Werkzeuge des Wissensmanagements

1. Werkzeuge des Wissensmanagements Betriebliches Wissensmanagement SS10 Arne Gärtner/Mirko Heinze

2. Agenda • Einführung • Kriterien der Instrumente • Instrumente in den Funktionsgruppen • Vergleich der Instrumente • Case Study „Hawlett Packart“ • Fazit

3. Einführung • Wunsch nach Instrumenten (Werkzeuge / Techniken / Tools) entsteht durch das Bedürfnis nach einfacher Handhabbarkeit von Wissen. • Auftrag ist die methodisch kontrollierte Intervention in die organisatorische Wissensbasis (und somit die Wissensorganisation selbst). • Instrumente gelten als Extensionen des Menschen, Sie kommen zum Einsatz, sobald die humanen Fähigkeiten nicht mehr ausreichen. • Instrumente dürfen niemals einen Selbstzweck erfüllen. • Es gibt immaterielle und materielle Instrumente.

4. Kriterien der Instrumente • Explizit beschreibbarAnhand räumlich / zeitlich / prozeduraler Kriterien beschreibbar • Absichtsvoll EingesetztDer Akteur bedient sich eines Instruments, um ein Problem zu lösen • Nachvollziehbarkeit für DritteDurch Standardisierung  Benutzerunabhängigkeit • ObjektbezogenheitHinreichende Nähe des Instruments zum konkreten Gegenstand

5. Personenbezogene Instrumente • sind unmittelbar auf Personen als Wissensträger orientiert • sollen Qualifikationen zur Bewältigung gegenwärtiger und zukünftiger Anforderungen vermitteln • Funktionsgruppe: • Eignungsdiagnostische Verfahren • Austrittsbarriere • Training • Action Training • Coaching/Mentoring • Karriereplanung

6. Personenbezogene Instrumente Beispiel 1 – Action Training Alltags- und Handlungsbezug organisierter Lernvorgänge verbessern • Durchführung: • 6-8 Personen pro Lerngruppe • aktuelle Problemstellung der Organisation • Drei Charakteristika des Action Trainings: • „Arbeit an wirklicher Arbeit“ • Lernen der Teilnehmer voneinander • Gemeinsame Implementierung des Gelernten • Verkörperlichung von Wissen

7. Personenbezogene Instrumente Beispiel 2 – Eignungsdiagnostische Verfahren • Raster von eignungsdiagnostischen Kriterien für zukünftig in der Organisation benötigtes, personenbezogenes Wissen • Assessment Center: • Personalauswahlverfahren • Gruppenverfahren, mit Kombinationen von Interviews, Rollenspielen, Einzelübungen, Diskussionen, Arbeitsaufgaben und Tests • Feststellung fachlicher Qualifikationen, sozialer Kompetenzen, Teamfähigkeit, Stressresistenz etc.

8. Kommunikationsbezogene Instrumente • Wirkung auf die Entfaltung von Kommunikationsprozessen • Funktionsgruppe: • Kommunikationsforum • Dialog • Interview • Therapeutische Gesprächstechnik • Storytelling • Metapher • Leitbild/Vision

9. Kommunikationsbezogene Instrumente Beispiel 1 – Kommunikationsforum • Zusammenkünfte mit dem vorrangigen Ziel des Erfahrungsaustausches • Bsp. : • wöchentliche Abteilungssitzung • monatliche Projekttreffen • täglich inszenierte Mittagsrunde(Essen-Settings) • heterogene Zusammensetzung der Arbeitsgruppen • Probleme: • inhaltliche und formale Gestaltungsmerkmale • Entstehung von Kommunikationsbarrieren durch Heterogenitätsforderungen der Foren

10. Kommunikationsbezogene Instrumente Beispiel 2 – Dialog • Dialoge als ideale Konversationsform der Wissensorganisation • Aber: Konversationen im Alltag nur selten mit dialogischen Qualitäten • beim Dialog steht die Loslösung des Gespräches von jeglicher Entscheidung im • fördert die Aufmerksamkeit, durch die eine neue Wahrnehmung entwickelt wird

11. Instrumente der technologischen Infrastruktur • Informations- und Kommunikationstechnologien stellen strukturelle Voraussetzungen dar, die einen erheblichen Anteil der instrumentierten Wissensorganisation ausmachen Instrumente: • Intranet • Datenbank • Organizational Memory • Expertensystem • Suchmaschinen des Internets

