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期刊模組

期刊模組. Session Agenda. Stage 0 : 簡介 (Introduction) Stage 1 : 編目 (Cataloging) Stage 2 : 訂閱 (Subscriptions) Stage 3 : 推刊 (Prediction) Stage 4 : 驗收 (Check-in ) Stage 5 : 傳閱 (Routing ) Stage 6 : 催缺 (Claiming) Stage 7 : 裝訂 (Binding) Stage 8 : 期刊財務 (Serial Finance).

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期刊模組

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Presentation Transcript

  1. 期刊模組

  2. Session Agenda • Stage 0: 簡介(Introduction) • Stage 1: 編目(Cataloging) • Stage 2: 訂閱(Subscriptions) • Stage 3: 推刊(Prediction) • Stage 4: 驗收(Check-in ) • Stage 5: 傳閱(Routing ) • Stage 6: 催缺(Claiming) • Stage 7: 裝訂(Binding) • Stage 8: 期刊財務(Serial Finance)

  3. Stage 0: 簡介(Introduction)

  4. 開啟採購/期刊 模組 在採購/期刊 模組,您可以選擇六個的當中任一個頁籤: • 訂單頁籤 • 發票頁籤 • 管理頁籤 • 訂單索引頁籤 • 期刊頁籤 • 查詢頁籤 直接對期刊標題做存取 直接對訂單 與 發票做存取 註: 您可以利用曾經使用此模組處理過的標題來直接存取資料. (例:此訂單為誰而產生)

  5. 採購/期刊模組全覽 • 一旦您開啟了某筆期刊資料,則它的所有資料會分布在不同的頁籤上: • 訂單頁籤:訂單/經費/訂閱 管理 • 發票頁籤:發票 管理 • 管理頁籤:經費/書商/貨幣 管理 • 期刊頁籤:訂閱/推刊/驗收/傳閱/催缺 管理

  6. 採購/期刊模組全覽 • 使用“全覽”功能可以一目了然所有資料. • 書目,管理(單本,訂閱,訂購,借閱…等)

  7. 操作功能列(畫面最下方) 下圖顯示操作端與伺服器正在連線中下圖顯示操作端未與伺服器連線 當資料從伺服器下載至操作端時,會顯示一條從左至右之紅色虛線 • (按滑鼠右鍵) • 重新登入,變更秘碼及權限 • 畫面語言設定 • 連接至其它資料庫 • 列印選項 • 離開系統 開啟其它模組: 編目, 流通 ,館際互借,管理

  8. 選擇資料庫 • 欲連接至管理資料庫可按下“檔案(A)”連線至… • 您亦可在畫面最下方的操作功能列,點選"資料庫"的圖示後,按滑鼠右鍵後再進行更改. • 您可在此視窗的最上方看到目前正在連線的資料庫及伺服器等訊息.

  9. 匯入表單 • 當您連接到欲使的資料庫時,系統會檢核您是否使用的是最新版本的輔助檔案. • 若這些輔助檔案與個人電腦裡的檔案不同,則系統會下載最新的檔案至個人電腦(依據參數設定). 右方圖示即 匯入表單時的圖示

  10. 期刊功能 • 訂閱(Subscription) • 推刊(Prediction) • 驗收(Check-in) • 傳閱(Routing) • 催缺(Claiming) • 館藏控制(Holdings control) • 快速編目(Fast cataloging) 期刊模組不處理的其它功能…在以下模組處理 • 期刊書目的完整編目 編目模組 • 館藏紀錄編目編目模組 • 期刊訂購及財務 採購模組的訂購頁籤 • 書商/經費/貨幣訂義 採購模組的管理頁籤

  11. 名詞定義: 訂閱(Subscriptions)與 單冊(Items) • 一種“卷期-Issue”：第144卷26期的 “時代雜誌” • 圖書館有三個“訂閱檔-Subscription” (也許每個分館需要訂閱一本) • 三個“單冊-Item”： 每一個實體的複本由各分館接收

  12. 名詞定義: 訂單(Orders)與訂閱(Subscriptions ) • 訂單-Order：假設一張訂單向書商購買三本同樣的期刊，則在訂單的數量鍵入“３”。（表示三本） • 訂閱-Subscription：從書商那兒收到的每一本複本都需要有一個ALEPH的訂閱檔。所以，在此例，要有三個訂閱檔。

