有效的教會會議

有效的教會會議 Effective Church Meeting

大綱內容 • 教會會議：天堂或地獄 • 開會常見的五十種弊病 • 如何做好主席 • 處理開會中的問題 • 有效會議的小錦囊

教會會議：天堂或地獄? • 地獄的會議：怕開會，不準時，沒有或不全的議程，無法達成協議，為小事爭論不停，會開不停． • 天堂的會議：喜歡開會，有效的團隊事奉，觀念及意象的共識，有成就感，為神國完成一些重要的事工．

好的教會會議 • 感到他們的時間被尊重． • 個人的恩賜被肯定及讚賞． • 有效的肢體合作，以建立教會． • 維持肢體間的運作模式，增進弟兄姊妹的友誼及有效的團契． • 對教會的前途感到樂觀，高高興興的離開會場．

五十個會議殺手 • 臨時通知改變地點及時間． • 無聊的議題． • 地點衝突，沒有訂會議室． • 複印五份資料，但有十個人參加會議．複印資料不清楚． • 會前會後沒人跟催．沒收到通知．

五十個會議殺手 • 設備不齊全：筆沒水，投影機在那裡？ • 主席說我馬上回來：因為忘了帶資料． • 沒有議程：因為大家都知道． • 臨時動議特別多：想說甚麼就說甚麼． • 負面態度：又要開會，不知要開到幾點？會議這麼多．

五十個會議殺手 • 麥克風壞了：沒關係，我牧師聲音大． • 將兩個不相關的會一起開． • 主席及與會者兩邊跑． • 午餐時間，開會不提供食物． • 找不到坐位．

五十個會議殺手 • 我們今天三點大概可開完會：因為沒有通知會議結束時間． • 手機響了：手機比會議還重要．沒有議事規則． • 主席不公正：不會扮演促進師的角色． • 結束時間未到：繼續開． • 太透明化：指名道姓．

五十個會議殺手 • 爭論上次的會議記錄：拿出來． • 試著回憶以前的紀錄：拿出來． • 視覺效果不清楚：準備不足． • 結束時不做結論． • 為遲到者做重新的解釋．

五十個會議殺手 • 愛使用術語． • 開會時才花時間裝設電話會議． • 抱歉無法準時開始．這是慣例．有人耍大牌． • 會議後下次才看到紀錄，吃紀錄． • 該來的不來，不該來的且來．出席率低．

五十個會議殺手 • 容許壟斷會議者． • 愛說表現的話而不說表達的話． • 愛說吹噓的話再說表達的話． • 愛說又長又老的教會故事． • 一個字一個字的唸報告．

五十個會議殺手 • 喜歡短話長說：抱歉我的報告要長一點的時間． • 預定的會議時間太長． • 會議的目的沒有經過同意． • 代理人不知他的角色：他都沒交代 • 容許開小會議：會議失控．

五十個會議殺手 • 說話像講道，喜歡解釋，怕人聽不懂． • 容許終結者(Terminator)的角色． • 經常離題討論：大家一起離題． • 只有少數人在開會：許多沉默者． • 兩人在開會：爭鋒相對．

五十個會議殺手 • 搶麥克風：打斷別人說話． • 情緒化：喜歡透過開會抱怨及指責人． • 動不動就表決． • 沒有開會禱告，沒有結束禱告． • 你沒有準備：沒有為會議，議程，參會者，及主席禱告．

教會會議評估：Kill the Killers 耶穌說：聽了又去行，就像… • 收集教會參與會議的每個人的評估 • 交給幾组同工研究，提出解決方法 • 注意：不要自己作． • 經過會議通過實施．　

主席的功能 • Leadership: 會議的領導者． • 了解教會的法規及政策． • 會議的目的及目標． • 會議是一種團隊服事． • 認識參加者的SHAPE，善於激勵人參與 • 維持會議:會議成功的關係人．

主席的幾個重要角色 • 促進師的角色(Facilitation) • 會議前的準備：硬體及軟體． • 決定議題：議程的品質 • 主持會議． • 會議記錄，會議後的跟催． • 會議的評估．　　　註：部分可授權

主席該具備的幾種技巧 • 全體平均參與的技巧．Impartiality • 果斷 Assertiveness • 解決問題及決策的技巧　PSDM • 不離題　Staying on Course • 停車場（把离题、临时议题记下来）Parking lot • 結論 Summarizing

決策的會議 • 為決策下定義：清楚，使用文字． • 取得各種相關的資訊及決策的要素． • 提出各種方案． • 選擇最佳方案． • 評估可能的負面作用． • 決定．

處理會議中的問題 • 訂定會議守則 • 處理冗長的及離題的發言． • 使不說話者參與． • 處理爭端：分辨爭議的建設性與破壞性．防止破壞性的言詞． • 善用結論．

會議錦囊：開會前 • 決定會議的目的 • 發展議程：與主要成員討論． • 分派議程．確定參會． • 跟催待辦事項． • 準備資料．會議場所準備． • 為會議禱告，為參與者禱告．

議程的內容 沒有議程就好像飯店沒有菜單． • 參加者 (Who List) • 何種會議 (What kind) • 地點 (Where) • 時間 (When: Start/Stop) • 討論項目 (How with time) • 會議目的 (Why)

會議錦囊：開會中 • 輕鬆的氣氛：歡迎，提供茶水與小點心． • 記住：準時結束．教會最不容易． • 使用視覺補助材料． • 記住：不可離開議程．使用紀錄． • 記住：全體參與． • 你：模範的態度（傾聽，回饋，激賞，認錯） • 結論：決議事項，待辦事項，下次會議．

開始的技巧(Use Meeting Opener) • 分享經文． • 分享見證． • 分享一些教會的喜事． • 分享笑話． • 取一種：三分鐘內完成．

會議錦囊：開會後 • 決議事項：誰，何時，何事． • 是否達到會議的目的？ • 會議有效嗎？有改進的地方嗎？ • 你從會議中學到甚麼？ • 『停車場』的問題該如何處裡？ • 大家高高興興的離開．

腦力激盪法之規則 • 不可批評。過程中不進行討論。 • 自由發揮，愈短愈好(一分鐘)。 • 意見愈多愈好：鼓勵創見。 • 讓在座者都參與：開始時先以輪流的方式，再接受自由發表意見。 • 記錄所有的意見。 • 在完成後再做意見澄清的工作。

腦力激盪法步驟 • 寫下腦力激盪的規則 • 寫下腦力激盪的主題 • 激發意見產生 • 記錄意見，蘊育意見 • 評估

腦力激盪法－領導者的工作 • 解釋規則。 • 定義本單元的主題。 • 促進參與，不參與發表意見。 • 建議作其他不同方向的思考，改善；並不斷地發問。 • 準時地或當靈感枯竭時，結束這單元。 • 重組，合併及評估單元。 • 強調遵守規定是小組成員的責任。