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  1. SIPA / DFP Sistema Informativo di Protocollo e Archiviazione del DFP

  2. Obiettivi Contesto Attività svolte Sommario

  3. Efficienza. Reingegnerizzazione dei processi. Automazione. Trasparenza. Identificazione univoca dei documenti. Arricchimento del registro di protocollo. Minimizzazione delle eccezioni nella gestione documentale. Sicurezza. Integrità. Disponibilità. Riservatezza. Obiettivi

  4. Quadro tecnologico. Informatizzazione disomogenea e spesso limitata agli strumenti di produttività personale. Strumenti informatici utilizzati in parallelo alla gestione cartacea. Fusione delle funzioni di protocollo con funzioni di automazione di ufficio e di gestione di basi dati. Quadro organizzativo. Sistemi di protocollo multipli e indipendenti, a volte ridondanti. Sistemi di classifica dei documenti incompatibili, a volte ridondanti. Servizio di protocollo centrale aggirato con variazioni estemporanee dei flussi documentali. Contesto (1)

  5. Quadro normativo. Regio decreto 27 maggio 1875, n.2552 Regio decreto 25 gennaio 1900, n.35 Decreto legislativo 7 agosto 1990, n.241 Decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39 Legge 15 marzo 1997, n.59 Legge 23 agosto 1988, n.400, art.17, comma 1. Contesto (2)

  6. Altre direttive. Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione dei flussi di documenti (Sistema GEDOC), AIPA, 24 febbraio 1997. Schema di decreto del Presidente della Repubblica recante: “regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo da parte delle Pubbliche Amministrazioni”, in corso di approvazione. Contesto (3)

  7. Analisi del contesto Sintesi delle criticità Individuazione delle linee guida Definizione del modello organizzativo Definizione dei flussi di lavoro Definizione delle classi di documento Progetto del sistema informatico Attività svolte

  8. Studio della struttura organizzativa Censimento dei sistemi di protocollo Tecnologia (cartaceo, informatico, misto) Contesto operativo (generale, ufficio, servizio) Tipologie di documenti trattati Volume documentale trattato (e sua variabilità) Modellazione dei flussi documentali(per tipologia di documento) Attività svolteAnalisi del contesto (1)

  9. Attività svolteAnalisi del contesto (2)

  10. Attività svolteAnalisi del contesto (3)

  11. Attività svolteAnalisi del contesto (4)

  12. Il protocollo centrale non ha interesse diretto nel processare velocemente i documenti, e d’altra parte chi ha urgenza di processarli (i.e. il generico ufficio) non ha potere per modulare le risorse del protocollo centrale. Tendenza a gestire picchi nel carico di lavoro variando in modo estemporaneo il flusso documentale, piuttosto che modulando le risorse. Lo smistamento agli uffici di documenti non ancora protocollati diventa pericolosa nei casi di smistamento errato. Le funzioni di protocollo informatizzate sono talvolta inglobate in applicazioni legacy con funzionalità generiche di automazione d’ufficio (stampa di etichette, gestione di piccole basi dati locali). I registri informatici di protocollo sono privi dei requisiti previsti dalla normativa, specie quelli a protezione della integrità e della disponibilità. Attività svolteSintesi delle criticità

  13. Sistema informatico con architettura a tre livelli, in grado di gestire centralmente un unico registro di protocollo, offrendo al contempo su rete locale un vasto insieme di servizi attraverso componenti client largamente e facilmente riconfigurabili. Gestione parallela ed integrata dei documenti sia in formato elettronico che in formato cartaceo, con utilizzo intensivo di codici a barre. Gestione integrata dei flussi documentali via fax e posta elettronica sia in ingresso che in uscita. Attività svolteIndividuazione delle linee guida (1)

  14. Archivio cartaceo distribuito ma controllato centralmente dal sistema informatico. Modello organizzativo articolato adattabile a picchi nei volumi documentali da gestire. in grado di supportare efficacemente anche i funzionari non dotati di strumenti informatici. In grado di nascondere ai funzionari la complessità della gestione del cartaceo residuo. Suddivisione chiara (e facilmente controllabile) di compiti e responsabilità fra le varie unità organizzative. Processo di classificazione e caratterizzazione dei documenti distribuito in fasi successive al protocollo. Attività svolteIndividuazione delle linee guida (2)

