第三章帐务处理子系统

第三章帐务处理子系统 主要内容： 1. 理解帐务处理子系统的流程图 2. 掌握帐务处理子系统各模块的设计原理

第一节帐务处理子系统 一、帐务处理子系统（一）定义：是会计信息系统的一个重要子系统，以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和整理，完成记帐、结帐、银行对帐、帐证表的查询和打印，系统服务和系统管理等工作。（二）帐务处理子系统的特点 1.规范性强，一致性好：采用世界通用的记帐方法--- 复式记帐法。 2.综合性强在整个会计信息系统中起核心作用：其他子系统仅反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务。而帐务处理子系统的计量单位为货币，具有很强的综合性和概括性，能接受其他子系统传递数据。 3.控制要求严格，正确性要求高：由于报表给有关信息使用者，所以必须保证数据的正确性，结果的真实性，因此要对凭证严格控制。

（三）帐务处理子系统的目标 1.及时、准确地采集和输入各种凭证； 2.高效、正确地完成记帐过程； 3.随时输出各个时期内任意科目发生地所有业务，各个会计期地报表； 4.建立帐务处理子系统和其他子系统地数据接口，实现会计数据地及时传递和数据共享； 5.辅助核算功能。

第二节帐务处理子系统处理 原始凭证编制科目汇总表科目汇总表一、手工帐务处理子系统处理流程（一）手工帐务处理数据流图分析 1.科目汇总表核算形式记帐凭证收款凭证付款凭证转帐凭证填制和审核记帐凭证登记总帐登记日记帐登记明细帐总帐明细帐日记帐月末处理编制报表报表

2.记帐凭证核算形式：适用于规模小，业务简单的企业。现金银行存款原始凭证收款凭证付款凭证转帐凭证日记帐汇总原始凭证记帐凭证总分类帐会计报表明细帐

现金银行存款原始凭证 3.汇总记帐凭证核算形式：能减少工作量，按科目间的对应关系进行汇总，但工作量大，适用于规模大业务多的企业。日记帐会计报表收款凭证付款凭证转帐凭证收款凭证付款凭证转帐凭证总分类帐汇总原始凭证汇总记帐凭证记帐凭证明细帐

3.手工会计下帐务处理形式的缺陷 ①数据大量重复：凭证上的日期、摘要、凭证号、金额等数据重复转抄，不仅占用存储空间，而且易形成帐表不符，帐帐不符，帐证不符。 ②信息提供不及时：由于工作量大，加大手工速度缓慢，往往要延迟一端时间才能编制报表。 ③准确性差：从记帐凭证到报表的过程中，转抄错误和计算错误难以避免。 ④工作强度大：又快又准，加大会计人员的工作量。二、计算机帐务处理数据流程（一）方案一 1.流程图

审核报表原始凭证生成报表填制录入记帐凭证文件输出明细帐日记帐记帐凭证明细帐日记帐自动生成机制凭证科目余额文件更新银行对帐输出总帐总帐输入或接收对帐单对帐单文件余额调节表

2.数据库文件 ①记帐凭证文件：属于帐务数据库文件。主要存放录入的所有凭证（未审核、审核、已记帐凭证），用标记区别不同状态的凭证记录。 ②科目余额文件：属于帐务数据库文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额，每个月的借贷方发生额等。 ③对帐单文件：属于临时文件。存放银行给单位的对帐单。 • 日记帐、明细帐、总帐临时从汇总文件和记帐凭证文件中挑选加工形成。

（二）方案二 1.流程图 2.数据库文件 ①临时凭证文件：用于存放已录入和审核未记帐的凭证，可对其进行修改。记帐后已审核的记录转移到“历史凭证文件”中，属于非正式会计档案。 ②历史凭证文件：存放已记帐的所有凭证，不能修改，只能用红字凭证冲销。属于正式会计档案。 ③汇总文件：存放科目的年初数、累计借方、贷方发生额、期末余额、每个月的借贷发生额。 ③银行对帐单文件：专门存放银行给单位的对帐单，已达帐可删除。 ④单位银行对帐文件：存放单位没有对上帐的银行业务。

