Project assessment / Projekti hindamine

1. Applicant Seminar / Seminar toetuse taotlejatele Project assessment / Projekti hindamine Joint Technical Secretariat / Ühine Tehniline Sekretariaat

2. Assessment procedure Is done using 3 step approach – evaluation of projects in • opening session (checking that the Applications have arrived before the deadline); • administrative check and eligibility verification(i.e. if the project fulfils the formal requirements of the programme) and • quality assessment. Projects are assessed by the Joint Technical Secretariat and Selection Committee, additional experts can be invited to express their opinion on projects in specific fields. The final decision on projects to be supported is taken by the Joint Monitoring Committee

3. Hindamise protseduur Tehakse kolmes etapis – projektide hindamine • avamisemenetlus (kontrollitakse, kas taotlus on esitatud tähtaegselt); • halduskontrollja abikõlblikkusekinnitamine(st.kas projekt vastab programmi vorminõuetele) ning • kvaliteedi hindamine. Projektide hindamist teostab ühine tehniline sekretariaatjahindamiskomisjon, lisaeksperte kaasatakse hinnangu andmiseks spetsiifiliste valdkondade projektide kohta. Lõppotsuse toetatavate projektide kohta langetabühine seirekomitee

4. Result of the opening session Deadline of: -arrival of electronic form; -dispatch of paper version; -receipt of paper version received within deadline received after the deadline

5. Avamismenetluse tulemused Tähtaeg: -elektroonilise vormi esitamiseks; -paberversiooni saatmiseks; - paberversiooni laekumiseks laekunud tähtaegselt laekunud pärast tähtaega

6. Administrative check criteria • Legal Entity Sheet is enclosed • Letter of endorsement by the Associates is enclosed • All documents what requested in the decision letter are submitted: • Statutes, Registration Certificates, requested Financial Reports and Audit Report, statements from Tax Authority are enclosed for all partners (if requested) , • Budget is expressed in EUR. • Application received in time (paper and electronic versions) • Correct forms have been used • Application is filled in English, is signed, dated and stamped • Declaration by the Applicant isenclosed (signed, dated and stamped) • Partnership Statementsare enclosed(signed, dated and stamped) • Logical Framework has been completed in English

7. Halduskontrolli kriteeriumid • Juriidilise isiku andmeleht on lisatud • Kaasatud osapoole kinnituskiri on lisatud • Kõik dokumendid, mille esitamist nõuti otsuse teatavakstegemise kirjas, on esitatud: • Põhikiri, registreerimistunnistus, majandusaastaaruanne ja audiitori järeldusotsus, riikliku maksuameti kinnitus on esitatud kõigi partnerite poolt (kui on nõutud) , • Eelarve on kajastatud eurodes. • Taotlus on laekunud tähtajaks (nii paberkandjal kui ka elektroonilisel kujul) • Kasutatud on korrektset taotlusvormi • Taotlus on inglise keeles, allkirjastatud, kuupäevaga varustatud ja tembeldatud • Taotleja kinnitus on lisatud (allkirjastatud, kuupäevaga varustatud ja tembeldatud) • Partnerluskinnitused on lisatud (allkirjastatud, kuupäevaga varustatud ja tembeldatud) • Loogiline maatriks on täidetud inglise keeles

8. Clarifications during administrative check • Minor clarifications are possible (reply to be provided to the JMA within 10 working days) • NB! Be ready to provide information not only on the Applicant, but also regarding the project partners! • Provide precisely requested information and do not start negotiations with the JMA, as the clarifications are requested only once • Provisional time for the administrative check – October 2012

9. Selgitused halduskontrolli ajal • Väiksemad selgitused on võimalikud (vastus tuleb esitada korraldusasutusele 10 tööpäeva jooksul) • NB! Olge valmis esitama infot nii taotleja kui ka partnerite kohta! • Esitage täpne info ning ärge laskuge läbirääkimistesse korraldusasutusega, sest selgitusi küsitakse ainult üks kord • Halduskontrolli indikatiivne ajakava – oktoober 2012