  15. Unità organizzative centrali UCC Unità Centrale di Controllo UCR Unità Centrale di Ricezione UCS Unità Centrale di Spedizione UCP Unità Centrale di Protocollo UCA Unità Centrale di Archiviazione Unità organizzative periferiche (presenti in ciascun ufficio) UPP Unità Periferica di Protocollo UPA Unità Periferica di Archiviazione Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (1)

  16. Archivi centrali AG Archivio Generale (cartaceo, unico e centrale) AGDE Archivio Generale Documenti Elettronici (unico, centrale) Archivi periferici AU Archivio di Ufficio (cartaceo, uno per ufficio) ATF Archivio Temporaneo di Funzionario (cartaceo, uno per funzionario) ATDE Archivio Temporaneo dei Documenti Elettronici (uno per UPP) LAP Lista delle Attività Pendenti (una per centro di responsabilità) Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (2)

  17. Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (3)

  18. UCC Unità Centrale di Controllo Ruolo Controllo di gestione Supervisione sistemistica Amministrazione e supporto dell’utenza Definizione e attuazione della politica di sicurezza Approvvigionamento e distribuzione di ricambi e materiali di consumo Clienti Tutte le altre unità Ciascun singolo utente Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (4)

  19. UCR Unità Centrale di Ricezione Ruolo Ricezione e timbratura della buste Smistamento delle buste indirizzate a persone Smistamento delle buste indirizzate all’Ufficio di Gabinetto Clienti La UCP, per la posta da protocollare Le segreterie degli uffici, per la posta personale dei dipendenti Il Sig. Ministro e l’Ufficio di Gabinetto, per la posta riservata Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (5)

  20. UCS Unità Centrale di Spedizione Ruolo Spedizione della posta ordinaria in uscita Ripartizione, attraverso le funzionalità offerte dal sistema, dei costi di spedizione. Clienti Le segreterie degli uffici, per la spedizione delle buste Il servizio UAGP/GEN per il conteggio delle spese di spedizione Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (6)

  21. UCP Unità Centrale di Protocollo Ruolo Creazione di nuovi numeri di protocollo per i documenti cartacei in ingresso dalla UCR. Inserimento dell’insieme minimo delle informazioni previste dalla normativa per il protocollo. Stampa ed applicazione, su ciascun documento protocollato, di una etichetta autoadesiva con numero di protocollo in chiaro ed in codice a barre. Smistamento dei documenti protocollati nelle vaschette di ricezione dei vari uffici. Clienti Le UPP degli uffici Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (7)

  22. UCA Unità Centrale di Archiviazione Ruolo Archiviazione e recupero di fascicoli memorizzati nell’AG per conto delle UPA che decidono di usufruire di tale servizio. Archiviazione di documenti in fascicoli già presenti nell’AG. Scansionamento di documenti archiviati nell’AG. Clienti Le UPA degli uffici Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (8)

  23. UPP Unità Periferica di Protocollo Ruolo Protocollo dei documenti giunti direttamente all’ufficio senza passare per la UCP (fax, email, documenti cartacei via corriere, etc.) Prelievo, dalla vaschetta di ricezione dell’ufficio, dei documenti già protocollati e smistati dalla UCR. Inserimento dei dati aggiuntivi (i.e. oltre a quelli di protocollo) necessari per la classificazione e la gestione dei documenti. Scansione dei documenti per i quali è prevista la consultazione a video. Protocollo dei documenti in uscita. Stampa delle buste e imbustamento dei documenti cartacei in uscita. Clienti I funzionari dell’ufficio di appartenenza. Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (9)

  24. UPA Unità Periferica di Archiviazione Ruolo Archiviazione e recupero di fascicoli dall’AU locale. Scansionamento e fascicolazione di documenti già protocollati (con creazione del fascicolo nel caso di documenti con nuova classifica) Interazione con le UPA di altri uffici per il recupero e la archiviazione di fascicoli collocati presso i rispettivi AU. Interazione con la UCA per il recupero e la archiviazione di fascicoli collocati presso l’AG. Clienti I funzionari dell’ufficio di appartenenza. Le UPA di altri uffici Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (10)

  25. Attività svolteDefinizione del modello organizzativo (11)

  26. Gestione dei documenti cartacei Flusso in ingresso Flusso in uscita Flussi di archiviazione Fascicolazione di documenti (ed eventuale creazione del fascicolo) Archiviazione di documenti Prelievo ed archiviazione di fascicoli Scansione di un documento archiviato Gestione dei documenti elettronici Flusso in ingresso Documenti su supporto magnetico in allegato a documenti cartacei Documenti ricevuti via fax-modem Documenti elettronici in allegato a messaggi di posta elettronica Flusso in uscita Trasmissione via posta elettronica Trasmissione via fax-modem Attività svolteDefinizione dei flussi di lavoro (1)