12. Instrumente der technologischen Infrastruktur Beispiel 1 – Expertensystem • Interaktive Computersysteme • speichern und reproduzieren Fachwissensbereiche, um Wissen in Entscheidungsprozesse einzubauen • Wissen von Experten wird: • abgefragt • dekomponiert & in Einheiten zerlegt • auf Widerspruchslosigkeit geprüft • und als Problemlösungsmuster formiert

13. Instrumente der technologischen Infrastruktur Beispiel 2 –Internet • kein Instrument der Wissensorganisation im eigentlichen Sinne • Suchmethodologien machen das Netz zur potenziellen Wissensquelle für Organisationen • Probleme: • Extrem zeitraubend und ineffektiv • Glaubwürdigkeit als Wissensmedium fragwürdig

14. Instrumente der räumlich-organisatorischen Infrastruktur • Räumlich-organisatorischer Unterbau der Wissensorganisation und die hierzu gehörigen Instrumente. • Peters: „mostignored and mostpowerfultoolforinducingculturalchange, speeding-upinnovationprojects and enhancingthelearningprocess in organisation“ Instrumente: • Knowledge-Broker • Space Management • LearningJourney • Think Tank / Kompetenzzentrum

15. Instrumente der räumlich-organisatorischen Infrastruktur Beispiel 1 – Think Tank / Kompetenzzentrum: • Ort, an dem die Entstehung neuen Wissens „zu Hause“ sein soll. • Sehr beliebt: „Inhouse Universitäten“ • Durch themenbezogenes Zusammenziehen von Experten: Kollektive Wissengenerierung Beispiel 2 Knowledge Broker: • „Wissensmakler“ • Bewusst geschaffene Stelle um die Wissens-Vermittlungsfunktion zu institutionalisieren • Stellt Verbindung zwischen Trägern und Nutzern von Wissen her, um zur Problemlösung beizutragen

16. Arbeitsbezogene Instrumente • Explikation latent vorhandener Wissenspotenziale, sowie Abbau obsoleter Verhaltensweisen und defensiver, lernverhindernder Routinen am Arbeitsplatz. Instrumente: • Lernlaboratorium • Lernstatt • Projektorganisation • Qualitätszirkel • Handbuch / Leittext • Job Rotation • Gruppenarbeit • Job Enrichment • Job Enlargement

17. Arbeitsbezogene Instrumente Beispiel 1: Job Rotation • Planmäßiger Wechsel von Arbeitsplatz und Arbeitsaufgabe (zwischen Stabs- und Linienpositionen, zwischen vor- und nachgelagerter Wertschöpfungsstufen, zwischen den Geschäftsbereichen) • Fördert den Aufbau von Wissensnetzwerken • Bei komplexen Organisationen unabdingbar für organisationale Lernvorgänge

18. Arbeitsbezogene Instrumente Beispiel 2: Qualitätszirkel • Gruppen von MA, die sich regelmäßig freiwillig treffen um selbstgewählte Probleme zu lösen • Meist Mitarbeiter unterer Hierarchieebenen • Annahme: Nicht nur Experten und Führungskräfte können Probleme geeignet lösen • Erhöht die Mitarbietermotivation durch Möglichkeiten der Mitsprache bzw. Mitgestaltung.

19. Problemlösungsbezogene Instrumente • Eingesetzte Mittel um von einem unerwünschten IST-Zustand zu einem gewünschten SOLL-Zustand zu kommen. • Die Problemlösung steht dabei im Vordergrund. Instrumente: • Verbesserungsprogramm • Yellow Pages • Mikroartikel • Wissenkarte • Balaced Scorecard • Krativitätstechnik • Systemsimulation • Szenariotechnik • ...

20. Problemlösungsbezogene Instrumente Beispiel 1: Szenarioanalyse • Erarbeitung von Zukunftsmodellen während eines Szenarioworkshops • Eine Leitfrage steht dabei im Zentrum • Bestimmung von Einflußfaktoren auf die Leitfrage • Ergebnis: Modell-Welten • Denken in Alternativen • Wichtig: Bezug zum unternehmerischen Alltag

21. Problemlösungsbezogene Instrumente Beispiel 2: Systemsimulation • Methodisch unterstütztes „Spiel“ per Computer • Eie Leitfrage steht im Vordergrund • Variablen die die Fragestellung betreffen werden identifiziert • Ergebnis: Abbildung der zeitlichen Veränderung der Variablen im System • Anwendung: Managementtraining, Folgenabschätzung, Simulation von Katastrophen • Günstiger als reale Erfahrungen

22. Problemlösungsbezogene Instrumente Beispiel 3: Wissenskarte • Darstellung des vorhandenen Wissens im Text- oder Bildformat • Ziel: Durch das Wissen der Organisation kann navigiert werden • Ergebnis: Wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Problem hat, kann er sofort den richtigen Ansprechpartner im unternehmen finden.