10. Result of the administrative check NB! During the administrative check clarifications can be requested from the Applicants Be ready to provide them in October! passed not passed (at least one “NO”)

11. Halduskontrolli tulemused NB! Halduskontrolli ajal võidakse küsida toetuse taotlejalt selgitusi Olge valmis neid esitama oktoobris! läbinud ei läbinud (vähemalt üks “EI”)

12. Eligibility verification criteria • Applicant and partners are eligible (territory and type); • At least two partners participate in the project (at least on from EE/LV and at least one from RU); • Project duration is within the set limits(does not exceed 24 month and 31. December 2014); • Project budget is within the set limits; • Project activities are located in the Programme area; • Project does not duplicate already fundedactivities. NB! If you have doubts regarding eligibility of partners or duplication with already financed projects, please contact the National Authorities of the respective countries!

13. Abikõlblikkuse kinnitamise kriteeriumid • Taotleja ja partnerid on abikõlblikud (piirkond ja tüüp); • Projektis osaleb vähemalt kaks partnerit (vähemalt üks Eestist/Lätistja vähemalt üks Venemaalt); • Projekti kestus on kehtestatud ajapiirangus(ei ületa 24 kuud ja 31. detsember 2014); • Projekti eelarve on määratletud piirides; • Projekti tegevuste asukoht on programmipiirkonnas; • Projekt ei dubleeri tegevusi, mida juba rahastatakse. NB! Kui Teil on kahtlusi partneri abikõlblikkuse või juba rahastatud projektide dubleerimise kohta, palun võtke ühendust riiklike asutustega vastavas riigis!

14. Result of the eligibility verification NB! No clarifications will be requested during the eligibility verification! passed not passed (at least one “NO”)

15. Abikõlblikkuse kontrolli tulemused NB! Abikõlblikkuse kontrollimisel ei küsita täiendavaid selgitusi! läbis ei läbinu (vähemalt üks “EI”)

16. Quality assessment criteria NB! In order to be approved or included into the reserve list, project has to get at least 60 points out of 100!

17. Kvaliteedi hindamise kriteeriumid NB! Selleks, et kvalifitseeruda toetuse saamiseks või varunimekirja kandmiseks, peab projekt saama vähemalt60 punkti 100-st!

18. Quality criteriaFinancial and operational capacity • Experience in the project management • Technical capacity • Financial capacity of the Applicant and its partners NB! In this category project has to get at least 12 points out of 20!

19. Kvaliteedi kriteeriumidFinants- ja tegevussuutlikkus • Projektijuhtimiskogemus 5 • Tehniline suutlikkus 5x2 • Taotleja ja partnerite finantssuutlikkus 5 NB! Selles kategoorias peab projekt saama vähemalt 12punkti 20-st!

20. Quality criteriaRelevance • Relevance to Programme objectives and to EU horizontal policies • Cross border relevance • Relevance to needs of target regions • Relevance of beneficiaries and target groups NB! In this category project has to get at least 16 points out of 25!

21. Kvaliteedi kriteeriumidAsjakohasus • Projekti asjakohasus Programmi eesmärkide ja EU horisontaalsete poliitikate kontekstis 5x2 • Piiriülene asjakohasus 5 • Asjakohasus sihtregioonide vajaduste kontekstis 5 • Toetuse saajate ja sihtrühmade asjakohasus 5 NB! Selles kategoorias peab projekt saama vähemalt 16punkti 25-st!

