COMMENTAIRES INTRODUCTIFS

1. EXPERIENCES DE PASSATION DE MARCHES AU BENIN-DU PAGER AU PADER-PRESENTE PAR INOUSSA Mamoudou S.

2. COMMENTAIRES INTRODUCTIFS • DANS TOUTE ORGANISATION, LA PASSATION DE MARCHES EST UNE DES ACTIVITES QUI INFLUENT ENORMEMENT SUR LES PERFORMANCES. • LES ETAPES A PARCOURRIR POUR ARRIVER A CONCLURE UN MARCHE SONT TELLES QU’IL FAUT COMPTER DANS LE MEILLEUR DES CAS ENTRE TROIS A DIX MOIS

3. COMMENTAIRES INTRODUCTIFS(suite) • EN ABSENCE D’UNE BONNE ORGANISATION ET UNE BONNE ANTICIPATION DES ACTIONS, PLUS LA LISTE DES MARCHES A EXECUTER EST LONGUE MOINS BONNES SONT LES PERFORMANCES REALISEES. DE CE BREF COMMENTAIRE RESSORT LES MOTS CLES –ORGANISATION ET ANTICIPATION

4. COMMENTAIRES INTRODUCTIFS AUSSI LE PLAN DE NOTRE PRESENTATION VA S’APPUYER SUR LES DEUX EXPRESSIONS ORGANISATION dans l’élaboration du PPM et ANTICIPATIONdans sa mise en œuvre.

5. I- COMMENT S’ORGANISER EN PASSATION DES MARCHES

6. IL FAUT • 1.1 LA CONNAISSANCE PARFAITE DE CERTAINS DOCUMENTS • 1.2 LA MAÎTRISE DE CERTAINS PROCESSUS ET LEURS DIFFERENTES ETAPES • 1.3 LA PRODUCTION DANS LES DELAIS DE CERTAINS OUTILS DE TRAVAIL (NOTAMMENT LE PTBA ET SES ANNEXES)

7. I- 1 LA CONNAISSANCE PARFAITE DE CERTAINS DOCUMENTS CES DOCUMENTS SONT • LE RAPPORT DE PREEVALUATION (RPE). • L’ACCORD DE FINANCEMENT (PRÊT OU DON) SURTOUT LES ANNEXES RELATIVES A L’ANNEXE 2 (AFFECTATION DES RESSOURCES) et A L’ANNEXE 4 (PASSATION DE MARCHES) • LES DIRECTIVES DU FIDA EN MATIERES DE PASSATION DE MARCHES (une bonne documentation existe pour ça).

8. CES DOCUMENTS SONT (Suite et fin) • LES TEXTES REGLEMENTAIRES EN PASSATION DE MARCHES EN VIGUEUR DANS LE PAYS EMPRUNTEUR (1er BENEFICIARE du Financement).

9. I- 2LA MAÎTRISE DE CERTAINS PROCESSUS ET LEURS DIFFERENTES ETAPES

10. IL S’AGIT DE • PROCESSUS D’ELABORATION DU PTBA (de la collecte des données de base à son approbation finale soit fin octobre au plus tard) ; • PROCESSUS D’ELABORATION D’1 PPM(les activités- évaluation des coûts-les modes de passation-les revues-le timing d’exécution etc….);

11. IL S’AGIT DE (suite) • LE PROCESSUS D’UN MARCHE SELON QU’IL S’AGIT D’UN SERVICE OU DE TRAVAUX ET FOURNITURES (DE LA PREPARATION DE DAO OU DP JUSQU’À L’EXECUTION DU CONTRAT SIGNE)

12. LA PRODUCTION A TEMPS DE CERTAINS OUTILS DE TRAVAIL • IL S’AGIT ESSENTIELLEMENT DU PTBA ET SES ANNEXES NOTAMMENT: • Le plan de formation • Le plan de l’assistance technique • Le plan de passation de marchés • Le plan de financement • Le plan de décaissement

13. II POUR CE QUI NOUS CONCERNE DEUX ACTIONS A NOTER • ELABORATION DU PPM QUI DOIT COUVRIR 18 MOIS • LA MISE EN OUEVRE DU PPM

14. II.1 ELABORATION DU PPM • DISPOSER D’1 PTBA VALIDE • MAITRÎSER L’ACCORD DE PRÊT OU DE FINANCEMENT (annexes 2 et 4 surtout) • MAITRÎSER LE CODE DE MARCHES DU PAYS • POUR LES COÛTS DES MARCHES A EXECUTER, +EURS SOURCES D’INFORMATIONS (par exemple LES EXPERIENCES ACQUISES-LE COSTAB ET LES REPERTOIRES DE PRIX Si disponible )

15. ELABORATION DU PPM (suite) POUR LES FORMATIONS PAR EXEMPLE, LES HONORAIRES DES FORMATEURS REPRESENTENT GENERALEMENT LES 30% DU BUDGET GLOBAL (expériences béninoises) • APRES LE 1ER MONTAGE du PPM, ECHANGER EN UNE JOURNEE AVEC LES RESPONSABLES DE COMPOSANTES POUR DES REGLAGES EVENTUELS

16. ELABORATION DU PPM (suite) • UNE FOIS LE MONTAGE TERMINE, PREVOIR UNE LIGNE EN DESSOUS DE CHAQUE MARCHE POUR SON SUIVI • NOTER QUE LE PPM DOIT ÊTRE ACTUALISE ET ENVOYER AU FIDA AU MOINS DEUX FOIS L’AN ET DE PREFERENCE AVANT L’ARRIVEE DES MISSIONS DE SUPERVISION

