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Effective Meeting Techniques: Maximizing Collaboration and Results

Discover why people are investing more time in meetings, how to prevent them from becoming stressful, and make them worthwhile. Learn planning, facilitation, decision-making, and follow-up strategies. Master communication skills, handle unexpected situations, and leverage tools for successful meetings. This workshop covers the importance of team meetings, who to invite, and how to prepare and conduct engaging and productive sessions. Ensure meetings achieve their objectives and drive success in your organization.

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Effective Meeting Techniques: Maximizing Collaboration and Results

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Presentation Transcript

  1. TÉCNICAS DE REUNIÃO

  2. Por que as pessoas estão investindo cada vez mais tempo em reuniões? • Como evitar que se torne um fator de stress e passe a valer a pena?

  3. Agenda do workshop • Planejamento • Como conduzir uma reunião • Lidando com imprevistos • Tomada de decisões • Encerramento • Follow up • Ferramentas

  4. Reunião – Definição • Ato ou processo de se reunir, com a finalidade de realizar negócios. • Congregação de pessoas com a finalidade de aumentar a confiança.

  5. Para que convocar uma reunião? • Precisa de informações de todos. • Quer a participação da equipe para solução de um problema ou uma decisão • Garantir a atenção de todos em uma determinada situação • Lidar com problema que exige atenção de diversos grupos • Esclarecer um problema • Perceber necessidade do grupo de se reunir.

  6. Não convoque uma reunião • Para resolver questões pessoais • Não tiver tempo para se preparar • Outra estratégia de comunicação pode funcionar • Problema já resolvido • Assunto que não é do interesse da maioria • Há conflitos latentes e as pessoas ainda não estão preparadas para tratá-los

  7. REGRA BÁSICA DE COMUNICAÇÃO • ELOGIE EM PÚBLICO E CRITIQUE EM PATICULAR

  8. Quem participará da reunião • Todos que estão envolvidos ou serão afetados • O gestor precisa se preparar para fazer escolhas difíceis.

  9. Quantas pessoas você deve convocar? REGRA – 8 – 18 - 1800

  10. Quantas pessoas você deve convocar? • 8 – Solução de problemas ou tomada de decisão. • 18 – Brainstorm • 1800 – Se quiser aumentar a motivação de um grupo, provocar frenesi com um novo produto, novo benefício, .....

  11. Reuniões Individuais • Feedback • Comunicar aumento, desligamento. • Comunicar mudança que afete diretamente aquela pessoa.

  12. Como se preparar? • Reuniões proveitosas, eficazes, exigem planejamento e bom senso.

  13. Qual é o objetivo da reunião? • Informar • Esclarecer • Promover um brainstorm • Resolver um problema • Decidir • Esclarecer papéis e responsabilidades

  14. Quem deve ser convocado? • Regra – 8 – 18 – 1800 • Pessoas realmente envolvidas e que deverão contribuir e depois implementar as ações definidas.

  15. Como convidar as pessoas? • Faça o convite individualmente • Informe a finalidade • Escolha um horário compatível aos participantes • Atribua um papel ativo para os participantes

  16. Planejamento • Quando? • Onde? • O que vai precisar? Equipamentos Informações Disposição da sala

  17. Agenda da Reunião • Finalidade • Objetivos ou Resultados esperados • Participantes • Data, Horário e Local • Duração • O papel de cada participante Envie a agenda com antecedência para motivar os convidados

  18. Cuide de suas competências gerenciais • Ouvir idéias • Acreditar nas pessoas • Monitorar debates • Gerenciar conflitos • Dar e receber feedback • Motivar pessoas

  19. Como conduzir uma reunião? • Respeite o horário • Revise a agenda • Estabeleça regras básicas • Dê tempo para apresentações se for o caso • Deixe as pessoas a vontade

  20. Cuidados na condução de uma boa reunião • Siga a agenda • Garanta que todos possam expor seus pontos de vista • Estimule todos a participar • Ouça primeiro os menos experientes • Cuide do foco para que não haja dispersão • Anote as idéias em local acessível a todos • Cuide-se como líder da reunião.

  21. Decisões em Grupo • Consenso • Maioria • Chefe decide

  22. Encerramento da Reunião • Faça um resumo • Registre tudo o que foi relevante • Os principais itens de ação • Peça feedback dos participantes

  23. Imprevistos? • Atrasos • Cochichos • Roubar a palavra • Empacados • Silêncio • Perda de foco • Conflitos

  24. Problemas latentes • Hipopótamo na sala de reuniões – NickMorgan

  25. Ofereça funções para os participantes • Fiscal – de tempo, de assuntos • Secretário – anotações de decisões e próximas ações • Consultor – alguém que traz informações que serão relevantes para o grupo.

  26. Encerramento • Respeite o horário de término, isso representa respeito aos participantes. • Tenha apoio de alguém para cuidar do tempo. • Antecipe o encerramento se for o caso.

  27. Encerramento • Relembre as principais decisões e faça um resumo. • Anuncie os próximos passos. • Agradeça a participação de todos.

  28. Follow Up • Implementar o que foi decidido é o mais importante para transformar em sucesso a reunião.

  29. Sucesso • Comunicar o plano de ação – sensação de algo realizado O que? Quando? Quem?

  30. Tecnologia – Reuniões Virtuais • Videoconferência • Audio • Internet • Webconferência • Salas de bate papo A tecnologia não elimina o planejamento.

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