审核原始凭证汇总文件输出报表报表填制录入临时凭证文件记帐凭证输出总帐历史凭证文件自动传入总帐机制凭证登记帐簿输出明细帐日记帐单位银行对帐文件明细帐日记帐对帐单文件输入或接收银行对帐对帐单余额调节表

（三）优缺点 1.优点：数据无重复存储 2.缺点：输出日记帐和明细帐的速度慢。（三）计算机与手工帐务处理流程的区别 1.数据起点和终点不同：手工数据的起点是原始凭证，数据的终点是会计报表；计算机方式下数据的起点是记帐凭证、原始凭证和机制凭证，数据的终点是帐簿和报表。 2.数据处理方式不同：手工方式下记帐凭证由不同的财务人员登入帐簿。计算机方式下由帐务处理子系统完成数据处理。 3.数据存储方式不同：手工会计数据存放在纸上；而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上。

4.无帐帐核对的必要：手工方式下需对帐，计算机方式下无须对帐。4.无帐帐核对的必要：手工方式下需对帐，计算机方式下无须对帐。 5.会计资料查询统计方式不同：手工方式下找出相关资料；而计算机方式下使用查询功能。 6.改变日记帐、明细帐和总帐的输出方式 7.记帐的含义不同：手工方式下记帐是将凭证登记到各个帐簿上；而计算机方式下则是更新汇总文件。

第三节系统功能模块设计 帐务处理子系统凭证处理系统初始化记帐结帐帐表输出银行对帐系统服务初始化调节表数据备分科目设置制单日记帐输出记帐人员权限审核结帐对帐单录入明细帐输出数据恢复初始余额录入汇总自动对帐总帐输出系统维护打印凭证类别手工对帐其他设置转帐生成报表输出输出对帐单修改口令综合查询删除已达帐

第四节 帐务处理子系统会计科目代码设计及主要数据库设计一、会计科目代码设计（一）会计科目代码：用代码替代会计科目。（二）使用会计科目代码的原因 1.文字科目的缺点 ①文字形式的科目名称较长,因此占用空间多并且不便于输入； ②不便于计算机识别和分类

2.使用会计科目代码的优点 ①能保证会计科目的唯一性 ②简化会计科目的表现形式 ③能提高输入速度 ④便于对会计数据加工和处理（三）会计科目编码方案 1.编码方案：群码例：1020101 2.科目代码结构：一级科目由国家制度规定，明细科目是企业根据自己的情况来确定。 • 科目代码的扩展性和简明性

3.举例： ①凭证代码设计：类别+顺序码例：记0001 收0002 付0003 转0004 ②核算币别设计：助记码或货币符号人民币：RMB ③往来单位代码设计：顺序码：01 A单位 02 B单位组码：01-10 北京地区的单位 11-20 上海地区的单位群码：** ** ** 省城市某单位 ④部门代码设计：顺序码或群码 ** ** ** 部门车间班组 ⑤职工代码设计：顺序码或群码 ** ** ** ** 部门车间班组人员代码

二、主要数据库文件设计：设置的代码或相关的数据存放在数据库中。二、主要数据库文件设计：设置的代码或相关的数据存放在数据库中。（一）帐套参数数据库文件：存放各帐套的参数。例：字段字段名类型长度 1 帐套号C 3 （关键字） 2 帐套名称 C 16 3 行业性质 C 10 4 会计主管 C 10 5 启用年月 D 8 6 科目编码方案 C 5 7 结帐日 C 2 主要控制措施：a.帐套号唯一 b.各字段不能为空 c.启用年月合法

(二）科目文件：存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。(二）科目文件：存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。序号字段名类型长度 1 科目代码 C 9 （关键字） 2 科目名称 C 20 3 科目类型 C 4 4 科目性质 C 6 缺点：a.科目之间无联系 b.不能辨别科目是否为最下级科目

2.方案二 序号字段号类型长度 1 科目代码 C 9 2 科目名称 C 20 3 科目类型 C 4 4 科目性质 C 6 5 父科目 C 9 6 级数 N 1 • 父科目：将一个科目所属的上一级科目 • 兄弟科目：同一个父科目下的若干各科目 3.组织方式：以科目代码为关键字所建立的索引文件。

