pengurusan mesyuarat mohd noor bin jabar dewan bahasa dan pustaka n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
PENGURUSAN MESYUARAT MOHD. NOOR BIN JABAR DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA PowerPoint Presentation
Download Presentation
PENGURUSAN MESYUARAT MOHD. NOOR BIN JABAR DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 61

PENGURUSAN MESYUARAT MOHD. NOOR BIN JABAR DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA - PowerPoint PPT Presentation


  • 181 Views
  • Uploaded on

PENGURUSAN MESYUARAT MOHD. NOOR BIN JABAR DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA. DEFINISI. Mesyuarat - perbincangan formal antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi Mesyuarat berbeza antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'PENGURUSAN MESYUARAT MOHD. NOOR BIN JABAR DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA' - fabienne


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
definisi
DEFINISI
  • Mesyuarat - perbincangan formal antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi
  • Mesyuarat berbeza antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya
jenis jenis mesyuarat
JENIS-JENIS MESYUARAT

a). Mesyuarat bagi mendapat maklumat/memberi maklumat

b). Mesyuarat kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi

slide4
c. membuat keputusan ataupun menyelesaikan masalah

d. Analisis hala cara dan perancangan masa depan

e. Memperbaiki kerja-kerja semasa

asas pengurusan mesyuarat yang berkualiti
ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI

OBJEKTIF

WAKTU

MESYUARAT

PERWAKILAN

TEMPAT

MESYUARAT

MESYUARAT

ORGANISASI

MAKLUMAT

KEPIMPINAN

asas pengurusan mesyuarat yang berkualiti1
ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI
  • Mempunyai agenda dan objektif yang jelas
  • Bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa
  • Kemudahan fizikal yang selesa
slide7
Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi
  • Ahli-ahli yang hadir mempunyai kepakaran
  • Perbincangan diadakan secara positif
  • Peranan pengerusi yang berkesan
  • Peranan setiausaha yang berkesan
slide8
Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat.
  • Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan
slide9
MESYUARAT YANG TIDAK BERKESAN
  • Mesyuarat jarang diadakan
  • Minit lewat dihantar
  • Agenda tidak ditetapkan
slide10
Wakil tidak dapat memberi sumbangan
  • Tiada persedian rapi dalam perancangan mesyuarat.
  • Tidak ada maklum balas terhadap tindakan dalam mesyuarat seterusnya
slide11
TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT
  • Urus Setia/Setiausaha perlu :
  • a) Menentukan agenda,tarikh,masa jemputan dan tempat mesyuarat
  • b) Membuat tempahan bilik mesyuarat
  • c) Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan
slide12
d) Menghantar surat jemputan mesyuarat
  • e) Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
  • f) Menentukan kehadiran
  • g) Perbincangan sebelum mesyuarat
tindakan semasa mesyuarat
TINDAKAN SEMASA MESYUARAT
  • Catatan minit mesyuarat
    • a) Senarai kehadiran
    • b) Senarai ketidakhadiran dan alasan
    • c) Perkara penting yang dibincangkan
    • d) Keputusan yang dibuat
    • e) Tindakan susulan yang perlu diambil
tindakan selepas mesyuarat
TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
  • Urus setia/Setiausaha bertanggung jawab untuk mergambil tindakan berikut
    • a) Penyediaan minit
    • b) Format minit mesyuarat
    • c) Susunan nama ahli mesyuarat
    • d) Catatan perbincangan
slide15
e) Pengesahan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat.
  • f) Laporan maklum balas oleh urus setia
  • g) Menentukan format maklum balas
peraturan dan protokol mesyuarat
PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT
  • Prinsip Susun Atur

a) Susunan keutamaan ahli – Pengerusi orang yang utama memimpin mesyuarat

b) Antara ahli yang bergelar (seperti Tun, Tan Sri atau Datuk) mendahului mereka yang tak bergelar

slide17
c) Penjawat awam mendahului penjawat swasta (dalam hal ini gelaran anugerah tidak diambil kira)

d) Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah pangkatnya (walaupun antara mereka menyandang gelaran)

slide18
Kaedah menentuan keutamaan ahli

i) Antara yang bergelar

- Kriteria penentuan adalah seperti yang berikut

- Tarikh menerima anugerah darjah kebesaran (rujuk Bahagian Istiadat JPM)

slide19
- Pemegang pingat bergelar Datuk (Persekutuan) mendahului pemegang pingat Dato’ Negeri