  13. 期刊紀錄關係圖 書目紀錄 書目 Record 館藏紀錄 Holdings Record 管理紀錄 Administrative Record HOL-Item Link 傳閱清單 Routing List 傳閱清單 Routing List 訂閱檔 Subscription 訂閱檔 Subscription 單冊 Items 單冊 Items

  14. ALEPH 期刊控制的原則 推刊(Prediction) + 訂閱(Subscription) => 單冊(Items) 在館藏紀錄(Holdingsrecord)內的推刊範本(Prediction Pattern (853 欄位)), 連結至 訂閱紀錄(Subscription record), 產生 可以驗收,顯示(並且之後可以流通和傳閱)的預期單冊(Expected items)

  15. ALEPH 期刊控制的原則 • 訂閱紀錄(Subscription records)包含了由圖書館所擁有的期刊的各獨立之訂閱(複本)的相關資訊 . • 訂閱紀錄亦定義了單冊參數,如:典藏地,催缺資訊等,在此一旦定義好,則其所附之單冊會有相同的紀錄. • 鏈結至訂閱紀錄的”在館藏紀錄(Holdings record)內的推刊範本(Prediction Pattern)”. • 定義了應該為每個出版週期應該產生多少單冊及應該產生什麼樣的期刊說明.

  16. 期刊控制程序之先決條件 • 書目 (BIB) 紀錄 (採購/期刊模組 或 編目模組) • 有著推刊範本的館藏 (HOL)紀錄 (編目模組) [注意:ALEPH建議使用這個方式] • 書商定義(於採購/期刊模組內的管理功能) 若此種期刊需採購而來: • 經費和貨幣定義(於採購/期刊模組內的管理功能)

  17. 建議之工作流程:定義一筆新期刊 • 編目/匯入 書目 紀錄 (編目模組). 推送到採購/期刊模組. • 新增一筆訂單(ORDER)和一筆訂閱(SUBSCRIPTION)紀錄. • 新增一筆館藏(Holdings record)紀錄, 並連結到訂閱紀錄.(在訂閱清單的第四個頁籤“館藏鏈結”按“新增”) ,再 • 推送到編目模組 (在訂閱清單的第四個頁籤“館藏鏈結”按“編輯”) • 新增一個推刊範本(在館藏紀錄(HOL record)裡新增853/853X 欄位). • 推回到採購/期刊模組. • 開啟預期單冊(在訂閱清單上的”開啟全部”) – 此時可以開始準備驗收. • 依照館方需求, 新增傳閱清單(ROUTING LISTS.)

  18. 使用期刊刊名查詢 • 系統提供二種主要的方式使用期刊刊名查詢: • 直接查詢(Direct Search)您可以利用曾經使用此模組處理過的標題來直接存取資料,如題名, ISSN 或 SICI code. • 查詢頁籤(Search tab) – 使用關鍵字進行瀏覽或查詢.

  19. 使用期刊刊名查詢 • 在查詢頁籤查到資料後, • 按下“期刊”鈕, • 系統就會把資料送至期刊頁籤.

  20. Stage 1: 編目Cataloging

  21. 快速編目 • 此功能提供您使用最少的資訊進行簡編動作.並不會執行任何編目檢核的功能. 一但您輸入完想要輸入的欄位並按下“確定(O)”後,系統會自動為您新增的書目開啟一筆訂單紀錄.

  22. 在編目模組進行編目 • 您亦可在編目模組內編目後,再推送到採購/期刊模組進行後續動作. • 在存檔後,按下“編目(C)”“開啟期刊紀錄” • 則系統將會在採購/期刊模組開啟其相關的期刊紀錄.

  23. Stage 2: 訂閱Subscriptions

  24. 訂閱的注意事項 • 在採購/期刊模組裡所謂的“訂閱”,乃僅只是ALEPH的內部機制. • 在訂單上的“訂閱期間”是告知書商該卷期的訂閱期間. • 於訂閱紀錄中的各式資訊將會與其衍生的單冊相同,例:單冊狀態(Item Status), 位置(location),分館(sublibrary),典藏地(collection),索書號(call number), 催缺(claim)…等.

  25. 產生一個新的訂閱檔 • 先找到一個欲產生訂閱檔的書目可於採購期刊模組內的OPAC找尋. • 找到資料後,於期刊頁籤新增一個“訂閱檔”.例:訂閱迄日為31/12/2099-(DD/MM/YYYY).