23. Vergleich der Instrumente • Preissler: mehrdimensionaler Vergleich von drei problemlösungsbezogenen Instrumenten • Instrumente: • Szenariomethode • Systemsimulation • Wissenskarte • Dimension: Prozeßschritte (Metakriterien) • Ausgangspunkt • Modell • Ziel • Dimension: Zeit • Vergleich anhand der zeitlichen Abfolge der Instrumente

24. Vergleich der Instrumente:Szenario-Methode Wissen identifizieren und sammeln Wissen teilen und entwickeln Wissen generieren Ausgangspunkt Modell Ziele Einflussgröße Szenario-Bilder • Hinterfragung gegenwärtigen Wissens aus der Zukunftsperspektive • Entwicklung von robusten Schritten der Veränderung

25. Vergleich der Instrumente:System-Simulation Wissen identifizieren und sammeln Wissen teilen und entwickeln Wissen generieren Ausgangspunkt Modell Ziele Systemvariable Simuliertes System Was geschieht wenn..? Modellreflektion: Einsicht in vernetzte Zusammenhänge gegenwärtigen Wissens und in die Tragweite von Entscheidungen

26. Vergleich der Instrumente:Wissenslandkarte Wissen identifizieren und sammeln Wissen teilen und entwickeln Wissen generieren Ausgangspunkt Modell Ziele Kernerfahrung Landkarte angelegten Wissens Was ist bisher gewesen? • Verständnis von Im- und explizitem Wissen • Organisationales Handeln auf gesamthafter Wissensbasis

27. Fallbeispiel: Aufbau eines Expertensystems am Beispiel von Hewlett Packard • Ziel des Projekts: • Erstellung eines Handbuchs/Leitfadens für menschliche Wissensressourcen innerhalb des Unternehmens (Connex) • Lösung des Problems: „Wenn HP wüsste, was HP weiß“ • Das Dateiverzeichnis wird über einen Web-Browser als Schnittstelle zu einer relationalen Datenbank benutzt • Der Inhalt dieser Datenbank besteht aus Expertenprofilen, Themenhintergründen und Leitfäden zu bestimmten Fachkenntnissen • Über Connex ist es ein leichtes, jmd. in HP zu finden der bspw. Deutsch spricht, über ein bestimmtes Fachwissen über ISDN-Technologien verfügt und ein Master in einem technischen Fach besitzt

28. Fallbeispiel: Aufbau eines Expertensystems am Beispiel von Hewlett Packard • Wenn dieser gefunden wurde, kann er direkt über seine Homepage(falls sie existiert) kontaktiert werden • Dabei sollen die Experten selbst ihre Profile erstellen und verwalten. • Eine „nag“-Funktion (Nörgel-Funktion) ist in das System integriert, was die Experten dabei an die Aktualisierung der Profile erinnern soll. • Das System wird vorerst nur in bestimmten Teilen der Firma laufen(z.B. in der Entwicklung), dann aber eventuell auf das gesamte Unternehmen übertragen.

29. Fazit • Instrumente weisen Verwandtschaften und Ähnlichkeiten auf • Vielfältige Werkzeuge/ Instrumente für die Wissensweitergabe möglich • Mitarbeiter entscheiden über Gebrauch und Annahme der Instrumente • Auswahl durch Gegenüberstellung der Vor-und Nachteile • Kombination von verschiedenen Werkzeugen anwendbar

30. für eure Aufmerksamkeit

31. Quellen • Roehl, H.: Instrumente der Wissensorganisation. Perspektiven für eine differenzierte Interventionspraxis. Deutscher Universitätsverlag, Wiesbaden 2001 • Davenport, Thomas H.: Ten Principles of Knowledge Management and Four Case Studies, 1997 • Gehle, M., Müldner W.: Wissensmanagement in der Praxis. Datakonzept-Fachverlag, 2001 • Lehner, F.: Wissensmanagement. Hanser Verlag,2008