22. Quality criteriaMethodology • Consistency of activities and action plan • Coherence of project design and relevance of the partnership • Expected results are objectively verifiable

23. Kvaliteedi kriteeriumidMetoodika • Tegevuste ja tegevusplaani kooskõla 5x2 • Projekti ülesehituse sidusus ja partnerluse asjakohasus 5x2 • Oodatavad tulemused on objektiivselt kontrollitavad 5

24. Quality criteriaSustainability • Project’s potential multiplier effects • Sustainability of project results

25. Kvaliteedi kriteeriumidJätkusuutlikkus • Projekti potentsiaalne mitmekordne mõju 5 • Projekti tulemuste jätkusuutlikkus 5

26. Quality criteriaBudget and cost-effectiveness • Coherence between planned project activities, effects and proposed budget • Necessity of the planned costs for the project implementation • Technical quality of the project budget

27. Kvaliteedi kriteeriumidEelarve ja kulutasuvus • Projektis kavandatavate tegevuste, mõjude ja kavandatava eelarve kooskõla 5x2 • Kavandatavate kulude vajalikkus projekti elluviimiseks 5 • Projekti eelarve tehniline kvaliteet 5

28. Award of Grant approved (with minor corrections) put on the reserve list not approved Grants are awarded to the applications having highest score NB! Financing for the 2nd Call for Proposals is limited! Based on the proposal of the Selection Committeedecision is taken by the Joint Monitoring Committee 28

29. Toetuse määramine rahuldatud (väiksemate parandustega) kanda reserv- nimekirja rahuldamata Toetust määratakse kõrgeima skooriga taotlustele NB! Teise taotlusvooru rahaline maht on piiratud! Hindamiskomisjoni ettepaneku alusel võtab otsuse vastu ühine seirekomitee 29

30. Good project features • Shows clear need for the cross-border cooperation • Has clear focus on the problem to be solved • Situation analyses and problem description are specific, not general • Investment needs are justified and explained in sufficient detail • Information in the activity description and project budget does match • Project has a clear focus on the target group and target territory • Durability of project results is foreseen and explained • Partnership is relevant (important players are not missing in the partnership) 30

31. Hea projekti tunnused • Projekt näitab tõelist piiriülese koostöö vajadust • Projekt keskendub lahendust vajaval probleemil • Olukorra analüüs ja probleemi kirjeldus on spetsiifilised, mitte üldised • Vajadus investeeringute osas on põhjendatud ja piisavalt detailselt lahti seletatud • Andmed tegevuste kirjelduses ja projekti eelarves ühtivad • Projekt keskendub sihtrühmal ja sihtregioonil • Projekti tulemuste kestvus on kavandatud ja selgitatud • Partnerlus on asjakohane (olulised isikud on kaasatud partnerlusse) 31

32. Important notice! Please note that any attempt to influence the Joint Monitoring Committee, the Joint Managing Authority, the Joint Technical Secretariat, the Selection Committee or the assessors during the assessment or decision taking procedure may result in the immediate exclusion of the respective Application from further consideration. Please note that grants may not be awarded to applicants who during the application and contracting procedureare guilty of misrepresentation in supplying the information required by the JMC and/or Joint Managing Authority as a condition of participation in the contract procedure or fail to supply this information. 32

33. Oluline märkus! Palun pidage meeles, et mis tahes katsed mõjutada ühist seirekomiteed, ühist korraldusasutust, ühist tehnilist sekretariaati, hindamiskomisjoni või hindajaid hindamis- ja otsustusmenetluse käigus võivad põhjustada asjaomase taotluse viivitamatu väljaarvamise edasisest valikuprotsessist. Juhime tähelepanu, et toetusi ei või eraldada taotlejatele, kes on taotlemise- ja lepingu sõlmimise protsessis jätnud esitamata ühise seirekomitee või korraldusasutuse poolt küsitud info, mis oli eeltingimuseks toetuslepingu sõlmimisel. 33

34. JTS contacts www.estlatrus.eu Email: info@estlatrus.eu Phone: +371 6750 9520 Address: Ausekla Str. 14-3, Riga 34

35. ÜTS kontaktid www.estlatrus.eu E-post: info@estlatrus.eu Tel.: +371 6750 9520 Aadress: Ausekla tn. 14-3, Riga 35