  26. 訂閱清單 • 欲新增一個新的訂閱紀錄,請點選期刊頁籤的”訂閱清單“節點後,按下”新增(A)“鍵. • 您亦可以使用訂單頁籤產生訂閱紀錄,請點選訂單籤的“單冊/訂閱”節點後,按下“新增(A)”

  27. 訂閱清單表單 必備欄位

  28. 館藏鏈結 • 每個書目紀錄可有擁有一個或多個館藏紀錄. • 訂閱紀錄可以鏈結至館藏紀錄. • 建議您在新增館藏紀錄時,其欄位包含推刊相關訊息的欄位. • 館藏鏈結可以迅速地在期刊頁籤內達成.

  29. 館藏鏈結 • 開啟訂閱清單第四個頁籤-“4.館藏鏈結”. • 點選“新增”以新增一個與上方選定的訂閱紀錄鏈結的館藏紀錄. • 點選“鏈結”以鏈結到現存的館藏紀錄. • 點選“編輯(E)”以推送此館藏紀錄至編目模組進行後續工作.

  30. 館藏鏈結 訂閱紀錄 影響 單冊 • BIB=書目紀錄 HOL=館藏紀錄 Subscription=訂閱紀錄 Item=單冊 館藏紀錄 控制 訂閱紀錄 BIB Item 更改館藏紀錄 Item HOL Subscription Item Item HOL Subscription HOL Subscription

  31. 與訂購有關的日誌 與訂閱有關的日誌 訂閱日誌 • 欲看到 訂閱日誌 ,請點選期刊頁籤的“日誌”節點. • 若此訂閱紀錄鏈結到某筆訂購紀錄,則此訂閱之訂閱日誌亦會出現所有與其相關的訂購日誌.

  32. 訂閱日誌 • 自動加入日誌的交易如下 : • 訂閱紀錄的產生. • 訂閱紀錄的更改. • 期刊到館日的更改. • 期刊內容的修改. • 您亦可以手動加入其它的交易 : • 訂閱歷史註記. • 與書商之往來.

  33. 訂閱的續訂 • 續訂的日期由訂單的第三個頁籤“3.書商”的“續訂日期”來決定.若要使用批次服務進行續訂工作,請執行 (acq-23). • 當上述批次服務完成後,此續訂日期會自動增加一年.

  34. 訂閱的續訂 • 點選“批次服務(S)” • ”其他” • ”期刊訂閱續訂信函(acq-23)”

  35. Stage 3: 推刊Prediction

  36. 推刊原理 • 期刊推刊乃基於”出版週期範本(publication pattern)”(例:週期,編號範本等)和”圖書館的典藏(library’s collection)”(意指:控制初始的冊數及年分 )衍生而來. • 此方式涉及二種欄位, 853 與 853X (基於 MARC 21 Holdings). 我們在館藏紀錄內編輯這些欄位,再搭配著有效的訂閱紀錄,則將產生許多單冊即可被驗收.

  37. 使用853/853X欄位進行推刊 • 853 :期刊的一般推刊資料及期刊描述. • 853X :記載關於我們的圖書館的典藏的資訊及鏈結至其訂閱紀錄. 例: • 853紀錄細目之標題名字,年表標題文字,出版模式代碼及指定標點符號.例: “v.1:no.1(2007:Jan.)”. • 853X紀錄第一期的數字開始點(冊號,期數號碼…等),年表開始點(年分等,月分…等),出版日期.例: 本館第一本期刊的描述為 v.5:no.6(2007:Jun.), 每月十日出刊…等.

  38. 週期表 或 範本? • 系統提供二種方式推刊 : • 週期表 或 範本 (在館藏紀錄內(HOL record)). • 範本(Pattern) (欄位,Fields) “範本(Pattern)” 使用MARC 21為基礎的欄位 (853/4/5), (853X/4X/5X). 範本會存至館藏紀錄(HOL record)並鏈結至書目紀錄(BIB record). • 週期表(Schedule) (表單, Form) “週期表Schedule” 是ALEPH系統內的表格. 若您欲新增的期刊之刊期較簡單者(例:固定月刊),則可使用此種方式推刊.