科目代码科目名称科目类型 科目性质 • 现金资产 • 银行存款资产银行对帐 • 银行存款-工行存款资产银行对帐 • 银行存款-中行存款资产银行对帐科目代码科目名称科目类型科目性质父科目级数 • 现金资产 1 • 银行存款资产银行对帐 1 • 工行存款资产银行对帐 102 2 • 中行存款资产银行对帐 102 2

（三）凭证文件的设计：用来存放记帐凭证的每一项数据记录的数据库文件，是核心文件。（三）凭证文件的设计：用来存放记帐凭证的每一项数据记录的数据库文件，是核心文件。 1.方案一：序号字段名类型长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 9 5 借方金额 N 122 6 贷方金额 N 122 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记帐 C 8

2.方案二 序号字段名类型长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 9 5 方向 C 2 6 金额 N 12,2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记帐 C 8

3.方案三:设置凭证内容文件(存放重复字段)和凭证业务文件(存放不重复字段).3.方案三:设置凭证内容文件(存放重复字段)和凭证业务文件(存放不重复字段). 序号字段名类型长度序号字段名类型长度 1 凭证号 N 4 1 凭证号 C 6 2 日期 D 8 2 摘要 C 36 3 附件 N 3 3 科目代码 C 9 4 录入 C 8 4 借贷标志 C 2 5 审核 C 8 5 金额 N 12,2 6 记帐 C 8

例1 凭证号日期摘要科目代码借方金额贷方金额附件录入审核记帐记0001 2003.1.1 提现 101 1000 1 A B C 记0001 2003.1.1 提现 10201 1000 1 A B C 例2 凭证号日期摘要科目代码方向金额附件录入审核记帐记0001 2003.1.1 提现 101 借 1000 1 A B C 记0001 2003.1.1 提现 10201 贷 1000 1 A B C 例3 凭证内容文件凭证号日期附件录入审核记帐记0001 2003.1.1 1 A B C 记0001 2003.1.1 1 A B C 凭证业务文件凭证号摘要科目代码方向金额记0001 提现 101 借 1000 记0001 提现 10201 贷 1000 返回

(四)汇总文件设计:存放所有科目的年初数、累计发生数、本期发生数、余额等汇总数据库文件。(四)汇总文件设计:存放所有科目的年初数、累计发生数、本期发生数、余额等汇总数据库文件。 1.方案一序号字段名类型长度 1 科目代码 C 9 2 期初余额 N 12,2 3 借贷方向 C 2 4 本期借方发生额 N 12,2 5 本期贷方发生额 N 12,2 6 本期累计借方发生额 N 12,2 7 本期累计贷方发生额 N 12,2

期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额（以资产类科目为例）期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额（以资产类科目为例） • 每个月有一个当月的汇总文件（一年共12个） • 本期的期末余额是下个月的期初余额 2.方案二:以年作为存储单位优点:数据库文件少缺点:不能直接得到数据

1月期初的汇总余额文件 KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF • 1000 借 0 0 0 0 • 20000 借 0 0 0 0 记帐后 KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF • 1000 借 1000 0 1000 0 • 20000 借 0 1000 0 1000 2月期初的汇总余额文件 KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF • 2000 借 0 0 1000 0 • 19000 借 0 0 0 1000 返回

2.方案二 序号字段名类型长度 1 科目代码 C 9 2 年初余额 N 12,2 3 借贷方向 C 2 4 1月借方发生额 N 12,2 5 1月贷方发生额 N 12,2 . . . . 24 12月借方发生额 N 12,2 25 1 2月贷方发生额 N 12,2

3月QCYE=NCYE+1月JFFS+2月JFFS-1月DFFS-2月DFFS 3月LJJF=1月JFFS+2月JFFS+3月JFFS 3月LJDF=1月DFFS+2月DFFS+3月DFFS 3月QMYE=3月QCYE+3月JFFS-3月DFFS 例：一月记帐前 KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS 2JFFS 2DFFS …. • 1000 借 0 0 • 20000 借 0 0 一月记帐后 KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS 2JFFS 2DFFS …. • 1000 借 1000 0 • 20000 借 0 1000