- Antara Dato’ Negeri kekananan berasaskan tarikh kurniaan pingat yang disandang.

slide20
ii) Antara pejawat awam dengan swasta

- Penjawat awam mendahului penjawat swasta

- penjawat swasta yang bergelar dan menyandang gelaran persekutuan mendahului penjawat awam yang tidak bergelar

slide21
iii) Antara yang tinggi dengan yang rendah pangkatnya

- yang lebih kanan diutamakan

- Jika yang rendah pangkatnya menyandang gelaran Dato’ Negeri, asas penentuan masih tertakluk kepada kekananan pangkat

slide22
b) Susunan tempat duduk
    • Susunan keutamaan
    • Susunan kekananan
    • Fungsi ahli
slide23
Kriteria penentuan

i) Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi di sebelah kanan (bersetentangan)

ii) Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselang- selikan, berasaskan keutamaan dan kekananan mereka

slide24
iii) *Ahli yang berfungsi (membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi di sebelah kiri)

iv)* Setiausaha duduk di meja khas

  • Pengerusi mempunyai kuasa untuk merombak/mengubah kedudukan (iii) dan (iv)
  • Lazimnya ditempatkan di sebelah kiri Pengerusi
merancang mesyuarat
MERANCANG MESYUARAT
  • Perlukah mesyuarat diadakan?

- timbangkan kos bagi ahli yang hadir

- ada tidak cara lain untuk capai matlamat yang dikehendaki

mesyuarat untuk mendapatkan maklumat
MESYUARAT UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT
  • Adakah faktor masa itu penting?
  • Adakah wakil yang akan hadir datang dari tempat yang jauh dan melibatkan kos yang tinggi?
slide27
Adakah saiz kumpulan yang terlibat itu munasabah?
  • Adakah perlu semua wakil memahami sesuatu peraturan tertentu atau hanya sekadar diberitahu melalui surat edaran jabatan?
  • Adakah maklumat atau taklimat yang hendak disampaikan itu memerlukan bahan rujukan disediakan?
mesyuarat untuk membuat keputusan
MESYUARAT UNTUK MEMBUAT KEPUTUSAN
  • Adakah wakil yang hadir mempunyai kepakaran untuk membuat keputusan yang dikehendaki?
  • Adakah wakil yang hadir mempunyai komitmen untuk melaksanakan sesuatu keputusan yang dicapai?
slide29
Dapatkah proses kerjasama kumpulan digunakan untuk mencapai sesuatu keputusan yang berkualiti?
  • Adakah terdapat konflik pandangan yang perlu diatasi?
  • Adakah suasana mesyuarat itu bercorak terbuka dan bebas berkomunikasi antara ahli?
slide30
TATASUSILA MESYUARAT
  • Suatu proses untuk meningkatkan tahap keberkesanan mesyuarat, ialah dengan menggalakkan ahli memberi sumbangan secara berkesan dan menjimatkan masa dan tenaga.
tindakan
TINDAKAN :
  • Jangan tiba lewat.
  • Elakkan gangguan telefon kecuali perkara yang terlalu penting.
  • Tidak meninggalkan bilik mesyuarat.
slide32
Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat.
  • Mendengar secara aktif dan berminat terhadap sumbangan ahli;
  • semak diri sama ada anda memberi perhatian sepenuhnya kepada mesyuarat.
  • Tanya pada diri mengenai perkara yang dibincangkan, pencapaiannya, dan bagaimana anda boleh membantu setiap ahli dalam memberi sumbangan
slide33
Cuba memberi sumbangan dan mendengar secara yang boleh menggalakkan ahli memberi sumbangan yang berkesan.
  • Memberi fokus/tumpuan sewajarnya supaya objektif mesyuarat dicapai
slide34
Mencari perkara yang positif dan mengelakkan dari perkara yang negatif
  • Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang aktif seperti yang anda harapkan daripada ahli lain.
membentuk dan menyusun agenda
MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA
  • Perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti yang berikut:
  • Perutusan Pengerusi
  • Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
slide36
Senarai perkara baru yang hendak dibincangkan
  • Pembentangan kertas kerja
  • Hal-hal lain
  • Penutup
slide37
Agenda hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Secara umumnya mesyuarat di peringkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.
slide38
.Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda mesyuarat sebelum mesyuarat diadakan dengan persetujuan utama Pengerusi.
senarai semak ke arah pengurusan mesyuarat yang berkesan
SENARAI SEMAK KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN
  • Jelaskan objektif mesyuarat
  • Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat
  • Gunakan peluang untuk mendapatkan pelbagai sudut pandangan yang berbeza-beza sebelum merumuskan sesuatu perkara
slide40
Dapatkan persetujuan majoriti (concensus)
  • Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang
slide41
Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat
  • Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan.
contoh format minit mesyuarat yang berkualiti
CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI
  • Minit Mesyuarat …………………….

