8 打印工作表与图表

1. 8打印工作表与图表 预览打印结果 打印选项设定 工作表的版面设定 单独打印列表物件

2. 8-1 预览打印结果 • 在打印作业表或固表之前，最好可以先在荧幕上检查打印的结果，若发现有跨页资料不完整、圆表被截断等不理想的地方，都可以立即修正，以节省纸张及打印时间。 • 开启“文件->打印”，可以在右边窗口预览打印的结果。 打印预览结果 由此设定打印选项 此份工作比会打印的总页数及目前页次

3. 8-1-1 切换文件的检视结果 • 预览时只有两种比例可切换，分别是整页预览与放大预览。 • 整页预览：一进入文件／打印页次就会切换至整页预览模式，将一页的资料完整地呈现在荧幕上。此时资料会被缩小，所以只能看到大略的排列情形。 • 放大预览：按一下右下角的 钮，可放大资料的检视比例至100%：再按一次按钮，则又回到整页预览比例。 按下此钮可切换两种模式

4. 碓定要打印的资料正碓无误后，可直接按下打印钮进行打印：若发现要打印的资料超出版面，需要再做修改，请再单击文件页次标签，或切换至其他页次继续编辑。 8-1-2 编辑时由“整页模式”预览打印效果 • 如果在褊辑工作表时，想预先知道工作表将会如何列印，可按下主视窗右下角的整页模式钮口。在此模式中，工作表会分割成多页文件，方便我们检视哪些内容将会印在同一张纸 按此钮

5. 8-2-1 选择要使用的打印机 • 若安装一部以上的打印机，请先检查设定的打印机名称，是否就是你要使用的打印机，或是按下列示窗重新选择。 8-2-2 设定打印的范围 • 假如工作表的资料量量大，你可以选择打印全部、只印其中需要的畿页，或是只打印选取范圉，以免浪费祗张。 8-2 打印选项设定 • 当打印的内容很罩纯，只要预览结果后按下打印钮，就可以将工作表打印成画面文件了。若是要进一步选取打印范圉、指定打印真数，或是多印畿份的话，则可在文件／打印页次中设定后再打印。

6. 8-2-3 设定列印方向 • 有时候工作表的资料列数较多、行数较少，就适合横向列印：相反的，若是资料列的内容比较多，行数较少，则可改用直式打印。 8-2-4 设定页面边界 • 为求报表的美观，我们通常舍在纸张四周留一些空白，这些空白的区域就陈为边界，调整边界即是控制四周空白的大小，也就是控制资料在纸上打印的范圉。工作表预设会套用标准边界，如果想让边界再宽一黠，或是设定较窄的边界，可直接套用边界的预设值。 • 万一觉得预设的选项太少，还可以按下文件／打印页次右下角的显示边界钮，直接在页面上显示边界，再拉曳控点就能调整边界位置了。

7. 8-2-5 缩小比例以符合纸张尺寸 • 有时候资料会单独多出一列，硬是跑到下一页：或是资料笔只差2-3笔，就能挤在同一页了。这种情况就可以试试缩小比例的方式，将资料缩小排列以符合纸张尺寸，不但资料完整、阅读起来也方便。 8-2-4 设定打印分数 • 列印出来的工作表可能要分送给多人查阅，或多个部门参考，此时可在最上方的打印区设定复本的数量。 • 当你要列印多份，可由下方选择是否要自勤分页。假设要列印5份，若设定为未自勤分页，表示会先印出5张第1页，再印5张第2页…：设定为自动分页时，一次会印出完整的第1份（共5页），再列印第2份…，省去我们手动分页的麻烦。

8. 8-3 工作表的版面设定 • 报表除了要有资料内容外，还可以在报表的页首及页尾加上标题、日期、报表名称或页码等，让所有人在阅读报表时，可以清楚地知道报表的时效性与来源出处…等各项讯息。 • 请切换到插入页次，然後按下文字区的页首及页尾钮，此时会切换到整页模式，并自动出现页首及页尾工具页次，你可以使用此页次提供的各项功能设定页首及页尾资讯。 • 页首及页尾分成左、中、右3倜区域，其作用就像靠左、置中、靠右对齐一样，只要将鼠标指标移到要输入文字的方格中，即会出现插入点，让你进行编辑。

9. 要编辑页首及页尾的内容，你可以直接在页首区中输入文字，或是单击页首及页尾项目区中的各项按钮套用现成的范本。例如我们想在页首的地方加入”文件名称”及”目前的日期”就可如下操作： • 目前插入点停留在页首的中间方格，若尚未显示插入点，请先在中间的方格单击，再按下页首及页尾项目区的文件名称钮。此时页首区会出现”＆【文件]“当你按—下页首区以外的地方，即会出现正确的文件名。 • 再按—下页首区的右边方格，我们要在这里继续加入日期资讯。 • 按下页首及页尾项目区中的目前日期钮，即可将日期加到页首中，再按—下页首区以外的地方，就会显示目前的日期了。 • 至於设定页尾也是一样的方法，你可以按下预览区中的移至页尾钮，移到页尾区中进行编辑。

10. 8-4 单独打印图表物件 • 有时候只需要打印图表，不需要密密麻麻的工作表数字；或是已经将数字标示在图表上了，也不需要显示工作表的数字，此时我们可以单独将图表打印出来。 • 要单独打印图表，先选取要打印的图表。 • 再切换至“文件”->“打印”，就会看到打印范围会自动显示为打印选取的图表。 • 也可以为图表加上文件的相关信息。按下“版面设定”选项，假设要在页首加入文件名称；页尾加入制作者、页码及日期，则可以设定。设定好之后，按下确定回到文件/打印，再按下打印即可打印图表。