表機發佈到 AD 資料庫, 請執行『開始 / 控制台』命令, 再雙按印表機圖示, 開啟印表機視窗：

25. 將網路印表機發佈到 AD 資料庫

26. 將網路印表機發佈到 AD 資料庫 • 完成發佈之後, Windows Vista 的使用者要透過 AD 資料庫來搜尋網路印表機時, 請按開始鈕、執行『網路』命令：

27. 將網路印表機發佈到 AD 資料庫

28. 將網路印表機發佈到 AD 資料庫 • 對於 Windows XP 的使用者, 則是開啟網路上的芳鄰視窗, 點選搜尋 Active Directory, 後續的操作同上。

29. 10 - 3 管理印表機與管理文件 • 系統管理員對於印表機可以設定的權限共有 4 種, 請開啟印表機視窗, 在任一部網路印表機按右鈕、執行內容命令：

30. 管理印表機與管理文件 • 從上圖可以看出, 印表機的權限區分為列印、管理印表機、管理文件和特殊存取權限等 4 種, 但是一般用到特殊存取權限的機會很小, 所以我們僅說明前 3 種： • 列印權限：可否使用這部印表機列印。 • 只要印表機被設為共用, 系統便自動賦予 Everyone 群組列印權限, 讓大家都能使用它來列印, 也能暫停、取消或重新啟動自己的列印工作。

31. 管理印表機與管理文件 • 管理印表機權限：除了包含列印權限之外, 還可以設定印表機是否共用、修改印表機的權限設定、使印表機暫停列印或恢復列印、移除印表機和修改內容交談窗的各項設定等, 可以說是對於印表機有最大的權限。 • 管理文件權限：可以暫停、取消或重新啟動列印佇列內所有的列印工作－－無論是自己或別人的。

32. 管理印表機與管理文件 • 管理印表機和管理文件是系統管理員比較常用到的權限, 當印表機或列印伺服器暫停服務（故障或維護）時, 便會用到這兩個權限來改變印表機或文件的狀態。

33. 管理印表機 • 當我們要維護印表機時, 例如：更換墨水匣、更換碳粉匣等等, 可以先暫停它的列印服務, 待完成後再恢復列印。 • 請開啟列印伺服器的印表機視窗, 在要暫停的印表機按右鈕：

34. 管理印表機 • 要繼續列印時, 同樣在該暫停的印表機按右鈕, 執行『恢復列印』命令即可。 • 此外, 若要修改使用者對於印表機的權限, 請執行『印表機 / 內容』命令（假設要將列印權限賦予 Authenticated Users而非 Everyone）。

35. 管理印表機

36. 管理印表機

37. 管理印表機

38. 管理印表機 • 同理, 若要賦予 Jack 管理印表機的權限, 應如下操作：

39. 管理印表機

40. 管理文件 • 當我們向某一部印表機送出文件後, 在印出之前仍有機會將其刪除。一般使用者只能刪除自己的列印文件, 而擁有管理文件權限的使用者, 則可以刪除任一份列印文件。 • 以下示範兩項常用的管理工作： • 取消、暫停、繼續和重新啟動列印文件。 • 設定列印文件的優先權與排程。

41. 取消、暫停、繼續和重新啟動列印文件 • 請開啟印表機視窗, 雙按要改變列印文件的印表機, 即可看到所有的列印文件：

42. 取消、暫停、繼續和重新啟動列印文件 • 若要暫停列印文件, 應執行『暫停』命令；在已暫停的列印文件按右鈕、執行『繼續』命令, 便能恢復列印。 • 若要重印一份文件, 應執行『重新啟動』命令。 • 若要刪除列印文件, 應執行『取消』命令。

43. 設定列印文件的優先權與排程 • 一般而言, 印表機的列印順序都是以『先收到先印』為原則, 所以每位使用者必須比快, 先送出文件者先贏。 • 但是, 萬一遇到特殊情形, 必須讓某些文件『插隊』、優先印出, 或是延後列印時, 就得藉助於優先權與排程的設定。 • 設定文件的優先權 • 當列印佇列內已經累積了一大堆文件, 可是我們卻有一份急件要優先印出來時, 就必須改變列印的優先順序, 讓重要的文件搶先印出來。

44. 設定列印文件的優先權與排程 • 請在該印表機圖示按右鈕、執行『暫停列印』命令, 先暫停所有的列印工作, 接著操作如下：

45. 設定列印文件的優先權與排程 • 然後將印表機恢復列印, 就能優先列印方才設定的文件。

46. 設定列印文件的優先權與排程 • 設定列印工作的排程 • 假設要印一份很多頁、但是並不急著用的文件, 例如：印 20 份、每份 20 頁的會議紀錄, 為了避免讓其它列印工作等待太久, 可以設定排程, 指定在非列印尖峰時段或下班時段才印出來：

47. 將文件轉移到其它印表機 • 假設某一部印表機故障, 在尚未通知所有使用者停止使用之前, 可以先將其列印佇列中的文件轉移到其它印表機。 • 假設是轉移到同一部列印 伺服器的其它印表機, 請在 印表機視窗雙按該故障印 表機的圖示：

48. 將文件轉移到其它印表機

49. 將文件轉移到其它印表機 • 若是轉移到其它列印伺服器的印表機, 也是先開啟該故障印表機的內容交談窗：

50. 將文件轉移到其它印表機