第五节初始化模块的设计 一、初始化的定义：指从手工会计信息系统转化为电算化会计软件过程中所做的初始化工作。二、手工整理阶段 1.整理会计科目 2.准备各科目的期初余额和初始化资料 3.对会计人员重新分工 4.准备电算化会计所消耗的材料

三、科目设置：将会计核算中使用的科目逐一按要求录入计算机中，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理（增加、删除、修改、查询、打印）。三、科目设置：将会计核算中使用的科目逐一按要求录入计算机中，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理（增加、删除、修改、查询、打印）。（一）科目文件的内容 1.内容：由科目结构所决定 2.功能： ①增加会计科目：指增加一个新的会计科目，“惟一”

注意： • 当新增某个科目时其上级科目必须存在，如果没有应先增加上级科目，再增加下级科目。 • 如果一个科目已有发生额或余额，不能再增加下级科目。如果要增加，只能先将该科目发生额或余额删除，再增加明细科目或下面初调整。 • 科目类型上下级一致

2.删除科目：删除某一个科目的记录。 注意： • 已使用的科目不能删除 • 如果有下级科目不能删除 • 辅助核算帐启用后科目不能删除 3.修改科目：修改科目记录注意： • 科目一经使用，科目代码不能修改 • 有下级科目，科目代码不能修改 • 使用了辅助核算帐后，科目代码不能修改

4存盘：保存在科目文件中 5.退出：退出设置模块，会到上级模块四、科目编码方案 1.方案一：所有明细科目列示 2.方案二：设置辅助核算代码五、凭证类别设置：保存在凭证类别文件中。提供了以下几种： • 不分类：记帐凭证 • 分类：收款凭证、付款凭证、转帐凭证

六、人员权限设置：也就是财务分工。授权由财务主管操作，为每个会计人员设置一定的权限。六、人员权限设置：也就是财务分工。授权由财务主管操作，为每个会计人员设置一定的权限。七、其他设置

第六节凭证模块设计 一、记帐凭证在计算机帐务处理中的三种类型（按来源不同分类） 1.人工凭证：由人工根据原始凭证进行处理后编制记帐凭证录入 2.机制凭证：指已经实现计算和处理的业务子系统对原始凭证进行处理自动产生凭证。 3.派生凭证：指帐务处理子系统自动产生的记帐凭证。

二、记帐凭证的内容及要求 1.日期：指凭证的填制日期。 • 系统日期≥填制日期>启用日期 • 日期随凭证号的增加而增加，日期≥上次填制的最后一张凭证日期，不能插入凭证。 2.凭证号：用类别+顺序号。 • 顺序号由系统自动编号，根据上张编号+1. • 每做完一张可自动加一号，增加下一张 • 凭证到了一定长度自动编制分单。

3.摘要：对经济业务的简单说明。每条记录都有（摘要不能为空）。3.摘要：对经济业务的简单说明。每条记录都有（摘要不能为空）。 4.会计科目：借贷方科目（科目代码）。 • 输入的科目必须是最下级科目，否则为非法科目。 • 科目库中由该科目 • 和凭证类型相同 • 输入科目代码，显示的是文字科目 • 输入科目时可联查科目库

5.金额：遵循有借必有贷，借贷必相等 • 系统自动检测 6.附件：原始凭证的张数 7.各种签章：经办人员的签字。 • 目的判断记帐凭证的当前状态 • 制单、审核、记帐 • 制单≠审核

三、输入格式设计 1.手工记帐凭证的格式：常用的是收付转凭证和记帐凭证。 2.计算机帐务处理子系统设计： • 采用通用凭证的格式 • 区别收付转凭证通过凭证的编号（类别+编号） • 科目有辅助核算资料录入采用弹出窗口设计 • 凭证的宽度：以共性为主 • 凭证的长度：长度超过默认自动编分单号

四、不同凭证的不同输入方式 1.人工凭证：由会计人员通过键盘输入 2.机制凭证编制方式由两种： • 各业务子系统根据会计上的要求对原始数据进行整理后，按标准的格式直接编制记帐凭证，存在本系统，供帐务处理子系统调用。 • 专门建立一个自动转帐子系统，各子系统按会计上的要求按一定格式对数据进行“粗加工”，经“粗加工”的数据汇集于自动转帐子系统，编制记帐凭证。