17. II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM • DISPOSER DE DOSSIERS TYPES D’APPEL A CANDIDATURE (DAO ET Demande de Proposition) • PREPARER EN ATELIER de trois à cinq jours TOUS LES MARCHES A EXECUTER AU COURS DE L’ANNEE (JANV-FEVRIER) • LANCER DE FAÇON GROUPEE ET DÈS LES 1ère SEMAINES TOUS LES MARCHES DONT LES SEUILS RELEVENT DES COMPETENCES DU PROJET APRES ANO DU FIDA SI APPLICABLE

18. II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) • SOUMETTRE SIMULTANÉMENT AU FIDA DES LES 1ère SEMAINES POUR ANO ET A L’ORGANE DE COMPETENCE NATIONALE POUR BON A LANCER, TOUS LES MARCHES DONT LES SEUILS DEPASSENT LES COMPETENCES DU PROJET

19. II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) • LANCER ENSUITE LES MARCHES EN RESPECTANT LES PROCEDURES REQUISES A SAVOIR Publicité-délai etc.…….. • FAIRE EN COMMISSION, LES DEPOUILLEMENTS DANS LE RESPECT DE TRANSPARENCE ET DES REGLES CONTENUES DANS LES DOSSIERS D’APPEL A COMPETIR POUR EVITER D’ÊTRE ATTAQUE PAR LES SOUMISSIONNAIRES QUI PENSENT ÊTRE LESES (OUVERTURE DES PLIS DEVANT LES SOUMISSIONNAIRES PAR EXEMPLE)

20. II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) • SOUMETTRE LES RESULTATS AU FIDA POUR ANO EN RESPECTANT LES DEUX ETAPES POUR LES CONSULANTS (TECHNIQUE d’Abord et FINANCIERE ensuite) ALORS QUE POUR LES TRAVAUX ET FOURNITURES LE COMPTE RENDU EST EN UNE SEULE ÉTAPE. IL FAUT NOTER QU’IL EST POSSIBLE D’ENTRER EN NEGOCIATION AVEC LE PRESTATAIRE RETENU MAIS SUR LES POINTS SUIVANTS:

21. II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) Des réglages sur • les TDR • Le chronogramme • Le montant aussi à la baisse à condition que cette diminution n’affecte négativement les résultats escomptés. Sachez aussi qu’à cette étape, le prestataire peut opposer un refus.

22. EXECUTION DU CONTRAT(FAIT PARTIE DE LA MISE EN ŒUVRE mais mérite une attention particulière) • VEUILLER A TRANSMETTRE AU FIDA POUR ANO AVANT 1ER DECAISSEMENT, LE PROJET DE CONTRAT ET LE CONTRAT SIGNE APRES FORMALITES ADMINISTRATIVES (si applicable) • SUIVRE L’EXECUTION DU CONTRAT POUR FACILITER LE PAIEMENT OU LE REMBOURSEMENT PAR LE FIDA

23. CONCLUSIONS • TOUT MARCHE, UNE FOIS LE PROCESSUS BOUCLE, DEVRA FAIRE L’OBJET D’UN CONTRAT OU CONVENTION. • CES DOCUMENTS DOIVENT ÊTRE REALISES DANS LA PLUS GRANDE RIGUEUR POUR EVITER DES DERAPAGES ET DES LITIGES INUTILES CAR LES REPROCHES FAITES SOUVENT AUX PROJETS SONT:

24. DE FAÇON GENERALE • RETARD DANS L’EXÉCUTION DES ACTIONS PROGRAMMÉES DÛ A : • FAIBLESSE DES CAPACITÉS • MANQUE DE TRANSPARENCE • NON RESPECT DES PROCÉDURES • MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES RENDUS • COÛTS ELEVÉS • MAUVAISE UTILISATION DES RESSOURCES FINANCIÈRES DISPONIBLES NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU PROJET

25. AUSSI EST-IL POSSIBLE D’AVOIR LES SITUATIONS SUIVANTES • Passation non-conforme aux Directives (Irrégularité de la procédure) Le FIDA peut déclarer une procédure non-conforme, et annuler la fraction du prêt affectée aux services qui ont été obtenus en contreventions des procédures convenues, et ceci, même si le marché a été attribué avec un ANO.

26. AUSSI EST-IL POSSIBLE D’AVOIR LES SITUATIONS SUIVANTES (Suite) • Le FIDA peut déclarer non-conforme un marché s’il estime que l’ANO a été émis sur la base d’informations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par le projet ou si les termes et conditions du marché ont été modifiés sans son approbation préalable.

27. CHACUN DOIT DONC COMPRENDRE SON RÔLE ET S’EN TENIR A CELUI-CI AVEC UN PROFESSIONNALISME AVERE • AINSI, SI : LE PROJET est seul responsable des marchés (sous l’égide de l’emprunteur principal) et qu’il a pour rôle de: • Planifier / Coordonner • Préparer les dossiers d’appel à concurrence • Lancer les appels à concurrence • Recevoir et évaluer les offres • Attribuer les marchés • Superviser l’exécution du contrat

28. CHACUN DOIT DONC COMPRENDRE SON RÔLE ET S’EN TENIR A CELUI-CI AVEC UN PROFESSIONNALISME AVERE (Suite) LE FIDA QUANT A LUI a une responsabilité fiduciaire et: • S’assure de l’adéquation des résultats par rapport aux objectifs du projet • S’assure du respect des procédures (revue à priori et à postériori / et s’appuie sur l’opinion des auditeurs pour agir)