  39. 使用 週期表 推刊 • 您能使用週期表方法為更加簡單, 直接的樣式產生刊期. 但以下狀況,不能使用週期表推刊: • 您的圖書館已經使用了範本推刊; • 有例外狀況 (例:“每年六月均不出版”); • 該種期刊之細目層次(卷期部冊)(enumeration levels)超過三層 (例:只能提供三層, volume, issue no., parts); • 該種期刊之年代版本chronological超過一層(例:只能提供“年”,若發生”月” 或 “季”則無法處理); • 您希望從其它資料庫匯入範本.

  40. 使用 週期表 推刊 • 開啟期刊頁籤的”週期表“,輸入各式參數後點選”新增(A)“,則於下方視窗可看到”週期表檢視”,出現,下一年度再點選“開啟單冊(O)”,就會產生下一年度(2007)之單冊. • vol. $V, no.$I ($Y)

  41. 使用 範本 推刊 • 當您使用 “853 或 853X” 時,亦可參照到854 或 854X, 和 855 或 855X欄位. • 853 與 853X:館藏格式的基礎書目. • 854 與 854X:用於該題名的補充資料 . • 855 與 855X:用於它的索引. • 例: 一種月刊有著二種補充資料(854 與 854X),每年都做其相關索引(855 與 855X).

  42. 推刊 範本 欄位 • $$a – f: Enumeration (6 levels)(細目) • $$g - h: Alternative enumeration (2 levels)(替代性細目) • $$i - l: Chronology (4 levels)(年表) • $$m: Alternative Chronology(替代性年表) • $$o: Type of supplementary material (只有854/855有)(補充的資料類型) • $$u: Number of units per next higher level(每一層單位下的子單位數量) • $$v: Numbering continuity (連續編號資料) • $$w: Frequency code (from USMARC)(期數的刊期) • $$x: Calendar change(每一個更高級別增加或更改的年代點) • $$y: Regularity qualifier(出版模式的規律) • $$3 (ALEPH): Publication date of first issue(出版日期) • $$8 (ALEPH): Link to a new pattern(新出版模式的數字起點) • $$9 (ALEPH): Link a pattern to a subscription(鏈接範本至一個訂閱紀錄)

  43. 使用 範本 推刊 • 系統提供二種方式, 讓您使用 範本 推刊: • 在 編目模組 內 – 在新增一個期刊的訂閱紀錄後, 推送至期刊模組並在其館藏紀錄編目. • 在 採購/期刊 模組內 – 使用特別的表單進行推刊.

  44. 如何從將資料從採購/期刊模組推送到編目模組如何從將資料從採購/期刊模組推送到編目模組 • 在期刊頁籤,點選“全覽”選項, • 再點選右方之“編目(a)”. • 則編目模組將被開啟,並顯示該筆期刊的書目紀錄.

  45. 推送到編目模組後編輯 853 與 853X • 待編目模組開啟後,再以滑鼠點選畫面左下方,管理資料庫(XXX5N,XXX=代號,N=數字,例:USM50),點選二次後,系統將會把此筆書目紀錄之館藏紀錄帶出.

  46. 853/853X--半月刊的設定 • 續上步驟,展開如下圖,使用者可再修改內容再存檔. (例:範本中是2007年,請改為新的年度,例2008年)

  47. 編輯 853 與 853X最快之方式-合併紀錄範本 • 在編目模組按下“編輯(E)””合併紀錄範本”,找到合適的週期,再按“開啟(O)”,以下圖為例:雙月刊(bimonthly)

  48. 編目完畢後推送回採購/期刊模組 • 編目完畢後,記得存檔,再推送回採購/期刊模組.

  49. 使用於採購/期刊模組內的頁籤編輯範本 • 點選”期刊頁籤”的”範本”,可看到畫面右下方會出現表單式的範本輸入畫面.

  50. 使用於採購/期刊模組內的頁籤編輯範本之先決條件:使用於採購/期刊模組內的頁籤編輯範本之先決條件: • 使用於採購/期刊模組內的頁籤編輯範本之先決條件為:定義一個訂閱紀錄,並且將此紀錄鏈結至館藏紀錄. • 若您未另指定其它已存在的館藏紀錄,則在採購/期刊模組產生的推刊範本由管理紀錄為預設值而產生. • 在此狀況之下,會有一個對話視窗出現讓您選擇要鏈結至管理或是館藏紀錄.

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