9 November/novembre 2010

1. DMFS Discussion with MFRC Board ChairsDiscussion entre la DSFM et les Conseils d’administration des CRFM 9 November/novembre 2010

2. Call to OrderOuverture DMFS staff in attendance: Personnel de la DSFM présent: • Celine Thompson, DMFS / DSFM • Alla Ivask, National Manager MFS / gestionnaire nationale SFM • Laurie Ogilvie, National Manager PPD / gestionnaire nationale DPP • Sonia Rowe, Senior Manager, NPS / gestionnaire supérieure PSN • Julie Leblanc, Communications Manager / gestionnaire des communications Listening to the discussion and providing assistance: À l’écoute de la discussion et des besoins techniques: • Field Operations Managers / Les gestionnaires des opérations • Beverly Weber, Business Process Manager / gestionnaire des processus opérationnels • Jen Dalziel, Information Coordinator / coordinatrice de l’information

3. Update on Enhancements Budget Considerations MFSP Governance & Accountability Family Liaison Officers New Governor General & request for patronage of MFSP Open Forum: Questions & Discussion Final Statements Conclusion Mise à jour des Initiatives d’amélioration Considérations budgétaires Gouvernance/Responsabilité et imputabilité du PSFM Officier de liaison avec les familles Nouveau Gouverneur général et le renouvellement de la présidence d’honneur du PSFM Forum ouvert : Discussion et questions Énoncés finaux Conclusion AgendaOrdre du jour

4. June 2010: DMFS presented enhancements to National Military Family Council (NMFC) and Environmental Chiefs of Staff. Sept 2010: DMFS presented enhancements to Chief Military Personnel (CMP). Oct 2010, CMP presented enhancements to Armed Forces Council for their endorsement and direction. CMP has directed DMFS to begin work on launching several low cost or cost neutral initiatives. Juin 2010: DSFM présente Initiatives d’amélioration au Conseil national pour les familles des militaires (CNFM) et aux chefs d’état-major des armées. Septembre 2010: DSFM présente Initiatives d’amélioration au Chef d’état major – Personnel militaire (CPM). Octobre 2010: CPM présente Initiatives d’amélioration au Conseil des Forces armées afin d’obtenir leur appui et direction. CPM a demandé à la DSFM d’initier le travail de lancement des initiatives à faibles ou sans coûts. Update on Enhancements Initiatives d’amélioration – Mise à jour

5. Update on Enhancements Initiatives d’amélioration – Mise à jour • Vice Chief Defence Staff has directed that Chief Review Services begin an assessment of MFRC funding. • C/MFRCs may be contacted during the course of the Review process. • Le Vice-chef d’état-major de la Défense a ordonné une analyse de la dotation des CRFM/C par le Chef – Service d’examen. • Les CRFM/C pourraient être consultés pendant la période de révision.

6. Initiatives to be launched in 2011: FamilyForce.ca Family Information Line Resiliency Toolkit E=MC3 Expansion of populations served – greater awareness of services for reservists’ families and grieving families Family Care Resource and Referral service Lancement des initiatives en 2011: Forcedelafamille.ca Ligne d’information pour les familles Trousse de résilience E=MC3 Élargissement des populations visées – visibilité augmentée des services pour les familles des réservistes et les familles en deuil Ressources et services d’aiguillage en matière de santé familiale Update on Enhancements Initiatives d’amélioration – Mise à jour

7. Pourquoi 2011? 1991-2011: 20ième anniversaire du PSFM Un moment opportun qui nous permet de réaliser le chemin parcouru Un temps propice pour annoncer de nouveaux programmes et services Le lancement de nouveaux services coïncidera avec d’autres initiatives de sensibilisation pour les familles des militaires Why 2011? 1991-2011: 20th Anniversary of the MFSP A good time to reflect on how far we’ve come Fitting time to announce new programs & services Launch of services will coincide with other initiatives to raise awareness about CF families Update on Enhancements Initiatives d’amélioration – Mise à jour

8. Following the direction of CMP, some in-year funding will be used to move forward the enhancements. However, the annual budget for the MFSP has not increased. Selon les directives du CPM, des rajustements de financement pour l’année fiscale en cours seront disponibles pour implémenter les Initiatives d’amélioration. Toutefois l’enveloppe budgétaire annuelle pour le PSFM n’a pas augmentée. Budget ConsiderationsConsidérations budgétaires

9. Some in-year funding will be used to assist MFRCs with translating FamilyForce websites, as they must be in compliance with Official Languages requirements, as per the MOU. We must ensure that CF families receive MFSP online services in their official language of choice. De plus, une partie du rajustement des fonds de l’année courante sera utilisée pour appuyer les Centres avec la traduction des sites Web Forcedelafamille car ils doivent respecter les dispositions qui se trouvent dans le Protocol d’entente concernant les langues officielles. On doit assurer que les familles des militaires reçoivent les services en ligne du PSFM dans la langue officielle de leur choix. Budget ConsiderationsConsidérations budgétaires 8