3.派生凭证：根据帐务处理子系统中已入帐的凭证按事先转帐定义，根据定义中的公式取数，形成记帐凭证。3.派生凭证：根据帐务处理子系统中已入帐的凭证按事先转帐定义，根据定义中的公式取数，形成记帐凭证。五、记帐凭证的输入速度和检测 1.影响凭证输入速度 • 汉字摘要的录入：解决的方法是设置常用摘要。 • 科目代码：设置联机查询

2.检测方法 ①界限校验法：根据输入的数据的可能取值范围来检查其错误，如果超过为假，重新输入。 ②逻辑校验法：用于经济业务中有规律现象的检验。例：日期 ③顺序校验法：检查记录的顺序。如：删除作废凭证后重排。 ④文件查询检验法：通过查询文件来判断某个数据是否非法的一种方法。例：人员、科目代码 ⑤校验码法：专门用来检测代码计算校验码：(∑奇数*2+∑偶数*1)/10的余数 10-余数=校验码

在录入科目是科目代码+校验码 在输入凭证时录入科目代码,计算校验码,如果不等就认为是错,如果相等认为是正确. ⑥平衡校验法:利用数据之间的平衡相等关系检查输入错误. 六、审核方式 1.静态检验法:输入的数据显示在屏幕上或打印出来,通过目测与原记帐凭证核对来检查错误的发生. 2.二次输入检验法:同一批数据输入两次由两个不同操作员来操作通过计算机自动比较两批数据是否相同检查错误的方法.

第七节记帐和结帐模块设计 一、记帐：根据记帐凭证文件或临时凭证文件中已审核的凭证自动更新帐务数据库文件，得到帐簿和报表所需的汇总信息和明细信息。 • 未审核的凭证不能记帐。 • 上月未结帐，本月不能记帐。 • 期初余额调节表不平，本月不能记帐。二、记帐处理过程

1.对凭证文件中的记录进行平衡性检查 2.保护记帐前的状态：将记帐前的所有数据备份到硬盘目录。 3.开始记帐：打开“科目文件”、“临时凭证文件”、“汇总文件”、“历史凭证文件”、“企业银行对帐文件”。 4.从“临时凭证文件”中取带有“已审核”标志的记录，以该记录的科目代码取“汇总文件”中查找相应的记录，用数据更新“汇总文件”的本期借贷发生额或累计借贷发生额，并逐步更新该科目上级科目文件的发生额及余额。

5.如果取出科目性质为“银行对帐”，将该记录追加到“单位银行对帐文件”中5.如果取出科目性质为“银行对帐”，将该记录追加到“单位银行对帐文件”中 6.将该记录复制到“历史凭证文件”中并做已记帐标志。 7.在临时凭证文件中将该记录也做已记帐标志，返回4，如果该临时凭证文件中没有已审核凭证，则在“临时凭证文件”中删除带已记帐标志的凭证记录。 8.关闭所有文件，记帐结束。

例1. 凭证号日期摘要科目代码方向金额附件录入审核记帐记0001 2003.1.1 提现 101 借 1000 1 A B 记0001 2003.1.1 提现 10201 贷 1000 1 A B 例2：一月记帐前 KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF • 1000 借 0 0 0 0 • 20000 借 0 0 0 0 • 15000 借 0 0 0 0 10202 5000 借 0 0 0 0 一月记帐后 KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF • 1000 借 1000 0 1000 0 • 20000 借 0 1000 0 1000 10201 15000 借 0 1000 0 1000 10202 5000 借 0 0 0 0

三、结帐：结束本期帐务处理工作，不能再增加、修改凭证并对本月业务进行任何操作或修改。三、结帐：结束本期帐务处理工作，不能再增加、修改凭证并对本月业务进行任何操作或修改。 • 月结：每月结一次帐 • 年结：每年度结一次帐，开设新的帐簿将上年的余额转到下一年度。结帐处理步骤： 1.保护结帐前状态 2.结帐前的检查工作 • 本月还有未记帐的标记的凭证，本月不能结帐。 • 检查上月是否未记帐、结帐，本月不能结帐。

第 三章 帐务处理子系统