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Bundeskanzleramt Ing. Roland Ledinger. Projektauftrag. Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden

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Presentation Transcript
projektauftrag
Projektauftrag
  • Im Mai 2001 wird das BKA vom IKT-Board (Stabstelle für Informations- und Kom-munikationstechnologie) beauftragt, den Projektauftrag für die Einführung des ELAK im Bund zu formulieren.Über das IKT-Board sind alle Ressorts eingebunden
  • Im Juni 2001 erfolgt die strategische Ausrichtung im IKT-Board sowie die Abstimmung mit Bundeskanzler und Vizekanzlerin
  • Im Juli 2001 wird das BKA mit der Durchführung im Rahmen eines Ministerratsvortrages beauftragt
strategische ziele
Strategische Ziele

Der ELAK bildet die Voraussetzung für

  • die Vereinfachung und Beschleunigung der Geschäftsfallbearbeitung
  • einheitliche Geschäftsfalldokumentation und bessere Nachvollziehbarkeit
  • Modernisierung der Geschäftsfallbearbeitung und –archivierung
  • Vereinfachung von Ressortumbildungen
  • die einfache und rasche Implementierung von eGovernment-Verfahren
  • Wissensbasis für für One-Stop-Government
ziele der umsetzung
Ziele der Umsetzung
  • eine ELAK-Lösung für alle Ressorts
  • ressortübergreifender elektronischer Aktenlauf
  • einheitliche Schulung
  • zentrale Administration für Organisations-änderungen
  • ein zentraler Betreiber für die ELAK-Lösung
  • gemeinsame Weiterentwicklung von Software, Betrieb und Organisation
verwaltungsver nderung
Verwaltungsveränderung
  • ELAK ist Voraussetzung für eGovernment
  • Synergien durch Vereinheitlichung
    • Prozesse und Abläufe, Formulare, Dokumente
    • einheitliches, elektronisches Werkzeug
  • Medienbruchfreie Geschäftsprozesse
    • Posteingang  Bearbeitung  Postausgang
    • elektronisch erstellte Dokumente sollen nicht zu Papier gebracht werden
  • weitere Möglichkeiten der Kooperation
    • z.B. gemeinsame Poststellen (Scanning)
die kulturver nderung
Die Kulturveränderung
  • Die ELAK-Einführung ist kein bloßer Werkzeugtausch, sondern eine nachhaltige Veränderung der Arbeitskultur in der öffentl. Verwaltung
  • ELAK fördert die Zusammenarbeit durch Bereitstellung aller notwendigen Informa-tionen zeit- und ortsunabhängig
  • Das Projekt ELAKimBUND liefert neue Impulse für die ressort-übergreifende,„gemeinsame“ Abwicklung von (IT-) Projekten
elak grundprinzipien
ELAK - Grundprinzipien
  • ELAK = Original
  • Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen
  • Scannen nur falls wirtschaftlich und zweckmäßig (ansonsten Verweis)
  • Papierakt bei Bedarf möglich
  • Kanzleiordnung 1992
elak nutzen
ELAK - Nutzen
  • Verkürzung der Laufwege (Sternförmige Abläufe werden durch direkte Weiterleitung ersetzt) – Nachweis im BKA ca. minus 12 %
  • Flexiblere Ablauforganisation (Protokollieren, Abfertigen, etc. auch ohne Kanzleistelle) -> Ganzheitliche Organisationsformen
  • Ersparnis bei Transport-, Such-, Ablage-, Aushebezeiten
  • Elektronische Ablage ersetzt Archive
einsatzbereich des elak

E L A K

Einsatzbereich des ELAK

kann

  • Postentgegennahme
  • Aufteilung auf Sektionen
  • Zuteilung
  • Protokollierung
  • Bearbeitung
  • Genehmigung
  • Weiterleiten
  • Abfertigen
  • Ablage

P a p i e r

kann

kann

eventuell Papierbeilage

elekt. oder Papier

neudefinition der arbeitspl tze
Neudefinition der Arbeitsplätze

Mit der Einführung des ELAK werden die unterschiedlichen Stellen im Ablauf eines Aktes durch geänderte Arbeitsbilder neu definiert werden

  • Eingangs-/Abgangsstelle
  • Genehmigende (Führungskräfte)
  • Bearbeiter (Referenten)
  • Kanzleistelle
  • Sekretariate
  • Schreib-/Botendienst
ergebnisse der beschaffungsphase
Ergebnisse der Beschaffungsphase
  • Der Zuschlag wurde per 4.1.2003 erteilt
  • Auftragnehmer: ARGE ELAK mit BRZ und BITS, Subunternehmer: IBM und Fabasoft
  • SW-Produkt:Fabasoft eGov-Suite
  • Das Organisationshandbuch liegt vor
  • mehrere Ressorts arbeiten bereits intensiv an derEinführungsvorbereitung
programmphasen
Programmphasen

Ab 01.2002

Ab 01.2003

Ab 04.2003

Ab 11.2003

Vor-Phase AusschreibungBeschaffung

Phase 1 Planung und Systemkonzeption

Phase 2

Rollout

Phase 3 Betrieb und Wartung

Projekt-/Programm-Management

lfd. Koordinationsaufgaben

slide13

Rolloutplan

1.Qu03

2.Qu03

3.Qu03

4.Qu03

1.Qu04

3.Qu04

2.Qu04

Mär

Apr

Mai

Jun

Jul

Aug

Sep

Okt

Nov

Dez

Jän

Jul

Feb

Aug

Mär

Sep

Apr

Mai

Jun

BKA inkl. ex-BMÖLS

1870

BMLFUW

BMJ

1450

BMWA

BMFG

BMI

2280

BMSG

BMVIT

BMAA

BMBWK

BMLV

1534

BMF

Ressort-spez.Vorarbeiten: zB.Erhebung, Org.-Arbeiten,Kommunikation, Rekrutierung

Rollout amArbeitsplatzdurch AN:zB.Client-Install.Benutzerschul

Auftragnehmer-Vorarbeiten:zB. CBT, DatenÜ.Qualif. Leituser,Integr. Fachappl.

Die dargestellten Balken sind nicht maßstabsgetreu und dienen nur der Orientierung

Stand 9/ 2002 / 13

einige wichtige punkte bei der umsetzung
Einige wichtige Punkte bei der Umsetzung
  • Oberste Entscheidungsträger müssen Einführung unterstützen (Promotor)
  • Frühzeitige Information der Bediensteten
  • Leitbenutzerkonzept (1 pro Abteilung)
  • Praxisorientierte Schulung
  • Einbindung der Organisationsabteilung
  • Berücksichtigung der unterschiedlichen Arbeitsmethoden bei der Zuteilung, usw.
  • Entscheidung ob flächendeckender oder prozessorientierter Einsatz
slide15

Mit September 2004 werden

in den Bundesministerien

nur noch elektronische Akten

erstellt werden!

Zur Veranschaulichung anschließend ein praktischen Beispiel

das praxisbeispiel

Elektronischer Antrag

Abfertigung

Automatische Registrierung

Protokollierung

Bearbeitung

Genehmigung

Vorschreibung

Das Praxisbeispiel