  27. Attività svolteDefinizione dei flussi di lavoro (2) Gestione del flusso cartaceo in ingresso

  28. Attività svolteDefinizione dei flussi di lavoro (3) Gestione del flusso cartaceo in uscita

  29. Attività svolteDefinizione dei flussi di lavoro (4) Fascicolazione di documenti cartacei

  30. Attività svolteDefinizione dei flussi di lavoro (5) Archiviazione di documenti cartacei

  31. Attività svolteDefinizione dei flussi di lavoro (6) Prelievo ed archiviazione di un fascicolo cartaceo

  32. Attività svolteDefinizione dei flussi di lavoro (7) Scansione di un documento cartaceo archiviato

  33. La classificazione dei documenti avviene principalmente per procedimento. L’analisi ha mostrato tuttavia come in taluni casi (e.g. la richiesta di chiarimenti relativamente ad una certa legge) il procedimento sia talmente banale (e.g. semplicemente la risposta al quesito) che risulta preferibile includere nello stesso fascicolo tutti i documenti relativi alla stessa materia, indipendentemente da chi li ha inviati. In questo modo è più facile controllare che il trattamento di quella materia sia uniforme rispetto ai vari interlocutori. In entrambe i casi, il numero di classifiche possibili (i.e. il numero di procedimenti e di materie specifiche) è talmente elevato da rendere indispensabile la loro organizzazione in una gerarchia con vari livelli di dettaglio e specializzazione. Attività svolteDefinizione delle classi di documento (1)

  34. Attività svolteDefinizione delle classi di documento (2)

  35. Attività svolteDefinizione delle classi di documento (3)

  36. Modello concettuale dei dati Requisiti funzionali Architettura software Architettura hardware Attività svolteProgetto del sistema informatico (1)

  37. Modello concettuale dei dati - Vista “Documenti e procedimenti” Attività svolteProgetto del sistema informatico (2)

  38. Modello concettuale dei dati - Vista “Supporto al workflow” Attività svolteProgetto del sistema informatico (3)

  39. Modello concettuale dei dati - Vista “Fascicoli e archivi” Attività svolteProgetto del sistema informatico (4)

  40. Modello concettuale dei dati - Vista “Sicurezza” Attività svolteProgetto del sistema informatico (5)

  41. Autenticazione e controllo degli accessi Controllo sessione Auditing Protocollo dei documenti Protocollo di un documento cartaceo in ingresso Protocollo di un documento cartaceo in uscita Protocollo di un documento elettronico in ingresso Protocollo di un documento elettronico in uscita Stampa del registro di protocollo Annullamento di un numero di protocollo Riallineamento del registro di protocollo Attività svolteProgetto del sistema informatico (6) Requisiti funzionali

  42. Caratterizzazione dei documenti Classificazione di un documento Creazione di un nuovo procedimento Gestione dei dati associati ad un documento Gestione dei dati associati ad un procedimento Gestione dei fascicoli Tracciamento dei trasferimenti di documenti e fascicoli cartacei Visualizzazione della scheda informativa relativa ad un fascicolo Creazione di un fascicolo cartaceo Creazione e gestione di un fascicolo virtuale personale Attività svolteProgetto del sistema informatico (7) Requisiti funzionali

  43. Ricerca documenti, procedimenti e fascicoli Ricerca di documenti Ricerca di procedimenti Ricerca di fascicoli Inventario di un archivio fisico Supporto al workflow Gestione delle liste di attività Creazione ed assegnazione di una attività pendente Completamento, rigetto o riallocazione di una attività pendente Attività svolteProgetto del sistema informatico (8) Requisiti funzionali

  44. Controllo e contabilizzazione delle spedizioni cartacee Interfaccia con sistemi esterni Interfacciamento con G-NET Interfacciamento con motori esterni di workflow Sicurezza e controllo di gestione Configurazione Attività svolteProgetto del sistema informatico (9) Requisiti funzionali

  45. Attività svolteProgetto del sistema informatico (10) Architettura software

  46. Attività svolteProgetto del sistema informatico (11) Architettura hardware