10. There is some additional flexibility for one-time funding to MFRCs. Several Contingency Funding Requests have been received; these will be considered in the coming weeks DMFS is inviting Contingency Funding Requests to bolster Board governance & accountability in the areas of: HR Legal Finance Board Training Donc, il y a une flexibilité pour les demandes de financement uniques des CRFM. Plusieurs demandes pour des Fonds de prévoyance ont été reçues et seront considérées dans les prochaines semaines. DSFM invite tout autres demandes de Fonds de prévoyance afin de rehausser la gouvernance et l’imputabilité des conseils d’administration en matière de: - RH - Juridique - Finance - Formation du conseil d’administration Budget ConsiderationsConsidérations budgétaires

11. Our accountability measures are evolving to become increasingly responsive in order to safeguard the Program’s integrity. MFSP is accountable to: The families we serve The Chain of Command for the public funding Nous mettons à jour et adaptons nos mesures en matière de responsabilité et d’imputabilité afin de préserver l’intégrité du Programme. PSFM est imputable: aux familles que nous desservons à la chaîne de commandement des FC pour la dotation des fonds publics MFSP Governance and AccountabilityGouvernance et responsabilité du PSFM

12. Measures of MFSP accountability: Adherence to the MOU or SLA Funding Application; Service Delivery Agreement; Quarterly Reports External Program Audits Formal Site Visits MFSP Participant Survey CF Family Covenant Community Site Visits Chief Review Services Analysis of DMFS Compensation and Benefits Review Update to eBusiness Centre Mesures pour l’obligation de responsabilité et d’’imputabilité du PSFM: Respect du PE ou de l’ANS Demande de financement; entente de prestation de services; rapports trimestriels Vérifications externes du programme Visites officielles des sites Sondage auprès des participants du PSFM Engagement des FC à l’endroit des familles Visites communautaires consultatives Analyse de la DSFM par le Chef – Service d’examen Examen de la rémunération et des avantages sociaux Mise à jour du Centre d’affaires électroniques MFSP Governance and AccountabilityGouvernance et imputabilité du PSFM

13. 2011 MFSP Participant Survey Data influences the future local and national direction of the MFSP Results used to demonstrate our Program’s strengths to the Chain of Command to justify funding, and request new funds where services need to be bolstered DMFS asks that C/MFRCs champion the survey among your families. 2011 Sondage des participants du PSFM Les données produites influent l’orientation future du PSFM tant à l’échelle locale que nationale. Les résultats sont utilisés pour démontrer la résilience du Programme à la chaîne de commandement afin de justifier la dotation actuelle ou lors d’une demande de hausse pour l’amélioration des services. La DSFM vous demande de promouvoir le Sondage auprès de vos familles. MFSP Governance and AccountabilityGouvernance et imputabilité du PSFM

14. Each MFRC with an Integrated Personnel Support Centre (IPSC) is funded $103K for the FLO position ($7K for CSCC; remainder for salaries/ benefits/training/ travel). The exact annual salary of each FLO varies by location. MFRC Boards are the employer of record for the FLOs, and are responsible for determining the salary scale. This protected funding must be used solely for the FLO function. Chaque CRFM avec un Centre intégré de soutien au personnel (CISP) reçoit 103 k$ pour la position d’Officier de liaison avec les familles (dont 7 k$ à titre du SGBGD; le reste pour les salaires, bénéfices, formation, déplacement). Le salaire annuel de ce dernier varie d’un CRFM à l’autre. Les CA des CRFM locaux sont les employeurs officiels des OLF and ce sont eux qui établissent leur échelle salariale. Ce financement protégé doit être uniquement utilisé pour la position OLF. Family Liaison Officers (FLO)Officier de liaison avec les familles (OLF)

15. Governor General – Honourary PatronGouverneur général – Président d’honneur • The MFSP is very well aligned with the pillars selected by the Governor General for his term in office: families and children; education and innovation; volunteerism and philanthropy • Their Excellencies visited Valcartier in late October; they will also be visiting Gagetown, 10 November 2010. • Le PSFM est en concordance avec les priorités identifiées par le Gouverneur général lors de son mandat: dont les familles et les enfants; l’éducation et l’innovation; le bénévolat et la philantropie. • Leurs Excellences ont visité Valcartier en octobre; ils visiteront également Gagetown, le 10 novembre 2010.

16. Open ForumForum ouvert Questions?

17. Please send any additional questions and comments to Ghada.Swid-Zrein@forces.gc.ca S'il vous plaît envoyer vos commentaires et questions supplémentaires à Ghada.Swid-Zrein@forces.gc.ca Thank you for participating!Merci de votre participation!