תהליך בחירת ספקים

1. תהליך בחירת ספקים פרק 5 מטלה 110

2. בקשות להצעות מחיר (בל"מ – Q/RFP ) • המידע הנדרש מהספק: • פרטים על המוצר או על השירות • מועדי משלוח • מחירים

3. בקשה להצעת מחיר: • הכותרת • פרטי הרוכש (שם, כתובת, טלפון, פאקס וכד) • בקשה רשמית אל הספק (אנא הצע את התנאים שלך….. ) • פרטי הספק • תאריך • סימוכין של הרוכש • הכמות המבוקשת

4. בקשה להצעת מחיר • תאור קצר של הפריט/השירות המבוקש • מועד הספקה מבוקש • מיקום המשלוח המבוקש • מקום בטופס לציון המחיר ע"י הספק • חתימת מכין ההצעה • ציון הסימוכין של הדרישה • תנאים חוזיים/כלליים

5. תנאים מקדימים: • כל הבל"מים חייבים להיות זהים כדי שכל הספקים יקבלו אותו המידע. • ההצעות יישארו סגורות עד מועד פתיחת המעטפות שנקבע מראש בבל"מ. טופסי הבל"מ יציינו בדרך כלל מועד מדויק לפתיחת המעטפות כגון: "5 באפריל בשעה 11.00 " וכד. • טופסי ההצעה יהיו סגורים בתיבה עד מועד פתיחת המעטפות. הדבר נועד למנוע ממישהו לפתוח אותן או לשנות בהן משהו. כך תימנע שחיתות. • ההצעות נפתחות בדרך כלל ע"י נציג יחידת הרכש ובנוכחות אנשים נוספים .

6. עקרונות מנחים להתנהגות אתית • התנהגות הרוכש לא תעודד שום ניגוד בין האינטרסים שלו לאלו של התפקיד • פעילות הרוכש אינה צריכה לתת רושם שהתנהגותו תושפע מקבלת מתנה כלשהי • הטיפול בספקים יהיה תמיד ישר, הוגן ושווה לכל. • יש לקדם ולתמוך בהתנהגות אתית באמצעות תהליכים ונהלים מתאימים

7. עקרונות מנחים אלו מכונים לעתים כ"שלושת האי" : • אי- הפליה • אי- תלות • אינטגריטי

8. טופס הזמנה • הארגון הרוכש ומספר החוזה/ההזמנה • פרטי הספק • תאור הפריט/השירות המוזמן • כמות מוזמנת • מחיר ומידת הפריט (יח' וכד) • סכום ההזמנה (מחיר כפול כמות) • פרטי מקום המשלוח • התייחסות לסעיפים חוזיים רלוונטיים

9. חוק המכרזים: • בישראל פורסם בשנת 1992 "חוק חובת המכרזים- התשנ"ב 1992" אשר נכנס לתוקפו ביום ה- 16 במאי 1993. מאוחר יותר פורסמו תקנות נלוות לחוק זה : "הגנה על תוצרת הארץ " (1.1.95) ו"העדפת מפעלים באזורי עדיפות לאומית" (16.5.95).

10. מכרזים סגורים( מוגבלים/נבחרים) • מכרז סגור (נבחר/מוגבל) • איתור ספקים פוטנציאלים • ביצוע הערכת הספקים • הסמכת ספקים מראש העברת בקשה להצעת מחיר במכרז למספר ספקים מוגדרים מראש

11. מו"מ ישיר ומו"מ לאחר המכרז. • רכש בסכומים מאד קטנים (אין טעם בתהליך רשמי) • שת"פ הדוק בין הספק לרוכש • אין אפשרות לתחרות בגלל עמדת מונופול או זכויות יוצרים • במקרה של שמירת סודיות • במקרה דחוף במיוחד

12. התחייבות לביצוע קנייה ישירה יכולה להיעשות: • בשיחה ישירה • בטלפון • בפקס • בדואר אלקטרוני (אי-מייל) • באינטרנט • בקנייה ישירה כזאת נדרש אמצעי תשלום פשוט, והוא יכול להיות: • מזומן • המחאה • כרטיס אשראי

13. 5.5 הערכת הצעות למכרז • הערכה טכנית: זו תקבע אם המציע יכול לעמוד בדרישות הטכניות של המפרט. בדרך כלל על הספק להצהיר שהוא מסוגל לייצר לפי המפרט, אך ההערכה חייבת להתחשב בחידושים המוצעים במפרט. • הערכה מסחרית: זו תתמקד ביכולת הספק להציע את המרכיבים המסחריים, כגון מועדי ההספקה או ביצוע המטלה, והתאמת הצעתו לתנאים חוזיים כגון תנאי תשלום. על הרוכש גם להעריך את העלות של כל ספק כדי שניתן יהיה להשוות ביניהם. בעת ההערכה על הרוכש לנסות לקבוע את "עלות השימוש הכוללת" של כל הצעה שנתקבלה.

14. חמשת הנכונים

15. תרגיל בניתוח הצעות מחיר

16. יכולות המציע או אחריות המציע • ביצועי העבר • קיבולת • מיומנות • הגינות (ע"פ העבר) • משך הזמן בעסקים או בשוק • אישורים ורישיונות • גורמים פיננסיים

17. מונחים בהובלה • EXW – EX WORKS בשערי היציאה של מפעל היצרן (שם המקום). • FCA – FREE CARRIER כולל מחיר הובלה יבשתית (שם המקום). • FAS – FREE ALONGSIDE SHIP כולל כל ההוצאות עד לרציף האונייה (שם נמל המוצא למשלוח). • FOB – FREE ON BOARD כולל כל ההוצאות והעמסה על סיפון האונייה (שם נמל המוצא למשלוח).

18. מונחים בהובלה • CFR – COST AND FREIGHT כולל כל העלויות ומחיר ההובלה הימית (שם נמל היעד למשלוח). • CIF – COST, INSURANCE AND FREIGHT כולל כל ההוצאות, ההובלה הימית והביטוח של המטען באונייה (שם נמל היעד למשלוח). • CPT – CARRIAGE PAID TO (שם מקום היעד למשלוח). • CIP – CARRIAGE AND INSURANCE PAID TO הובלה וביטוח כלולים במחיר עד אל (שם מקום היעד למשלוח). • DAF – DELIVERED AT FRONTIERכל ההוצאות כלולות במחיר עד לנקודת הגבול (שם המקום).

19. מונחים בהובלה • DES – DELIVERED EX SHIP כל ההוצאות עד לפני הפריקה מהאונייה (שם נמל היעד למשלוח). • DEQ – DELIVERED EX QUAY כולל כל ההוצאות עד ליציאה מהרציף (שם נמל היעד למשלוח). • DDU – DELIVERED DUTY UN PAIDלמעט מסים כל ההוצאות כלולות במחיר (שם מקום היעד למשלוח). • DDP – DELIVERED DUTY PAID כל ההוצאות כולל מסים שולמו (שם מקום היעד למשלוח).

20. מונחים בהובלה מקומית. • העברת בעלות על הסחורה במעבר. • הגשת תביעה במידת הצורך במקרה של אובדן או נזק. • תהליכי הטיפול בחשבונית ההובלה. • האחריות לעלויות ההובלה.