(catatkan nama mesyuarat)

  • Bil…………………….Tahun……….

(catakan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :

Masa :

Tempat :

slide43
Urusetia :

(Senaraikan nama pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan).

slide44
Kehadiran :

Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.

slide45
Turut hadir :

Senaraikan nama pegawai yang bukan merupakan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau turut menghadiri mesyuarat. Sususnan hendaklah mengikut kekananan.

slide46
Agenda
  • 1. Perutusan Pengerusi

a. Ruang ini mengandungi catatan perkara-perkara yang penting yang dibangkitan oleh pengerusi mesyuarat. Perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh pengerusi pada awal mesyuarat.

slide47
Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas kerja ataupun pada akhir mesyuarat.
slide48
2. Pengesahan minit mesyuarat.

b. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada diterima tanpa pindaan atau diterima tertakluk kepada pindaan

slide49
3. Perkara berbangkit

c. Ruangan ini mengandungi catatan perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

slide50
c. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan.

d. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.

e. Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

slide51
4. Perbincangan :

f. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat. Susunan tajuk mengikut agenda mesyuarat yang telah ditetapkan.

slide52
5. Perbincangan kertas kerja

g. Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan.Perkara- perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah :

slide53
Tajuk kertas kerja
  • Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan
  • Tujuan kertas kerja disediakan
slide54
Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitan di dalam kertas kerja berkenaan
  • Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan
  • Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu diambil.
slide55
6. Hal-hal lain

h. Ruangan ini merekodkan perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

slide56
7. Penutup

i. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara :

  • Bila mesyuarat itu ditamatkan atau ditangguhkan
  • Ucapan terima kasih daripada Pengerusi dan tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan
slide57
Urusetia

catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggung jawab dalam mengendalikan mesyuarat.

Tarikh

catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.

contoh struktur merekodkan minit mesyuarat yang berkualiti
CONTOH STRUKTUR MEREKODKAN MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI
  • Perutusan Pengerusi
  • Pengesahan Minit
  • Perkara Berbangkit

Tajuk :

a. Mesyuarat mengambil maklum

i. …………………………….

ii. ……………………………

slide59
b. Mesyuarat membuat keputusan :

i. …………………………

ii. …………………………

Tindakan :

  • Pembentangan kertas kerja :

1. Inti kertas

a. Mesyuarat mengambil maklum

i. …………………………….

ii. ……………………………

slide60
b. Mesyuarat membuat keputusan :

i. …………………………

ii. …………………………

  • Hal-hal lain
  • Penutup
slide61

terima kasih

hingga jumpa lagi